1. Tổng số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận trong tuần và luỹ tiến
3.4. Bố trớ nơi làm việc khoa học và hiện đại húa cơ sở vật chất
Để tiếp tục triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” được thuận lợi, cỏc cơ quan cần bổ sung cơ sở vật chất, tăng cường trang bị cỏc thiết bị thụng tin hiện
đại. Bờn cạnh đú, phải chỳ ý đến việc đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức sử dụng thành thục phương tiện kỹ thuật.
Về cơ sở vật chất cho thực hiện cải cỏch thủ tục hành chớnh theo cơ chế “một cửa” phải thống nhất chung, trỏnh tỡnh trạng mỗi nơi một kiểu như hiện nay, song cũng phải tớnh đến điều kiện kinh tế và đặc điểm của từng cơ quan. Ít nhất phải đảm bảo những điều kiện tối thiểu như sau:
Nơi làm việc của bộ phận “một cửa” phải đặt ở địa điểm ở vị trớ thuận lợi nhất cho việc tiếp dõn, tiếp đại diện tổ chức, cho quan hệ giữa cỏc phũng, ban với bộ phận “một cửa” và gần nơi làm việc của chủ tịch UBND quận. Theo đú, cỏch bố trớ bộ phận “một cửa” tỏch biệt với trụ sở uỷ ban hoặc sử dụng lối đi riờng như ở UBND quận Cầu Giấy, UBND quận Ba Đỡnh hiện nay là chưa hợp lý. Đặc biệt, ở UBND quận Cầu Giấy, bộ phận tiếp nhận hồ sơ ngoài việc bố trớ ngoài trụ sở uỷ ban, cú lối đi riờng lại bố trớ ở trờn tầng hai, phũng làm việc ở vị trớ khuất, cửa phũng luụn đúng dễ gõy tõm lý ngại đến giao dịch của cụng dõn, tổ chức.
Theo chỳng tụi, vị trớ tốt nhất để bố trớ nơi làm việc của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa để vừa thuận lợi trong giao dịch với cụng dõn, tổ chức, vừa nhanh chúng trong khõu chuyển giao hồ sơ đến cỏc phũng, ban của quận để giải quyết là ở tầng một và cựng địa điểm với trụ sở của uỷ ban.
Với bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa của quận Đống Đa là nơi đang gặp nhiều khú khăn về mặt địa điểm thỡ cần cú đề nghị UBND quận bố trớ địa điểm làm việc khỏc. Nếu tiếp tục sử dụng địa điểm hiện nay thỡ cần cải tạo, thụng hai phũng để đảm bảo tớnh liờn hoàn trong quy trỡnh tiếp nhận hồ sơ và thuận tiện trong giao dịch hành chớnh với cụng dõn, tổ chức. Trong thời gian tới, UBND quận đang cú kế hoạch cải tạo, xõy dựng mới trụ sở uỷ ban, khi đú bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa sẽ được chuyển đi thỡ cũng cần chỳ ý đến việc lựa chọn địa điểm làm việc sao cho thuận lợi, phự hợp với yờu cầu cụng việc.
Tại phũng làm việc của bộ phận “một cửa” phải cú sơ đồ hướng dẫn cụng dõn về bố trớ, phõn cụng cụng chức ở bộ phận này.
UBND cỏc quận cần quan tõm đến việc bố trớ nơi cho cụng dõn ngồi trong khi chờ làm thủ tục. Phũng tiếp nhận hồ sơ cần được sắp xếp một cỏch khoa học, trong đú cú phõn biệt rừ khu vực cỏn bộ, cụng chức làm việc và khu vực cụng dõn ngồi chờ làm thủ tục. Nờn ỏp dụng hỡnh thức phục vụ một cỏch khoa học, cụng khai, sử dụng cỏc bảng thụng bỏo điện tử như tại một số ngõn hàng hiện nay đang ỏp dụng. Theo hỡnh thức này, mỗi cụng dõn khi đến làm thủ tục sẽ rỳt một phiếu theo số thứ tự và đến khu vực ngồi chờ làm thủ tục. Bảng thụng bỏo điện tử cho biết hiện đang phục vụ khỏch hàng cú số thứ tự bao nhiờu và số thứ tự tiếp theo đang chờ được phục vụ. Khi đến lượt cú thụng bỏo hướng dẫn để cụng dõn, tổ chức đến cửa số mấy để đươc được phục vụ. Điều này khụng chỉ tạo ra sự ngăn nắp, trật tự, văn minh, nhanh chúng và hiện đại nơi cụng sở mà cũn tạo ra một cung cỏch làm việc mới khoa học hơn của cỏn bộ, cụng chức và tạo nờn một bước tiến trong giao dịch hành chớnh giữa cơ quan nhà nước với người dõn.
