2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
3.3. Hoàn thiện, đổi mới chƣơng trình đào tạo và nâng cao chất lƣợng, trình độ
đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ trong doanh nghiệp
3.3.1. Hoàn thiện, đổi mới chƣơng trình đào tạo ngành lƣu trữ theo hƣớng đào tạo chuyên sâu về lƣu trữ doanh nghiệp đào tạo chuyên sâu về lƣu trữ doanh nghiệp
Kết quả khảo sát chƣơng trình đào tạo của các trƣờng Đại học, Cao đẳng đào tạo về lƣu trữ ở Việt Nam thì các trƣờng chỉ bố trí một môn học có tên: “Công tác văn thƣ, lƣu trữ trong doanh nghiệp” với thời lƣợng của môn học từ 2 đến 3 tín chỉ. Nội dung đào tào của môn học quá rộng bao gồm công tác văn thƣ, lƣu trữ, soạn thảo văn bản và một số trƣờng còn đƣa cả nội dung quản trị văn phòng doanh nghiệp vào giảng dạy. Nội dung chủ yếu của môn học xem công tác văn thƣ, lƣu trữ, soạn thảo văn bản của doanh nghiệp nói chung cũng giống nhƣ nội dung nghiệp vụ của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Kết cấu của môn học đƣợc thiết kế chủ yếu là phần lý thuyết và chƣa bố trí thời lƣợng cụ thể cho vấn đề thực hành nghiệp vụ. Trong khi đó, thực tế công tác văn thƣ, lƣu trữ và soạn thảo văn bản trong doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài có nhiều đặc điểm riêng cũng nhƣ có nhiều yêu cầu khác so với hệ thống lý thuyết lƣu trữ trong cơ quan Nhà nƣớc (nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2). Hơn nữa, vì mục đích lợi nhuận nên các nhà đầu tƣ đặt ra yêu cầu cao về năng suất lao động và tính hiệu quả, tính chuyên môn hóa đối với công tác lƣu trữ và cán bộ lƣu trữ.
Từ những yêu cầu đó đối chiếu với thời gian đào tạo về công tác lƣu trữ doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài thì còn quá ít, thiếu tính thực tế, thiếu tính chuyên sâu. Vì thế, rất nhiều sinh viên đƣợc đào tạo về văn thƣ, lƣu trữ ở Việt Nam chƣa đáp ứng đƣợc các yêu cầu của các nhà đầu tƣ về chuyên môn nghiệp vụ. Nhất là yêu cầu về ngoại ngữ, tin học, nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện công tác lƣu trữ hiện đại. Đặc biệt là yêu cầu về năng suất lao động trong việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ của doanh nghiệp. Thực trạng về nguồn lao động lƣu trữ cũng dẫn tới tình trạng các doanh nghiệp còn nhiều đắn đo trong việc bố trí cán bộ chuyên môn sâu về lƣu trữ. Quan trọng hơn đối với công tác lƣu trữ doanh nghiệp là nguyên tắc bảo mật thông tin thƣơng mại và công nghệ. Một thực tế nữa của lao động lƣu trữ Việt Nam là sự phổ biến của hiện tƣợng “nhảy việc”. Khi doanh nghiệp bố trí một lao động thực hiện việc lƣu trữ tất cả các tài liệu của mình cũng đồng nghĩa với việc họ giao sứ mạng cho cán bộ lƣu trữ nắm giữ các bí mật về thƣơng mại và công nghệ của doanh nghiệp. Nếu lao động lƣu trữ đó “nhảy việc” thì không có gì có thể đảm bảo những bí mật thƣơng mại và công nghệ của doanh nghiệp không đƣợc bán đi hay lộ ra ngoài. Nếu điều đó xảy ra có nghĩa là sự sống còn của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hƣởng. Đó là lý do chính đáng để các doanh nghiệp lựa chọn mô hình tổ chức lƣu trữ tài liệu theo mô hình phân tán. Một số doanh nghiệp có bố trí kho lƣu trữ tập trung nhƣng chỉ tập trung tài liệu mà không tập trung quản lý thông tin có trong tài liệu.
