2.2. Các dịch vụ thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Học viện Quâ ny
2.2.3. Dịch vụ sao chụp tài liệu
Dịch vụ sao chụp tài liệu tại Thư viện thu hút được khá nhiều NDT sử dụng. Hầu hết các đối tượng NDT tại Học viện đều sử dụng dịch vụ này thường xuyên. Họ thường sao chụp sách tham khảo, các bản luận văn, luận án, các bài báo đăng trên tạp chí chuyên ngành để làm tài liệu tham khảo trong quá trình học tập, nghiên cứu để hoàn thành luận văn, luận án tốt nghiệp, các báo cáo nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, Thư viện mới chỉ trang bị 02 máy photo và 02 máy in nhằm phục vụ nhu cầu sao chụp tài liệu cho NDT.
Qua khảo sát cho thấy NDT tại Học viện đánh giá khá cao dịch vụ sao chụp tài liệu. Tỷ lệ sử dụng thường xuyên dịch vụ sao chụp tài liệu của NDT là 60.10%, thỉnh thoảng là 26.43% và chỉ có 13.47% NDT không sử dụng dịch vụ này. (Biểu đồ 2.8) 0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00%
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
68.91%
9.07%
Biểu đồ 2.8: Tần suất sử dụng dịch vụ sao chụp tài liệu
2.2.4. Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin
Dịch vụ hướng dẫn NDT là một dịch vụ rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin của các thư viện. Đây được xem là một nhiệm vụ cũng như một công tác mà các thư viện, trung tâm thông tin phải thực hiện thường xuyên, định kỳ nhằm giúp NDT có thể khai thác tối đa nguồn tin hiện có tại mỗi đơn vị.
Dịch vụ hướng dẫn NDT là chương trình hướng dẫn được Thư viện cung cấp cho NDT nhằm giúp họ sử dụng các nguồn tin và dịch vụ của Thư viện một cách có hiệu quả và độc lập, nâng cao hiểu biết của NDT về các sản phẩm và dịch vụ của Thư viện, đồng thời giúp họ sử dụng các trang thiết bị và tiện nghi của Thư viện.
Có nhiều hình thức để hướng dẫn NDT sử dụng thư viện như: hướng dẫn trực tiếp cho NDT khi họ có nhu cầu; hướng dẫn thông qua các bảng biểu, chỉ dẫn; mở các lớp tập huấn; hướng dẫn trên trang Web; xuất bản các tờ hướng dẫn, phổ biến cho NDT.
Từ năm 2012, vào đầu năm học Thư viện tổ chức lớp tập huấn “Hướng dẫn bạn đọc khai thác sử dụng nguồn tài nguyên thông tin tại Thư viện” cho sinh viên mới nhập trường. Mỗi lớp tập huấn được tổ chức vào 08h sáng thứ 5 hàng tuần, gồm khoảng 25-30 người, thời gian 2 giờ/ lớp. Nội dung tập huấn bao gồm các nội dung: giới thiệu tổng quan về Thư viện, thời gian phục vụ, nội quy sử dụng Thư viện, các sản phẩm và dịch vụ hiện có tại Thư viện, hướng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu trên OPAC cũng như trong kho … bằng hình thức hướng dẫn trên Powerpoint soạn sẵn.
0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% Thường xuyên
Thỉnh thoảng Không bao giờ 60.10%
26.43%
Đối với các đối tượng còn lại Thư viện chưa có điều kiện để tổ chức lớp tập huấn khi họ đăng ký làm thành viên của Thư viện. Do vậy trong quá trình sử dụng các sản phẩm và dịch vụ tại Thư viện phần lớn các đối tượng này thường gặp những khó khăn nhất định.
Chính vì vậy qua khảo sát, có 53.11% NDT thỉnh thoảng sử dụng dịch vụ hướng dẫn NDT, 15.08% không sử dụng và chỉ có 31.09% là thường xuyên sử dụng dịch vụ này. (Biểu đồ 2.9)
Biểu đồ 2.9: Tần suất sử dụng dịch vụ hƣớng dẫn NDT
Cũng theo kết quả khảo sát thì nhu cầu được hướng dẫn và tham gia các lớp tập huấn cho NDT là rất cao: 90.67% NDT có nhu cầu được tham gia các lớp tập huấn và hướng dẫn cho NDT tại Thư viện. Họ muốn lớp tập huấn này mở rộng nội dung, đào tạo sâu hơn nữa về các kỹ năng khai thác thông tin trên mạng và các CSDL.
