9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1.5Phân hệ ấn phẩm định kỳ
2.1 Các phân hệ của phần mềm Libol5.5 ứng dụng tại Trung tâm
2.1.5Phân hệ ấn phẩm định kỳ
Hình 2.20: Giao diện phân hệ ấn phẩm định kỳ
Ấn phẩm định kỳ là một dạng tài liệu khá phổ biến trong mỗi thƣ viện, công tác quản lý ấn phẩm định kỳ nhìn chung khá đơn giản vì nó mang tính tuần tƣh, chu kỳ, hình thức xuất bản thƣờng là báo, tạp chí có nội dung đa ngành, đa lĩnh vực do đó các thƣ viện thƣờng có xu hƣớng mơ tả các bài trích nằm trong một kỳ xuất bản cụ thể của ấn phẩm. Trƣớc đây, các thƣ viện chủ yếu theo dõi việc bổ sung ấn phẩm định kỳ bằng các phiếu, đánh dấu nhận ấn phẩm theo từng số xuất bản. Đến nay tuy các phần mềm thƣ viện có hỗ trợ chức năng quản lý ấn phẩm định kỳ xong hầu nhƣ các thƣ viện đều rất ít sử dụng, nếu có thì cũng chƣa phát huy hết tính năng của phân hệ.
Tại Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội hiện nay có gần 200 ấn phẩm định kỳ thƣờng xuyên bổ sung trong đó có cả các ấn phẩm ngoại văn thu nhận qua trao đổi với các tổ chức quốc tế.
Tuy ứng dụng phần mềm Libol 5.5 từ năm 2002 nhƣng mà trong những năm gần đây phân hệ ấn phẩm định kỳ mới đƣợc sử dụng để hỗ trợ quản lý loại hình tài liệu này. Hiện nay thƣ viện đang tiến hành biên mục cho ấn phẩm định kỳ dạng tạp chí, chủ yếu là tạp chí tiếng việt và tạp chí nƣớc ngồi.
79
Chức năng bổ sung của phân hệ này đƣợc sử dụng để theo dõi tổng thể các ấn phẩm đƣợc nhận trong một ngày và kiểm tra quá trình bổ sung trong một năm. Đối với một ấn phẩm chƣa có trong thƣ viện, chức năng này sẽ có nhiệm vụ lập một phiếu theo dõi mới mô tả các thông tin về ấn phẩm nhƣ định kỳ phát hành, đăng ký một kỳ mới cho ấn phẩm, kiểm tra quy trình bổ sung cho từng năm. Sau khi lập phiếu theo dõi cho ấn phẩm mới, cán bộ thƣ viện sẽ sử dụng chức năng Mục lục để nhập các dữ liệu cho ấn phẩm. Đó là dữ liệu về nƣớc xuất bản, nhà xuất bản, ngôn ngữ, chỉ số phân loại bao qt, từ khóa,…Các thơng tin này chỉ cần nhập một lần cho đến khi có sự thay đổi về ấn phẩm nhƣ tăng kỳ xuất bản, hay đình bản, hay thay đổi về ngơn ngữ,..
Chức năng thống kê giúp cán bộ thƣ viện có những nhận xét tổng quan về hoạt động bổ sung ấn phẩm định kỳ. Đó là những thống kê:
- Thống kê theo chỉ số phân loại
- Thống kê theo ngôn ngữ
- Thống kê theo nƣớc xuất bản
- Thống kê theo cấp định kỳ
- Thống kê theo loại ấn phẩm
Hiện nay, chức năng khiếu nại thì Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội chƣa áp dụng vì khơng thuận tiện, mất nhiều thời gian. Cho nên, nếu có vấn đề khúc mắc hoặc khó khăn gì xảy ra thƣ viện sẽ trao đổi trực tiếp mà không sử dụng tới chức năng khiếu nại.
Nhận xét:
Ƣu điểm: Phân hệ ấn phẩm định kỳ giúp Thƣ viện theo dõi, quản lý các số xuất bản của ấn phẩm đƣợc cập nhật vào thƣ viện một cách chặt chẽ và thuận tiện. Phân hệ đƣa ra tiêu chí thống kê giúp cán bộ thƣ viện có đƣợc những báo cáo về hoạt động bổ sung ấn phẩm định kỳ.
Nhƣợc điểm: Phần mềm không cho phép kết nối mục lục của tạp chí (tạp chí online) thơng qua trang Web của các nhà xuất bản mà phải nhập lại dữ liệu mục lục rất mất thời gian.
80
Khi thống kê theo tiêu chí “những ấn phẩm định kỳ thiếu trong khoảng thời gian” thì chỉ thống kê đƣợc những ấn phẩm đã về thƣ viện trƣớc khoảng thời gian đó. Ví dụ: một đầu tạp chí Quy hoạch, nếu các số về tuần tự thì khơng sao, nhƣng nếu số 4 về trƣớc mà nhập máy rồi thì số 3 thì khơng thể nhập vào đƣợc và bị báo lỗi luôn.
Các tạp chí đều có số phụ san, phụ trƣơng, số đặc biệt nhƣng khơng hiểu sao khi nhập vào thì phần mềm khơng hiểu đó là số đặc biệt khơng có định kỳ xuất bản mà lại gán cho nó một số của ấn phẩm. Ví dụ nhƣ tạp chí Kiến trúc Việt Nam có 8 số/ năm thì số đặc biệt đó mặc nhiên ghi là số thứ 9.