2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
3.4. Xây dựng hệ thống phòng, kho, Trung tâm lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp
3.4.2. Tổ chức phòng quản lý tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp ở các địa phƣơng
Kinh nghiệm một số nƣớc trên thế giới cho thấy họ đã giao cho lƣu trữ Nhà nƣớc ở địa phƣơng thực hiện việc quản lý Nhà nƣớc đối với tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp. Các nƣớc đã tổ chức các bộ phận/phòng quản lý tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp thuộc các cơ quan quản lý lƣu trữ ở địa phƣơng. Chức năng của phòng/Bộ phận lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp có hai chức năng chính:
Thứ nhất, quản lý thông tin về các tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp. Tức là các bộ phận/phòng lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp thực hiện việc quản lý tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp thông qua việc yêu cầu lƣu trữ các doanh nghiệp định kỳ cung cấp các bản báo cáo thống kê các thông tin về tài liệu đang lƣu trữ trong doanh nghiệp. Dựa trên những thông tin tài liệu này, các bộ phận/phòng quản lý tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra, giám sát công tác bảo quản, tiêu hủy, bán, xuất khẩu tài liệu của các doanh nghiệp. Đồng thời, các Bộ phận/phòng lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp dựa trên các thông tin của tài liệu để đƣa ra các kiến nghị về việc xếp loại (đánh giá giá trị của tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp đối với địa phƣơng và Quốc gia về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử, v.v...). Trong trƣờng hợp nhận thấy tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp có giá trị Quốc gia cần thu thập và bảo quản trong các kho lƣu trữ Nhà nƣớc thì bộ phận/phòng lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp sẽ kiến nghị với các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền phê duyệt kinh phí, lập phƣơng án tiếp cận, xây dựng kế hoạch mua, trƣng mua hoặc khuyến khích các doanh nghiệp ký gửi những tài liệu này vào kho lƣu trữ Nhà nƣớc. Trƣờng hợp, các bộ phận/Phòng lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp nhận thấy điều kiện của doanh nghiệp không đảm bảo để bảo quản an toàn tài liệu thì cơ quan này sẽ kiến nghị với các cơ quan lƣu trữ Nhà nƣớc có thẩm quyền thực hiện việc thu thập bắt buộc. Theo phƣơng pháp này, các cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc sẽ thực hiện đƣợc nguyên tắc quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý chỉ mới dừng lại ở mức độ quản lý thông tin thống kê về tài liệu.
Thứ hai, các bộ phận/phòng lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp các dịch vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn các tài liệu cho các doanh nghiệp có yêu cầu ký gửi tài liệu của mình vào kho lƣu trữ Nhà nƣớc. Việc ký gửi tài liệu lƣu trữ
của doanh nghiệp vào kho lƣu trữ Nhà nƣớc đƣợc thực hiện bằng một hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp với các kho lƣu trữ Nhà nƣớc. Trƣờng hợp này, tài liệu của doanh nghiệp vẫn thuộc về sở hữu của doanh nghiêp, doanh nghiệp có quyền đƣợc tra cứu, thu hồi về hoặc mƣợn tài liệu mà không mất phí. Nếu có một bên thứ ba (nhà Khoa học, cơ quan Nhà nƣớc khác, doanh nghiệp, cá nhân,...) muốn tra cứu, sử dụng các tài liệu này phải đƣợc sự cho phép của doanh nghiệp sở hữu tài liệu. Lợi nhuận thu đƣợc từ việc tra cứu, tổ chức sử dụng, cho mƣợn sẽ thuộc về doanh nghiệp. Với chức năng này, các Bộ phận/phòng lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp vừa nắm đƣợc thông tin tài liệu và vừa đảm bảo những tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp luôn đƣợc tổ chức khoa học, đƣợc bảo quản an toàn, có thể tổ chức sử dụng có hiệu quả hơn. Dựa trên cơ sở quản lý đó, các cơ quan lƣu trữ Nhà nƣớc có thể xếp loại các tài liệu có giá trị Quốc gia để xây dựng phƣơng án thu thập, mua, trƣng mua,… để đƣa vào bảo quản trong các kho lƣu trữ Nhà nƣớc lâu dài.
