9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.1.2Đào tạo người dùng tin
3.1 Các giải pháp chủ yếu
3.1.2Đào tạo người dùng tin
NDT là một bộ phận quan trọng không thể thiếu của bất kỳ hệ thống TT – TV, là đối tƣợng phục vụ, là khách hàng, là những ngƣời tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan TT-TV.
Trong thời gian vừa qua, công tác đào tạo NDT tại Trung tâm chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, hay nói cách khác, NDT tại Trung tâm khơng đƣợc đào tạo các kỹ năng cần thiết để khai thác thƣ viện và các cơ sở dữ liệu của Trung tâm. Do vậy, Nhà trƣờng, Trung tâm nên tạo điều kiện để NDT có thể tiếp cận và khai thác đƣợc các nguồn thơng tin mà Trung tâm có. NDT của Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội cần phải có kiến thức tối thiểu về ứng dụng CNTT trong hoạt động TT – TV của Trung tâm, phần mềm Libol 5.5, trang thiết bị tin học, biết khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ TT – TV hiện đại tại Trung tâm. Công việc này phải đƣợc tiến hành một cách bài bản, có tài liệu hƣớng dẫn, có kiểm tra, thực hành... cụ thể nhƣ sau:
* Tổ chức các lớp đào tạo NDT
Thời gian đào tạo: Công việc này đƣợc tổ chức vào đầu các khóa học, tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn.
Đối tƣợng đào tạo: Đào tạo NDT trên diện rộng
+ Đối với nhóm ƣu tiên bao gồm giảng viên, các nhà nghiên cứu, nghiên cứu sinh, áp dụng việc đào tạo theo danh sách đăng ký từ các khoa, phòng ban, đơn vị. Sauk hi đƣợc đào tạo NDT đƣợc cấp chứng chỉ và thẻ thƣ viện thuộc nhóm ƣu tiên
+ Đối với NDT đại trà là sinh viên trong trƣờng, học viên đƣợc cấp thẻ thƣ viện.
Địa điểm: Đề xuất với Ban Giám hiệu để sử dụng phòng hội thảo tầng 9 tòa
nhà 9 tầng.
Chƣơng trình đào tạo:
Giới thiệu cho NDT có cái nhìn khái qt về phần mềm thƣ viện Libol 5.5, về nguồn lực thông tin và các sản phẩm, dịch vụ của Trung tâm:
102
Giới thiệu hệ thống các phòng đọc, phòng mƣợn, nội quy và cách sử dụng thƣ viện nhƣ: lựa chọn tài liệu, thủ tục mƣợn, trả tài liệu...
Các dịch vụ tìm tài liệu, cung cấp thông tin thƣ mục theo yêu cầu.
Dịch vụ ghi đĩa CD-ROM, scan ảnh, photocopy...
Hướng dẫn tra tìm tài liệu
Tra cứu tài liệu thơng qua hệ thống mục lục truyền thống (Tìm theo tên sách, tên tác giả, theo phân loại...).
Hƣớng dẫn tìm tài liệu trên các cơ sở dữ liệu của Trung tâm thông qua các điểm truy cập thông tin nhƣ: tác giả, tên sách, từ khóa, phân loại, năm xuất bản...
Hƣớng dẫn sử dụng và tra tìm thơng tin trên Internet, giới thiệu cho NDT các địa chỉ cần thiết khi tìm tài liệu qua mạng, các trang thơng tin chuyên ngành theo các ngành đào tạo của Trƣờng,
Trang bị cho NDT các kỹ năng khai thác các nguồn tin điện tử, khai thác các cơ sở dữ liệu nhƣ: khái niệm về cơ sở dữ liệu, biểu ghi thƣ mục, toàn văn, trƣờng và các điểm truy cập; cách phân tích một chủ đề thành các yêu cầu tin cụ thể để phát triển chiến lƣợc tìm tin; cách kiểm sốt từ vựng và thuật ngữ tự do có hiệu quả; sử dụng toán tử Boolean và các phép tốn tìm tin khác để liên kết các thuật ngữ trong biểu thức tìm.
Trong mơi trƣờng thơng tin hiện đại, có thể hƣớng dẫn NDT cách lập một “thƣ viện” riêng cho mình, phù hợp với nhu cầu thơng tin của riêng mình.
Quá trình hƣớng dẫn đào tạo NDT phải đƣợc kết hợp giữa lý thuyết và thực hành để sau khóa học NDT phải có đƣợc các kiến thức tối thiểu về thƣ viện cũng nhƣ các kỹ năng tìm tài liệu, tìm tin độc lập.
Sau khóa học, có thực hành và kiểm tra thì NDT mới đƣợc cấp Thẻ thƣ viện và trở thành NDT chính thức của Trung tâm.
