1. Tổng số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận trong tuần và luỹ tiến
2.3. Nhận xét về tình hình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nộ
cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nội
Vận dụng lý luận về hành chính, cải cách hành chính và thơng qua qúa trình khảo sát thực tế tình hình triển khai thực hiện cơ chế ‚một cửa‛ tại UBND các quận của thành phố Hà Nội, chúng tơi có một số nhận xét sau:
- Sau khi có Quyết định 181/2003/QĐ-TTg và đặc biệt là sau khi UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 156/2003/QĐ-UB về việc thực hiện cơ chế ‚một cửa‛ trong giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính của thành phố Hà Nội, UBND các quận đã có nhiều việc làm khẩn tr•ơng, tích cực để triển khai thực hiện theo đúng tiến độ quy định. Bằng một loạt các biện pháp từ xây dựng kế hoạch, bố trí địa điểm, trang bị cơ sở vật chất- kỹ thuật, điều động, tuyển dụng nhân sự, xây dựng quy chế hoạt động, quy định quy trình giải quyết hồ sơ hành chính theo cơ chế ‚một cửa‛…100% các quận đã triển khai thực hiện
đúng tiến độ là từ ngày 01/01/2004.
- Với việc áp dụng cơ chế ‚một cửa‛, hoạt động của cơ quan hành chính nhà n•ớc mà trực tiếp ở đây là UBND các quận đ•ợc nâng lên một b•ớc về chất l•ợng, quy trình xử lý cơng việc đ•ợc đổi mới, hợp lý, khoa học, giảm sự phiền hà cho công dân và tổ chức. Khi cần giải quyết thủ tục hành chính, cơng dân, tổ chức chỉ phải đến một nơi thay vì phải đến nhiều nơi nh• tr•ớc đây mà vẫn đ•ợc giải quyết tốt cơng việc. Hầu hết bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa của các quận đều đặt các hịm th• góp ý hoặc tr•ng cầu ý kiến của ng•ời dân một cách cơng khai, dân chủ.
- Các thủ tục hành chính và mức phí, lệ phí cần thiết khi yêu cầu giải quyết những công việc liên quan của công dân, tổ chức với cơ quan cơng quyền đ•ợc cơng khai, minh bạch, thời gian giải quyết đ•ợc rút ngắn.
- Tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với việc thực thi công vụ trong việc giải quyết yêu cầu của cơng dân và tổ chức đ•ợc nâng cao, tạo lập đ•ợc mối quan hệ tốt giữa cán bộ, công chức với nhân dân.
Bên cạnh những •u điểm thì qúa trình triển khai thực hiện cơ chế ‚một cửa‛ cũng bộc lộ một số tồn tại, hạn chế sau:
- Tr•ớc hết, về nhận thức hiện nay vẫn cịn nhiều quan điểm khác nhau xung quanh về việc triển khai thực hiện cơ chế ‚một cửa‛, có ngời cho rằng cơ chế này cũng là mơ hình thí điểm, là giải pháp tình thế giống nh• một số mơ hình thí điểm về cải cách hành chính tr•ớc đây ở một số địa ph•ơng. Điển hình nh• việc thực hiện thí điểm dịch vụ hành chính ở một số cơ quan, đơn vị ở Hà Nội trong hai năm 2002-2003. Sau một thời gian thí điểm, do những tồn tại, bất cập từ qúa trình thực hiện thí điểm, cuối năm 2003 UBND thành phố Hà Nội đã ra quyết định tạm dừng việc thí điểm tại các cơ quan, đơn vị.
Nguyên nhân đ•ợc xác định là do ch•a có sự chuẩn bị đồng bộ, đầy đủ công tác tuyên truyền, giáo dục, đào tạo, huấn luyện cán bộ, cơng chức để họ có
đ•ợc nhận thức, thái độ coi tổ chức và cơng dân nh• là khách hàng và có kỹ năng quản lý gắn với hoạt động dịch vụ. Mặt khác, khi tiến hành thí điểm mơ hình thì vấn đề về lề lối, mối quan hệ phối hợp trong nội bộ bộ máy hành chính để giải quyết cơng việc cho các tổ chức và cơng dân ch•a đ•ợc xác định rõ ràng, mạch lạc. Điều quan trọng có ý nghĩa quyết định sự thất bại của mơ hình dịch vụ hành chính cơng ở Hà Nội là do sự phối hợp, cộng tác trong hoạt động cơng vụ cịn lỏng lẻo, tuỳ tiện, một bộ phận cán bộ công chức vẫn quen lợi dụng việc cơng để m•u lợi t•, tìm cách trì hỗn níu kéo cơ chế xin- cho và thể hiện ở thái độ cửa quyền, áp đặt, sách nhiễu gây phiền hà... Ngồi ra vì quan niệm cho rằng đó là mơ hình thí điểm nên trong cách làm khơng ít cán bộ cơng chức cịn dè dặt, thiếu tự tin, sự tận tình, trách nhiệm, cho rằng làm đ•ợc thì tốt mà khơng làm đ•ợc thì cũng khơng sao bởi đã là thí điểm thì thành cơng hay thất bại cũng là chuyện bình th•ờng. Rõ ràng, nhận thức không giống nhau th•ờng dẫn đến cách làm khơng thống nhất và do đó hiệu qủa giải quyết cơng việc cho cơng dân, tổ chức cũng sẽ không giống nhau.
