2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
3.1. Thay đổi nhận thức về giá trị và ý nghĩa của tài liệu của doanh nghiệp
3.1.1. Thay đổi nhận thức của doanh nghiệp về giá trị và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ
Có thể khẳng định rằng tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã và đang góp phần quan trọng trong việc điều hành, quản lý một cách hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, nó góp phần không nhỏ trong việc tăng năng suất lao động và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự đóng góp của nó mang tính chất gián tiếp và tiềm ẩn. Vì thế, từ các nhà đầu tƣ, lãnh đạo cho đến các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp chƣa nhận thức đầy đủ và đúng đắn giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của chính doanh nghiệp mình.
Thực tế khảo sát của chúng tôi cho thấy rằng không phải các nhà đầu tƣ cũng nhƣ các chủ doanh nghiệp không nhìn thấy giá trị của tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp. Minh chứng cho điều này là việc các doanh nghiệp bố trí cả két sắt để bảo quản một số tài liệu quan trọng có tính bảo mật cao. Những tài liệu này một phần do yêu cầu cần phải bảo quản của doanh nghiệp, phần khác do yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nƣớc (nhƣ đã đề cập là điều 12 – Luật doanh nghiệp hoặc chế độ lƣu trữ tài liệu kế toán của Bộ tài chính…). Nhiều doanh nghiệp đã quy định cụ thể trong các văn bản về chế độ lƣu trữ và bảo mật các thông tin của tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp mình. Đơn cử nhƣ quy định về bảo vệ thông tin của công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam (đã đƣợc đề cập ở chƣơng 2). Tuy nhiên, những văn bản, tài liệu khác ngoài quy định của Nhà nƣớc mà họ cho rằng là không quan trọng đối với doanh nghiệp thì họ có thể tự mình loại hủy. Vì thế muốn thay đổi nhận thức của doanh nghiệp trƣớc hết cần phải có quy định cụ thể phù hợp với thực tiễn công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Những quy định pháp lý về công tác lƣu trữ doanh nghiệp sẽ là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ cơ bản đối với tài liệu do mình sản sinh ra. Vì thế, chúng ta cần thấy rằng muốn thay đổi nhận thức của doanh nghiệp nói chung và cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nói riêng về giá trị của tài liệu lƣu trữ thì cần phải có biện pháp tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật lƣu trữ.
Mặt khác, những tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp đã và đang phản ánh một cách chính xác nhất các chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ quá trình hình thành, phát triển của doanh nghiệp ở Việt Nam. Những tài liệu đƣợc hình thành trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đã và đang góp phần không nhỏ trong việc tạo ra lợi nhuận cho các doanh nghiệp. Nghiên cứu toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp sẽ đem lại cho các nhà đầu tƣ/chủ sở hữu có cái nhìn toàn diện về khả năng đầu tƣ và mở rộng sản xuất ở Việt Nam trong
thời điểm hiện tại và trong tƣơng lai. Những tài liệu về hoạt động sản xuất, kinh doanh và các kinh nghiệm quý báu đƣợc phản ánh trong tài liệu lƣu trữ sẽ cho phép các nhà đầu tƣ vạch định các kế hoạch chiến lƣợc để phát triển doanh nghiệp ở Việt Nam trong tƣơng lai. Để vạch định đƣợc chiến lƣợc phát triển lâu dài một cách đúng đắn, các cấp quản lý doanh nghiệp phải đƣợc dựa vào những tài liệu đã đƣợc quản lý và tổ chức sắp xếp, đánh giá một cách khoa học trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình.