Đối với những tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp có giá trị Quốc gia đã đƣợc các cơ quan lƣu trữ Nhà nƣớc xếp hạng thì bị cấm bán, xuất khẩu và các doanh nghiệp có nhiệm vụ bảo quản an toàn nó. Đồng thời, các doanh nghiệp phải cho phép các cơ quan quản lý lƣu trữ của Nhà nƣớc thực hiện sao y những tài liệu đó (nếu tài liệu đó chƣa đƣợc bán hoặc ký gửi vào kho lƣu trữ của Nhà nƣớc).
3.4.3. Thành lập doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp
Ơ nhiều nƣớc, việc thành lập các doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp cũng đƣợc cho phép bởi pháp luật lƣu trữ. Ở Việt Nam, cũng đã xuất hiện khá nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu lƣu trữ trong thời gian qua. Thực tế phát triển công tác lƣu trữ ở nƣớc ta hiện nay cũng có sự góp sức quan trọng của các doanh nghiệp này. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tiếp nhận, thu thập, bảo quản tài liệu của các doanh nghiệp thì chƣa đƣợc thành lập. Theo chúng tôi, việc hình thành các doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp sẽ góp phần làm cho công tác quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp tốt hơn.
Nhƣ đã phân tích trên đây, công tác lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài luôn đƣợc các nhà đầu tƣ/các chủ sở hữu doanh nghiệp quan tâm trên hai nguyên tắc là: nguyên tắc bảo mật thông tin và nguyên tắc về tính hiệu quả (lợi nhuận đem lại từ công tác lƣu trữ). Vì thế, việc thành lập các kho lƣu trữ đƣợc trang bị đầy đủ giá, kệ và các phƣơng tiện, máy móc kỹ thuật để bảo quản cũng nhƣ bố trí cán bộ chuyên trách sẽ trở nên khó khăn để công tác lƣu trữ ở một số doanh nghiệp có quy mô nhỏ tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó, để bảo quản an toàn tài liệu của mình và tiết kiệm đƣợc chi phí trong việc đầu tƣ cho công tác lƣu trữ, đồng thời tạo nên hiệu quả cao của công tác này chỉ thực hiện đƣợc khi các doanh nghiệp hợp đồng với các doanh nghiệp lƣu trữ tài liệu của mình hoặc hợp đồng với các Bộ phận/Phòng quản lý
tài liệu doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc hình thành các doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu của các doanh nghiệp sẽ có nhiều ƣu điểm hơn vì một số lý do nhƣ sau:
So với các kho bộ phận/phòng lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp thì các doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp sẽ có tính chuyên nghiệp hơn. Vì mục đích lợi nhuận, các doanh nghiệp này sẽ xây dựng một đội ngũ cán bộ kinh doanh chuyên nghiệp. Đội ngũ kinh doanh này sẽ tiếp cận các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài và sử dụng các chiến lƣợc quảng cáo, các chính sách kinh doanh và phƣơng pháp thuyết phục các chủ đầu tƣ/chủ sở hữu nƣớc ngoài ký hợp đồng ký gửi tài liệu vào kho lƣu trữ của doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp.
Thực tế khảo sát cho thấy các phòng, kho lƣu trữ Nhà nƣớc ở địa phƣơng (nhất là cấp huyện) của chúng ta hiện nay đang trong tình trạng quá tải. Mặc dù tài liệu của nhiều cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu chƣa thu đƣợc hết nhƣng tài liệu đƣợc bảo quản trong kho cũng có nguy cơ hƣ hại và các trang thiết bị, máy móc để bảo quản tài liệu ở nhiều phòng, kho lƣu trữ Nhà nƣớc đã quá cũ kĩ và chƣa đƣợc đầu tƣ tƣơng xứng. So với phòng, kho lƣu trữ Nhà nƣớc, kho lƣu trữ của các doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp sẽ phải đƣợc đầu tƣ tốt hơn và đƣợc trang bị các máy móc, thiết bị kỹ thuật hiện đại. Vì thế, tài liệu của doanh nghiệp sẽ có điều kiện bảo quản tốt hơn trong những kho lƣu trữ này.
