bố trớ địa điểm thuận lợi cho giao dịch, trang bị cỏc trang thiết bị, phương tiện làm việc, cỏc bảng biểu hướng dẫn quy trỡnh thủ tục, phớ và lệ phớ, bàn ghế cho cụng dõn ngồi chờ làm thủ tục…tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận này triển khai cỏc phần việc khỏc của cơ chế "một cửa".
2.2.2.4. Bố trớ và đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức làm việc tại Bộ phậntiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa
Việc bố trớ cỏn bộ, cụng chức giữ vai trũ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu qủa triển khai thực hiờn cơ chế “một cửa” vỡ một trong những nguyờn nhõn dẫn đến những tồn tại, hạn chế trong giải quyết thủ tục hành chớnh trước đõy là do việc bố trớ cỏn bộ khụng phự hợp, trỡnh độ và thỏi độ làm việc của một số cỏn bộ khụng đỏp ứng được yờu cầu cụng việc. Chớnh vỡ vậy khi triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” một trong những yếu tố được đặc biệt quan tõm là việc bố trớ, đào tạo cỏn bộ, cụng chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh.
UBND cỏc quận khi triển khai cơ chế “một cửa” (theo Quyết định 181/2003/QĐ-TTg và Quyết định 156) đều chỳ ý đến việc phõn cụng cỏn bộ phụ trỏch Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh. Đến nay 100% cỏc quận đó phõn cụng một lónh đạo Văn phũng HĐND và UBND phụ trỏch, thường là Phú Văn phũng. Ngoài ra, cỏc quận cũn phõn cụng cụng chức làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa.
Cơ cấu nhõn sự của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa, gồm: Lĩnh vực phụ trỏch Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa (Phú Văn phũng HĐND&UBND)
- Chịu trỏch nhiệm chung, điều hành toàn diện hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa
04 cụng chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa
01 cụng chức phụ trỏch lĩnh vực cấp giấy chứng nhận kinh doanh, cấp giấy phộp hành nghề dịch vụ karaoke, dịch vụ bỏn và cho thuờ băng, đĩa hỡnh.
01 cụng chức phụ trỏch lĩnh vực cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; Chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; cấp giấy phộp xõy dựng nhà ở.
01 cụng chức phụ trỏch lĩnh vực chứng thực, hộ tịch 01 cụng chức phụ trỏch lĩnh vực lao động- thương binh và xó hội
01 cụng chức phụ trỏch lĩnh vực lao động- thương binh và xó hội
Kế toỏn 01 cụng chức phụ trỏch lĩnh vực thu phớ, lệ phớ, kế toỏn
Về việc bố trí cơng chức làm việc tại bộ phận ‚một cửa‛ chỉ duy nhất quận Tây Hồ ngay từ đầu đã bố trí cán bộ chuyên trách, tức là tuyển dụng mới cán bộ. UBND quận Tây Hồ đã chú ý đến trình độ chun mơn của từng cán bộ cho phù hợp với vị trí cơng tác mà họ sẽ đảm nhiệm. (Vì tr•ớc đây hầu hết các uỷ ban chủ yếu sử dụng cán bộ tiếp nhận tốt nghiệp chuyên ngành luật nên bị hạn chế trong thao tác chuyên môn đối với các lĩnh vực khác nh• gặp khó khăn trong vấn đề h•ớng dẫn thủ tục hành chính, kiểm tra hồ sơ xây dựng,
kinh doanh…). Chẳng hạn, cán bộ tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực chứng thực – hộ tịch
tốt nghiệp đại học luật, cán bộ tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực cấp phép xây dựng và cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở tốt nghiệp đại học xây dựng.
Những cán bộ này thuộc biên chế của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, điều này không chỉ thuận lợi cho các cán bộ trong qúa trình tác nghiệp mà cịn giúp cho Văn phịng quản lý, giám sát, điều hành đ•ợc cán bộ, cơng chức của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính.
Cịn tại các quận khác phần lớn vẫn tiếp tục duy trì bộ máy nhân sự đã hoạt động từ tr•ớc đó (thời điểm một số cơ quan thực hiện thí điểm), có bổ sung một số nhân sự mới nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của việc triển khai thực hiện cơ chế ‚một cửa‛.
