Để khắc phục tỡnh trạng trờn và thực hiện Nghị quyết 38/CP ngày 04/5/1994 của Chớnh phủ về cải cỏch một bước thủ tục hành chớnh trong việc giải quyết cụng việc của cụng dõn và tổ chức, Thành uỷ Hà Nội đó tổ chức quỏn triệt tinh thần chủ trương đến cỏc cấp uỷ Đảng, chớnh quyền, cơ sở, ban, ngành đoàn thể, cụng chức viờn chức trong toàn thành phố.
Đồng thời, UBND Thành phố đó chọn 5 đơn vị làm thớ điểm thực hiện cỏc nội dung về cải cỏch hành chớnh là: Sở Địa chớnh- Nhà đất, Văn phũng UBND Thành phố, Văn phũng Thành uỷ, quận Hai Bà Trưng và huyện Gia Lõm. Trong đú, chọn quận Ba Đỡnh, quận Hai Bà Trưng, Sở Địa chớnh- Nhà đất, Văn phũng Kiến trỳc sư trưởng Thành phố và huyện Gia Lõm làm thớ điểm mụ hỡnh “một cửa” giải quyết cỏc hồ sơ hành chớnh theo yờu cầu của cụng dõn và cỏc tổ chức.
Do đặc điểm và tỡnh hỡnh thực tế của Hà Nội, Thành uỷ, HĐND và UBND Thành phố quan tõm chỉ đạo cải cỏch thủ tục hành chớnh trờn một số vấn đề nổi cộm: thủ tục hành chớnh trong việc giải quyết mua bỏn, cho, chia, cho thuờ, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở; thủ tục giới thiệu và cấp chứng chỉ quy hoạch cho cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng trong và ngoài nước…
Nhằm thực hiện mục tiờu cải cỏch thủ tục hành chớnh loại bỏ những khõu bất hợp lý, gõy phiền hà cho nhõn dõn, ngăn chặn tệ cửa quyền, tham nhũng, hối lộ, vi phạm phỏp luật, Thành uỷ chỉ đạo Thành phố tập trung xõy dựng đề ỏn cải cỏch thủ tục hành chớnh thực hiện một đầu mối ở cấp thành phố để giải quyết cỏc yờu cầu của cụng dõn và tổ chức.
Ngày 8/4/1998, UBND Thành phố đó ban hành Chương trỡnh số 870/CTr- UB nờu rừ giải phỏp đẩy mạnh cải cỏch thủ tục hành chớnh thực hiện một đầu mối giải quyết cỏc yờu cầu của cụng dõn và tổ chức. Yờu cầu của cải cỏch thủ tục hành chớnh phải đảm bảo bốn nội dung là: cụng khai về thủ tục, lệ phớ, trỡnh tự giải quyết cụng việc và thời hạn giải quyết.
Đối với quận Ba Đỡnh, ngày 17/9/1996 UBND Thành phố Hà Nội đó ra Quyết định số 3051/QĐ-UB về việc giao cho UBND quận Ba Đỡnh thực hiện thớ điểm cải cỏch hành chớnh theo mụ hỡnh “Một cửa, tiến tới một dấu”.
Tại UBND quận Cầu Giấy, ngày 20/8/1999 UBND Quận đó ban hành Quyết định số: 693/QĐ-UB về việc phờ chuẩn đề ỏn cải cỏch thủ tục hành chớnh. Bản Đề ỏn quy định nhiều vấn đề quan trọng mà trước hết là khỏi niệm về cải cỏch thủ tục hành chớnh theo mụ hỡnh “một đầu mối”: Cải cỏch thủ tục hành chớnh theo mụ hỡnh “một đầu mối” là việc hỡnh thành bộ phận hành chớnh cụng (nơi tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh) đõy là đầu mối duy nhất để giao dịch, tiếp nhận giải quyết hồ sơ thủ tục hành chớnh của cụng dõn và tổ chức.
Trong bộ phận này UBND quận bố trớ cỏc cỏn bộ cụng chức đại diện cỏc phũng ban chuyờn mụn am hiểu chớnh sỏch phỏp luật và cụng việc được giao. Đồng thời tại đõy cú nội quy, quy chế tiếp nhận và giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh, đảm bảo cụng khai về quy trỡnh, thủ tục, thời gian và lệ phớ để hướng dẫn cụng dõn, tổ chức thực hiện thuận lợi.
Bản Đề ỏn cũng quy định phương thức hoạt động của bộ phận thường trực tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh, những lĩnh vực chủ yếu được tập trung giải quyết theo mụ hỡnh “một đầu mối” và đặc biệt là quy định về quy trỡnh cỏc bước tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh.
