9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.3Đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol5.5 vào hoạt động tạ
Trung tâm.
2.3.1 Kết quả đạt được
* Về phần mềm
Sau một thời gian sử dụng phần mềm Libol 5.5, hoạt động TT – TV tƣơng đối ổn định. Phần mềm mới giúp triển khai cơng việc nhanh chóng hơn. Dựa trên tiêu chí đánh giá phần mềm thƣ viện nêu ở mục 1.1 chƣơng 1, chúng ta có thể đánh giá một cách tổng quát phần mềm Libol 5.5 nhƣ sau:
Tiêu chí Đánh giá
1.Tốc độ xử lý Tốc độ xử lý khá nhanh các yêu cầu khi đƣa vào xử lý, giúp cho cán bộ thƣ viện tiết kiệm thời gian và công sức cũng nhƣ đáp ứng yêu cầu bạn đọc
2. Giao diện và công nghệ - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho bạn đọc và cán bộ thƣ viện - Ứng dụng công nghệ về cơ sở dữ liệu và ngơn ngữ lập trình hiện đại. Sử dụng mơ hình Client – server
91
3.Bảo mật và an tồn dữ liệu Phần mềm có chức năng bảo mật và an tồn dữ liệu, có nhiều cấp độ quyền truy cập từ ngƣời quản trị đến ngƣời nhập dữ liệu
4. Đối tƣợng sử dụng hệ thống Cấp sự phân cấp mức độ đối tƣợng sử dụng thành: cán bộ quản lý, nhân viên thƣ viện, bạn đọc
5. Hỗ trợ tiếng Việt và đa ngôn ngữ Libol 5.5 đã hỗ trợ sử dụng unicode, đáp ứng yêu cầu hỗ trợ đa ngữ, hỗ trợ tiếng Việt một cách đầy đủ 6. Phạm vi hệ thống Phần mềm Libol 5.5 gồm 9 phân hệ,
mỗi phân hệ có chức năng cơ bản riêng và đƣợc kết hợp chặt chẽ với nhau
7. Tích hợp với hệ thống hiện có Hiện nay phần mềm Libol 5.5 đƣợc cài đặt trên mạng intranet do sử dụng cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Cơ sở dữ liệu SQL nên nó có thể dễ dàng tích hợp với hệ thống có sử dụng cơ sở dữ liệu trên
Bảng 2.5: Tiêu chí đánh giá phần mềm Libol 5.5 * Về phía Trung tâm
Sau 11 năm ứng dụng phần mềm Libol 5.5, Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã đạt đƣợc kết quả nhƣ sau:
- Sản phẩm và dịch vụ TT - TV của Trung tâm sau khi áp dụng phần mềm Libol 5.5: Xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu khá phong phú các loại tài liệu với hơn 5000 biểu ghi, trong đó: cơ sở dữ liệu sách có khoảng 3.697 biểu ghi; cơ sở dữ liệu về luận văn, luận án có hơn 1.320 biểu ghi; cơ sở dữ liệu báo, tạp chí: 58 biểu ghi.
92
CSDL Số lượng biểu ghi
Sách 3.697 Tạp chí 58 Luận văn, luận án 1.320
Bảng 2.6: Thống kê số lƣợng biểu ghi
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tạp chí cịn hạn chế do hiện nay Trung tâm mới chỉ xây dựng đƣợc số biểu ghi cho tạp chí nhập trong những năm gần đây. Đối với số tạp chí đã cũ Trung tâm chƣa xử lý hồi cố đƣợc nên số lƣợng biểu ghi trong cơ sở dữ liệu này rất khiêm tốn.
Đặc biệt, Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội còn xây dựng đƣợc một cơ sở dữ liệu đồ án của sinh viên từ năm thứ nhất đến năm cuối của các khoa trong hệ đào tạo của Trƣờng. Cơ sở dữ liệu này với gần 100 đồ án tốt nghiệp xuất sắc. Đây là nguồn thông tin quan trọng cho sinh viên tham khảo và nghiên cứu, phục vụ quá trình học tập đƣợc thuận lợi vì đây là cơ sở dữ liệu tồn văn có cả hình ảnh của đồ án.
Nhờ kết quả của việc xây dựng cơ sở dữ liệu, hiện nay thƣ viện đã tiến hành in phích và mục lục bằng máy.
Các dịch vụ TT –TV cũng có những biến đổi lớn về số lƣợng và chất lƣợng. Các dịch vụ đều hƣớng tới ngƣời dùng theo tiêu chí mở, tiện ích, thân thiện:
- Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
- Dịch vụ sao chép, nhân bản thông tin, tài liệu - Dịch vụ phục vụ tài liệu đa phƣơng tiện - Dịch vụ hỏi đáp
- Dịch vụ tƣ vấn
- Dịch vụ quay phim, chụp ảnh
Với 11 năm ứng dụng phần mềm Libol 5.5 vào hoạt động của Trung tâm đã thấy những kết quả và lợi ích của nó đem lại, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của sinh viên và cán bộ trong trƣờng. Điều đó khẳng định rằng Trung tâm cần xây dựng và phát triển mở rộng các loại hình sản phẩm và dịch vụ TT – TV.