Ở đõy cần khẳng định, cơ chế “một cửa” được Thủ tướng Chớnh phủ quyết định nhõn rộng trờn cơ sở đó cú sự khảo sỏt, đỏnh giỏ tổng kết và bỏo cỏo của cỏc
cơ quan chức năng do đú khụng phải mụ hỡnh thớ điểm, cũng khụng phải là một giải phỏp tỡnh thế mà đú chớnh là một phương thức hoạt động chớnh thức của cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước để phục vụ người dõn ngày một hiệu qủa hơn. - Cụng tỏc chỉ đạo, điều hành của lónh đạo một số quận cũn chưa nghiờm tỳc, thiếu
kiờn quyết, thực hiện cũn mang tớnh hỡnh thức, chiếu lệ, thiếu sỏng tạo nờn hiệu qủa khụng cao, dẫn đến hệ qủa là:
+ Thiếu quan tõm đến những quy định cụ thể trong Quyết định nờn tờn gọi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa cũn tuỳ tiện, khụng đỳng quy định.
+ Chưa quan tõm đỳng mức đến việc bố trớ nơi làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa nờn ở một số quận nơi làm việc cũn chưa đảm bảo yờu cầu.
+ Chưa chỳ ý đến việc trang bị phương tiện làm việc và chớnh sỏch đói ngộ cho cỏn bộ, cụng chức.
- Quy định về thủ tục giải quyết ở một số lĩnh vực giữa cỏc quận chưa cú sự thống nhất. Chẳng hạn trong lĩnh vực cấp, đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cấp đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cấp giấy phộp hành nghề dịch vụ karaoke, dịch vụ bỏn và cho thuờ băng, đĩa hỡnh đơn cử ở hai quận là UBND quận Tõy Hồ và UBND quận Thanh Xũn đó cú sự quy định khỏc nhau ngay từ phần căn cứ để xõy dựng cỏc quy định, về hồ sơ trong trường hợp kinh doanh cỏc ngành nghề đũi hỏi phải cú chứng chỉ hành nghề, cỏc quận cũng quy định khụng giống nhau. Mặt khỏc, về quy trỡnh thủ tục để giải quyết trong một số lĩnh vực giữa cỏc quận khụng thống nhất.
- Việc phõn cấp quản lý chưa được tiến hành mạnh mẽ, sõu rộng, cơ chế phối hợp trong qỳa trỡnh giải quyết hồ sơ của cụng dõn, tổ chức cũn thiếu chặt chẽ.
- Trụ sở của một số quận nhất là cỏc quận cũ, do xõy dựng từ lõu nờn bất cập khi triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”, điển hỡnh là UBND quận Đống Đa. Hạn chế về mặt địa điểm, phũng Lao động- Thương binh Xó hội quận hiện khụng nằm cựng trụ sở của Uỷ ban do đú khụng đưa được lĩnh vực lao động- thương binh xó hội vào thực hiện theo cơ chế “một cửa”.
Việc trang bị cơ sở vật chất cũn thiếu đồng bộ giữa cỏc quận. Cụng chức tiếp nhận hồ sơ của một số quận cũn chưa được trang bị mỏy tớnh riờng để làm việc do đú việc quản lý hồ sơ chủ yếu được thao tỏc thủ cụng, cụ thể là ghi chộp vào sổ tiếp nhận- chuyển giao và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chớnh (Mẫu số I- Ban hành kốm theo Quyết định số 183/2003/QĐ-UB ngày 29/12/2003 của UBND thành phố Hà Nội).
- Do diện tớch chật hẹp và cỏch bố trớ phũng làm việc thiếu khoa học nờn tại phũng tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của UBND cỏc quận hiện nay đều bất hợp lý trong việc sắp xếp nơi cho cụng dõn ngồi chờ, tạo khung cảnh nhốn nhỏo, chưa đảm bảo được tớnh văn minh, khoa học nơi cụng sở.
