2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
1.3. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
1.3.1. Các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp
Hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã sản sinh ra một khối lƣợng tƣơng đối lớn tài liệu lƣu trữ. Nhờ khai thác khối tài liệu này đã giúp cho doanh nghiệp thực hiện việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất của mình ngày càng hiệu quả hơn. Khối tài liệu này bao gồm nhiều loại hình khác nhau nhƣ tài liệu giấy, tài liệu trên môi trƣờng mạng (tài liệu điện tử).
1.3.1.1. Tài liệu giấy
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã hình thành một khối lƣợng lớn tài liệu giấy. Nội dung của khối tài liệu này phản ánh hầu hết các hoạt động quản lý, điều hành của doanh nghiệp. Trong đó,
nội dung của khối tài liệu này phản ánh chủ yếu các hoạt động quản lý và các hoạt đông chuyên môn của doanh nghiệp.
a) Tài liệu phản ánh hoạt động quản lý
Qua khảo sát cho thấy tài liệu phản ánh hoạt động quản lý chiếm khối lƣợng tƣơng đối lớn trong các loại tài liệu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Tài liệu này thông thƣờng nhƣ sau: Nhóm tài liệu liên quan đến cấp phép đầu tƣ: Quyết định cấp giấy phép đầu tƣ; Giấy chứng nhận đầu tƣ; Hồ sơ, tài liệu về tăng, giảm vốn đầu tƣ. Nhóm tài liệu liên quan đến cấp phép kinh doanh: Giấy chứng nhận kinh doanh; Hồ sơ, tài liệu về sửa đổi, bổ sung lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh. Nhóm tài liệu liên quan đến Điều lệ và quy chế hoạt động: Điều lệ về tổ chức và hoạt động; Hồ sơ, tài liệu về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động; Quy chế, nội quy hoạt động nội bộ của công ty; Nội quy lao động. Nhóm tài liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành: Hồ sơ, tài liệu về các cuộc họp của Chủ đầu tƣ/Chủ sở hữu với Lãnh đạo công ty; Hồ sơ, tài liệu về các cuộc họp của Chủ tịch công ty với Ban Giám đốc; Hồ sơ, tài liệu về các cuộc họp định kỳ, cuộc họp giao ban,... của công ty. Nhóm tài liệu liên quan đến đăng ký sản phẩm công nghiệp: Hồ sơ, tài liệu đăng ký độc quyền thƣơng hiệu, nhãn mác, mẫu mã, kiểu dáng công nghiệp và các sáng chế sản phẩm. Nhóm tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh: Tài liệu về chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp theo từng giai đoạn; Hồ sơ, tài liệu về kế hoạch sản xuất tuần, tháng, quý, năm. Nhóm tài liệu về quản lý nhân sự: Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự; Hồ sơ cá nhân; Các quyết định thăng chức, tăng lƣơng, kỷ luật, trừ lƣơng, buộc thôi việc,v.v... Dƣới đây là số ví dụ về loại hình tài liệu giấy phản ánh hoạt động quản lý của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài:
Ví dụ1: Quyết định số 02/2007/AMCE của Công ty TNHH Hóa Chất và Môi trƣờng Aureole Mitani ban hành ngày 12 tháng 04 năm 2007 về việc cho thôi việc đối với anh Nguyễn Văn Ban(xem phụ lục văn bản).
Ví dụ 2: Giấy chứng nhận đầu tƣ số 472043000642 của công ty TNHH Fashion Garments2(xem phụ lục văn bản).
Ví dụ 3: Điều lệ công ty TNHH một thành viên Taiwan court corporation ban hành ngày 27 tháng 2 năm 2012(xem phụ lục văn bản).
