2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
2.1. Lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
2.2.1. Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
trong các doanh nghiệp
Nhƣ đã phân tích ở Chƣơng 1, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài có giá trị rất quan trọng không những đối với chính doanh nghiệp mà còn đối với nền kinh tế - xã hội của nƣớc ta. Tuy nhiên, trong các văn bản pháp lý về lƣu trữ của Việt Nam
hiện nay vẫn chƣa có những quy định cụ thể nhằm điều chỉnh hợp lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Các văn bản pháp luật lƣu trữ của Việt Nam hiện nay chỉ mới dừng lại xem các tài liệu của các doanh nghiệp nhƣ tài liệu của một tổ chức kinh tế (doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài, hộ kinh doanh cá thể, các hợp tác xã,...). Tại điều 1 của Pháp lệnh lƣu trữ số 34/2001/PL- UBTVQH10 ban hành năm 4/4/2001 quy định: “Tài liệu lƣu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ đƣợc hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”[70].
Đối với tài liệu kế toán hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung thì đƣợc điều chỉnh bởi Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ban hành ngày 29/12/2000 của Bộ trƣởng bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lƣu trữ tài liệu kế toán trong đó quy định cụ thể về đối tƣợng điều chỉnh của văn bản này nhƣ sau: “Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ lƣu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp có sử dụng vốn, kinh phí của Nhà nƣớc, của tập thể”[10]. Nhƣ vậy, các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng phải thực hiện các quy định về lƣu trữ tài liệu kế toán hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp mình theo quy định của Nhà nƣớc Việt Nam. Trong văn bản này đã quy định cụ thể tất cả các nghiệp vụ lƣu trữ liên quan đến tài liệu kế toán của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt tại khoản 2 và 3 của điều 5 thuộc văn bản trên đã quy định tƣơng đối về chế độ lƣu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cụ thể nhƣ sau: “Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tƣ đƣợc cấp, phải đƣợc lƣu trữ tại công ty trong lãnh thổ nƣớc CHXHCN Việt Nam. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nƣớc ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản đƣợc lƣu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lƣu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản”[10].
Mặt khác, tại điều 3 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005 quy định: “Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đƣợc đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện mục đích của hoạt động kinh doanh” Nhƣ vậy, dựa trên cơ sở những quy định của
các văn bản pháp luật Việt Nam trên cho phép chúng ta khẳng định rằng tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đều thuộc đối tƣợng điều chỉnh của luật pháp lƣu trữ Việt Nam. Nhƣ vậy, các doanh nghiệp đều có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh nhƣng phải trên cơ sở tuân thủ pháp luật của Nhà nƣớc.
Hơn nữa, theo quy định tại khoản 7 điều 2 của Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ban hành năm 2013 thì “Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ của nƣớc Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin”[56]. Theo quy định này thì tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài thuộc thành phần của Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
Một lần nữa chúng ta đã có thể khẳng định rằng: hệ thống văn bản hình thành trong các doanh nghiệp là kết quả tất yếu của hoạt động sản xuất, kinh doanh, phải thuộc sự quản lý của Nhà nƣớc và công tác ban hành, quản lý, sử dụng hệ thống văn bản đó cũng phải đƣợc điều chỉnh bằng pháp luật”[5;tr.133]. Xét về nguyên tắc quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp thì “riêng các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, nguyên tắc này có một số điểm cần chú ý. Xét trên tầm vĩ mô, tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp (trong đó có các doanh nghiệp ngoài quốc doanh) đã đƣợc Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 xác định là thuộc thành phần Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lƣu trữ ở các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia... Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ trong doanh nghiệp thì trƣớc mắt các doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định của Nhà nƣớc để ban hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp... Việc quản lý tài liệu lƣu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của Nhà nƣớcViệt Nam”[52; tr.31-32].
Từ những phân tích trên đây, cho thấy rằng công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp nói chung đƣợc xem là đối tƣợng điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật của Việt Nam (luật đầu tƣ nƣớc ngoài, luật doanh nghiệp,..) trong đó có sự điều chỉnh của pháp luật về lƣu trữ do Nhà nƣớc Việt Nam. Tuy nhiên, cho đến hiện nay, trong hầu hết nội dung của các văn bản pháp luật về lƣu trữ ở Việt Nam chƣa có các quy định cụ thể đối với việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp nhất là đối với doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Đặc biệt, trong các văn bản pháp luật về lƣu trữ của Việt Nam vẫn chƣa quy định cụ thể về quyền sở hữu, cơ chế kiểm soát và những hƣớng dẫn cụ thể về nghiệp vụ lƣu trữ đối với công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Thực tế đó cũng cho thấy sự các văn bản pháp luật chƣa có sự điều chỉnh phù
hợp với thực tiễn của công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.