- Cỏc biển hiệu, biểu bảng hướng dẫn trong cỏc phũng tiếp nhận hồ sơ của UBND cỏc quận rất khỏc nhau, mỗi nơi một kiểu.
Về tờn gọi, ở UBND quận Đống Đa biển hiệu ghi là: “Bộ phận tiếp nhận giải quyết hồ sơ hành chớnh”, tại UBND quận Cầu Giấy là: “Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh”, UBND quận Thanh Xuõn là: “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh”, UBND quận Ba Đỡnh là: “Phũng tiếp nhận và trả hồ sơ hành chớnh”, UBND quận Tõy Hồ là “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chớnh”…
Như vậy, nếu đối chiếu với quy định tại Quyết định 181/2003/QĐ-TTg (quy định tờn gọi là: Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa) thỡ khụng cú quận nào thực hiện đỳng và đối chiếu với quy định tại Quyết định 156/2003/QĐ-UB (quy định tờn gọi là: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh) thỡ cũng chỉ cú duy nhất ở UBND quận Thanh Xuõn (trong số UBND cỏc quận chỳng tụi đến khảo sỏt) là thực hiện đỳng.
Cỏc biểu bảng cụng khai cỏc loại thủ tục hành chớnh, quy trỡnh giải quyết, thời gian giải quyết, phớ và lệ phớ, nội quy phũng tiếp nhận…cỏch niờm yết thỡ ở mỗi quận lại cú sự khỏc nhau.
Chẳng hạn ở bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hồ sơ hành chớnh của UBND quận Thanh Xuõn niờm yết khỏ đầy đủ, bao gồm cả danh sỏch cỏc thủ tục hành chớnh thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận. Điều này giỳp cho cụng dõn, tổ chức chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ, xỏc định cơ quan cú thẩm quyền giải quyết, giỏm sỏt được quy trỡnh và thời gian giải quyết và biết được trỏch nhiệm tài chớnh mà mỡnh phải thực hiện khi thủ tục được giải quyết.
Cỏch niờm yết của quận Thanh Xuõn, quận Đống Đa, quận Tõy Hồ là sử dụng cỏc bảng phooc-mi-ca cắt dỏn chữ vi tớnh với khổ lớn, treo trờn tường ở những vị trớ mà người dõn cú thể dễ dàng quan sỏt. Tuy nhiờn, do diện tớch bảng và tường cú hạn nờn khụng thể niờm yết chi tiết, cụ thể tất cả cỏc nội dung do đú chỉ giới thiệu được những nội dung cơ bản, mang tớnh định hướng cho cụng dõn, tổ chức khi đến làm thủ tục cũn cỏc nội dung chi tiết, cụ thể phải qua sự hướng dẫn của cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ mới cú thể thực hiện được.
Với cỏch niờm yết dưới dạng cặp tài liệu hướng dẫn từng lĩnh vực gắn cố định như ở UBND quận Ba Đỡnh hay cỏc file gắn trờn giỏ xoay ở UBND quận Cầu Giấy tuy cú thể giới thiệu đầy đủ, chi tiết hơn về thủ tục hồ sơ, quy trỡnh giải quyết…người dõn cú thể căn cứ vào đú để tự chuẩn bị hồ sơ nhưng qua sử dụng chỳng tụi nhận thấy cỏch niờm yết này rất bất tiện trong khi tra cứu, vỡ mỗi lĩnh vực chỉ cú một quyển, lại gắn cố định nờn chỉ một người cú thể tra cứu, sử dụng chứ khụng thể nhiều người cựng tra cứu, sử dụng một lỳc. Mặt khỏc, việc đọc và đặc biệt để cú thể ghi chộp lại cỏc nội dung hướng dẫn trong cỏc cặp, file như trờn là một việc làm tương đối khú khăn, bất cập.
- Thời gian tiếp nhận và trả hồ sơ của cỏc quận quy định cũng khụng thống nhất, phần lớn là theo giờ hành chớnh, riờng ở UBND quận Cầu Giấy giờ làm việc buổi chiều chỉ đến 16 giờ. Cỏc ngày trong tuần tiếp nhận và trả loại hồ sơ thủ tục nào do từng quận quy định khỏc nhau.
- Về vấn đề nhõn sự tuy đó được UBND cỏc quận quan tõm song vẫn cũn nhiều hạn chế.