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ hành chớnh
Bố trớ, phõn cụng 04 cỏn bộ, cụng chức tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh trong đú quy định cụng việc của từng cỏn bộ.
Vớ dụ: Cỏn bộ nhận và trả hồ sơ hành chớnh thuộc lĩnh vực quản lý đụ thị,
địa chớnh nhà đất cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc cụng việc sau: + Nhận giải quyết hồ sơ xin cấp phộp xõy dựng
+ Xỏc nhận hồ sơ xin phộp đào đường, đặt ống cấp nước, hệ thống kỹ thuật hạ tầng. + Thẩm định thiết kế kỹ thuật, tổng dự toỏn cụng trỡnh xõy dựng.
+ Nhận hồ sơ quyền sử dụng, chuyển quyền sử dụng đất. + Nhận hồ sơ giải quyết tranh chấp nhà đất.
Cụng chức tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh khi tiếp nhận hồ sơ theo yờu cầu của tổ chức hoặc cụng dõn, phải kiểm tra hồ sơ theo những quy định đỳng thẩm quyền của quận.
Sau khi kiểm tra, hồ sơ đó đỏp ứng yờu cầu thủ tục:
+ Tiến hành lập phiếu biờn nhận hồ sơ (ghi rừ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết qủa giải quyết và ký nhận giao, nộp hồ sơ).
+ Vào sổ tiếp nhận để theo dừi quy trỡnh giải quyết hồ sơ.
+ Viết phiếu chuyển hồ sơ nhận được cho Trưởng phũng, ban chuyờn mụn cú thẩm quyền giải quyết ngày trong ngày nhận được hồ sơ (Phiếu chuyển ghi rừ ngày giờ giao nhận hồ sơ, ngày giờ nhận lại kết qủa hồ sơ đó giải quyết).
Trường hợp tổ chức hoặc cụng dõn chưa đủ cỏc giấy tờ theo quy định, cụng chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn tổ chức và cụng dõn hoàn chỉnh giấy tờ. - Bước 2: Giải quyết hồ sơ
+ Trưởng phũng, ban chuyờn mụn chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo UBND trong việc xử lý, giải quyết cỏc hồ sơ theo thẩm quyền, trỡnh Chủ tịch UBND quận hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, sau đú chuyển lại kết qủa đó giải quyết cho bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ.
Để đảm bảo trả hồ sơ đỳng quy định, cỏc phũng ban chức năng phải xem xột giải quyết ngay (hoặc trong ngày) cỏc hồ sơ chuyển đến. Đối với cỏc hồ sơ cú tớnh phức tạp cần cú thời gian khảo sỏt, thẩm tra hoặc nghiờn cứu thỡ phũng phải hoàn tất trước 1 đến 2 ngày ghi trờn phiếu hẹn để thường trực UBND quận cú thời gian xem xột, ký duyệt.
Những hồ sơ phải chuyển từ phũng ban này sang phũng ban khỏc để giải quyết tiếp, mỗi lần chuyển hồ sơ nhất thiết phải cú phiếu chuyển và thời gian giải quyết.
- Bước 3: Trả hồ sơ
+ Cụng chức tiếp nhận và trả hồ sơ cú trỏch nhiệm giao kết qủa hồ sơ đó giải quyết cho tổ chức hoặc cụng dõn theo phiếu hẹn, trường hợp hồ sơ chưa giải quyết xong vỡ cú vướng mắc phải nờu rừ lý do và hẹn giải quyết tiếp. Cụng chức
Cỏc phũng, ban chuyờn mụn Văn phũng UBND Quận Phũng Tiếp nhận- Trả hồ sơ hành chớnh
Trỡnh
cú thể liờn lạc trước với cụng dõn, tổ chức qua điện thoại để cụng dõn và tổ chức đỡ phải đi lại.
+ Những vấn đề mà cụng dõn, tổ chức chưa rừ, cụng chức tiếp nhận và trả hồ sơ cú trỏch nhiệm trả lời, giải thớch hoặc hướng dẫn thờm.
Như vậy, theo Quyết định số: 693/QĐ-UB ngày 20/8/1999 của UBND quận Cầu Giấy thỡ Đề ỏn cải cỏch thủ tục hành chớnh theo mụ hỡnh "một đầu mối"được ỏp dụng thực hiện kể từ ngày 01/10/1999. Trờn thực tế, sau một thời gian chuẩn bị bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh theo mụ hỡnh "một đầu mối" của UBND quận Cầu Giấy bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 10/4/2000.
