tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa
Thực hiện Quyết định số 156/2003/QĐ-UB ngày 11/11/2003 của UBND thành phố Hà Nội về việc thực hiện cơ chế "một cửa" trong giải quyết thủ tục hành chớnh tại cỏc cơ quan hành chớnh của thành phố Hà Nội và xột đề nghị của Chỏnh văn phũng HĐND và UBND quận, UBND cỏc quận đều ban hành quyết định thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh thuộc văn phũng HĐND và UBND quận.
Đồng thời với việc ban hành Quyết định thành lập bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh thuộc Văn phũng HĐND và UBND Quận, cỏc UBND quận cũng xõy dựng và ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động của bộ phận này. Trong cỏc bản quy chế quy định những nội dung chủ yếu và cơ bản làm cơ sở cho hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết. Trước hết, về chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa được quy định như sau:
- Tiếp nhận hồ sơ xin giải quyết của cụng dõn, tổ chức và thẩm định tớnh hợp phỏp, hợp lệ của hồ sơ.
- Chuyển hồ sơ hợp phỏp, hợp lệ đến cơ quan hoặc cấp cú thẩm quyền giải quyết. - Tiếp nhận kết qủa giải quyết từ cỏc cơ quan hoặc cấp cú thẩm quyền, lưu trữ,
thụng bỏo và trả kết qủa cho cụng dõn, tổ chức đỳng thời hạn quy định.
- Thực hiện cỏc dịch vụ tư vấn phỏp luật, thụng tin, tra cứu, in ấn, sao chụp văn bản hành chớnh theo yờu cầu của cụng dõn và tổ chức theo quy định của Nhà nước. - Bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động và đề xuất biện phỏp cải cỏch thủ tục hành chớnh với
UBND quận.
Cũng theo quy chế, tổ chức và nhõn sự của bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa gồm: Trưởng bộ phận là một Phú Văn phũng HĐND&UBND quận chịu trỏch nhiệm phụ trỏch chung. Cỏn bộ, cụng chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa do UBND quận điều động từ cỏc phũng, ban chuyờn mụn cú liờn quan; chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của lónh đạo Văn phũng HĐND&UBND quận. Mỗi cỏn bộ, cụng chức được phõn cụng phụ trỏch cụng việc thuộc một trong cỏc lĩnh vực sau:
- Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cấp giấy phộp hành nghề dịch vụ karaoke, dịch vụ bỏn và cho thuờ băng, đĩa hỡnh.
- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở.
- Cấp giấy phộp xõy dựng nhà ở - Cụng chứng, hộ tịch
- Lao động, thương binh và xó hội. [80,2-3]
Đỏng chỳ ý là trong cỏc bản quy chế do UBND cỏc quận ban hành đều dành hẳn một chương (Chương III) để quy định về quy trỡnh thủ tục để giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa” gồm cỏc nội dung:
- Tiếp nhận hồ sơ
- Việc xem xột giải quyết hồ sơ của cỏc phũng, ban chuyờn mụn thuộc quận. - Thẩm quyền ký giải quyết cụng việc
- Giao trả kết qủa giải quyết hồ sơ
Đặc biệt để xỏc định trỏch nhiệm và cơ chế phối hợp trong quy trỡnh giải quyết hồ sơ của cụng dõn, tổ chức, cỏc bản quy chế đó quy định cụ thể về mối quan hệ cụng tỏc. Trong đú, quy định nhiệm vụ của lónh đạo Văn phũng HĐND&UBND phụ trỏch bộ phận, nhiệm vụ của cỏc phũng, ban chuyờn mụn thuộc quận và mối quan hệ giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa với cỏc đơn vị cú liờn quan và cỏc sở, ban, ngành của Thành phố… Cụ thể là:
+ Vào sổ cỏc hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chớnh chuyển đến theo nội dung: ngày hồ sơ gửi đến, nội dung cần giải quyết, ngày trao trả hồ sơ, ký xỏc nhận. + Trưởng cỏc phũng, ban chuyờn mụn của UBND Quận cú trỏch nhiệm phõn cụng cỏn bộ, cụng chức thuộc quyền xem xột, thụ lý, giải quyết hồ sơ đảm bảo đỳng thời gian theo quy định về trỡnh tự và thủ tục. Nếu hồ sơ khụng giải quyết được thỡ cú văn bản gửi về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh để trả lời tổ chức, cụng dõn.
+ Cỏc phũng, ban chuyờn mụn khụng được phộp trực tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết qủa cho cụng dõn, tổ chức đối với những thủ tục hành chớnh được quy định theo cơ chế “một cửa”
+ Trường hợp hồ sơ liờn quan đến nhiều phũng, ban thỡ Trưởng phũng, ban chuyờn mụn chịu trỏch nhiệm chớnh phải phối hợp giải quyết trước khi ký hay trỡnh cấp cú thẩm quyền xem xột, quyết định.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ chuyờn mụn cho cụng chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh.
- Mối quan hệ giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chớnh với cỏc đơn vị cú liờn quan và cỏc ban, ngành của Thành phố.
Tiếp nhận hồ sơ hành chớnh của tổ chức, cụng dõn liờn quan đến thẩm quyền giải quyết của sở, ban, ngành của Thành phố đối với những việc đó được sở, ban, ngành của Thành phố uỷ quyền tiếp nhận hồ sơ và chuyển đến cỏc sở, ban, ngành của Thành phố để xem xột giải quyết, đồng thời tiếp nhận kết qủa giải quyết để trả cho tổ chức, cụng dõn.
Việc ban hành quyết định thành lập và quy chế về tổ chức và hoạt động chớnh là cơ sở phỏp lý để bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của cỏc quận đi vào hoạt động, triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”.