Ngoài tài liệu giấy, các hoạt động quản lý còn hình thành một số tài liệu điện tử. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng tài liệu giấy nhƣ một phƣơng tiện chủ yếu để thực hiện việc quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.
b) Tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn
Hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã hình thành một khối lƣợng tƣơng đối lớn các tài liệu giấy phản ánh các lĩnh vực chuyên môn nhƣ sau:
- Hồ sơ, tài liệu về nghiên cứu thiết kế sản phẩm công nghiệp và các sáng chế sản phẩm mới, trong đó bao gồm: Hồ sơ, tài liệu về thiết kế và hƣớng dẫn vận hành máy móc, công nghệ; Hồ sơ, tài liệu về bản vẽ thiết kế các sản phẩm của doanh nghiệp; Hồ sơ, tài liệu hƣớng dẫn quy trình sản xuất các sản phẩm; Hồ sơ, tài liệu nhập khẩu máy móc, công nghệ…
- Tài liệu kế toán, tài chính và xuất nhập khẩu, trong đó bao gồm: Bản báo cáo thu chi tháng, quý, năm; Báo cáo thuế tháng, quý, năm; Bản báo cáo doanh thu tháng, quý, năm; Hóa đơn về thu, mua nguyên vật liệu; Hóa đơn về bán, phân phối sản phẩm; Hồ sơ, tài liệu về nhập khẩu nguyên vật liệu sản xuất; Bảng dữ liệu sản phẩm; Hồ sơ, tài liệu về xuất khẩu sản phẩm ra nƣớc ngoài…
- Tài liệu về đầu tƣ xây dựng cơ bản các công trình của doanh nghiệp bao gồm: Hồ sơ và bản vẽ thiết nhà xƣởng, văn phòng công ty; Hồ sơ và bản vẽ thiết kế hệ thống cấp, thoát nƣớc và xử lý nƣớc thải; Hồ sơ và bản vẽ thiết kế hệ thống điện; Hồ sơ, bản vẽ thiết kế hệ đƣờng nội bộ của công ty,...
- Tài liệu về thị trƣờng và đối thủ cạnh tranh bao gồm: Hồ sơ, tài liệu về khảo sát, đánh giá thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm; Hồ sơ, tài liệu về khảo sát, đánh giá đối thủ cạnh tranh; Hồ sơ, tài liệu về khảo sát, đánh giá thị hiếu của ngƣời tiêu dùng; Hồ sơ, tài liệu về quảng cáo sản phẩm, thƣơng hiệu... Một số ví dụ về loại hình tài liệu chuyên môn hình thành trong quá trình sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ sau:
Ví dụ 1: Bảng kiểm tra công đoạn bộ phận Ink-Tank của công ty TNHH Shirasaki Việt Nam, mã số quản lý: SVC-QA-P1-QW1-01-01, ngày 11 tháng 03 năm 2009(xem phụ lục văn bản).
Ví dụ 2: Biểu Khống chế phát áo DVT, mã hàng: 204, ngày 24 tháng 04 năm 2012 của công ty TNHH Jiangsu JingMeng Việt Nam (xem phụ lục văn bản).
Ví dụ 3: Tập bản vẽ hoàn công công trình nhà máy Aventis Crop Science thuộc công ty TNHH Agrevo Việt Nam, KCN Amata, TP. Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Ngoài những tài liệu giấy phản ánh hoạt động chuyên môn của doanh nghiệp thì loại tài liệu này còn tồn tại ở dạng tài liệu điện tử. Tuy nhiên, các tài liệu chuyên môn chủ yếu đƣợc in thành tài liệu giấy để tiện cho công tác lƣu trữ, phổ biến và bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
1.3.1.2. Tài liệu điện tử
Qua khảo sát của chúng tôi tại các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn TP. Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai cho thấy hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng CNTT vào trong quá trình giải quyết các công việc liên quan đến sản xuất, kinh doanh của mình. Nhất là trong hoạt động khai báo Hải quan và khai báo thuế của doanh nghiệp đã hình thành một khối lƣợng không nhỏ các loại tài liệu điện tử. Những loại hình tài liệu điện tử đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ chủ yếu trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Nội dung của tài liệu điện tử có thể phản ánh hầu hết các mặt hoạt