Ở cỏc cơ quan khỏc như UBND quận Ba Đỡnh, Thanh Xuõn, Tõy Hồ… cũng giải quyết thủ tục hành chớnh theo quy trỡnh tương tự như trờn, về cơ bản quy trỡnh tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chớnh theo mụ hỡnh "một cửa" tại UBND cỏc quận diễn ra theo sơ đồ sau:
Cụng dõn hoặc
tổ chức
Nộp hồ sơ Trả hồ sơ
(Kiểm tra hồ sơ)
(Thẩm định) ký Trả hồ sơ UBND Quận Ghi chỳ: Nộp hồ sơ Trỡnh ký Trả hồ sơ Trỡnh ký
Việc thực hiện thớ điểm cỏc mụ hỡnh trờn đó mang lại những hiệu qủa tớch cực:
- Làm chuyển biến căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết cụng việc của cụng dõn và tổ chức, mọi quy trỡnh thủ tục và thời gian cần để giải quyết cỏc hồ sơ hành chớnh được cụng khai, rừ ràng, thực hiện đỳng phỏp luật.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho cụng dõn và tổ chức khi cú yờu cầu giải quyết cụng việc khụng phải qua nhiều nơi, cụng việc được giải quyết nhanh chúng, hạn chế những tiờu cực, ngăn chặn tệ cửa quyền sỏch nhiễu và cỏc hành vi trỏi phỏp luật, gúp phần làm trong sạch húa bộ mỏy nhà nước, đem lại sự phấn khởi và tạo niềm tin vững chắc của cụng dõn và tổ chức đối với chớnh quyền.
- Thụng qua cụng tỏc cải cỏch thủ tục hành chớnh nhằm khụng ngừng nõng cao hiệu lực quản lý nhà nước trờn địa bàn quận, đảm bảo sự điều hành tập trung thống nhất, hiệu qủa của UBND cỏc quận; nõng cao tớnh tự giỏc, tinh thần, trỏch nhiệm ý thức phỏp luật của người cụng chức nhà nước.
Bờn cạnh đú, qua qỳa trỡnh thực hiện thớ điểm cũng đó xuất hiện một số điểm bất cập như cỏn bộ tiếp nhận – trả hồ sơ hành chớnh làm việc kiờm nhiệm; họ là những cỏn bộ chuyờn mụn thuộc sự quản lý của cỏc phũng, ban được cử đến làm việc kiờm nhiệm tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, chủ yếu là để trực và nhận hồ sơ thay cho phũng. Hồ sơ sau khi tiếp nhận được cỏn bộ đưa về phũng giải quyết nờn trong một số trường hợp vẫn xảy ra hiện tượng trả kết quả giải quyết cho cụng dõn hoặc tổ chức tại phũng. Mặt khỏc, do làm việc kiờm nhiệm nờn sự tập trung, tớnh chuyờn trỏch trong cụng việc khụng cao, thỏi độ và tinh thần làm việc của một số cỏn bộ chưa tốt, thậm chớ cú sai phạm song do chưa quy về một đầu mối quản lý nờn việc xử lý chưa nghiờm. Bờn cạnh đú , do khụng cú một quy định chung thống nhất (như Quyết định 181) nờn ở mỗi cơ quan cú cỏch thức tiến hành khỏc nhau, khụng đồng bộ cựng là UBND cấp quận nhưng ở quận này lại tiến hành giải quyết thủ tục hành chớnh theo "một cửa" ở lĩnh vực này nhưng ở quận khỏc cựng cụng việc đú lại khụng giải quyết được theo "một cửa",
quy trỡnh thủ tục, hồ sơ cũng khụng giống nhau, cú nơi niờm yết quy trỡnh thủ tục, mức phớ, lệ phớ, cú nơi lại khụng niờm yết…tất cả những điều này một mặt gõy khú khăn cho cụng dõn, tổ chức trong khi giải quyết cỏc cụng việc, mặt khỏc cũng gõy khú khăn cho chớnh cỏc cơ quan nhà nước trong khi thực thi cụng vụ. Đặc biệt, sự khụng thống nhất trong qỳa trỡnh giải quyết cựng một cụng việc của cỏc quận trong cựng một thành phố tạo nờn dư luận khụng tốt trong nhõn dõn... Do đú, việc ra đời một văn bản phỏp quy quy định thống nhất về quy trỡnh thủ tục, cỏch thức tiến hành giải quyết thủ tục hành chớnh theo cơ chế "một cửa" là việc làm cần thiết. Tuy nhiờn, theo đỏnh giỏ chung thỡ trong qỳa trỡnh thực hiện thớ điểm thỡ ưu điểm vẫn là chủ yếu, được người dõn đồng tỡnh ủng hộ.
Với những kết qủa đó đạt được và những kinh nghiệm tớch luỹ được trong qỳa trỡnh thực hiện thớ điểm chớnh là nền tảng và là điều kiện thuận lợi để UBND cỏc quận thực hiện cơ chế “một cửa” theo tinh thần của Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chớnh phủ.