6 Cải chớnh hộ tịch 25.000 đồng Theo Quyết định số 57/2000/QĐ-BTC ngày 20/4/2000 của Bộ Tài chớnh về
2.2.2.6. Giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức theo cơ chế “một cửa”
Xây dựng quy trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế ‚một cửa‛ là một trong những nội dung quan trọng nhất nhằm đạt đ•ợc b•ớc chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà n•ớc với tổ chức, cơng dân, giảm phiền hà cho tổ chức, công dân, chống tệ quan liêu, tham nhũng, cửa quyền của cán bộ, công chức; nâng cao hiệu lực, hiệu qủa quản lý nhà n•ớc (mục tiêu của việc triển khai thực hiện cơ chế ‚một cửa‛)
Quyết định 181/2003/QĐ-TTg quy định về quy trình giải quyết cơng việc theo cơ chế ‚một cửa‛ nh sau:
- Tổ chức, cơng dân có u cầu giải quyết cơng việc trực tiếp liên hệ với bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa.
- Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của tổ chức, công dân:
1. Tiếp nhận và viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả theo quy định. Nếu hồ sơ ch•a đầy đủ theo quy định thì h•ớng dẫn cụ thể để tổ chức, cơng dân bổ sung, hoàn chỉnh.
2. Tr•ờng hợp u cầu của tổ chức, cơng dân khơng thuộc phạm vi giải quyết thì h•ớng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà n•ớc có thẩm quyền giải quyết.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa có trách nhiệm chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến các bộ phận chức năng có liên quan để giải quyết.
- Các bộ phận liên quan có trách nhiệm giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân do bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa chuyển đến, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa theo đúng thời gian quy định. - Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa nhận lại kết qủa giải quyết công việc và trả
lại tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí đối với những cơng việc đ•ợc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Tr•ờng hợp giải quyết hồ sơ khơng đúng thời gian nh• đã hẹn thì bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa có trách nhiệm thơng báo cho tổ chức, công dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết qủa. [74,4]
Trong Quy chế làm việc và tổ chức hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính của UBND các quận ở Ch•ơng III
đều quy định quy trình để giải quyết hồ sơ theo cơ chế ‚một cửa‛ gồm 4 bớc nh• sau:
1- Tiếp nhận hồ sơ
Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân, các chuyên viên của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ, h•ớng dẫn cho tổ chức và cơng dân kê khai, bổ sung (nếu thiếu)
Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đã đúng nội dung và đủ số l•ợng các loại giấy tờ theo quy định thì cán bộ, cơng chức nhận hồ sơ viết phiếu nhận hồ sơ.
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng, ban chức năng ngay trong ngày; cuối ngày báo cáo kết qủa số l•ợng nhận và giao trả hồ sơ trong ngày cho đồng chí lãnh đạo phụ trách.
2- Việc xem xét giải quyết hồ sơ của các phịng, ban chun mơn thuộc Quận
- Tr•ởng các phịng, ban chun mơn chịu trách nhiệm giải quyết khi nhận hồ sơ của tổ chức, công dân do bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính chuyển đến.
- Tr•ờng hợp giải quyết hồ sơ của tổ chức, cơng dân liên quan đến nhiều phịng, ban thì phịng, ban nào chịu trách nhiệm chính phải liên hệ với phòng, ban chuyên mơn khác để giải quyết và hồn thành các thủ tục cần thiết.
Các phịng, ban đ•ợc tham gia ý kiến có trách nhiệm xem xét, trả lời, giải quyết các nội dung có liên quan trong hồ sơ với thời gian không qúa 2 ngày kể từ ngày nhận đ•ợc hồ sơ; nếu qúa 2 ngày mà khơng có ý kiến bằng văn bản thì xem nh• là đồng ý.
3- Thẩm quyền ký giải quyết công việc
- Đối với những loại công việc thuộc thẩm quyền ký của Tr•ởng phịng, ban thì tr•ởng phịng, ban ký giải quyết, sau đó chuyển lại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của Văn phịng HĐND & UBND Quận.
- Đối với những công việc mà thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND quận thì các phịng, ban trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND quận ký thơng qua Văn phịng HĐND & UBND Quận.
