Việc bố trớ địa điểm và cơ sở vật chất- kỹ thuật cú ảnh hưởng nhất định đến việc triển khai và hiệu qủa của việc thực hiện cơ chế "một cửa" tại UBND cỏc quận. Với lợi thế là UBND cỏc quận của Thủ đụ, so với nhiều địa phương khỏc việc chuẩn bị và trang bị cơ sở vật chất cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa tại cỏc quận chỳng tụi đến khảo sỏt tương đối thuận lợi. Riờng trường hợp UBND quận Đống Đa, địa điểm chật hẹp và sự phõn tỏn chỗ làm việc của cỏc phũng ban chớnh là một trong những nguyờn nhõn dẫn đến những hạn chế trong việc tổ chức triển khai thực hiện cơ chế "một cửa".
Hầu hết cỏc quận vẫn tiếp tục sử dụng phũng làm việc của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc trung tõm dịch vụ hành chớnh cụng (như tại quận Tõy Hồ) trước đõy và cú sự nõng cấp, thay đổi về cỏc biển hiệu, cỏc bảng niờm yết thủ tục, lệ phớ…Về nơi làm việc, phần lớn được bố trớ trong một phũng khộp kớn (trừ UBND quận Đống Đa sử dụng 2 phũng), cỏc bàn tiếp nhận được bố trớ liờn hoàn và nơi làm việc của cụng chức tiếp nhận được ngăn cỏch với khu vực dành cho người dõn đến tỡm hiểu thụng tin và ngồi chờ bằng vỏch ngăn trong. Trờn cú ghi rừ số thứ tự và loại hồ sơ tiếp nhận của từng bàn tiếp nhận.
Tại cỏc phũng tiếp nhận đều niờm yết nội quy, chức năng, nhiệm vụ và cỏc thủ tục tiếp nhận…Trong cỏc bản nội quy đều cú những quy định chung, những quy định cụ thể tại bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa và những quy định đối với tổ chức, cụng dõn.
Niờm yết cụng khai về thẩm quyền, quy trỡnh- trỡnh tự giải quyết, thời hạn giải quyết và lệ phớ là yờu cầu bắt buộc phải thực hiện khi triển khai cơ chế "một cửa". Yờu cầu này được UBND cỏc quận thực hiện tương đối đầy đủ song chưa cú quy định thống nhất nờn ở mỗi quận lại cú những cỏch niờm yết khỏc nhau. Trong đú, khang trang, đầy đủ nhất là tại UBND quận Thanh Xuõn, tại đõy niờm yết cả danh sỏch cỏc thủ tục hành chớnh thuộc thẩm quyền giải quyết ở cấp quận.
Cỏc thủ tục hành chớnh được niờm yết cụng khai giỳp cho người dõn nắm được thẩm quyền của UBND cấp quận trong việc giải quyết cụng việc đú, những văn bản, giấy tờ cần phải cú, thời gian giải quyết, trỡnh tự giải quyết và lệ phớ phải nộp. Qua đú, người dõn cú thể chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ, xỏc định cơ quan cú thẩm quyền giải quyết, giỏm sỏt được quy trỡnh và thời gian giải quyết và biết được trỏch nhiệm tài chớnh mà mỡnh phải thực hiện khi thủ tục được giải quyết.
Để phục vụ cho cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ trong qỳa trỡnh tỏc nghiệp, hầu hết bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của cỏc quận đều được trang bị mỏy vi tớnh, mỏy in, mỏy photocopy…Cú những quận trang bị cho mỗi cỏn bộ một mỏy vi tớnh như Thanh Xuõn, Cầu Giấy song một số quận khỏc như Tõy Hồ, Đống Đa chỉ cú mỏy tớnh chung cho cả phũng và mỏy của cỏn bộ kế toỏn.
Đỏng chỳ ý là 100% bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chớnh của cỏc quận đó kết nối với cổng giao tiếp điện tử của Thành phố: Hanoi Portal (www.hanoi.gov.vn). Cổng giao tiếp này do Ban quản lý dự ỏn Cụng nghệ thụng tin của Thành phố chịu trỏch nhiệm kết nối với bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của cỏc sở, ban, ngành và của UBND cỏc quận, huyện; cho phộp cụng khai, minh bạch cỏc hồ sơ giải quyết thủ tục hành chớnh, tăng cường cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt của cụng dõn và nõng cao hiệu qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của cỏn bộ, cụng chức.
Đặc biệt, ở UBND quận Tõy Hồ đó đầu tư một khoản kinh phớ khỏ lớn cho việc đưa vào ỏp dụng chương trỡnh phần mềm quản lý hồ sơ bằng mó vạch. Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ, đầy đủ thủ tục, cỏn bộ tiếp nhận sẽ tiếp nhận hồ sơ và đồng thời đưa cho người nộp hồ sơ Phiếu nhận và trả hồ sơ hành chớnh (theo mẫu số II- ban hành kốm theo Quyết định số 183/2003/QĐ-UB ngày 29/12/2003 của UBND thành phố Hà Nội) trờn cú mó vạch riờng của hồ sơ đú. Để tra cứu cỏc thụng tin liờn quan đến hồ sơ, quột mó vạch qua một mỏy Scan được đặt trong phũng tiếp nhận, mỏy tớnh sẽ thụng bỏo kết quả giải quyết hồ sơ.
Qua đú biết được hồ sơ hiện đang do phũng chuyờn mụn nào giải quyết, đang giải quyết hay đó giải quyết xong, hoặc hồ sơ đó chuyển cho cỏc Sở, chuyển lờn UBND Thành phố (nếu là những thủ tục liờn ngành)… Với cỏch thức này, quy trỡnh giải quyết hồ sơ hoàn toàn được cụng khai, người dõn cú thể chủ động biết được tỡnh trạng giải quyết hồ sơ mà khụng cần phải hỏi cỏn bộ tiếp nhận. Thuận lợi hơn, nếu mỏy tớnh thụng bỏo hồ sơ đó được giải quyết xong kể cả trước thời hạn trả hồ sơ, người dõn cú thể đề nghị nhận kết qủa trước ngày hẹn.
Như vậy, UBND cỏc quận đều cú sự đầu tư thớch đỏng về cơ sở vật chất