93
- Sau khi áp dụng phần mềm Libol 5.5, hoạt động thư viện đã đạt được bước phát
triển mới về kỹ thuật nghiệp vụ thư viện.
Việc ứng dụng máy tính điện tử trong công tác xử lý thông tin tƣ liệu đƣợc thực hiện rộng rãi trong những năm gần đây và đem lại hiệu quả to lớn. Thông tin đƣợc tập trung trong những bộ nhớ lớn, những cơ sở dữ liệu và ngân hàng dữ liệu, tự động hoá và tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thơng tin cũng nhƣ trong q trình lƣu thông tài liệu.
Trong việc bổ sung tài liệu: cán bộ bổ sung ngày nay không phải mất nhiều thời gian trong việc tra trùng những nhan đề sắp bổ sung; các thƣ viện có thể hợp tác với nhau để sử dụng chung các phƣơng tiện tra tìm thơng tin và sử dụng chung nguồn tài nguyên thông tin khổng lồ của nhân loại, tiết kiệm đƣợc thời gian, kinh phí và diện tích kho lƣu giữ tài liệu.
Công tác xử lý tài liệu gồm: mô tả, phân loại, định chủ đề tài liệu, xây dựng các cơ sở dữ liệu. Việc áp dụng CNTT đã đem lại nhiều lợi ích cho cơng tác xử lý này và khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm khi xử lý bằng biện pháp thủ công, làm giảm thời gian và công sức cho cán bộ Trung tâm và đặc biệt có thể xử lý một lần nhƣng sử dụng nhiều lần. Những thông tin qua xử lý bằng ứng dụng tin học sẽ đƣợc quản lý theo hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất và đƣợc máy tính đảm nhiệm, nhờ đó mà cơng việc có thể tiến hành thuận tiện nhanh chóng.
Q trình lƣu thơng tài liệu hoạt động theo nguyên tắc thƣ viện phải tạo mọi phƣơng tiện dễ dàng thoải mái cho bạn đọc, cung cấp những thơng tin chính xác đầy đủ bằng phƣơng tiện nhanh nhất.
Trong việc tra tìm tài liệu: Tài liệu sau khi đƣợc xử lý sẽ đƣợc đƣa ra phục vụ thông qua các hệ thống mục lục và phòng phục vụ. Trong từng phòng phục vụ của Trung tâm, NDT có thể sử dụng máy tính để tìm tài liệu thay vì tìm bảng hệ thống mục lục theo kiểu thủ cơng. Máy tính giúp cho NDT tìm đƣợc những thơng tin cơ bản của quyển sách nhƣ: nhan đề, tác giả, năm xuất bản... trong thời gian nhanh hơn rất nhiều. Hơn nữa nó cịn cho biết quyển sách đó hiện đang cịn trên giá hay đã có ngƣời mƣợn, thời gian trả sách. Với tạp chí thì máy tính có thể cho biết số tạp chí mới nhất và số tiếp sẽ nhận vào ngày nào.
94
Trong quản lý thƣ viện: Áp dụng tin học vào công việc quản lý trợ giúp lãnh đạo công việc thủ cơng nặng nhọc, khơng chính xác thay vào đó là ứng dụng phần mềm quản lý, tạo điều kiện để họ quản lý công việc chặt chẽ, khoa học, tăng tốc độ xử lý thông tin về sách, thống kê NDT đạt hiệu quả cao...
Trong việc trao đổi nguồn tin, liên kết của Trung tâm: nhờ trao đổi hợp tác, Trung tâm có thể bổ sung nhiều tài liệu quý hiếm, đặc biệt là tài liệu về khoa học cơng nghệ nƣớc ngồi đắt tiền, từ đó góp phần nâng cao chất lƣợng và tăng cƣờng số lƣợng tài liệu thƣ viện trong hồn cảnh kinh phí Trung tâm cịn hạn hẹp. Mặt khác cán bộ Trung tâm có thể cập nhật những nguồn thông tin, kinh nghiệm công tác thƣ viện tiên tiến vào điều kiện thực tế, góp phần nâng cao chất lƣợng của công tác TT - TV.