4- Giao trả kết qủa giải quyết
Sau khi nhận hồ sơ và kết qủa đã giải quyết của các phịng, ban chun mơn; cán bộ, công chức của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính trực tiếp đến bộ phận văn th• thuộc Văn phịng HĐND & UBND Quận để đóng dấu, vào sổ theo dõi và trả hồ sơ đã giải quyết cho tổ chức, công dân theo phiếu hẹn, thu phí, lệ phí theo quy định, đ•a hồ sơ vào l•u trữ.
* Tr•ờng hợp khơng thể thụ lý giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian quy định nh• đã hẹn thì các phịng, ban chun mơn phải có thơng báo bằng văn bản về lý do cụ thể và chuyển đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa để có trách nhiệm thơng báo cho tổ chức, cơng dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết qủa. Từ quy trình giải quyết cơng việc theo cơ chế ‚một cửa‛ nêu trên, UBND các quận đã xây dựng và ban hành quy định về quy trình giải quyết hồ sơ hành chính đối với các lĩnh vực cụ thể. Chẳng hạn nh• UBND quận Tây Hồ có Quyết
định số 29/2003/QĐ-UB ngày 23/12/2003 ban hành Quy định về quy trình giải quyết hồ sơ hành chính trong việc thực hiện cơ chế ‚một cửa‛ ở các lĩnh vực: cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép hành nghề dịch vụ karaoke, dịch vụ bán và cho thuê băng, đĩa hình; cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; chuyển quyền sở hữu nhà ở và quyền sử
dụng đất ở; cấp giấy phép xây dựng; công chứng, hộ tịch; lao động, th•ơng binh và xã hội.
Trong các quyết định này quy định thống nhất về hồ sơ, trình tự, trách nhiệm và thời gian giải quyết công việc của các đơn vị tại UBND quận theo cơ chế ‚một cửa‛ nhằm triển khai thực hiện có hiệu qủa các nhu cầu giao dịch về thủ tục hành chính của cơng dân và các tổ chức trên địa bàn quận.
Các lĩnh vực đợc quy định giải quyết theo cơ chế ‚một cửa‛ tại UBND các quận bao gồm:
- Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Cấp giấy phép hành nghề dịch vụ karaoke, dịch vụ bán và cho thuê băng, đĩa hình. - Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở.
- Chuyển quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở. - Cấp giấy phép xây dựng.
- Công chứng, hộ tịch.
- Lao động, th•ơng binh và xã hội.
Riêng UBND quận Đống Đa khơng quy định về lĩnh vực lao động, th•ơng binh và xã hội vì do điều kiện thực tế của cơ quan không thể thực hiện lĩnh vực này theo cơ chế ‘'một cửa’'.
Về tiếp nhận, chuyển, giải quyết và giao trả hồ sơ tại UBND các quận đ•ợc quy định kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp pháp đúng quy định, đ•ợc quy định nh• sau:
1. Những loại hồ sơ của tổ chức, công dân đối với các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận đ•ợc nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính thuộc Văn phịng HĐND và UBND Quận để giải quyết theo quy định.
2. Những loại hồ sơ không thuộc các lĩnh vực đợc giải quyết theo cơ chế ‚một cửa‛ mà thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận thì nộp hồ sơ trực tiếp tại các phịng, ban chun mơn để thụ lý hồ sơ giải quyết.
3. Những loại hồ sơ của các tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của các sở, ban, ngành của thành phố hoặc các cơ quan khác thì bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa có trách nhiệm h•ớng dẫn tổ chức, cơng dân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
Cỏc phũng, ban chuyờn mụn Văn phũng UBND Quận Bộ phận tiếp nhận hồ sơ- Trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh
Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa có trách nhiệm giải thích, h•ớng dẫn cho tổ chức, công dân thực hiện đúng các quy định về hoàn chỉnh hồ sơ liên quan đến thẩm quyền giải quyết của các cơ quan có liên quan.
Cụng dõn hoặc
tổ chức
Nộp hồ sơ Trả hồ sơ
(Kiểm tra hồ sơ)
(Thẩm định/ Ký duyệt) Trỡnh ký Trả hồ sơ UBND Quận Ghi chú: Nộp hồ sơ Trỡnh ký Trả hồ sơ
Trên thực tế, có nhiều thủ tục hành chính liên ngành- tức là những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của một cơ quan hành chính sau khi có sự thỏa thuận của một hoặc một số cơ quan hành chính cùng cấp. Ngồi ra có cịn các thủ tục hành chính liên thơng giữa hai hoặc ba cấp hành chính. Ví dụ: Quy
trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính về chế độ đối với gia đình liệt sỹ, gồm 3 cấp:
- Xã, ph•ờng, thị trấn:
+ H•ớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ.
