9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1 Các phân hệ của phần mềm Libol5.5 ứng dụng tại Trung tâm
2.1.3 Phân hệ bạn đọc
67
Là công cụ trợ giúp thƣ viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc nhƣ cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực thẻ.
Phân hệ cho phép ngƣời dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, phù hợp với nghiệp vụ và chức năng của từng thƣ viện. Cho phép in mã vạch cho thẻ. Phân hệ cũng cho phép thƣ viện phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và thích hợp cho từng nhóm bạn đọc. Cung cấp nhiều phép thống kê bạn đọc khác nhau nhƣ thống kê theo tuổi, độ tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ.
Phân hệ bạn đọc cũng có thanh thực đơn chính nằm phía trên cùng của màn hình với các chức năng: Tra cứu – Nhập – Sửa – Xóa – Thống kê – In thẻ - Trợ giúp.
Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã áp dụng phân hệ bạn đọc để quản lý bạn đọc trong hoạt động của mình.
Các chức năng của phân hệ:
* Chức năng thẻ bạn đọc: Trƣớc hết, để quản lý bạn đọc trong thƣ viện, mỗi bạn đọc đƣợc cấp 1 thẻ sử dụng thƣ viện. Thẻ này đƣợc Thƣ viện Kiến trúc tích hợp dữ liệu vào trong thẻ sinh viên cho đối tƣợng NDT là sinh viên. Riêng đối tƣợng NDT là học viên cao học, cán bộ, giảng viên áp dụng hình thức cấp thẻ riêng để dễ dàng quản lý.
68
Các dữ liệu về bạn đọc sẽ đƣợc cập nhật vào máy tính, cụ thể là trong chức năng thẻ bạn đọc:
Tại đây, cán bộ thƣ viện có thể tra cứu những thơng tin trong cơ sở dữ liệu bạn đọc – về 1 hoặc 1 nhóm bạn đọc theo nhiều tiêu chí khác nhau. Trên giao diện “Tra cứu bạn đọc” có các tiêu chí: Họ và tên, giới tính, ngày cấp thẻ, nhóm ngành học, khóa học, khoa, trƣờng/cơ quan, nhóm độc giả. Gõ vào những thơng tin tùy chọn, bấn “tìm kiếm”, màn hình sẽ hiện lên những thơng tin về bạn đọc hay nhóm bạn đọc cần tìm.
Hình 2.14: Giao diện Tra cứu bạn đọc – Phân hệ bạn đọc
Ví dụ 1: Trong ơ Họ và Tên, ta gõ Tào Trung Dũng – bấm nút Tìm kiếm ở phía cuối màn hình, lần lƣợt hiện ra các trang thể hiện những bạn đọc có họ tên là Tào Trung Dũng gồm:
Tào Trung Dũng, ngày sinh 22/12/1984 Tào Trung Dũng, ngày sinh 12/10/1984 ....
Ví dụ 2: Ta có thể tìm chi tiết hơn với kết quả tìm thu hẹp hơn: Ơ Họ và Tên gõ Tào Trung Dũng, ơ “Khoa” gõ “Kiến trúc”. Kết quả tìm đƣợc là 1 biểu ghi:
69 Số thẻ: 240587
Lớp 10K, Khoa Kiến trúc
Ngƣời tìm kiếm cũng có thể duyệt xem toàn bộ hồ sơ về bạn đọc bằng cách bấm vào nút “Duyệt xem tồn bộ” ở cuối màn hình. Danh sách bạn đọc cần tìm có thẻ hiển thị đầy đủ nếu chọn cách hiển thị theo dạng hồ sơ hoặc chỉ hiển thị với các thuộc tính đặc trƣng nhƣ: Ngày sinh, số thẻ, họ tên, giới tính... nếu ta “đặt tham số” cho chúng. Thông tin sẽ hiện lên dƣới dạng bảng.
Ví dụ: Ơ Họ và Tên gõ “%Quyền%”, trong đƣờng liên kết “Đặt tham số” ta chọn “họ tên”, “ngày sinh”, “số thẻ” thì màn hình sẽ hiển thị 56 ngƣời có tên là Quyền và ngày sinh của họ nhƣ sau:
Họ và Tên Ngày Sinh Số Thẻ Lê Xuân Quyền 05/06/1987 247656 Trần Văn Quyền 12/07/1986 248900 Nguyễn Phi Quyền 22/10/1984 245200
... ... ...