Chúng ta cũng có thể khẳng định rằng so với các phòng, kho lƣu trữ Nhà nƣớc thì tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp khi bảo quản trong các kho lƣu trữ của các doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp sẽ đƣợc tổ chức sử dụng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Chúng tôi khẳng định điều đó vì thực tế công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lƣu trữ ở các phòng, kho lƣu trữ ở địa phƣơng của nƣớc ta hiệu quả thấp, thủ tục quá rƣờm rà, phức tạp. Trong khi đó, đối với doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài yêu cầu công tác lƣu trữ phải luôn đảm bảo tính hiệu quả cao. Chỉ khi thấy đƣợc công tác lƣu trữ cũng tạo ra lợi nhuận cho mình thì các nhà đầu tƣ/các chủ sở hữu mới quan tâm và đầu tƣ cho công tác này. Vì thế, với thế mạnh của mình, các doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu này của các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài.
Từ những phân tích trên đây, chúng tôi thấy rằng để các công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài ngày càng phát triển thì cũng cần có sự hình thành ở Việt Nam những doanh nghiệp làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp này sẽ góp phần thay đổi từ nhận thức cho đến hiệu quả của công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Tuy nhiên, để thống nhất quản lý công tác lƣu trữ, hệ thống pháp luật lƣu trữ Việt Nam cần quy định cơ chế quản lý và mối liên hệ nghiệp vụ của mình đối với các doanh nghiệp loại này.
3.4.4. Xây dựng kho lƣu trữ tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp
Tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp nhất là các tập đoàn đa quốc gia không chỉ có giá trị đối với doanh nghiệp, địa phƣơng mà còn có giá trị nhiều mặt đối với Quốc gia. Đặc biệt, tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài phản ánh các đƣờng lối, chính sách đúng đắn trong phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nƣớc Việt Nam trong giai đoạn đổi mới. Những tài liệu có giá trị Quốc gia cần đƣợc xếp loại, thu thập, mua, trƣng mua, khuyến khích ký gửi vào lƣu trữ doanh nghiệp để thực hiện việc bảo quản lâu dài phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp và của đất nƣớc. Điều 54 của Bản dự thảo sửa đổi Hiến pháp năm 1992 đã khẳng định các thành phần kinh tế đều bình đẳng nhƣ nhau. Tức là cũng công nhận doanh nghiệp đầu tƣ nƣớc ngoài cũng có vai trò quan trọng nhƣ các loại hình doanh nghiệp khác ở Việt Nam. Do đó, tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp cũng có giá trị quan trọng đối với nền kinh tế - xã hội của Việt Nam hiện nay và trong tƣơng lai. Hơn thế nữa, theo đánh giá của TS. Trần Du Lịch cho rằng: “Trƣớc đây, nền kinh tế dựa vào 4 yếu tố: nền nông nghiệp ổn định có tốc độ tăng trƣởng cao, doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân và doanh nghiệp FDI. Nhƣng bây giờ, nền kinh tế duy trì tăng trƣởng chỉ còn dựa trên duy nhất doanh nghiệp FDI "[69]. Vậy rõ ràng vai trò quan trọng của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam là điều cần đƣợc công nhận. Từ đó, chúng ta có thể có đủ cơ sở để khẳng định tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng có giá trị Quốc gia cần đƣợc bảo quản và lƣu trữ lâu dài trong các lƣu trữ Nhà nƣớc hoặc Trung tâm làm dịch vụ lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp.
Đó cũng là ý kiến đƣợc nêu ra trong các luận văn của Th.S Nguyễn Văn Báu, Th.S Nguyễn Thị Kim Bình,...khi đƣa ra đề xuất về việc thành lập Trung tâm lƣu trữ tài liệu doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Cục Văn thƣ – lƣu trữ. Tuy nhiên, đối tƣợng đƣợc đề cập trong các đề xuất này là những tài liệu lƣu trữ đƣợc sản sinh ra trong các doanh nghiệp Nhà nƣớc (tức là tài liệu thuộc sở hữu của Nhà nƣớc).