Hạn chế thứ nhất là cỏn bộ phụ trỏch bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa của một số quận như quận Tõy Hồ khụng phải là thành viờn Ban chỉ đạo cải cỏch hành chớnh của quận. Đõy là một bất cập vỡ khi là người phụ trỏch bộ phận “một cửa” thỡ cỏn bộ phụ trỏch phải nắm được cỏc chủ trương, sự chỉ đạo của cỏc cơ quan cấp trờn mà trước hết là từ phớa Quận uỷ, HĐND và UBND quận. Mặt khỏc là người trực tiếp phụ trỏch bộ phận “một cửa” qỳa trỡnh quản lý, theo dừi, điều hành, cỏn bộ phụ trỏch cú điều kiện nắm bắt tỡnh hỡnh triển khai cỏc chủ trương, định hướng của UBND quận, biết được những thuận lợi, khú khăn, những tồn tại hạn chế để kịp thời phản ỏnh và đề xuất cỏc kiến nghị để UBND quận cú sự điều chỉnh kịp thời cũng như cú cơ sở thực tiễn để vạch ra những định hướng mới cho cụng tỏc cải cỏch hành chớnh núi chung, trong đú cú cải cỏch thủ tục hành chớnh theo cơ chế “một cửa” của quận.
Hạn chế thứ hai là hầu hết cỏc quận hiện nay đều ỏp dụng hỡnh thức điều động, biệt phỏi cỏn bộ của cỏc phũng, ban chuyờn mụn đến làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa. Kết qủa là cỏn bộ làm việc kiờm nhiệm nờn kộm nhiệt tỡnh, cỏ biệt một số trường hợp cỏn bộ khụng đảm bảo thời gian làm việc, khụng hoàn thành trỏch nhiệm song do cơ chế quản lý lỏng lẻo và khụng cú chế tài cụ thể nờn khụng xử lý được. Về vấn đề này, trong Đề ỏn 32/ĐA-TU ngày 21/4/2004 của Thành uỷ về một số nhiệm vụ trọng tõm về cải cỏch hành chớnh hai năm 2004-2005 cú nờu rừ: “Chấm dứt việc điều động biệt phỏi từ cỏc phũng chuyờn mụn. Chấm dứt tỡnh trạng phũng chuyờn mụn vừa trực tiếp nhận vừa trả kết qủa giải quyết hồ sơ thủ tục hành chớnh” tuy nhiờn do nhiều nguyờn nhõn, chủ yếu là do biờn chế cú hạn nờn đến nay hầu hết cỏc quận vẫn tiếp tục sử dụng, điều hành cỏn bộ theo cỏch thức này.
Trong qỳa trỡnh khảo sỏt, một tồn tại khỏc mà chỳng tụi nhận thấy trong cụng tỏc nhõn sự tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chớnh là trỡnh độ của một số cỏn bộ, cụng chức cũn nhiều bất cập. Hiểu biết về thủ tục, kỹ năng hành chớnh cũng như cỏch tiếp cận để giải quyết cụng việc
với dõn và tổ chức cũn nhiều hạn chế. Thực tế là một số cỏn bộ đó khụng giải thớch hoặc giải thớch khụng được thấu đỏo, triệt để cho người dõn nắm hiểu được chớnh sỏch, phỏp luật của nhà nước, khụng giỳp người dõn chuẩn bị, hoàn chỉnh được thủ tục hồ sơ một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc theo đỳng yờu cầu của phỏp luật; dẫn đến người dõn phải đi lại nhiều lần để hoàn chỉnh hồ sơ, tạo nờn những phiền hà, sỏch nhiễu cho cụng dõn, tổ chức, đi ngược với mục tiờu mà cải cỏch thủ tục hành chớnh theo cơ chế “một cửa”.
- Cơ chế phối hợp giữa cỏc đơn vị chức năng ở một số cơ quan chưa tốt nờn cũn khụng ớt hồ sơ chưa trả đỳng hẹn. Số hồ sơ này tập trung vào cỏc thủ tục hành chớnh liờn ngành- thuộc chức năng thẩm định, giải quyết của nhiều đơn vị; điển hỡnh như tại UBND quận Đống Đa. Một số đơn vị chưa thực hiện quy định chung về cơ chế “một cửa” mà vẫn theo quy định riờng của ngành. Đõy chớnh là một trong những hạn chế cơ bản khiến cho cụng tỏc cải cỏch thủ tục hành chớnh theo cơ chế “một cửa” vẫn chỉ mang tớnh hỡnh thức, chưa đi vào thực chất. “Một cửa” mới chỉ được thực hiện với cụng dõn, tổ chức khi họ nộp và nhận hồ sơ tại một nơi duy nhất. Cũn toàn bộ qỳa trỡnh giải quyết hồ sơ trong cỏc đơn vị của cỏc cơ quan vẫn khụng cú gỡ thay đổi, vẫn qua nhiều cửa để giải quyết, do đú nếu tại một cửa nào đú bị chậm sẽ làm ảnh hưởng chung đến toàn bộ tiến trỡnh giải