2.2. Các dịch vụ thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Học viện Quâ ny
2.2.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ mang tính truyền thống của các Thư viện, Trung tâm thông tin. Ðây là dịch vụ cơ bản cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp NDT thoả mãn yêu cầu thông tin của mình. Đọc tài liệu tại chỗ là hình thức cung cấp tài liệu mà bạn đọc chỉ được sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
Ðọc tại chỗ là một yêu cầu không thể thiếu được đối với NDT tại Học viện Quân y. Tại đây, NDT được đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ kiện, số liệu, các thuật ngữ, bài báo, tạp chí và các vật mang tin khác trong kho.
Đối tượng phục vụ của dịch vụ ngày là tất cả NDT trong Học viện nhưng phần lớn đối tượng phục vụ là học viên đại học, sinh viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và một số ít là cán bộ, giảng viên trong Học viện.
Đối với dịch vụ đọc tại chỗ, thời gian phục vụ theo quy định của Thư viện từ 7h00 đến 16h30 hàng ngày (từ thứ 2 đến thứ 7). Buổi tối từ 18h30 đến 21h các ngày trong tuần (trừ thứ 7 và Chủ nhật). Thư viện bố trí cán bộ trực ở bàn quầy lưu hành. Nhiệm vụ của các cán bộ là hướng dẫn bạn đọc cách tìm tài liệu, tìm thông tin, trả lời các câu hỏi của bạn đọc... Khi mượn tài liệu bạn đọc xuất trình thẻ ở bàn thủ thư. Thẻ được quản lý bằng mã vạch nên dễ dàng trong việc kiểm soát. NDT sau khi tra tìm tài liệu trên bộ máy tra cứu của Thư viện sẽ trực tiếp vào kho chọn tài liệu mình cần hoặc có thể tự tra tìm trực tiếp tài liệu trên giá mà không cần sử dụng bộ máy tra cứu (đối với Phòng đọc phục vụ dưới hình thức kho mở) hoặc đưa thông tin về tài liệu mình cần cho thủ thư để họ tìm tài liệu trong kho (đối với Phòng đọc phục vụ dưới hình thức kho đóng)
Dịch vụ đọc tại chỗ của Thư viện được tiến hành tại: Phòng Đọc Mở, Phòng đọc Cán bộ, Thư viện Văn học và Thư viện Mật.
* Phòng đọc Mở: phục vụ tất cả các đối tượng NDT trong Học viện nhưng đối tượng chủ yếu là học viên đại học và sinh viên. Phòng đọc Mở được tổ chức theo phương thức kho Mở, tài liệu trong kho được xắp xếp và phân loại theo các chủ đề
là các chuyên ngành đào tạo của Học viện, trong các chủ đề lớn lại được chia thành các chủ đề nhỏ bao quát sâu hơn nội dung tài liệu. Ký hiệu xếp giá gồm yếu tố chính là ký hiệu phân loại (là ký hiệu các chuyên ngành đào tạo tại học viện. Ví dụ: K80 - Toán học, K84 - Ngoại ngữ, K57 - Giải phẫu, BM2 - Ngoại bụng…), ký hiệu Cutter theo tác giả hoặc tên tài liệu và số đăng ký cá biệt. Ở đầu mỗi kệ giá có dán ký hiệu và tên các chuyên ngành đào tạo để giúp bạn đọc có thể tự mình vào kho tìm và chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu.
Tài liệu tại Phòng đọc Mở khá đầy đủ, đa dạng về nội dung và hình thức (sách tham khảo, sách giáo trình, báo, tạp chí, …). Phòng đọc Mở không phục vụ đọc luận văn, luận án, và tài liệu ngoại văn mà loại hình tài liệu này được bố trí tại Phòng đọc Cán bộ.
Phòng đọc Mở là nơi có số lượng NDT đến trong ngày nhiều nhất trong các phòng đọc. Hiện nay, Phòng đọc Mở có thể phục vụ khoảng 150 chỗ ngồi với không gian học tập thoáng mát, rộng rãi. Các giá sách, tài liệu được bố trí và sắp xếp phù hợp, tạo tâm lý thoải mái và điều kiện thuận lợi cho bạn đọc sử dụng. Phòng đọc cũng được trang bị hệ thống các trang thiết bị hiện đại như: hệ thống camera quan sát, hệ thống cổng từ… để tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu.
* Phòng đọc Cán bộ: Được mở cửa để phục vụ các đối tượng chủ yếu là cán bộ, giảng viên trong Học viện và các học viên sau đại học. Phòng đọc Cán bộ có thể phục vụ 80 chỗ ngồi với không gian thoáng mát, rộng rãi, được trang bị máy điều hòa không khí.
Phòng đọc Cán bộ được tổ chức theo hình thức kho đóng. Bạn đọc đưa ra nhu cầu về tài liệu/thông tin mà họ cần, thủ thư căn cứ vào yêu cầu của bạn đọc để tìm kiếm những tài liệu phù hợp trong kho. Tài liệu phục vụ trong phòng này là những tài liệu mang tính khoa học chuyên ngành, sách tra cứu, sách ngoại văn (tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga), luận văn, luận án, tài liệu nghiên cứu, các tạp chí chuyên ngành y học trong nước và nước ngoài. Ngoài ra Phòng đọc Cán bộ còn được trang bị 20 bộ máy tính phục vụ NDT trong việc tra cứu cũng như khai thác CSDL thư mục, CSDL toàn văn và truy cập Internet.
Tài liệu trong kho được sắp xếp thành các khu vực tùy theo loại hình tài liệu như: khu vực dành riêng cho báo - tạp chí, sách, luận văn - luận án. Trong mỗi khu vực cách thức tổ chức tài liệu cũng khác nhau.
* Phòng sách Văn học: bao gồm các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội, chính trị và văn học như: văn học Việt Nam, văn học nước ngoài, lịch sử, chính trị, khoa học thường thức, sách pháp luật …
Phòng sách Văn học được xây dựng nhằm mục đích nâng cao đời sống tinh thần cho bộ đôi, chiến sỹ trong Học viện. Tài liệu thuộc Kho sách Văn học được tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở. Bạn đọc tự lựa chọn những tài liệu mình cần và đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà. Tài liệu tại đây dược sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt mà không phân biệt khổ cỡ hay ngôn ngữ tài liệu.
Hiện tại Phòng sách Văn học có thể phục vụ 50 bạn đọc với chỗ ngồi rộng rãi, thoáng mát.
* Kho tài liệu mật: Gồm các tài liệu tiếng Việt thuộc lĩnh vực tổ chức các hoạt động quân sự như: tổ chức chiến thuật quân y, các kỹ năng chỉ huy tác chiến trên các địa hình đồng bằng, miền núi, trung du… Tài liệu tại kho mật được tổ chức phục vụ theo hình thức kho đóng. Các đối tượng sử dụng tài liệu mật phải được sự đồng ý của các cơ quan chức năng như: khoa quân sự, chỉ huy các hệ đại học và sau đại học, ban tác chiến điều lệnh của Học viện Quân y.
Tài liệu trong kho được sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt và không phân biệt khổ cỡ tài liệu. Trên mỗi ngăn giá để tài liệu có ghi số thứ tự theo khoảng số đăng ký cá biệt của những tài liệu được sắp xếp trên giá đó. Ví dục: ngán giá sách thứ 5 có 34 cuốn từ số đăng ký 145 đến 179 thì ghi khoảng tài liệu là: 145 - 179.
Nhìn chung, dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức dịch vụ được nhiều NDT yêu thích và sử dụng nhiều. Theo kết quả điều tra phiếu hỏi có 42.23% NDT thường xuyên sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ, 43.52% NDT thỉnh thoảng sử dụng và chỉ có 14.25% là không sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ (Biểu đồ 2.6)
Biểu đồ 2.6: Tần suất sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ tại Thƣ viện