2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
2.4. Nhận xét và đánh giá về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh
thƣờng xuyên. Nhất là quy định về việc cát cứ thông tin giữa các doanh nghiệp với nhau. Chính vì vậy, hiện tƣợng vi phạm nội quy lao động cũng nhƣ vi phạm các quy định về công tác lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp cũng ít xảy ra.
Đối với việc đánh giá kết quả thực hiện các quy định về công tác lƣu trữ của doanh nghiệp cũng đƣợc thể hiện cụ thể trong việc báo cáo về kết quả thực hiện Nội quy lao động mà bộ phận chịu trách nhiệm chính về soạn thảo các báo cáo này là văn phòng xƣởng, cán bộ phụ trách nhân sự xƣởng hoặc Ban an toàn vệ sinh lao động của doanh nghiệp. Có thể khẳng định rằng hoạt động kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chủ yếu dừng lại ở việc kiểm tra, nhắc nhở ngƣời lao động thực hiện các nội dung của Nội quy lao động và chỉ xử lý một số hành vi vi phạm nội quy lao động mà có liên quan đến công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Do việc kiểm tra đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và đƣợc phụ trách bởi các cấp quản lý trực tiếp của ngƣời lao động nên các hành vi vi phạm các quy định của các doanh nghiệp cũng ít xảy ra.
2.4. Nhận xét và đánh giá về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp nghiệp
2.4.1. Hiệu quả của các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai
Các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã đem lại những hiệu quả nhất định cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp nhƣ sau:
Trƣớc hết với phƣơng pháp tổ chức lƣu trữ tài liệu theo mô hình phân tán đã đảm bảo cho các doanh nghiệp có thể bảo mật đƣợc các thông tin về công nghệ và thông tin thƣơng mại của mình. Mô hình phân tán trong bố trí công tác lƣu trữ cũng cho thấy hiệu quả hơn về mặt kinh tế so với việc bố trí tập trung. Đặc biệt đối với các doanhh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc bố trí phân tán sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc chi phí cho việc xây dựng kho tàng và trả lƣơng cho cán bộ quản lý công tác lƣu trữ.
Hơn nữa, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ cũng giúp cho hiệu quả của công tác lƣu trữ đƣợc nâng cao. Khi ứng dụng công nghệ thông tin, hoạt động tra cứu và tổ chức khai thác tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp đã đạt đƣợc hiệu quả tƣơng đối cao. Nhất là việc tổ chức, khai thác tài liệu thông qua mạng máy tính đã đảm bảo công tác lƣu trữ đạt các yêu cầu của doanh nghiệp về tính nhanh chóng, kịp thời. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO
9001-2008 đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của mình có hiệu quả hơn.
Ngoài ra việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ có sự phân cấp theo giá trị và mức độ bảo mật thông tin của tài liệu đã giúp cho doanh nghiệp có thể bảo mật an toàn các thông tin về công nghệ. Phân cấp về tổ chức và quản lý tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp theo giá trị của văn bản tài liệu cũng cho phép các doanh nghiệp có thể bảo quản tốt những tài liệu quan trọng của mình. Bên cạnh đó một số nhà đầu tƣ đã áp dụng những kinh nghiệm tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của mình vào công tác lƣu trữ của doanh nghiệp ở Việt Nam đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định (nhƣ các đặc điểm khác biệt của hệ thống văn bản của doanh nghiệp đề cập ở phần trên).
Có thể khẳng định rằng các phƣơng pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp đã đem lại những hiệu quả nhất định đối với hoạt động của chính doanh nghiệp. Trong đó, công tác lƣu trữ bƣớc đầu đã đảm bảo cho các quá trình điều hành và quản lý hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đƣợc tiến hành có hiệu quả. Tuy nhiên, với hoạt động sản xuất ngày càng mở rộng thì khối lƣợng tài liệu đƣợc sản sinh ra ngày càng lớn. Trong khi đó việc khai thác, sử dụng những tài liệu này phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đã và đang đặt ra các yêu cầu mới, nhanh chóng hơn, chính xác hơn. Do vậy, những biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp hiện nay sẽ tạo ra những hậu quả nhất định đối vơi công tác lƣu trữ của doanh nghiệp (nhƣ phần trình bày ở trên về mất văn bản)
2.4.2. Ƣu điểm
Kết quả khảo sát thực tế về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai đã cho thấy một số ƣu điểm của công tác này nhƣ sau:
Thứ nhất, các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài, các cấp quản lý doanh nghiệp cũng nhƣ ngƣời lao động trong các doanh nghiệp này đã bƣớc đầu nhận thức đƣợc giá trị và vai trò của công tác lƣu trữ trong hoạt động sản xuất của mình. Từ những nhận thức bƣớc đầu đó, họ đã ban hành nhiều quy định có liên quan đến hoạt động tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác này phục vụ các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Đặc biệt họ đã dùng cả két sắt để bảo quản tài liệu có vai trò quan trọng và những tài liệu chứa thông tin bí mật. Đây là một ƣu điểm minh chứng những nhận thức bƣớc đầu của các nhà đầu tƣ về giá trị của tài liệu lƣu trữ.