Có thể khẳng định rằng tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp có giá trị thực tiễn đối với hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc nhận thức thiếu đúng đắn và đầy đủ đối với giá trị của tài liệu do doanh nghiệp sản sinh ra đã khiến các doanh nghiệp phải trả giá đắt và gặp nhiều khó khăn trong việc giải quyết các công việc của mình nhƣ các ví dụ về việc làm mất tờ khai hải quan của các công ty Fujisu, công ty Solno Enprise,…(đã đƣợc đề cập ở chƣơng 2). Nhận thức của doanh nghiệp về giá trị lƣu trữ có lẽ đƣợc thay đổi khi chính tài liệu lƣu trữ của họ mang lại những giá trị kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. Giá trị kinh tế của tài liệu lƣu trữ chỉ đƣợc phát huy khi những tài liệu này đƣợc tổ chức sử dụng có hiệu quả trong doanh nghiệp. Việc tổ chức sử dụng có hiệu quả cũng chỉ đƣợc thực hiện khi tài liệu của doanh nghiệp đƣợc tổ chức và quản lý khoa học.
Với những nghiên cứu ban đầu của mình, chúng tôi thấy rằng muốn thay đổi nhận thức của doanh nghiệp về giá trị của tài liệu lƣu trữ cần phải tiến hành một số biện pháp nhƣ sau:
Thứ nhất, bản thân các chủ sở hữu/các nhà đầu tƣ; các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp phải tự nhận thức đầy đủ các giá trị của tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của mình. Bởi vì bản thân tài liệu lƣu trữ luôn có giá trị thực tiễn đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Thứ hai, các văn bản pháp luật của Nhà nƣớc cần có những quy định, hƣớng dẫn cụ thể và toàn diện đối với công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Đây là cơ sở pháp lý để các doanh nghiệp có thể tổ chức và quản lý khoa học tài liệu của mình.
Thứ ba, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cần có các chính sách, kế hoạch phổ biến, tuyên truyền giá trị của tài liệu lƣu trữ (nhƣ kinh nghiệm của một số nƣớc: Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản,...). Chính sách, kế hoạch phổ biến này phải thực sự cho các doanh nghiệp thấy đƣợc tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp có giá trị và vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp.
Thứ tƣ, các doanh nghiệp cũng nhƣ các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cần có cơ chế kiểm tra, đánh giá một cách hợp lý kết quả thực hiện công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Qua quá trình kiểm tra, đánh giá về kết quả thực hiện công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp sẽ có tác động tích cực đối với quá trình thay đổi nhận thức của doanh nghiệp về giá trị của tài liệu lƣu trữ.
Thứ năm, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cần xử lý nghiêm những hành vi vi phạm pháp luật lƣu trữ của các doanh nghiệp. Đồng thời các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cũng cần có những chính sách khen thƣởng hợp lý các doanh nghiệp có nhiều thành tích trong tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ.
Thứ sáu, các doanh nghiệp cần kết hợp với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc có những chính sách hƣớng dẫn, đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ cho các cán bộ trực tiếp làm công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Thông qua các lớp hƣớng dẫn và bồi dƣỡng nghiệp vụ nhƣ trên sẽ làm thay đổi nhận thức của cán bộ về giá trị của tài liệu lƣu trữ.
Thứ bảy, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc cần phối hợp với Ban quản lý các khu công nghiệp, Sở Lao động thƣơng binh – xã hội,... của các tỉnh để phối hợp mở lớp đào tạo hoặc lồng ghép các nội dung chuyên môn về lƣu trữ vào kế hoạch đào tạo, bỗi dƣỡng cán bộ quản lý của các doanh nghiệp do những cơ quan nhƣ trên thực hiện hàng năm.
3.1.2. Thay đổi quan điểm, nhận thức của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ doanh nghiệp công tác lƣu trữ doanh nghiệp
Tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nói riêng đã đang phản ánh các chính sách đúng đắn của Đảng và Nhà nƣớc trong các chính sách phát triển kinh tế - xã hội ở nƣớc ta trong từng giai đoạn lịch sử.
Chúng ta có thể khẳng định rằng nhận thức của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài còn hạn chế. Biểu hiện đầu tiên các hạn chế đó là hệ thống pháp luật của chúng ta chƣa xem công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ một đối tƣợng điều chỉnh chủ yếu của mình. Tức là chúng ta đã và đang bỏ rơi một khối lƣợng lớn tài liệu có giá trị lâu dài cho đất nƣớc trên nhiều mặt.