Để thực hiện được biện phỏp trờn cần kết hợp với việc ứng dụng cỏc thành tựu khoa học cụng nghệ vào quản lý nhà nước, vớ dụ thực hiện hành chớnh điện tử, tiến hành một số dịch vụ qua mạng điện tử, quy định thống nhất sử dụng hệ thống mó số thủ tục hành chớnh trong giao dịch giữa cơ quan hành chớnh với cụng dõn, tổ chức.
Trước thực trạng mỗi phũng tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của mỗi quận đang cú cỏch thiết kế và niờm yết cỏc bảng biểu hướng dẫn hồ sơ, thủ tục hành chớnh, bảng phớ, lệ phớ khụng thống nhất như hiện nay, nơi thỡ chung chung, nơi lại cụ thể, cú nơi lại qỳa chi tiết dẫn đến số lượng bảng biểu niờm yết qỳa nhiều; vị trớ niờm yết ở một số quận lại rất khú khăn để quan sỏt... thỡ yờu cầu phải chuẩn húa cỏc thủ tục hành chớnh cũng như bảng phớ, lệ phớ theo mẫu. Việc niờm yết phải chỳ ý đặt ở những vị trớ dễ quan sỏt. Đõy là trỏch nhiệm của UBND Thành phố trong việc khảo sỏt thực tế tại UBND cỏc
quận và cỏc đơn vị trực thuộc, xỏc định những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống bảng biểu đang được sử dụng, từ đú quy định thống nhất mẫu bảng biểu, những nội dung cần niờm yết và vị trớ niờm yết để cỏc quận căn cứ vào đú thực hiện. Theo chỳng tụi, bảng biểu niờm yết khụng nhất thiết phải qỳa chi tiết vỡ như vậy sẽ dẫn đến số lượng bảng biểu qỳa nhiều. Chỉ cần niờm yết những thụng tin quan trọng, cơ bản như thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chớnh của UBND cấp quận, những thủ tục hành chớnh được tiếp nhận tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, thời hạn giải quyết, phớ và lệ phớ đối với từng thủ tục hành chớnh. Tiếp đú, thủ tục hồ sơ, quy trỡnh thủ tục giải quyết của từng loại thủ tục hành chớnh cần được quy định chi tiết, cụ thể, rừ ràng và đúng thành cỏc tập, quyển hoặc file sao cho dễ sử dụng nhất. Cú thể sử dụng hỡnh thức cỏc file trờn giỏ xoay, vị trớ giỏ xoay khụng nờn để sỏt vào gúc phũng, gúc tường vỡ sẽ khú sử dụng mà nờn ở khoảng giữa khu vực ngồi chờ làm thủ tục của cụng dõn.
Ngoài ra, cỏc phũng tiếp nhận cần được thống nhất tờn gọi “Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa” và cụng khai lịch làm việc 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần giỳp người dõn biết rừ ngày, giờ làm việc để tiện liờn hệ cụng tỏc.
Cuối cựng, cỏch bố trớ hũm thư gúp ý như hiện nay tuy đảm bảo tớnh bớ mật nhưng vẫn cũn mang tớnh hỡnh thức. Theo chỳng tụi, để tiếp nhận những ý kiến phản ỏnh của người dõn ngoài việc duy trỡ hũm thư gúp ý, cú thể bố trớ trong phũng tiếp nhận bàn tiếp dõn để trực tiếp trao đổi và giải đỏp, giải thớch những thắc mắc của người dõn; đồng thời giỏm sỏt được qỳa trỡnh làm việc, giao dịch hành chớnh với cụng dõn, tổ chức của cỏc cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ. Thiết nghĩ cỏch làm này khụng chỉ đảm bảo và thực hiện đầy đủ quyền dõn chủ của người dõn mà cũn tạo được cơ chế giỏm sỏt hiệu qủa trong hoạt động của cỏc cỏn bộ và cơ quan nhà nước, kịp thời xử lý cỏc tỡnh huống trong giao dịch hành chớnh, nõng cao tinh thần, trỏch nhiệm của cỏn bộ, cụng chức trong qỳa trỡnh thực thi cụng vụ, hạn chế được cỏc tiờu cực cú thể xảy ra. Qua đú, cú cơ sở thực tiễn để đỏnh giỏ kết qủa cụng tỏc của cỏn bộ và hiệu qủa thực tế của việc triển khai cơ
chế “một cửa” để từ đú đề ra cỏc biện phỏp điều chỉnh nếu cần thiết, gúp phần vào việc hoàn chỉnh, nõng cao hiệu quả của cơ chế này.