Thứ hai, các nhà đầu tƣ, các doanh nghiệp đã quan tâm ngày càng nhiều hơn trong việc bố trí các cán bộ làm công tác lƣu trữ kiêm nhiệm nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác này trong hoạt động của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm quản lý kho lƣu trữ chung cho thấy họ cũng đã bắt đầu nhìn thấy những giá trị tiềm ẩn và sự cần thiết phải tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của doanh nghiệp mình.
Thứ ba, công tác phổ biến, đào tạo và hƣớng dẫn thực hiện các quy định về công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp tỏ ra hiệu quả cao khi giao trách nhiệm cho các cán bộ quản lý trực tiếp tại các bộ phận kết hợp với phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện việc phổ biến, hƣớng dẫn các quy định trong nội quy lao động trong đó có các quy định của công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Thứ tƣ, nhiều nhà đầu tƣ, các chuyên gia khi tham gia điều hành và quản lý các doanh nghiệp ở Việt Nam đã áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong công tác văn thƣ, lƣu trữ của nƣớc đầu tƣ (Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Pháp, Auxtralia...) vào trong thực tiễn công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp đã làm phong phú thêm về cơ sở thực tiễn công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp ở Việt Nam.
Thứ năm, thực tiễn công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã cho thấy quan điểm về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các doanh nghiệp hƣớng mạnh vào tính hiệu quả (nhất là hiệu quả về mặt kinh tế). Đây cũng là cơ sở thực tiễn và kinh nghiệm quý báu để các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Việt Nam học tập và thực hiện công tác lƣu trữ trong cơ quan, doanh nghiệp mình ngày càng hiệu quả hơn.
Thứ sáu, thực tiễn của công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cho thấy việc cập nhật nhanh chóng và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ. Cũng nhờ vậy mà công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp ngày càng đạt hiệu quả cao và góp phần ngày càng quan trọng trong việc tăng năng suất và lợi nhuận cho các doanh nghiệp.
Thứ bảy, các nhà đầu tƣ và các cấp quản lý doanh nghiệp cũng đã quan tâm mạnh mẽ và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2008 trong đó áp dụng cả trong lĩnh vực quản lý văn bản, hồ sơ của các doanh nghiệp. Nhờ đó, công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp đã đƣợc chuẩn hóa về các quy trình nghiệp vụ và đem lại hiệu quả cao cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ tám, công tác kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công tác lƣu trữ đƣợc các doanh nghiệp thực hiện tƣơng đối hiệu quả. Với việc thành lập Ban an toàn vệ sinh lao động chuyên môn thực hiện kiểm tra việc thực hiện Nội quy lao động trong đó có những quy định về công tác lƣu trữ đã hạn chế đến thấp nhất những vi phạm các quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ trong doanh nghiệp. Đồng thời, các văn bản của doanh nghiệp cũng đã đƣa ra các chế tài đủ mạnh để răn đe các hành vi vi phạm các quy định về công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp. Chính nhờ vậy đã ngăn chặn đƣợc các hành vi vi phạm các quy định về công tác lƣu trữ của toàn thể cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động trong doanh nghiệp.
Thứ chín, một đặc điểm phổ biến trong thực hiện xác định giá trị của tài liệu lƣu trữ theo yêu cầu của nội bộ và yêu cầu của khách hàng cũng tạo nên tính đa dạng và tính hợp lý trong công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Nhờ đặc điểm này, nhiều tài liệu của doanh nghiệp đã đƣợc lƣu trữ lại một cách cẩn thận từ 2 đến 5 năm (nhƣ trƣờng
hợp công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam). Trong khi tài liệu của hầu hết các doanh nghiệp bị bỏ rơi và tiêu hủy tùy tiện thì những quy định nhƣ trên của một số doanh nghiệp cũng đã bƣớc đầu tạo nên những hiệu quả nhất định đối với công tác lƣu trữ.
2.4.3. Nhƣợc điểm
Bên cạnh những ƣu điểm đạt đƣợc trong hoạt động tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai cũng còn có những hạn chế nhƣ sau:
Thứ nhất, mặc dù bƣớc đầu các nhà đầu tƣ cũng nhƣ các cấp quản lý của các doanh nghiệp đã nhận thức đƣợc giá trị của công tác lƣu trữ đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, những nhận thức này chƣa thực sự đầy đủ. Do đó, tài liệu của các phòng, ban, bộ phận hầu nhƣ thiếu sự quan tâm và chƣa đƣợc tổ chức và quản lý một cách khoa học. Hạn chế đó dẫn tới một khối lƣợng lớn tài liệu lƣu trữ của doanh nghiệp đang bị bỏ rơi, hƣ hỏng và không đƣợc đƣa vào sử dụng có hiệu quả.
Thứ hai, các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chỉ mới dừng lại ban hành các quy định về công tác lƣu trữ lồng ghép trong các văn bản khác chứ chƣa có văn bản quy định cụ thể. Những quy định đó cũng chƣa phản ánh toàn diện các hoạt động tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiêp vì thế nên công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp còn thiếu tính thống nhất.