Tuy nhiên, kinh nghiệm một số nƣớc cho thấy họ đã tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ cho doanh nghiệp. Dựa vào những đội ngũ cán bộ làm lƣu
trữ trong doanh nghiệp thì Nhà nƣớc có thể thực hiện các chính sách quản lý và hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ cho doanh nghiệp. Thực trạng đào tạo cán bộ lƣu trữ cho doanh nghiệp ở Việt Nam có lẽ chỉ mới dừng lại ở tính mục tiêu chứ chƣa đi đƣợc vào hiện thực hóa. Để đào tạo cán bộ lƣu trữ làm công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch đào tạo dài hơi hơn trong chƣơng trình đào tạo của các trƣờng. Hay nói chính xác hơn là cần bố trí chƣơng trình đào tạo chuyên sâu về công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Mảng kiến thức chuyên sâu về lƣu trữ doanh nghiệp cần đƣợc xác định dựa trên cơ sở thực tiễn của công tác lƣu trữ trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau nhƣ doanh nghiệp tƣ nhân, doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài,…
Đối với doanh nghiệp cần phải có các môn học nhằm định hƣớng và xác định các nguyên tắc tiến hành nghiệp vụ cho cán bộ lƣu trữ. Nguyên tắc và các phƣơng pháp bảo mật thông tin thƣơng mại và công nghệ cần đƣợc đào tạo chuyên sâu cho cán bộ làm lƣu trữ trong doanh nghiệp. Với những nghiên cứu ban đầu, Chúng tôi đề xuất Chƣơng trình đào tạo cán bộ lƣu trữ doanh nghiệp theo cơ cấu nhƣ sau:
+ Phần kiến thức đại cƣơng;
+ Phần kiến thức cơ sở ngành chung;
+ Phần kiến thức chuyên ngành lƣu trữ doanh nghiệp; + Phần kiến thức bổ trợ.
Trong đó, kiến thức chuyên ngành lƣu trữ doanh nghiệp cần đƣợc đào tạo chuyên sâu về:
+ Luật pháp liên quan đến doanh nghiệp (luật thƣơng mại, luật đầu tƣ, luật doanh nghiệp, luật lao động, luật bản quyền tác giả,…)
+ Đại cƣơng về công tác văn thƣ, lƣu trữ của doanh nghiệp (cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nguyên tắc, đặc điểm, vai trò, ý nghĩa, chức năng của tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp,....
+ Quy định của các nƣớc về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ trong doanh nghiệp. + Nghiệp vụ văn thƣ trong doanh nghiệp.
+ Nghiệp vụ lƣu trữ doanh nghiệp.
+ Nghiệp vụ văn phòng trong doanh nghiệp. + Nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu kế toán.
+ Nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu KHKT trong doanh nghiệp. + Bảo mật thông tin thƣơng mại và công nghệ,….
Phần kiến thức bổ trợ cần cung cấp cho sinh viên những kiến thức sau: + Các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ trong doanh nghiệp.
+ Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2008. + Nghiệp vụ quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử,…
Chúng ta có thể thấy rằng các cơ sở đào tạo về văn thƣ, lƣu trữ ở Việt Nam hiện nay đang hƣớng sản phẩm đào tạo của mình vào mục tiêu cung cấp cho nhiều loại hình
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp khác nhau. Đây là một định hƣớng đã tồn tại khá lâu dài và cũng có nhiều ƣu điểm. Tuy nhiên, đội ngũ đào tạo theo hƣớng này khi tiếp nhận các công việc trong các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp 100% vốn lại tỏ ra chậm thích ứng, năng suất lao động không cao vì hệ thống lý thuyết đƣợc đào tạo với thực tiễn công việc có nhiều điểm khác biệt. Nhiều yêu cầu về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ của chủ đầu tƣ không đƣợc lao động lƣu trữ đáp ứng. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, phần lớn lao động lƣu trữ đã qua đào tạo ở Việt Nam đều đƣợc doanh nghiệp đào tạo lại về chuyên môn hoặc là họ tự học hỏi các kinh nghiệm làm việc của các cá nhân, nhân viên khác để thực hiện công việc của mình. Do đó, những cán bộ lƣu trữ đã qua đào tạo chƣa thể áp dụng những lý thuyết đã học của mình vào thực tiễn công tác lƣu trữ của doanh nghiệp vì những rào cản về mặt chuyên môn.