+ Xác nhận (bản khai, đối tợng ngời có cơng, đơn, biên bản…, các giấy tờ liên quan…)
- Quận, huyện:
+ Kiểm tra, thẩm định lại hồ sơ.
+ Xác nhận và đề nghị theo thủ tục quy định.
+ Tổng hợp, xác nhận danh sách xã, ph•ờng, thị trấn chuyển Sở. - Sở Lao động- Th•ơng binh và Xã hội
Xét duyệt hồ sơ, ra quyết định h•ởng chế độ cho gia đình liệt sỹ.
Một ví dụ khác là vấn đề cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (cịn gọi là cấp sổ đỏ) tr•ớc đây khi ch•a uỷ quyền cho UBND cấp quận thì phải qua một quy trình giải quyết gồm nhiều cấp: cấp xã, ph•ờng, cấp quận, Sở Địa chính – Nhà đất (nay là Sở Tài nguyên Mơi tr•ờng và Nhà đất) và cuối cùng là chuyển đến UBND Thành phố để ký, hồ sơ đ•ợc lập từ cấp ph•ờng sau quy trình giải quyết nhiều cấp nh• trên đ•ợc l•u tại l•u trữ Sở
Địa chính- Nhà đất cùng với 01 bản giấy chứng nhận. Tuy hồ sơ nộp tại ph•ờng nh•ng cuối cùng giấy chứng nhận ng•ời dân phải đến nhận tại quận- tức là phải qua rất nhiều cửa để thực hiện một thủ tục hành chính. Hiện nay, UBND Thành phố đã uỷ quyền cho UBND quận, huyện cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (Ví dụ: Quyết định số: 909/QĐ-UB ngày 29/01/2003 của UBND Thành phố Hà Nội uỷ quyền cho UBND quận Thanh Xuân cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở trên địa bàn quận Thanh Xuân) nhờ vậy đã giảm b•ớc đ•ợc nhiều khâu trong quy trình giải quyết thủ tục này.
Nh• vậy, dù là thủ tục hành chính đơn ngành, liên ngành hay liên thơng thì điều quan trọng nhất khi thực hiện cơ chế ‘'một cửa’' là công dân hoặc tổ chức khi làm thủ tục chỉ phải nộp hồ sơ và nhận kết quả tại một nơi duy nhất là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính và đ•ợc ấn định về thời hạn giải quyết.
* Kết qủa giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức theo cơ chế “một cửa”
Kết qủa triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính thể hiện rõ ràng nhất ở số l•ợng hồ sơ hành chính đã đ•ợc tiếp nhận và giải quyết.
Tại một số cơ quan chúng tơi tiếp cận đ•ợc số liệu cho thấy số l•ợng hồ sơ của cơng dân, tổ chức đợc tiếp nhận và giải quyết theo cơ chế ‚một cửa‛ thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua các năm khơng ngừng đ•ợc tăng lên.
Chẳng hạn, tại quận Tây Hồ
- Năm 2004: Tổng số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận (tính đến ngày 31/12/2004) là: 12.030
Trong đó: + Số hồ sơ đã giải quyết xong: 12.320 đạt 100%
+ Hồ sơ giải quyết xong và trả đúng hẹn: 12.320 đạt 100% + Tổng số phí, lệ phí đã thu: 745.209.500 đồng
+ Số vụ việc khiếu nại về kết qủa giải quyết: 0 [4,2] - Năm 2005: Tổng số hồ sơ tiếp nhận: 12.320.
Số hồ sơ đã giải quyết xong: 12.278
Trong đó: + Số hồ sơ giải quyết xong đúng hẹn: 12.278 + Số hồ sơ đang giải quyết ch•a đến hẹn trả: 42 Tổng số phí và lệ phí đã thu: 885.860.500 đồng Số vụ việc khiếu nại về thủ tục hành chính: 0 [9,1]
Số liệu trên đ•ợc tổng hợp từ các báo cáo tuần, cụ thể nh• sau:
(Trong tuần từ ngày 23/12/2005 đến ngày 29/12/2005 và luỹ tiến từ ngày 01/01/2005)