Thủ tục hành chớnh là cơ sở và điều kiện cần thiết để cơ quan nhà nước giải quyết cụng việc của cụng dõn và cỏc tổ chức theo phỏp luật, bảo đảm quyền và lợi ớch hợp phỏp của cụng dõn, tổ chức cú cụng việc cần giải quyết.
Như vậy, thực hiện thủ tục hành chớnh để giải quyết cỏc cụng việc của cụng dõn, tổ chức là trỏch nhiệm của cỏc cơ quan nhà nước núi chung trong đú chủ yếu là cơ quan hành chớnh nhà nước. Trước khi một số cơ quan thớ điểm cỏc mụ hỡnh theo hỡnh thức “một cửa” (như: mụ hỡnh “Một cửa- Tiến tới một dấu” của UBND quận Ba Đỡnh; mụ hỡnh “Một đầu mối” của UBND quận Cầu Giấy; mụ hỡnh “một cửa” của UBND quận Tõy Hồ ỏp dụng trong thời gian cơ quan thực hiện thớ điểm dịch vụ hành chớnh cụng…) thỡ quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh tại UBND cỏc quận được tiến hành theo 3 bước sau:
- Bước 1: Khi người dõn cú yờu cầu giải quyết cụng việc liờn quan đến thủ tục
hành chớnh (như xin cấp phộp xõy dựng, cấp giấy đăng ký kinh doanh, thị thực, cụng chứng…) thỡ họ phải tự đến liờn hệ tỡm hiểu và làm thủ tục với cỏc phũng, ban chuyờn mụn. Người dõn phải đến nhiều phũng, ban cú liờn quan xin làm thủ tục, xỏc nhận từng nội dung của cụng việc (vớ dụ về vấn đề đất đai, nhà cửa phải cú đủ xỏc nhận về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở của cơ quan nhà đất; xỏc nhận khụng cú tranh chấp của chớnh quyền địa phương nơi cư trỳ; xỏc nhận đó hồn thành nghĩa vụ thuế của cơ quan thuế; xỏc nhận về mặt thiết kế của cơ quan quản lý xõy dựng) rồi mới đến UBND quận để làm thủ tục giải quyết.
Nộp hồ sơ
Văn phũng UBND Quận Phũng, ban hữu quan
Phũng, ban hữu quan
Cụng dõn hoặc tổ chức
Trỡnh ký
UBND Quận
- Bước 2: Cỏc phũng, ban chức năng thụ lý hồ sơ (thời gian thụ lý khụng được hạn
định về mặt thời gian mà hoàn toàn do cỏc phũng, ban tự giải quyết), hoàn chỉnh thủ tục trỡnh Chủ tịch hoặc Phú Chủ tịch ký, chuyển văn thư hoàn tất cỏc thủ tục cần thiết tại khõu văn thư cơ quan.
- Bước 3: Trả kết qủa cho cụng dõn, tổ chức tại cỏc phũng, ban chuyờn mụn.
Cú thể sơ đồ húa quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh trờn như sau:
Nộp hồ sơ Trả hồ sơ
Ghi chỳ: Nộp hồ sơ
Trỡnh ký Trả hồ sơ
Với quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh nờu trờn đó tạo ra nhiều hạn chế, tiờu cực:
- Tạo ra “nhiều cửa” do khụng nắm được những quy định về thủ tục, khụng được hướng dẫn cụ thể về chức năng, thẩm quyền giải quyết từng cụng việc cụ thể của từng phũng, ban nờn người dõn phải tự tỡm hiểu, liờn hệ, phải gặp nhiều người, đến nhiều đơn vị cuối cựng mới gặp được người cú trỏch nhiệm giải quyết cụng
việc của mỡnh. Quy trỡnh này đũi hỏi người dõn phải qua “nhiều cửa”, phải xỏc nhận nội dung ở “cửa” thứ nhất, “cửa” thứ hai, thứ ba hoặc nhiều hơn nếu vấn đề phức tạp (“cửa” ở đõy chớnh là cỏc phũng, ban liờn quan đến nội dung vấn đề cần giải quyết). Chẳng hạn đơn giản như việc chứng thực hợp đồng thế chấp đất đai, nhà cửa thỡ đầu tiờn người dõn phải đến phũng Tư phỏp để được hướng dẫn thủ tục tiếp nhận, sau đú phải được sự xỏc nhận về quyền sở hữu của Phũng Địa chớnh- Nhà đất (nay là Phũng Tài nguyờn Mụi trường), tiếp đú phải đến Chi cục thuế để xin xỏc nhận về việc đó hồn thành nghĩa vụ tài chớnh hoặc làm cỏc thủ tục để thực hiện nghĩa vụ tài chớnh; phải được UBND phường nơi cư trỳ xỏc nhận về cư trỳ, khụng cú tranh chấp…cuối cựng mới quay trở lại Phũng Tư phỏp để xin được chứng thực, Phũng Tư phỏp sau khi kiểm tra, đối chiếu sẽ chứng thực và trỡnh lónh đạo UBND Quận ký.