Khi áp dụng CNTT vào hoạt động của Trung tâm, không chỉ điều kiện làm việc của cán bộ đƣợc cải thiện đáng kể, tăng độ chính xác của cơng việc lên cao hơn, làm cho các khâu cơng tác của Trung tâm có quan hệ mật thiết với nhau hơn, làm giảm chi phí cho xử lý tài liệu, mà cịn nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ Trung tâm. Đồng thời do áp dụng các chuẩn quốc tế nên tạo điều kiện cho Trung tâm chia sẻ tài nguyên một cách dễ dàng với các thƣ viện khác, do đó giảm đáng kể chi phí bổ sung tài liệu mới. Bạn đọc tới Trung tâm có thể tìm kiếm đƣợc tài liệu mình cần một cách nhanh chóng và đầy đủ. Do vậy lƣợng bạn đọc mà Trung tâm phục vụ đƣợc sẽ tăng lên rất nhiều. Đây chính là mục đích cuối cùng của tất cả các thƣ viện.
- Trình độ cán bộ thư viện được nâng cao lên một bước
Trong thời đại ngày nay khoa học công nghệ trở thành lực lƣợng sản xuất thứ nhất, thời đại của nền kinh tế tri thức, của xã hội thông tin, làm nảy sinh những đòi hỏi ngày càng cao hơn đối với lĩnh vực TT-TV. Các cơ quan TT- TV không chỉ là nơi chịu trách nhiệm lƣu giữ và đảm bảo sự tiếp cận thông tin dƣới dạng sách, báo, tài liệu mà cịn phải thích ứng với một yêu cầu mới là tạo điều kiện cho NDT tiếp cận đến nguồn tin thông qua các phƣơng tiện điện tử nhƣ: truy
95
cập đến nguồn tin trên mạng thông qua hệ thống máy tính, tạo điều kiện cho NDT với tới đƣợc các nguồn tin để thoả mãn cao nhất NCT của mình.
Trải qua 11 năm khi ứng dụng phần mềm Libol 5.5 vào hoạt động, Trung tâm đã đạt đƣợc những kết quả nhất định. Các cán bộ của Trung tâm đã có một trình độ tin học nhất định, sử dụng thao tác trong từng phân hệ của phần mềm, quản lý tốt hệ thống; đồng thời phục vụ và hƣớng dẫn bạn đọc và NDT tra tìm tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.
* Về phía NDT
- Trợ giúp việc phổ cập hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại tới NDT - Đáp ứng đƣợc cùng 1 lúc số lƣợng lớn NDT thông qua hệ thống mạng Lan và mạng Internet
- Tạo điều kiện cho NDT tìm kiếm thơng tin nhanh chóng, hiệu quả
2.3.2 Một số hạn chế
* Về phần mềm:
Bên cạnh những ƣu điểm, phần mềm Libol 5.5 có những hạn chế nhất định làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng xử lý, hiệu quả phục vụ bạn đọc tại Trung tâm, đó là:
- Phần mềm khơng cung cấp tính năng hỗ trợ xây dựng các bảng tra phụ trợ cho quá trình biên mục.
- Tính năng từ điển của phần mềm còn quá sơ lƣợc chƣa hỗ trợ hiệu quả Thƣ viện trong cơng tác kiểm sốt tính thống nhất.
- Trong khi sử dụng phân mềm đơi khi xảy ra tình trạng lỗi làm ảnh hƣởng tới hiệu quả sử dụng, chủ yếu là khi tiến hành thống kê, tìm kiếm dữ liệu hay cập nhật biểu ghi vào cơ sở dữ liệu.
- Phần mềm quá đóng ( cán bộ thƣ viện gần nhƣ không can thiệp đƣợc) mà phải có sự hỗ trợ của nhà cung cấp khi cần điều chỉnh. Điều nay gây trở ngại cho hoạt động nghiệp vụ tại Trung tâm.
- Chƣa có phân hệ dành cho sƣu tập số nên việc số hóa tài liệu của thƣ viện hiện là vấn đề khó khăn.
96
- Một số tính năng trong phân hệ sắp đặt còn chƣa khoa học gây mất thời gian cho cán bộ thƣ viện. Cụ thể là hiện nay tổ Phân loại và biên mục chịu trách nhiệm in mã vạch, in nhãn và xếp giá cho tài liệu, song tính năng này lại đặt trong phân hệ bổ sung. Khi làm việc cán bộ tổ biên mục lại phải cấp thêm quyền vào phân hệ bổ sung để in mã vạch cho tài liệu.
Ở 1 số thao tác, Phần mềm Libol 5.5 nên có những cải tiến để đạt hiệu quả sử dụng cao. Ví dụ nhƣ khi tiến hành biên mục sơ lƣợc và đăng ký cá biệt cho tài liệu xong, cán bộ bổ sung buộc phải nhấn nút sinh giá trị. Nếu qn cơng đoạn này thì coi nhƣ tài liệu chƣa đƣợc đăng ký cá biệt vào cơ sở dữ liệu, nhƣ vậy sẽ dẫn đến tài liệu nằm chết trong kho mà bạn đọc không mƣợn đƣợc. Ở đây phần mềm Libol 5.5 nên hỗ trợ thông báo “Bạn chƣa hồn thành cơng đoạn đăng ký cá biệt cho tài liệu” để nhắc nhở ngƣời nhập tin.