Ngồi việc mở các lớp đào tạo NDT, Trung tâm cũng cần phải biên soạn các bảng hƣớng dẫn có nội dung chi tiết đặt tại các vị trí thuận lợi để NDT có thể
103
quan sát đƣợc tại các phịng đọc, phòng mƣợn, phòng khai thác mạng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu, thơng tin của NDT.
Trung tâm cũng nên in các tờ bƣớm, tờ rơi giới thiệu về Trung tâm, cũng nhƣ những tài liệu mới và phát miễn phí cho NDT.
Việc hƣớng dẫn và đào tạo NDT nên phân theo từng nhóm cụ thể, cán bộ đƣợc phân cơng hƣớng dẫn phải soạn bài giảng cho phù hợp với từng đối tƣợng NDT. Quá trình hƣớng dẫn và đào tạo NDT cũng chính là q trình tự đào tạo lại cán bộ. Thông qua các buổi lên lớp, các câu hỏi của NDT để cán bộ thƣ viện giải đáp cũng chính là cách để cán bộ thƣ viện phải tìm hiểu sâu hơn kiến thức về CNTT, về nghiệp vụ, về chuyên ngành đào tạo của Trƣờng... và cách thức làm việc trong môi trƣờng thông tin hiện đại để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin ngày càng cao của NDT.
Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội từ một thƣ viện truyền thống chuyển sang thành một Trung tâm TT – TV hiện đại nên có sự thay đổi từ phƣơng thức hoạt động đến phƣơng thức phục vụ NDT. Do đó, để nâng cao hiểu biết của NDT đối với hoạt động của Trung tâm, cần phải kết hợp đồng bộ các giải pháp trên.
Đào tạo NDT phải đƣợc tổ chức thƣờng xuyên, liên tục và có kế hoạch. Muốn làm đƣợc điều đó phải có tinh thần trách nhiệm to lớn và lịng nhiệt tình của cán bộ thƣ viện. Mặt khác cũng cần có sự quan tâm chỉ đạo của Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội để việc đào tạo NDT đạt kết quả tốt.
3.1.3 Sử dụng hết các tính năng của phần mềm Libol 5.5
Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội triển khai ứng dụng phần mềm Libol 5.5 đã có hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên, cho đến nay Trung tâm vẫn chƣa ứng dụng hết các phân hệ và các chức năng có trong phân hệ. Để tối ƣu hóa q trình ứng dụng CNTT thì Trung tâm phải nhanh chóng ứng dụng các phân hệ và tính năng chƣa đƣợc thực hiện. Cụ thể là:
- Chức năng đơn đặt: Qua chức năng này, thƣ viện có thể lập đơn đặt hang, lên danh sách các ấn phẩm đặt mua, lựa chọn nhà phát hành dựa trên những thống kê về các lần giao dịch diễn ra trƣớc đó, theo dõi thời gian giao hang và lập thƣ khiếu nại.
104
- Chức năng kế toán: Cung cấp khả năng quản lý ngân sách bổ sung theo các quỹ với khả năng cân đối dự chi, thực chi, bổ sung ngân sách quỹ, phân bổ khoản chi theo từng hợp đồng, khả năng quy đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán giữa các đơn vị tiền tệ khác nhau. Phân hệ có khả năng in ra báo cáo kế tốn tình trạng quỹ tại thời điểm bất kỳ và cho khoảng thời gian bất kỳ.
- Chức năng danh mục và mẫu biên mục:
Nhóm chức năng Danh mục cung cấp cho cán bộ thƣ viện phƣơng tiện để in phích và các danh mục, để phục vụ cơng tác hồn thiện hệ thống mục lục tại Trung tâm và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc khi tiến hành tra cứu thông tin.
Mẫu biên mục là 1 trong nhóm chức năng quan trọng nhất của nghiệp vụ biên mục, cho phép ngƣời dùng chƣơng trình bổ sung thêm các trƣờng dữ liệu mới để phục vụ nhu cầu quản lý, lƣu trữ thơng tin đặc thù của mình, dễ dàng tạo các mẫu biên mục thích hợp với nghiệp vụ quản lý các dạng tƣ liệu cụ thể của thƣ viện. Đồng thời với việc thiết lập các trƣờng (Mẫu biên mục mới), nhóm chức năng này cịn cung cấp cho cán bộ thƣ viện khả năng sửa và xóa các trƣờng (Mẫu biên mục) trong chƣơng trình. Do việc thiết lập cũng nhƣ sửa đổi các mẫu biên mục có ảnh hƣởng quan trọng và trực tiếp đến cơ sở dữ liệu của Trung tâm nên nhà cung cấp đã thiết lập 1 chế độ phân quyền chặt chẽ đối với nhóm chức năng này
- Chức năng thống kê và lập lịch của phân hệ lƣu thông: Chức năng thống kê giúp thƣ viện nắm đƣợc tình hình mƣợn tài liệu của bạn đọc. Với sự trợ giúp của phần mềm libol 5.5, thƣ viện dễ dàng thống kê đƣợc việc mƣợn tài liệu của bạn đọc. Qua đó giúp ích cho việc nghiên cứu nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của thƣ viện.