Tuy nhiên, những đề xuất của các tác giả, nhà khoa học nghiên cứu về công tác văn thƣ, lƣu trữ của doanh nghiệp trên đây chƣa đề cập đến tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Trong đề tài này, tác giả đồng tình với các đề xuất trên. Đồng thời chúng tôi đề xuất mở rộng đối tƣợng lƣu trữ của các Trung tâm này là tài liệu có giá trị Quốc gia của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Thực tế công tác lƣu trữ Việt Nam cho thấy đã có nhiều tài liệu có giá trị của các doanh nghiệp Nhà nƣớc, đặc biệt các doanh nghiệp Nhà nƣớc sở hữu 100% vốn điều lệ đã đƣợc các trung tâm lƣu trữ Quốc gia thực hiện việc thu thập và bảo quản. Ví dụ: Trung tâm lƣu trữ Quốc gia II đã thu thập đƣợc tài liệu của các doanh nghiệp Nhà nƣớc nhƣ: Công ty Hóa chất vật liệu Điện năm 1975 -1980; Công ty Kim khí Thành
phố Hồ Chí Minh năm 1975-1999;...Trung tâm lƣu trữ Quốc gia I đã thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu của các doanh nghiệp Nhà nƣớc nhƣ: Tổng công ty bƣu chính Viễn thông Việt Nam, Tổng công ty đầu tƣ và xây dựng Vina Shin, Tập đoàn than – khoảng sản Việt Nam,....
Tuy nhiên, việc các Trung tâm lƣu trữ Quốc gia I, II, III, IV thực hiện kiêm nhiệm trong việc quản lý tài liệu lƣu trữ của các doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn để các Trung tâm này thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của mình. Khó khăn gặp phải ở việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ cũng nhƣ tổ chức sử dụng tài liệu của các doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm khác so với tài liệu hình thành ở những cơ quan khác. Đặc biệt hơn là việc đánh giá các tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài sẽ vô cùng khó khăn đối với những cán bộ lƣu trữ thiếu các kiến thức và kinh nghiệm thực tế về công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Hơn nữa yêu cầu của công tác lƣu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cần phải đảm bảo nguyên tắc về bảo mật thông tin và nguyên tắc hiệu quả kinh tế.
Ở một số nƣớc trên thế giới để đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin thƣơng mại và công nghệ cho doanh nghiệp, pháp luật lƣu trữ đã áp dụng các quy định về công bố thông tin trong tài liệu của doanh nghiệp theo Luật sở hữu trí tuệ và bản quyền tác giả (Auxtralia). Đồng thời, pháp luật lƣu trữ các nƣớc cũng quy định cụ thể về tính sở hữu và quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với tài liệu do mình sản sinh ra. Trên cơ sở đó, chúng ta đƣa ra giả thiết là các Trung tâm lƣu trữ Quốc gia có thể quản lý đƣợc tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài và có thể thu thập chúng về bảo quản trong kho. Nếu giả thiết này đƣợc thực hiện sẽ có hai trƣờng hợp xảy ra:
Thứ nhất, những tài liệu của doanh nghiệp có giá trị Quốc gia đƣợc lƣu trữ Nhà nƣớc mua, trƣng mua, tịch thu, doanh nghiệp cho, tặng. Những tài liệu này sẽ thuộc về sở hữu của Nhà nƣớc. Vì thế, các lƣu trữ Nhà nƣớc có toàn quyền quyết định đối với những tài liệu này. Các rào cản về việc công bố, tổ chức sử dụng tài liệu trong nguyên tắc bảo mật thông tin và công nghệ bị phá vỡ. Khi đó, doanh nghiệp chỉ còn quyền đƣợc ƣu tiên trong tổ chức sử dụng và miễn phí nếu yêu cầu cấp bản sao chứng thực lƣu trữ. Tuy nhiên, việc công bố các thông tin có chứa đựng các bí mật thông tin và công nghệ của doanh nghiệp phải đƣợc thực hiện dựa trên các yêu cầu của doanh nghiệp hoặc theo các quy định của luật sở hữu trí tuệ và bản quyền tác giả,…