2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
2.3. Các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp100%
2.3.5. Trang bị cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp
Xuất phát từ những đặc điểm của công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài là sử dụng hình thức bố trí phân tán nên về trang bị cơ sở vật chất của công tác lƣu trữ tại các doanh nghiệp này cũng có những đặc điểm riêng. Tại các phòng, ban bộ phận việc trang bị cơ sở vật chất để bảo quản tài liêu cũng đƣợc các doanh nghiệp quan tâm. Các doanh nghiệp đã đầu tƣ mua sắm nhiều tủ, kệ, các file nhựa,... để bảo quản tài liệu còn giá trị hiện hành của các bộ phận. Nhiều bộ phận có tài liệu quan trọng và tài liệu có giá trị hiện hành kéo dài thì đƣợc bố trí các tủ kính đựng tài liệu tƣơng đối lớn. Ví dụ nhƣ công ty TNHH Hoàng Gia G.M.T đã bố trí nhiều tủ kính tƣơng đối lớn để bảo quản tài liệu tại văn phòng công ty (xem phụ lục hình ảnh). Một số doanh nghiệp khác thì bố trí các kệ sắt hoặc các tủ sắt để bảo quản các tài liệu tại các bộ phận. Ví dụ: công TNHH All Super Việt Nam đã bố trí các kệ sắt để bảo quản tài liệu tại văn phòng xƣởng sản xuất (xem phụ lục hình ảnh). Còn hầu hết tài liệu ở các bộ phận nhất là các bộ phận trực tiếp sản xuất thì doanh nghiệp chủ yếu bố trí các bàn làm việc cùng với một số khay nhựa và các file nhựa đựng tài liệu. Tại các bộ phận, hầu hết các doanh nghiệp đều bố trí quạt làm mát hoặc máy điều hòa nhằm làm mát cho cán bộ/nhân viên văn phòng của bộ phận. Do đó, tài liệu khi còn giá trị hiện hành thì cũng đƣợc bảo quản trong môi trƣờng tƣơng đối ổn định về mặt
nhiệt độ và độ ẩm. Tuy nhiên, do đặc trƣng của hoạt động sản xuất nên trong không khí luôn có mật độ bụi bẩn tƣơng đối cao (nhất là các doanh nghiệp chuyên ngành may mặc, cơ khí,...).. Vì thế tài liệu cho dù đƣợc bảo quản trong các tủ kính và đƣợc bố trí các phƣơng tiện bảo quản tƣơng đối tốt nhƣng tài liệu của doanh nghiệp bị phủ bụi bẩn và nhiễm nấm mốc thƣờng xuyên diễn ra. Đặc biệt nhiều tài liệu đã hình thành trong thời gian dài (2, 3 năm) thì bị chất đống, bó gói và để ở những nơi không đảm bảo điều kiện thì thƣờng bị hoen ố, giòn và dễ bị hƣ hỏng (xem phụ lục hình ảnh).
Một số doanh nghiệp có bố trí kho lƣu trữ chung để lƣu trữ tài liệu cho toàn doanh nghiệp thì trang bị các giá sắt (công ty TNHH Hoàng Gia G.M.T) các ballet nhựa hoặc gỗ (TNHH Fashion Garments Việt Nam) hoặc kết hợp cả giá sắt với các ballet nhựa/gỗ (TNHH Jiang Su Jing Meng Việt Nam) để đựng tài liệu. Tại kho này tài liệu đƣợc đƣa vào các thùng carton và đƣợc sắp xếp lên các ballet. Hầu hết các kho chứa tài liệu của doanh nghiệp chƣa đƣợc đầu tƣ các trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu. Các doanh nghiệp chủ yếu bố trí các quạt thông gió và một số quạt làm mát cho các kho chứa tài liệu này. Tuy nhiên, số lƣợng quạt ở đây cũng còn ít nền nhiệt độ trong kho luôn ở mức cao và không phù hợp cho việc bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Từ những kết quả khảo sát thực tế trên đây cho thấy việc trang bị các phƣơng tiện để lƣu trữ và bảo quản tài liệu của doanh nghiệp cũng phụ thuộc vào vòng đời và giá trị của tài liệu trong từng quá trình giải quyết công việc các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Tài liệu lƣu trữ khi còn có giá trị hiện hành đƣợc bảo quản ở các bộ phận, phòng, ban thì đƣợc trang bị tƣơng đối đầy đủ các trang thiết bị nhằm bảo quản và lƣu giữ an toàn tài liệu. Khi tài liệu hết giá trị hiện hành ở các bộ phận hoặc chuyển vào kho lƣu trữ chung thì hầu nhƣ các doanh nghiệp đã bỏ rơi chúng. Ngoài ra, đối với những tài liệu đƣợc coi là quan trọng của doanh nghiệp hoặc liên quan đến yêu cầu bảo quản của khách hàng thì những tài liệu này đƣợc trang bị các phƣơng tiện bảo quản và điều kiện về môi trƣờng tƣơng đối tốt.