Có thể sẽ có ý kiến phản đối với việc đào tạo kiến thức chuyên môn sâu công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp vì lý do đầu ra. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần nhìn nhận một cách chính xác rằng: với yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế - xã hội thì nguồn lao động lƣu trữ không còn ở thời kỳ khủng hoảng thiếu nữa mà bắt đầu chuyển sang giai đoạn “thừa”. “Thừa” ở đây có thể đƣợc xem là thừa những lao động đƣợc đào tạo rất nhiều mảng kiến thức nhƣng không nghiên cứu chuyên sâu về bất kỳ mảng nào. Trong khi thiếu rất nhiều lao động lƣu trữ đƣợc đào tạo chuyên sâu về lƣu trữ của các loại hình cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc thù. Vì thế, chúng tôi thấy rằng xu hƣớng đào tạo chuyên sâu theo loại hình cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ là xu hƣớng đúng đắn trong công tác đào tạo cán bộ lƣu trữ đáp ứng các nhu cầu của nền kinh tế - xã hội trong giai đoạn hiện nay và trong các giai đoạn tiếp theo.
3.3.2. Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ trong doanh chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ trong doanh nghiệp
Để nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài, theo chúng tôi, nhân tố quyết định điều này là nhân tố con ngƣời. Khi chính những ngƣời hàng ngày sản sinh ra tài liệu họ nhận thức đƣợc các giá trị của tài liệu thì tình trạng bó gói, tiêu hủy tùy tiện tài liệu sẽ có phần giảm bớt. Đồng thời, khi bản thân những ngƣời sản sinh ra tài liệu có đƣợc những hiểu biết về chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ họ sẽ làm việc khoa học hơn, họ sẽ biết cách sắp xếp gọn gàng và lƣu trữ cận thận những tài liệu của mình để phục vụ cho công việc hàng ngày của họ. Việc cải thiện công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp phải xuất phát từ những con ngƣời đƣợc đào tạo cơ bản về lƣu trữ doanh nghiệp.
Thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp trong hoạt động của mình đã đặt hàng với một số trung tâm dạy nghề, trung tâm kỹ năng để đào tạo các kỹ năng lập hồ sơ và quản lý hồ sơ công việc. Những ngƣời đã đƣợc đào tạo đã am hiểu hơn về việc lập hồ sơ và lƣu trữ những hồ sơ đó phục vụ cho công việc hàng ngày của mình. Từ đó hiệu quả và năng suất lao động của họ đƣợc nâng cao hơn so với trƣớc.
Kinh nghiệm một số nƣớc cho thấy các cơ quan lƣu trữ Nhà nƣớc cung cấp các dịch vụ đào tạo, hƣớng dẫn miễn phí hoặc có thu phí về nghiệp vụ lƣu trữ cho các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp. Khi cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ sẽ tác động không nhỏ vào năng suất công việc của họ và làm cho họ có thể nhìn nhận đƣợc giá trị của những tài liệu do mình sản sinh trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày. Từ thay đổi nhận thức họ sẽ thấy rằng cần thiết phải lƣu trữ những tài liệu của mình phục vụ cho những công việc tiếp theo. Vì thế hiệu quả công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp sẽ đƣợc nâng cao hơn trƣớc.
Thực tế công tác đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ cho các cán bộ, nhân viên lƣu trữ ở Việt Nam còn khá nhiều hạn chế. Chúng ta chỉ mới dừng lại ở việc bồi dƣỡng nghiệp vụ cho các cán bộ lƣu trữ ở các cơ quan Nhà nƣớc và một số doanh nghiệp Nhà nƣớc. Công tác bồi dƣỡng cho cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa đƣợc thực hiện. Điều này cũng xuất phát từ nhận thức còn hạn chế về công tác lƣu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài của cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc mà chúng tôi đã đề cập ở phần trên.
Dựa trên thực tế nghiên cứu, chúng tôi thấy rằng cơ quan quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc ở Trung ƣơng và địa phƣơng phải có các chính sách phù hợp trong việc đào tạo, hƣớng dẫn bồi dƣỡng về nghiệp vụ lƣu trữ cho các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Hình thức đào tạo, bồi dƣỡng có thể tiến hành theo hình thức đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn. Mục đích của các lớp bồi dƣỡng nhằm cung cấp các kiến thức cơ bản về lý thuyết và thực hành công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp theo hƣớng dẫn của pháp luật lƣu trữ Việt Nam. Những kiến thức lý thuyết và thực hành này phải đƣợc xây dựng phù hợp dựa trên thực tiễn của công tác lƣu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài để chúng có thể áp dụng đƣợc trong loại hình doanh nghiệp này. Cần tránh việc đào tạo, bồi dƣỡng những kiến thức về lƣu trữ mà sau khi học các cán bộ, nhân viên khó hoặc không thể áp dụng đƣợc vào thực tế công việc của mình.