Phân hệ mƣợn liên thƣ viện: Phân hệ mƣợn liên thƣ viện của phần mềm Libol 5.5 đƣợc xây dựng nhằm mục đích giúp các thƣ viện tận dụng đƣợc nguồn tài nguyên của thƣ viện bạn, để có thể đáp ứng đày đủ nhu cầu của NDT. Trong thời gian tới Trung tâm cũng cần nghiên cứu bƣớc đầu áp dụng phân hệ này trong phạm vi các phòng phục vụ của Trung tâm.
105
- Phân hệ phát hành: để triển khai ứng dụng phân hệ này ƣu tiên hàng đầu của Trung tâm đó là phát triển nguồn thơng tin số hóa và khắc phục phƣơng thức làm việc thủ công . Nhất thiết phải lập kế hoạch sát sao, đầu tƣ cho việc thu thập xử lý và số hóa nguồn tin cơ bản, nguồn tin tiềm năng của riêng mình. Trong việc lựa chọn tài liệu Trung tâm phải chú ý đến các tài liệu đặc thù, tài liệu duy nhất và có giá trị lâu dài.
3.1.4 Nâng cấp ứng dụng phần mềm Libol 6.0
Nâng cấp ứng dụng phần mềm Libol 6.0. Libol 6.0 bổ sung nhiều tính năng ƣu việt, đặc biệt là hƣớng đến ngƣời dùng và khả năng quản lý tƣ liệu điện tử có dung lƣợng khổng lồ. Với việc ứng dụng phần mềm Libol 6.0, ngƣời dùng sẽ đƣợc tiếp cận với một phiên bản chuẩn hóa và hồn thiện. Kế thừa các phiên bản trƣớc đó, Libol 6.0 là phiên bản mới đã khắc phục đƣợc nhiều hạn chế của Libol 5.5 và đƣợc bổ sung thêm nhiều tiện ích mới nhƣ sau:
- Về mặt nghiệp vụ: Libol 6.0 áp dụng các chuẩn thƣ viện Quốc tế trên cơ sở cung cấp các tính năng đặc thù cho thƣ viện Việt Nam. Ở phiên bản này, tính bảo mật và hiệu năng của hệ thống đƣợc đặc biệt quan tâm. Nhờ sự gia tăng các tính năng này, thƣ viện có thể quản lý một cách tốt nhất kho tài ngun thơng tin của mình. Cho phép quản lý các kho tài nguyên khổng lồ lên tới hàng triệu biểu ghi. Cho phép quản lý 3 dạng cơ sở dữ liệu của MARC21: cơ sở dữ liệu thƣ mục, cơ sở dữ liệu từ chuẩn, cơ sở dữ liệu phân loại.
- Về mặt tính năng: Libol 6.0 có thể chuẩn hóa và dễ dàng tùy biến. Ngƣời dùng có thể lựa chọn chức năng ƣa thích trong từng phân hệ, tối ƣu hóa các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống và thay đổi ngôn ngữ hiển thị trên giao diện.
Điểm nổi bật của Libol 6.0 là Phân hệ Sƣu tập số. Phân hệ này cho phép thƣ viện quản lý kho tài liệu số đa dạng nhƣ: âm thanh, hình ảnh, video, text... với dung lƣợng lớn và khả năng lƣu trữ phân tán. Phân hệ này đã đƣợc tích hợp với phân hệ Phát hành nhằm quản lý, biên tập, phân quyền... và đƣa ra khai thác tài nguyên số hóa tại phân hệ Tra cứu OPAC.
106
3.2 Nhóm giải pháp hỗ trợ
3.2.1 Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin bền vững
CNTT là một trong những nhân tố cần thiết thúc đẩy dịch vụ TT – TV phát triển. Thƣ viện ngày nay không thể tách rời khỏi CNTT. Hiện đại hóa cho thƣ viện chính là trang bị cho thƣ viện đầy đủ những giải pháp CNTT. Nhờ CNTT việc chia sẻ thông tin diễn ra thuận lợi, bạn đọc mới truy cập đƣợc nhiều loại hình tài liệu, sử dụng Internet và các dịch vụ liên quan khác. Thực hiện đƣợc giải pháp này cần có một số yếu tố làm nền tảng cho sự phát triển bền vững, cụ thể là: - Tính ổn định và thích nghi: thƣ viện cần thiết lập một cơ sở hạ tầng CNTT luôn đáp ứng đƣợc nhu cầu của bạn đọc, nhất là lúc số lƣợng sinh viên và nhu cầu khai thác thông tin của bạn đọc ngày càng cao.