- Thủ tục giải quyết cụng việc cho cụng dõn và tổ chức cũn nhiều phiền hà, thiếu cụng khai. Người dõn đến yờu cầu cơ quan nhà nước giải quyết cụng việc phải tự tỡm hiểu xem vấn đề của mỡnh liờn quan đến phũng, ban nào và phải mang hồ sơ đến phũng, ban đú để xin giải quyết và cũng khụng được hẹn ngày cú kết qủa giải quyết, thậm chớ cú trường hợp sau khi đó gặp nhiều cỏn bộ với những chỉ dẫn khụng thống nhất rồi mỗi người mỗi ý trỏi ngược nhau, hồ sơ của cụng dõn dự hợp lệ nhưng phải nằm “ngõm tụm” khụng biết đến bao giờ mới được giải quyết. Chưa kể đến một số cỏn bộ khụng thực hiện đỳng chức trỏch, gõy phiền hà, sỏch nhiễu cho người dõn vỡ những tư lợi của bản thõn. Đõy là một thực tế khỏ phổ biến ở cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước trước khi tiến hành cải cỏch thủ tục hành chớnh làm cho người dõn phải chạy vũng vo, mất thời gian, tiền của, rất phiền hà, ảnh hưởng tiờu cực đến quan hệ giữa cỏn bộ nhà nước, cơ quan cụng quyền với cụng dõn.
- Việc phõn cụng trỏch nhiệm giữa cỏc phũng, ban khụng rừ ràng, cụ thể dẫn đến hiện tượng đựn đẩy nhau khi giải quyết những cụng việc cựng lỳc liờn quan đến chức năng và thẩm quyền giải quyết của nhiều phũng, ban (thủ tục hành chớnh
liờn ngành, đa ngành) dẫn đến việc nảy sinh hội họp nhiều gõy tốn kộm, lóng phớ tiền của và thời gian.
- Khi bất cứ cụng việc gỡ cũng phải do chớnh Chủ tịch hoặc Phú chủ tịch thụng qua, ký duyệt làm mất nhiều thời gian của cỏc đồng chớ lónh đạo và họ sẽ khụng cú thời gian để thực hiện cỏc cụng việc khỏc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mỡnh. Đồng thời với cỏch làm này cũng khụng phỏt huy được vai trũ của cỏc trưởng, phú cỏc phũng, ban trong việc giải quyết cỏc cụng việc.
Một vấn đề khỏc cũng ảnh hưởng rất nhiều đến kết qủa giải quyết hồ sơ đú là thể chế hoạt động của bộ mỏy, tức là những quy định về tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng, ban trực thuộc quận. Trước khi tiến hành cải cỏch hành chớnh thỡ chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng, ban chưa được quy định rừ ràng, thống nhất; quy chế làm việc của cỏc phũng, ban tuy đó được quan tõm song chưa đầy đủ, chưa đồng đều giữa cỏc phũng, ban. Chất lượng cỏc quy chế cũn thấp, tớnh khả thi chưa cao, vận dụng trong thực tế gặp nhiều khú khăn. Đặc biệt, quy chế phối hợp giữa cỏc phũng, ban trong quận với nhau và với cỏc sở, ngành chưa được xõy dựng. Điều này đó gõy trở ngại cho sự phối hợp giải quyết cụng việc giữa phũng, ban của quận với cỏc sở, ngành của thành phố.
Quy chế cụng vụ, cụng chức khụng được quy định cụ thể, rừ ràng về mặt thẩm quyền, trỏch nhiệm, chưa cú những chế tài xử lý cỏc vi phạm, từ đú dẫn tới những biểu hiện tiờu cực của một số cỏn bộ như thỏi độ cửa quyền, sỏch nhiễu, gõy khú khăn, phiền hà cho người dõn khi đến UBND cỏc quận giải quyết cụng việc.
Tỡnh trạng trờn cần phải cú biện phỏp khắc phục kịp thời, triệt để, hạn chế tối đa những tiờu cực cú thể xảy ra trong quy trỡnh giải quyết hồ sơ của cỏc cỏn bộ cụng chức, giảm cho nhõn dõn những phiền hà, tốn kộm khụng đỏng cú khi đến làm thủ tục ở UBND cỏc quận, giữ được uy tớn của cơ quan Nhà nước, giữ được lũng tin, sự tớn nhiệm của nhõn dõn.