Cùng với việc bố trí cán bộ, tại UBND các quận khi triển khai thực hiện cơ chế ‚một cửa‛ đều chú trọng đúng mức đến cơng tác đào tạo, bồi d•ỡng cán bộ, công chức làm công tác tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa.
Điển hình nh• ở UBND quận Tây Hồ, năm 2004 để chuẩn bị cho công tác triển khai đồng loạt việc thực hiện cơ chế ‚một cửa‛, từ ngày 20/9 đến 28/9 UBND Quận đã tổ chức tập huấn kỹ năng tiếp dân và nghiệp vụ công tác đối với cán bộ làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa của quận và tất cả các ph•ờng trên địa bàn quận, với hình thức đào tạo trực tiếp (cùng với lý thuyết là việc hớng dẫn thực hành ngay tại bộ phận ‚một cửa‛ cấp quận).
Tiếp đó, ngày 04/3/2005, đ•ợc sự chỉ đạo của Quận, phịng Tổ chức chính quyền đã phối hợp cùng Trung tâm Bồi d•ỡng chính trị quận tiếp tục tổ chức tập huấn về nghiệp vụ và kỹ năng công tác đối với các cán bộ làm cơng tác tiếp nhận hồ sơ hành chính của bộ phận ‚một cửa‛ tại quận và phờng.
Đặc biệt, để bồi d•ỡng, nâng cao nhận thức và chun mơn nghiệp vụ cho các cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của các cơ quan hành chính trên toàn Thành phố, UBND thành phố đã tổ chức tập huấn cho số cán bộ, công chức thực thi nhiệm vụ ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa. Cụ thể là, tháng 09/2005, Sở Nội vụ đã tổ chức lớp tập huấn cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính tại Uỷ ban nhân dân quận, huyện, xã, ph•ờng, thị trấn.
UBND các quận đã tạo điều kiện để 100% cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiện đang làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thuộc Văn phịng HĐND & UBND quận và ph•ờng tham gia lớp tập huấn này.
Ch•ơng trình tập huấn bao gồm các nội dung lớn:
- Mục tiêu và nội dung của Ch•ơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà n•ớc giai đoạn 2001-2010.
- í nghĩa, mục đớch, yờu cầu, cỏc nguyờn tắc thực hiện cơ chế “một cửa” ở cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xó.
- Quy chế về tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xó.
- Tỏc phong, lề lối làm việc mới theo tinh thần cải cỏch hành chớnh của cỏn bộ, cụng chức nhà nước, nhất là những người thường xuyờn tiếp xỳc với cụng dõn và tổ chức.
- Trỏch nhiệm của lónh đạo thành phố, quận, phường với cụng tỏc cải cỏch hành chớnh. - Quy chế phối hợp giải quyết cụng việc giữa cỏc cơ quan trong bộ mỏy hành
chớnh nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện.
Qua lớp tập huấn, cỏc cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ cũn được trang bị kỹ năng tiếp nhận hồ sơ trong từng lĩnh vực cụ thể. Nội dung tập huấn do cỏc sở chuyờn mụn thực hiện. Chẳng hạn Sở Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn kỹ năng tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chớnh thuộc thẩm quyền của UBND quận, huyện trong lĩnh vực đầu tư xõy dựng cơ bản. Nội dung hướng dẫn bao gồm cỏc quy định về trỡnh tự thủ tục thẩm định, phờ duyệt bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật, dự ỏn đầu tư sử dụng vốn ngõn sỏch nhà nước cú tổng mức vốn đầu tư đến 5 tỷ đồng thuộc thẩm quyền phờ duyệt của UBND quận, huyện. Những quy định về hồ sơ trỡnh thẩm định, phờ duyệt dự ỏn đầu tư thuộc thẩm quyền phờ duyệt của UBND quận, huyện…
Qua lớp tập huấn trờn và cỏc đợt tập huấn do chớnh UBND cỏc quận tiến hành đó giỳp cho cỏc cỏn bộ làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh được bồi dưỡng, nõng cao kỹ năng tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chớnh cũng như rốn luyện, nõng cao phẩm chất, phong cỏch làm việc và kỹ năng tiếp dõn.