Bảng 2.2: Bảng hiển thị thông tin về bạn đọc
* Chức năng “nhập mới”: Khi có thơng tin mới về bạn đọc nhập vào cơ sở dữ liệu bạn đọc, chức năng “nhập mới” của phân hệ bạn đọc sẽ đƣợc tận dụng.
Khi nhấn vào đƣờng liên kết nhập mới, giao diện chức năng nhập mới thông tin về bạn đọc sẽ xuất hiện.
Vào thời gian đầu mỗi học kỳ, thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội sẽ nhập mới thơng tin cho bạn đọc là sinh viên chính quy cũng nhƣ học viên cao học, cán bộ giảng viên,... trong đợt làm thẻ thƣ viện cho sinh viên khóa mới. Mỗi bạn đọc nộp 30.000 đồng/ thẻ. Trong các trƣờng hợp mất thẻ hoặc chƣa đƣợc làm thẻ sẽ đƣợc làm bổ sung. Một lần làm thẻ bổ sung cho bạn đọc là 10.000 đồng/ thẻ. Bạn đọc có thể liên hệ làm thẻ ở phịng cơ sở dữ liệu tầng 6 tòa nhà 9 tầng. Ngoài trƣờng hợp trên, việc nhập mới theo đợt cho những đối tƣợng giống nhau thì thƣ viện sẽ xử lý cập nhật thông tin bạn đọc theo “lô”
70
Khả năng xử lý lô với các nghiệp vụ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xoá thẻ tạo thuận tiện cho thƣ viện (đặc biệt là thƣ viện của các trƣờng đại học) trong việc quản lý bạn đọc đƣợc cấp thẻ theo đợt với thời hạn sử dụng giống nhau.
Tính năng phân loại bạn đọc thành nhóm cho phép quy định chính sách cụ thể với từng nhóm nhƣ danh sách những thể loại ấn phẩm đƣợc mƣợn, hạn định số lƣợng và thời gian cho việc mƣợn ấn phẩm ra về, mƣợn đọc tại chỗ, số lần gia hạn mƣợn, tiền phạt trong trƣờng hợp trả sách chậm,
* Chức năng sửa và gia hạn thẻ
Hình 2.15: Giao diện chức năng sửa và gia hạn thẻ - Phân hệ bạn đọc * Chức năng sửa hồ sơ bạn đọc cho phép ngƣời dùng thay đổi lại các thông tin về hồ sơ bạn đọc. Để sửa thông tin của một bạn đọc nào đó trƣớc hết cán bộ phải đƣa vào một hoặc một nhóm tiêu chí tìm kiếm để xác định bạn đọc (hoặc một nhóm bạn đọc) cần sửa. Danh sách bạn đọc thoả mãn các điều kiện đặt ra sẽ đƣợc liệt kê trong một cửa sổ nhỏ. Thông tin hiển thị bao gồm: tên bạn đọc, số thẻ đƣợc cấp tại thƣ viện, ngày tháng năm sinh, nơi công tác/ trƣờng đang học. Dựa vào những thơng tin đó, cán bộ có thể chọn cụ thể hồ sơ cần sửa thơng tin và hiệu đính các thơng tin hiện thời.
71
Chức năng gia hạn thẻ cho phép cán bộ thay đổi hạn sử dụng của một hoặc một nhóm thẻ thƣ viện.
- Chức năng xoá thẻ bạn đọc: Cho phép ngƣời dùng xố thơng tin về một hoặc một nhóm bạn đọc ra khỏi cơ sở dữ liệu.
Để có thể xố đƣợc một thẻ đọc trong cơ sở dữ liệu thì bạn đọc đã hồn trả tất cả các cuốn sách từng mƣợn.
Nếu thẻ bị xoá, tất cả các lần mƣợn sách bạn đọc đƣợc cơ sở dữ liệu ghi nhận sẽ mất thông tin về ngƣời mƣợn.
- Xem thơng tin bạn đọc: tính năng này giúp cho ngƣời dùng có thể xem tồn bộ thơng tin về bạn đọc. Hồ sơ bạn đọc đƣợc hiển thị theo thứ tự tăng dần của số thứ tự bạn đọc.
* Chức năng thống kê bạn đọc:
Phân hệ Bạn đọc của phần mềm Libol cung cấp khả năng thống kê bạn đọc theo nhiều tiêu chí. Các tiêu chí có thể vận dụng là:
- Thống kê bạn đọc theo độ tuổi - Thống kê theo nhóm bạn đọc - Thống kê theo số thẻ đƣợc cấp - Thống kê theo số thẻ hết hạn
- Thống kê theo nhóm ngành nghề của bạn đọc
Để tiến hành thống kê , thƣ viê ̣n Đa ̣i ho ̣c Kiến trúc Hà Nô ̣i tiến hành thống kê ba ̣n đo ̣c theo nhiều tiêu chí nhƣ đô ̣ t̉i của ba ̣n đo ̣c , nhóm bạn đọc , số thẻ đƣơ ̣c cấp hàng năm . Chỉ cần nhấn chuột vào đƣờng liên kết để lựa chọn tiêu chí , điền các tham sớ cần thiết. Ví dụ: Tƣ̀ đơ ̣ t̉i tƣ̀ 18 đến 30; nhóm bạn đọc là “Bạn đo ̣c”, sớ thẻ đƣợc cấpg theo năm hoă ̣c tháng ... Sau đó bấm vào nút “Thớng kê” , màn hình sẽ hiện ra kết quả theo dạng đồ thị hình cột , sau đây là thể hiê ̣n da ̣ng bảng của các kết quả này:
72
Các tiêu chí Lƣ̣a cho ̣n Kết quả
Theo đô ̣ tuổi 18-30 (tuổi) 2356 (bạn đọc) Theo nghề nghiê ̣p Sinh viên 3213 (bạn đọc) Theo số thẻ đƣợc cấp Theo năm 2010
1423 (thẻ)
2011 1672 (thẻ) Bảng 2.3: Bảng thống kê bạn đọc
Việc thống kê bạn đọc giúp thƣ viện quản lý đƣợc tình trạng của bạn đọc đang sử dụng thƣ viện mình, từ đó có chính sách về lịch phục vụ, về bổ sung tài liệu sao cho phù hợp và quản lý việc cấp, sửa, xóa các thẻ bị mất, bị sai lệch hay đã hết hạn sử dụng...
* In thẻ:
Hình 2.16: Giao diện chức năng in thẻ - Phân hệ bạn đọc
Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã bắt đầu làm thẻ đọc qua phần mềm thƣ viện Libol 5.5 cho sinh viên từ khoá 2002-2006. Bạn đọc sẽ đƣợc cấp thẻ có giá trị trong vịng 5 năm kể tƣ̀ ngày cấp đối với ba ̣n đo ̣c là sinh viên.
73
Ƣu điểm: Phân hệ bạn đọc tạo ra những tính năng thơng dụng giúp cán bộ thƣ viện có thể quản lý bạn đọc chất lƣợng, tiện lợi hơn. Phân hệ cho phép tìm kiếm bạn đọc một cách nhanh và chính xác.
Việc In và cấp thẻ cho bạn đọc rất thuận tiện, mẫu thẻ đẹp, tích hợp với mã vạch. Ngoài ra phân hệ bạn đọc còn trợ giúp cho việc thống kê lƣợt bạn đọc một cách nhanh chóng và chính xác (trƣớc đây để theo dõi đƣợc số lƣợt bạn đọc trong ngày, trong tháng, cán bộ thƣ viện phải đánh dấu vào bảng rất mất thời gian. Đến nay, cán bộ thƣ viện chỉ cần dùng máy đọc mã vạch ghi nhận số thẻ đã đƣợc in sẵn trên thẻ bạn đọc , thông tin đƣợc lƣu lại trên máy tính nhằm trợ giúp cho việc thống kê).
Nhƣợc điểm: Trong quá trình sử dụng chức năng gia hạn thẻ theo nhóm của phân hệ xảy ra lỗi không hoạt động đƣợc.
Ở chức năng nhập dữ liệu đôi lúc việc cập nhật dữ liệu xảy ra sự cố.