Việc chƣa nhận thức đúng đắn về giá trị tài liệu của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài xuất phát từ việc thiếu thực tế và thiếu cơ sở pháp lý cũng nhƣ khả năng quản lý còn nhiều hạn chế của các cơ quan quản lý lƣu trữ ở Việt Nam hiện nay. Đặc biệt là hạn chế về nhận thức khi cho rằng: tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài không thuộc đối tƣợng quản lý của hệ thống pháp luật lƣu trữ ở Việt Nam. Thậm chí sai lầm hơn nếu xem công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài có chung đặc điểm về nghiệp vụ nhƣ các cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc và các doanh nghiệp do Nhà nƣớc quản lý.
Do chƣa nhìn nhận tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣ một đối tƣợng điều chỉnh chủ yếu của mình nên ngay trong các văn bản pháp luật về lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc đề cập đến một cách cụ thể. Hơn nữa, trong hoạt động tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp
luật mới về lƣu trữ của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc luôn thiếu đại diện các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Nhƣ đã phân tích ở chƣơng 1 cho thấy, tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài không chỉ có giá trị đối với chính doanh nghiệp mà còn có giá trị lịch sử đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam. Vì thế, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc cần thay đổi nhận thức và nhìn nhận một cách đầy đủ và đúng đắn về giá trị và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp. Khi mà các cơ quan quản lý Nhà nƣớc còn chƣa nhận thức đúng về vấn đề này thì sẽ khó khăn vô cùng trong việc tuyên truyền và hƣớng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ công tác lƣu trữ.
Với những nghiên cứu ban đầu của mình, chúng tôi thấy rằng muốn thay đổi nhận thức của cơ quản lý Nhà nƣớc về giá trị của tài liệu lƣu trữ cần phải tiến hành một số biện pháp nhƣ sau:
Thứ nhất, nhƣ đã đề cập ở phần trên các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cần ban hành các văn bản quy định, hƣớng dẫn cụ thể công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Sau khi ban hành những văn bản nhƣ trên, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ cần tuyên truyền, phổ biến rộng rãi nội dung văn bản pháp luật đó cho toàn thể nhân dân đƣợc biết. Dựa trên những quy định này, các cán bộ, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ các cấp nhận thức đƣợc rằng: công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp cũng là đối tƣợng đƣợc điều chỉnh bởi pháp luật lƣu trữ Việt Nam. Đồng thời, họ cũng hiểu rằng tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp cũng có giá trị quan trọng đối với nền kinh tế - xã hội. Từ đó, họ sẽ thay đổi nhận thức của mình về giá trị tài liệu của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài theo hƣớng tích cực.
Thứ hai, Các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu về lƣu trữ cần có những công trình nghiên cứu về thực tiễn công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Trên cơ sở các kết quả của những công trình nghiên cứu đó, các cơ quan Nhà nƣớc sẽ nắm bắt đƣợc thực tiễn công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp và điều chỉnh nội dung văn bản quy định và hƣớng dẫn công tác lƣu trữ của doanh nghiệp phù hợp hơn. Nhờ vậy, hoạt động quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn và sẽ có tác động ngƣợc lại làm thay đổi nhận thức của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về giá trị của tài liệu theo hƣớng tích cực hơn.
Thứ ba, các văn bản pháp luật lƣu trữ về quản lý công tác lƣu trữ doanh nghiệp cần có những quy định cụ thể về vai trò, trách nhiệm của các cán bộ, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc Trung ƣơng và địa phƣơng đối với việc quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Đồng thời, các văn bản này cần phải quy định những chế tài nghiêm khắc đối với hành vi vi phạm pháp luật lƣu trữ. Bên cạnh đó các văn bản này cũng cần quy định cụ thể về các chính sách khen thƣởng hợp lý đối với những cán bộ, cơ quan quản lý Nhà nƣớc có thành tích tốt trong quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp.