2 .Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
7. Bố cục của đề tài
2.3. Các biện pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp100%
2.3.3. Ban hành văn bản quy định về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong
100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài ở Thành phố Biên Hòa – Đồng Nai còn thấp.
2.3.3. Ban hành văn bản quy định về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp trong các doanh nghiệp
Có thể thấy rằng: mục đích chính của tất cả các hoạt động của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài tại Việt Nam là lợi nhuận. Chính vì thế mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính các doanh nghiệp đều hƣớng tới mục đích này. Tuy nhiên, trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng tiện giao tiếp chính thức để thực hiện các hoạt động giao dịch, điều hành và quản lý doanh nghiệp mình. Do vậy, trong nhiều văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ của các doanh nghiệp nhƣ Điều lệ, Quy chế hoạt động, Nội quy lao động… đã ít, nhiều quy định đến các vấn đề liên quan tới hoạt động tổ chức và quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cá nhân, đơn vị trong doanh nghiệp. Trong những văn bản đó quy định cụ thể về thẩm quyền ban hành và trách nhiệm lƣu trữ cũng nhƣ trách nhiệm bảo mật các văn bản của Chủ tịch Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc/Giám đốc, các cấp quản lý và thậm chí tới ngƣời lao động,… Đặc biệt đối với những văn bản có
tính chất quan trọng nhƣ: Văn bản, tài liệu liên quan đến các bí mật công nghệ, bí mật sản xuất, các hợp đồng kinh tế quan trọng đƣợc ký với các đối tác theo sự phân cấp của Chủ sở hữu doanh nghiệp,vv… đƣợc lƣu trữ một cách quy cũ theo các quy định riêng của công ty.
Một số ít doanh nghiệp đã ban hành quy định cụ thể về công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp nhƣng những văn bản này đã quá cũ, thất lạc và hiệu lực thi hành không cao. Trong các doanh nghiệp mà chúng tôi đã tiến hành khảo sát thì chỉ có 1 doanh nghiệp duy nhất là công ty TNHH Fashion Garments có ban hành văn bản quy định riêng về công tác soạn thảo, ban hành và lƣu trữ các văn bản, tài liệu hình thành trong doanh nghiệp và 1 doanh nghiệp quy định cụ thể về thời hạn bảo quản và ngƣời công nhận hồ sơ là công ty TNHH FC Việt Nam (xem phụ lục văn bản).
Với phƣơng pháp phát phiếu khảo sát tại các doanh nghiệp với câu hỏi: Quy định về việc soạn thảo, ban hành và lƣu giữ văn bản, tài liệu của công ty anh (chị) theo loại văn bản nào sau đây? Thì có 8% ý kiến trả lời là Quy chế, 71% ý kiến trả lời là Quy định và 21% ý kiến trả lời là Thông báo. Tuy nhiên, qua kết quả phỏng vấn thì hầu hết các nhân viên nhân sự, cán bộ quản lý và các chuyên gia nƣớc ngoài của các công ty đều cho rằng công ty quy định trong nội dung của bản Nội quy lao động chứ chƣa có văn bản quy định riêng.
Cũng từ kết quả khảo sát thực tế, chúng tôi thấy rằng hầu hết doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đều có các quy định cụ thể trong văn bản Điều lệ hoặc Quy chế về hoạt động hoặc Nội quy lao động của mình về việc lƣu trữ những văn bản, tài liệu nói chung và văn bản, tài liệu có chứa bí mật sản xuất và bí mật công nghệ nhƣ một số ví dụ sau:
Ví dụ1: Tại điều 35 Nội quy lao động của Công ty TNHH KL TEXWELL VINA 100% vốn đầu Hàn Quốc quy định: “Ngƣời lao động phải dựa theo quy định bảo quản và lƣu trữ tài liệu liên quan đến kinh doanh, tài liệu sản phẩm, tài liệu thiết kế và xử lý thông tin của các tài liệu liên quan, không đƣợc mang tài liệu ra khỏi công ty, nếu chƣa có quyết định của các cấp có thẩm quyền” [26; tr.5].
Ví dụ 2: Tại điều 14, Điều lệ thành lập công ty TNHH Quốc tế Y Trang Roo Hsing quy định đến vai trò kiểm soát các văn bản thuộc công ty của Kiểm soát viên nhƣ sau: “Kiểm soát viên có quyền xem xét bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào của công ty tại trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty. Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về thực hiện quyền của chủ sở hữu, về quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của Kiểm soát viên”[21;tr.6]
Ví dụ 3: Tại điều 15.9, Quy chế hoạt động và phối hợp giữa Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc công TNHH Pacific Việt Nam quy định: “Các tài liệu liên quan đến cuộc họp Hội đồng quản trị gồm: Biên bản; Nghị quyết; Quyết định và các tài liệu liên quan khác đƣợc lƣu giữ tại Thƣ ký công ty theo chế độ bảo mật của công ty”[24; tr.12]
Ví dụ 4: Tại mục 4, Phần V: Việc bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh của công ty thuộc Nội quy công ty TNHH Hossack Việt Nam quy định: “Ngoài giờ hành chánh, tất cả các văn phòng phải đóng cửa, không ai đƣợc phép vào kể cả bảo vệ - ngoại trừ có sự cố xảy ra”[25;tr.5]
Một số doanh nghiệp đã xác định các loại văn bản, tài liệu thuộc danh mục thông tin bí mật của mình và quy định cụ thể về việc bảo mật những văn bản, tài liệu đó.
Ví dụ: Tại phần 5: Bảo vệ tài sản, bảo vệ thông tin thuộc Nội quy Công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam quy định nhƣ sau:
“5.1. Thông tin bí mật đƣợc hiểu là những thông tin sau: Thông tin liên quan đến kế hoạch của công ty, quá trình sản xuất, công nghệ sản xuất, lịch trình bán hàng và marketing, bí mật kinh doanh, tài chính, Bảng lƣơng, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng kinh tế, Hồ sơ nhân sự, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, hồ sơ hải quan, Bill, Delivery Sheet, Phiếu xuất hàng chi tiết, Dữ liệu, chứng từ kế toán, bảng dữ liệu sản phẩm, thông tin giá cả, các loại hồ sơ liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác của công ty, hội đồng quản trị công ty, hồ sơ thành lập công ty hoặc tất cả thông tin khác của ngƣời sử dụng lao động hay cá nhân có liên quan đến ngƣời sử dụng lao động.
5.2. Ngƣời lao động có trách nhiệm bảo vệ bí mật các thông tin trên trong thời gian làm việc cung nhƣ sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. Không đƣợc tiết lộ thông tin cho những công ty khác hoặc sử dụng nó cho bất cứ mục đích nào ngoài công việc đƣợc giao.
5.3. Tất cả các thƣ từ giao dịch gửi cho đối tác sẽ đƣợc viết dƣới tên Công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam và đƣợc công nhận bởi Tổng Giám đốc hoặc ngƣời do Tổng Giám đốc ủy quyền ký thay hoặc ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp trên công việc đó”[29;tr.4-5].
Từ ví dụ trên cho thấy các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đều coi hầu hết văn bản, tài liệu của mình là quan trọng và đƣợc lƣu trữ theo chế độ bảo mật của doanh nghiệp và xem đây là những tài liệu “bất khả xâm phạm” .
Đối với việc bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ tại các bộ phận cũng nhƣ của công ty cũng đƣợc các doanh nghiệp quy định cụ thể trong các văn bản nhƣ Điều lệ, Nội quy lao động của mình.
Ví dụ: Tại mục 13, phần IV: An toàn lao động – Vệ sinh lao động thuộc Nội quy lao động của Công ty TNHH Hossack Việt Nam quy định: “Trƣớc khi ra về phải kiểm tra điện, nƣớc, máy móc, kho tàng và niêm phong nếu cần thiết. Với tủ tài liệu, két, kho,…và giao chìa khóa lƣu trữ dự phòng tại bảo vệ dự phòng khi khẩn cấp. Chính ngƣời điều hành bộ phận phải kiểm tra sau cùng việc thực hiện các yêu cầu trên và chịu trách nhiệm việc này với Ban Giám đốc”[25;tr.5]
Đối với việc làm mất văn bản, tài liệu lƣu trữ trong doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng bị xử phạt theo các quy định riêng của doanh nghiệp.
Ví dụ 1: Tại mục 2, phần VI: Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất thuộc Nội quy Công ty TNHH Hossack Việt Nam quy định: “Chuyển làm công việc khác có mức lƣơng thấp hơn trong thời hạn tối đa 6 tháng đƣợc áp dụng đối với ngƣời lao động đã bị khiển trách bằng văn bản mà tái phạm trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày khiển trách hoặc có hành vi vi phạm nhƣ sau:…làm thất lạc văn bản, văn kiện quan trọng; Bôi sửa báo cáo hoặc làm báo cáo không đúng sự thật nhằm trốn trách nhiệm hoặc nhiều lần không làm các báo cáo liên quan đến công việc đƣợc giao do công ty qui định…Cố ý làm hƣ máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm hoặc những văn kiện, sổ sách, số liệu trên máy vi tính ”[25;tr.8]
Ví dụ 2: Tại phần 7: Kỷ luật lao động – trách nhiệm vật chất thuộc Nội quy Công ty TNHH MTV Shirasaki Việt Nam quy định: “Khiển trách bằng văn bản (bản kiểm điểm) với hành vi…không tuân thủ những quy định về bảo mật thông tin nhƣ: không hủy tài liệu liên quan đến Thông tin bí mật không dùng nữa bằng máy hủy giấy do công ty trang bị, vô ý để các tài liệu quan trọng đang làm dỡ trên bàn làm việc, sử dụng giấy một mặt để in các tài liệu hoặc hồ sơ phân phát đi các bộ phận khác hoặc ngoài công ty; Chuyển sang làm công việc khác có mức lƣơng thấp hơn trong thời hạn tối đa là sáu tháng hoặc cách chức hoặc kéo dài thời hạn nâng lƣơng với hành vi:…Tháo gỡ hoặc phá hỏng các bảng quảng cáo, thông báo…của công ty, truyền bá hoặc phân phát các tài liệu trong công ty khi chƣa đƣợc sự đồng ý của ngƣời sử dụng lao động”[29; tr.6]
Ngoài ra, một số doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000 hoặc 9001-2008 đã ban hành các quy trình quản lý và tổ chức lƣu trữ văn bản, tài liệu tại các bộ phận, phòng, ban cụ thể trong doanh nghiệp mình.
Ví dụ 1: Tại mục 4 – Lƣu trữ của Thủ tục kiểm soát Hồ sơ của công ty TNHH Hoàng Gia G.M.T và thủ tục kiểm soát Hồ sơ bên ngoài của công ty TNHH Hoàng Gia G.M.T quy đinh: “Trách nhiệm của các cá nhân đƣợc phân công phải lƣu giữ hồ sơ vào kho hoặc một nơi riêng biệt của từng đơn vị. Khi có nhu cầu sử dụng hồ sơ để tham khảo phải có sự chấp thuận của ngƣời quản lý hồ sơ. Phƣơng tiện và cách lƣu trữ đảm bảo an toàn, ngăn ngừa đƣợc những hƣ hỏng, mất mát và luôn có sẵn khi cần tìm đến”[ 23]
Ví dụ 2: Lƣu đồ lƣu trữ hồ sơ của công TNHH KL TEXWELL VINA (xem phụ lục lƣu đồ)
Từ những phân tích trên cho thấy, mặc dù các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa xây dựng các quy chế riêng cho công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và hoạt động tổ chức và quản lý tài liệu nhƣng trong hệ thống văn bản của mình, các doanh nghiệp đã có những quy định ít, nhiều đề cập đến hoạt động tổ chức và quản lý
tài liệu lƣu trữ. Tuy nhiên, cho đến hiện nay các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài chƣa ban hành quy định riêng về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ trong các doanh nghiệp mình.