2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
2.1. Lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
2.1.3. Sự cần thiết phải tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
Có thể khẳng định rằng bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trong hoạt động của mình đều sản sinh ra các tài liệu. Những tài liệu đó có giá trị thực tiễn đƣợc sử dụng hàng ngày trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, khối lƣợng tài liệu ngày càng đƣợc sinh ra nhiều trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ vƣợt quá khả năng kiểm soát của chính các cơ quan này. Do vậy lý thuyết về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ chỉ ra rằng cần phải quản lý tập trung thống nhất khối tài liệu này để tạo điều kiện thực hiện thống nhất các nghiệp vụ có tính khoa học của công tác lƣu trữ. Khối lƣợng tài liệu sẽ giảm xuống khi nó đƣợc quản lý tập trung thống nhất và đƣợc tiến hành lựa chọn bằng những nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Nhờ vậy các cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm diện tích về phòng, kho để lƣu trữ những tài liệu không có giá trị. Hơn nữa cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí về bố trí cán bộ, nhân lực cho việc quản lý khối tài liệu đã hết giá trị.
Tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ cũng chỉ ra rằng cần phải thành lập bộ phận quản lý công tác lƣu trữ hoặc ít nhất cần phải bố trí cán bộ phụ trách công tác này. Việc thành lập bộ phận quản lý công tác lƣu trữ xuất phát từ thực tế công tác lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động đều phải sử dụng các nguồn thông tin. Trong khi đó, hơn 90% thông tin đƣợc chứa đựng trong văn bản, tài liệu. Tuy nhiên, do khối lƣợng tài liệu đƣợc sinh ra ngày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã làm cho công tác tra cứu, sử dụng những tài liệu này tốn kém rất nhiều công sức, thời gian. Do đó, hiệu quả của việc tra cứu thông tin tài liệu trong cơ quan, tổ chức sẽ rất thấp nếu công tác lƣu trữ thiếu sự quản lý và hƣớng dẫn thống nhất của bộ phận chuyên môn về lƣu trữ. Bộ phận quản lý lƣu trữ sẽ xây dựng những văn bản quy định về công tác lƣu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đối với tài liệu lƣu trữ của cơ quan; đề xuất các phƣơng án đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lƣu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lƣu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Nhờ đó, công tác lƣu trữ đƣợc quản lý thống nhất, khoa học và góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả các hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Mặt khác, tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ cũng đặt ra yêu cầu về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lƣu trữ. Đây là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của công tác lƣu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lƣu trữ đƣợc đào tạo về chuyên môn lƣu trữ sẽ giúp các cơ quan, tổ chức nhận thức đúng đắn giá trị tài liệu của mình. Từ nhận thức đúng, các cơ quan, tổ chức sẽ có các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ một cách hợp lý, hiệu quả. Hơn nữa với sự tham mƣu của các cán bộ lƣu trữ, các cơ quan, tổ chức sẽ ban hành các văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn công tác lƣu trữ và bố trí các kho, tàng nhằm bảo quản tốt các tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của mình.
Ngoài ra, với việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ thì công tác này trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng phải đƣợc thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật, quy định của cơ quan về lƣu trữ. Tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ tức là tổ chức và kiểm soát các thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do vậy, tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ cũng cần phải có các cơ chế thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm nhằm hƣớng công tác lƣu trữ đạt đƣợc hiệu quả ngày càng cao hơn. Vì vậy, tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ không chỉ đơn thuần giúp cho các cơ quan, tổ chức kiểm soát một cách cơ học tài liệu mà nó còn giúp cơ quan quản lý tốt nguồn lực thông tin của mình. Nhờ vậy, các hoạt động của các cơ quan, tổ chức với tổ chức và quản lý tốt công tác lƣu trữ sẽ đảm bảo hoạt động có hiệu quả. Ngƣợc lại nếu tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ không tốt sẽ gây nên các hậu quả to lớn đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đối với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ, tổ chức và quản lý thống nhất công tác lƣu trữ sẽ giúp cho các cơ quan này quản lý thống nhất tài liệu của Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
Nhƣ vậy tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ thực sự cần thiết đối với hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ tổ chức và quản lý tốt công tác lƣu trữ, hiệu quả của các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng đƣợc nâng cao rõ rệt. Ngƣợc lại, nếu tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ không tốt sẽ gây nên những khó khăn, thậm chí có thể gây ra những hậu quả to lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ không chỉ là việc quản lý thống nhất một cách cơ học tài liệu lƣu trữ mà thông qua đó các nhà quản lý đặt ra một cơ chế kiểm soát chặt chẽ nguồn lực thông tin của mình. Đây là nguồn lực có vai trò quan trọng quyết định sự thành, bại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong “thời đại bùng nổ thông tin” nhƣ hiện nay.
2.2. Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nƣớc về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp
Cho đến nay, ở Việt Nam đang còn tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức và quản lý đối với công tác lƣu trữ doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Trong phần này, tác giả sẽ phân tích các cơ sở pháp lý của pháp luật lƣu trữ Việt Nam và của các nƣớc về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp làm cơ sở đánh giá về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.