Thứ ba, do chƣa có bộ phận có chức năng tham mƣu và hƣớng dẫn tổ chức và quản lý tài liệu của doanh nghiệp nên nhiều nghiệp vụ của công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp chƣa đƣợc thực hiện thống nhất. Đặc điểm này tạo nên sự đa dạng và tính tự phát trong thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ ở các phòng, ban, bộ phận. Đồng thời, đặc điểm này cũng tạo nên việc tiêu hủy tài liệu của các bộ phận một cách tùy tiện, việc bảo quản tài liệu lƣu trữ theo quan điểm và kinh nghiệm riêng của cá nhân. Từ đó, nhiều tài liệu quan trọng của doanh nghiệp đã bị thất lạc, mất mát, hƣ hỏng.
Thứ tƣ, mặc dù một số doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đã có bố trí cán bộ phụ trách kiêm nhiệm công tác lƣu trữ tài liệu. Tuy nhiên, những cán bộ này chƣa qua đào tạo về chuyên môn lƣu trữ. Đồng thời, cán bộ phụ trách lƣu trữ của doanh nghiệp cũng chỉ thực hiện kiêm nhiệm công tác này. Do đó, chƣa có những cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn về lƣu trữ để xây dựng các văn bản, hƣớng dẫn các nghiệp vụ thống nhất và khoa học cho công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp. Vì thế hiệu quả của công tác này trong doanh nghiệp chƣa cao.
Thứ năm, các doanh nghiệp chƣa có chính sách bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ. Do vậy, nhiều cán bộ trực tiếp làm việc với tài liệu lƣu trữ đã không nhận thức đƣợc các giá trị của tài liệu. Từ đó, họ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lƣu trữ tài liệu một cách tự phát tạo nên hiệu quả thấp trong công tác lƣu trữ và có thể
làm mất, làm hƣ hỏng những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp (nhƣ trƣờng hợp ví dụ đã nêu ở phần trên).
Thứ sáu, việc xác định giá trị tài liệu của doanh nghiệp theo quy định nội bộ của doanh nghiệp và theo yêu cầu của khách hàng cho thấy hầu hết tài liệu chỉ đƣợc bảo quản từ 2 đến 5 năm (kể cả những tài liệu có giá trị quan trọng). Đặc điểm này cũng tạo nên nhiều hạn chế trong công tác lƣu trữ của doanh nghiệp. Những quy định này không phù hợp với các quy định của các văn bản pháp quy về lƣu trữ của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Điều này dẫn tới những nguy cơ và rủi ro cao trong quá trình giải quyết các công việc về sau của doanh nghiệp. Đơn cử nhƣ quy định của Tổng Cục hải quan về các tờ khai nhập khẩu máy móc của doanh nghiệp phải bảo quản 10 năm nhƣng nhiều doanh nghiệp loại hủy nó trong 5 năm và nếu nhƣ doanh nghiệp muốn chuyển nhƣợng máy móc đó cho một doanh nghiệp khác phải khai báo hải quan. Nhƣng nếu không có bản chính tờ khai về máy móc này sẽ không đƣợc cơ quan Hải quan cho phép tái xuất và thanh lý hợp đồng.
Thứ bảy, nhiều doanh nghiệp vì mục đích lợi nhuận chƣa bố trí các kho lƣu trữ chung với đầy đủ các phƣơng tiện, máy móc kỹ thuật cần thiết để bảo quản tập trung tài liệu của mình. Do vậy nhiều tài liệu mặc dù đƣợc đƣa vào kho bảo quản tập trung nhƣng chƣa đƣợc chỉnh lý khoa học và tạo nên nhiều vấn đề khó khăn khi tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu. Hơn nữa điều kiện bảo quản không đảm bảo làm cho tài liệu nhanh chóng bị mối mọt, hƣ hỏng.
Thứ tám, để bảo mật thông tin tài liệu của mình, nhiều nhà đầu tƣ đã lựa chọn phƣơng pháp lƣu trữ tài liệu của doanh nghiệp mình theo mô hình phân tán. Mô hình này tạo nên hiện tƣợng cát cứ thông tin trong tài liệu giữa các bộ phận, phòng, ban trong cùng một doanh nghiệp. Mô hình này cũng tạo nên hiệu quả thấp trong quá trình tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Thứ chín: các nhà đầu tƣ khi thành lập các doanh nghiệp ở Việt Nam hƣớng mạnh vào mục tiêu lợi nhuận. Trong khi đó, giá trị của tài liệu lƣu trữ lại có tính lâu dài và mang tính tiềm ẩn. Hay nói chính xác hơn công tác lƣu trữ không trực tiếp mà nó có vai trò gián tiếp góp phần làm tăng năng suất lao động và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó, nhiều nhà đầu tƣ chƣa quan tâm đầu tƣ cho công tác lƣu trữ vì thời gian đầu tƣ ở Việt Nam của họ là có thời hạn.
2.5. Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của hoạt động tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên địa bàn Thành