- Bảo trì tốt thiết bị CNTT: thƣ viện cần các giải pháp bảo trì vững chắc và kinh phí dự phịng để có đủ thiết bị, máy móc thay thế.
- Tiếp cận công nghệ mới: thƣ viện cần năng động tìm tịi, học hỏi cơng nghệ mới nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lƣợng dịch vụ.
- Nguồn tài chính vững chắc: Hạ tầng CNTT của thƣ viện đƣợc bền vững khi ngân sách của thƣ viện bền vững.
- Tập huấn cho cán bộ thƣ viện: khi mà áp dụng công nghệ mới, cán bộ thƣ viện cần đƣợc tập huấn để nâng cao hiệu quả sử dụng thực tiễn.
3.2.2 Thiết lập tổ hợp các đơn vị dùng phần mềm Libol để tiến tới hoạt động liên thư viện
Liên thông thƣ viện là xu hƣớng phát triển tất yếu, là giải pháp tối ƣu cho sự nghiệp TT-TV của các quốc gia. Trong xã hội thông tin sẽ không tồn tại những định chế thƣ viện độc lập, chúng chỉ có thể tồn tại với tƣ cách là trạm trung chuyển của “dịng chảy thơng tin” thống nhất tồn cầu.
Liên thông thƣ viện là sự phối hợp hoạt động giữa các thƣ viện với nhau nhằm tổ chức xây dựng, chia sẻ tài nguyên thông tin: hợp tác trong công tác bổ sung, tổ chức mƣợn liên thƣ viện, chía sẻ muc lục liên hợp, sử dụng các dịch vụ thông tin,… tạo điều kiện cho NDT có thể truy cập thơng tin bất cứ ở đâu và bất cứ thời gian nào.
107
Qua khảo sát đa số các thƣ viện xây dựng chƣa phù hợp với yêu cầu của thƣ viện hiện đại. Trang thiết bị của hầu hết các thƣ viện còn thiếu, sử dụng nhiều phần mềm thƣ viện khác nhau. Mục tiêu trƣớc mắt là tập trung xây dựng thƣ viện trở thành các thƣ viện điện tử và tiến tới liên kết, hình thành mạng lƣới thƣ viện điện tử trong cả nƣớc và khu vực.
Hiện nay thƣ viện các trƣờng đại học đều đƣợc trang bị máy tính nhƣng phần lớn là máy đơn lẻ phục vụ các khâu xử lý kỹ thuật đơn thuần, hệ thống mạng chƣa phát triển đồng bộ. Các thƣ viện đã tiến hành xây dựng các cơ sở dữ liệu nhƣng trong q trình xử lý thơng tin chƣa tuân theo những thống nhất về mặt nghiệp vụ, vì vậy việc chia sẻ tài liệu giữa các thƣ viện rất khó khăn. Các thƣ viện đã tiến hành xây dựng trang web của mình nhƣng số thƣ viện đƣa cơ sở dữ liệu khai thác trên hệ thống mạng cịn rất ít.
Trƣớc tình hình đó các Hội liên hiệp thƣ viện đại học kết hợp với Vụ thƣ viện – Bộ Văn hoá, Thể thao và du lịch đang tiến hành các hoạt động chuẩn hoá nghiệp vụ cho việc liên thông giữa các thƣ viện với nhau: tổ chức hội thảo “Nghiên cứu và dịch thuật bảng phân loại Dewey”, hội thảo quốc tế về “Hệ thống quản lý và các tiêu chuẩn nghiệp vụ cho thƣ viện Việt Nam”, mở các lớp tập huấn về quy tắc biên mục Anh Mỹ (AACR2),… Bên cạnh đó có một số dự án cho việc liên thông thƣ viện:
Dự án “Thông tin thƣ viện điện tử liên kết các trƣờng đào tao”. Mục tiêu của dự án nhằm hình thành một trung tâm liên kết thơng tin thƣ viện, kết nối thí điểm giai đoạn đầu với thƣ viện khoảng 10 trƣờng đại học và cao đẳng Thành phố Hồ Chí Minh.
Dự án “Trang bị cơ sở dữ liệu chung các trung tâm học liệu do RMIT- Việt Nam quản lý”. Dự án này đƣợc tiến hành tại Đại học Huế, Đại học Đà Nẵng và Đại học Cần Thơ.
Nhƣ vậy hiện nay các liên hiệp thƣ viện, các thƣ viện trong hệ thống thƣ viện đại học đang tích cực các hoạt động thúc đẩy hoạt động liên thông thƣ viện.