2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
2.1. Lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
2.1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
Nội dung của tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ bao gồm hai nội dung chính là: Nguyên tắc tổ chức công tác lƣu trữ và các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
2.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác lƣu trữ
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lƣu trữ đƣợc áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nƣớc Việt Nam. Theo ý kiến của PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS.TS Dƣơng Văn Khảm thì nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất cũng đƣợc áp dụng để quản lý đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp ngoài quốc doanh). “Vì thế, công tác lƣu trữ ở các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia nhƣ: Việc chuyển tài liệu lƣu trữ ra nƣớc ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lƣu trữ quốc gia thuộc bí mật Nhà nƣớc và tài liệu đặc biệt quý hiếm đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hƣ hại tài liệu lƣu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu
lƣu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nƣớc, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân”[52;tr.31].
Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức lƣu trữ đƣợc Nhà nƣớc xác định và thành lập bởi hệ thống các cơ quan quản lý lƣu trữ thống nhất từ Trung ƣơng đến địa phƣơng. Hệ thống đó bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lƣu trữ và mạng lƣới các kho, các trung tâm lƣu trữ. Những cơ quan này giúp Nhà nƣớc trong việc quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ trong cả nƣớc. Đồng thời, các cơ quan này cũng có chức năng tham mƣu cho các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành các văn bản điều chỉnh và quản lý công tác lƣu trữ trong toàn quốc.
Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lƣu trữ, Đảng và Nhà nƣớc đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hƣớng dẫn, chỉ đạo công tác lƣu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lƣu trữ… tại lƣu trữ Quốc gia và lƣu trữ các cơ quan từ trung ƣơng đến địa phƣơng đều thực hiện theo sự hƣớng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên.
2.1.2.2. Các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ
Các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ đƣợc thể hiện ở năm nội dung nhƣ sau:
Thứ nhất là thành lập bộ phận quản lý lƣu trữ: Bộ phận quản lý lƣu trữ đƣợc thành lập hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở khu vực Nhà nƣớc. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhƣ: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lƣu trữ trong cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đối với tài liệu lƣu trữ của cơ quan; Đề xuất các phƣơng án đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lƣu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lƣu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Bộ phận lƣu trữ đƣợc thành lập ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo các quy định hiện hành của pháp luật. Ở khu vực Nhà nƣớc, bộ phận quản lý lƣu trữ đƣợc xây dựng thành hệ thống thuộc các cơ quan từ Trung ƣơng đến địa phƣơng. Riêng đối với doanh nghiệp, tùy thuộc quy mô lớn hay nhỏ của doanh nghiệp mà các nhà đầu tƣ, các cơ quan chủ quản hoặc các lãnh đạo doanh nghiệp quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý công tác lƣu trữ.
Thứ hai là tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lƣu trữ. Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lƣu trữ có tác động trực tiếp đến phƣơng pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lƣu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phƣơng pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ
tra tìm. Ngƣợc lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hƣởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan và làm ảnh hƣởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lƣu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần đƣợc sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Đối với doanh nghiệp chính sách tuyển dụng và bố trí cán bộ còn phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh đạo về vai trò, vị trí của công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đều bố trí cán bộ phụ trách công tác lƣu trữ. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp đang bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác lƣu trữ.
Thứ ba là tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lƣu trữ. Nhìn chung, kho tàng, trang thiết bị cho công tác lƣu trữ bƣớc đầu đã đƣợc lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm đầu tƣ xây dựng, nhất là những cơ quan, tổ chức Nhà nƣớc có quy mô lớn và các Trung tâm lƣu trữ Quốc gia, tỉnh, huyện. Tuy nhiên, ở hầu hết lƣu trữ hiện hành đều chƣa xây dựng đƣợc kho lƣu trữ chuyên dụng, song cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị nhƣ; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu độ… đảm bảo ở mức tƣơng đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.
Thứ tƣ là ban hành văn bản chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác lƣu trữ: Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lƣu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lƣu trữ. Hiện nay, nhà nƣớc ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tƣơng đối đầy đủ về công tác lƣu trữ. Có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lƣu trữ đƣợc ban hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2013. Dƣới luật có nhiều văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật và các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ. Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể do cơ quan ban hành. Những cơ quan đƣợc lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lƣu trữ thƣờng ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lƣu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lƣu trữ.
Thứ năm là công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lƣu trữ: Thanh tra, kiểm tra nhằm đánh giá quá trình thực hiện các quy định pháp luật lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Dựa trên những kết quả thanh tra, kiểm tra, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc có thể đánh giá đƣợc mức độ phù hợp của các quy định pháp luật lƣu trữ đối với thực tiễn lƣu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó có những điều chỉnh nội dung của các văn bản pháp luật lƣu trữ ngày càng phù hợp hơn với thực tiễn công tác lƣu trữ. Đồng thời, các cơ quan quản lý lƣu trữ có thể có những chỉ đạo, hƣớng dẫn để các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện có hiệu quả cao hơn công tác lƣu trữ của mình.