Những hạn chế trên là do những nguyên nhân chính sau:
- Thiếu sự kết hợp chặt chẽ giữa đơn vị sản xuất phần mềm với các chuyên gia thƣ viện nên sản phẩm phần mềm còn thiếu thân thiện và chuẩn xác. Có nhiều bài tốn các thƣ viện đặt ra để giải quyết nhu cầu thực tế thì phần mềm khơng đáp ứng đƣợc hoặc ngƣời lập trình chƣa nghĩ đến.
- Việc cài đặt, vận hành, bảo trì, sữa chữa, nâng cấp phần mềm đều hoàn toàn lệ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm, gây khó khăn cho cán bộ thƣ viện mỗi khi gặp sự cố.
- Vấn đề kinh phí cũng là bài tốn khó đặt ra cho Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội bởi Trung tâm khơng tự chủ về kinh phí mà cịn phụ thuộc vào Nhà Trƣờng.
* Về phía Trung tâm
Trải qua 11 năm ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm TT – TV Trƣờng Đa ̣i ho ̣c Kiến trúc Hà Nô ̣i nhƣng cán bộ thƣ viện vẫn chƣa khai thác hết các tính năng trong các phân hệ cũng nhƣ chƣa khắc phục đƣợc những điểm hạn chế của phần mềm, do đó hiệu quả sử dụng chƣa cao. Cụ thể là:
Trong phân hệ Bổ sung: Chức năng Kế toán và đơn đặt chƣa đƣợc áp dụng, chức năng Kho chƣa đƣợc khai thác hết các tính năng. Trong cơng tác bở sung, thƣ
97
viê ̣n chƣa ta ̣o ra nhƣ̃ng đơn mua, hợp đồng mua tài liê ̣u nhờ mẫu sẵn có của phân hê ̣.
Phân hệ Biên mục: Phần Từ điển chƣa đƣợc áp dụng đều. Chức năng danh mục và mẫu biên mục chƣa đƣợc ứng dụng.Trong viê ̣c biên mục tài liệu mới chƣa tiến hành nhâ ̣p khẩu bản ghi qua Z39.50
Phân hệ lƣu thơng: tính năng Thống kê và lập lịch chƣa đƣợc áp dụng Phân hệ ấn phẩm định kỳ: phần Báo cáo chƣa đƣợc áp dụng.
Tính năng mƣợn liên thƣ viện theo giao thức ISO 10161, sƣ̉ dụng định dạng mã hóa dữ liệu BER/MINE Trung tâm cũng đã mua nhƣng chƣa đƣa vào sử dụng.
Vấn đề an toàn dữ liệu chƣa đƣợc chú trọng trong các vấn đề nhƣ: mạng lƣới điện cung cấp cho Trung tâm, phƣơng án giải quyết khi cơ sở dữ liệu hoặc ngân hàng dữ liệu bị virút xâm nhập, phá hoại, những trục trặc về phần cứng… Đó là những vấn đề thực tế mà bất kỳ một hệ thống thơng tin hiện đại nào cũng phải tính đến và cần đề ra những biện pháp hữu hiệu để giải quyết.
Phầm mềm Libol 5.5 có nhiều tính năng hữu ích, tuy nhiên vẫn chƣa đƣợc thƣ viện tiến hành sử dụng, một phần do nguồn lực, trình độ cán bộ thƣ viện về CNTT còn hạn chế.
Hiện nay Trung tâm đã đầu tƣ trang thiết bị một hệ thống máy chủ và máy trạm với 9 máy chủ và 76 máy trạm, ngồi ra cịn có các thiết bị trợ giúp, thiết bị ngoại vi song sau một thời gian sử dụng, các thiết bị đã cũ dần và không đáp ứng đƣợc yêu cầu xử lý dữ liệu nhanh chóng. Trong khi đó sử dụng phần mềm thƣ viện địi hỏi tính liên thơng trong mơi trƣờng mạng rất cao, máy móc phải tƣơng đối hiện đại và đồng bộ.
Đối với một số tài liệu quý, đắt tiền, Trung tâm chỉ có khả năng mua với số lƣợng hạn chế, trong khi đó nhiều bạn đọc có nhu cầu cũng là một khó khăn cản trở khiến Trung tâm khơng thể hồn thành tốt cơng tác phục vụ.
Đội ngũ của Trung tâm hiện nay đang dần đƣợc trẻ hóa, có trình độ và đƣợc đào tạo bài bản, song về kinh nghiệm nghiệp vụ còn hạn chế, trong quá trình xử