2.2.5. Dịch vụ hỏi - đáp thông tin
Hỏi - đáp thông tin là một dịch vụ được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT muốn hỏi về một vấn đề nào đó mà họ chưa biết, chưa rõ trong quá trình tìm kiếm thông tin tại Thư viện.
Dịch vụ hỏi - đáp thông tin là dịch vụ diễn ra hàng ngày ở bộ phận phục vụ của Thư viện. Tùy theo mức độ NCT mà cách thức hỏi - đáp được thực hiện khác nhau. Thông thường cán bộ Thư viện là người trả lời các câu hỏi của NDT, chủ yếu là trả lời trực tiếp khi NDT đến Thư viện để tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu.
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ 31.09% 53.11% 15.80%
Dịch vụ này đòi hỏi cán bộ thư viện phải nắm vững, bao quát nguồn tin, thành phần cơ cấu của kho…đồng thời phải có kỹ năng xác định yêu cầu tin cũng như lệnh tìm, chiến lược tìm tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Các câu hỏi thường gặp trong quá trình hỏi - đáp thông tin: - Hỏi về thủ tục làm thẻ tại Thư viện;
- Hỏi muốn tìm tài liệu nào đó thì tìm ở đâu, cách tìm như thế nào;
- Hỏi về cách tra tìm tài liệu trên OPAC, cách đăng nhập vào máy vi tính; - Hỏi về cách tìm tài liệu trên giá sách;
- Hỏi tài liệu họ cần hiện có ở Thư viện hay không; - Hỏi về các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện;
- Cách tìm các bài báo, tạp chí về một chủ đề nào đó mà NDT đang quan tâm,....
Dịch vụ hỏi - đáp thông tin là dịch vụ có tốc độ đưa tin nhanh, những thông tin đưa ra phù hợp nhu cầu tin của NDT do thủ thư được tiếp cận trực tiếp với NDT. Vì vậy, dịch vụ này được xem là một trong những hình thức phục vụ quan trọng, đáp ứng tốt nhu cầu tin cho NDT tại Thư viện.
Kết quả điều tra cho thấy có 52.07% NDT thường xuyên sử dụng dịch vụ hỏi - đáp thông tin tại Thư viện, 39.12% thỉnh thoảng sử dụng và chỉ có 8.81% là không sử dụng dịch vụ này (Biểu đồ 2.10).
Biểu đồ 2.10: Tần suất sử dụng dịch vụ hỏi - đáp thông tin tại Thƣ viện
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00%
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ 52.07%
39.12%
2.2.6. Dịch vụ tra cứu trên Internet
Ngày nay Internet trở thành một công cụ tra cứu thông tin hữu hiệu, giúp NDT có thể tìm thấy những thông tin bổ ích cho việc nghiên cứu và học tập. Ngoài ra, Internet còn là phương tiện để NDT giải trí sau những giờ học, giờ nghiên cứu căng thẳng.
Dịch vụ tra cứu trên Internet được Thư viện triển khai từ năm 2004, đến nay Thư viện đã được trang bị hệ thống máy tính kết nối Internet gồm 130 máy trạm, trong đó có 70 máy được bố trí ở Phòng đọc Học sinh, 30 máy ở Phòng đọc Cán bộ để phục vụ bạn đọc khai thác thông tin trên mạng. Số còn lại được bố trí tại các phòng chức năng để tổ chức xây dựng CSDL và để NDT tra cứu, tìm tin. Bên cạnh đó, Thư viện còn trang bị hệ thống Wifi giúp NDT truy cập Internet bằng máy tính xách tay.
Đây là một dịch vụ phổ biến và được đông đảo NDT sử dụng. Dịch vụ này cung cấp cho NDT những thông tin trên mạng Internet. NDT có thể truy nhập vào những thông tin của thư viện, tra cứu và tìm tin online, trao đổi thông tin với các Trung tâm TT-TV trong nước và nước ngoài, hoặc có thể sử dụng E-mail để trao đổi thông tin.
Mặc dù dịch vụ này có rất nhiều tiện lợi, cần thiết cho việc tìm kiếm, trao đổi thông tin phục vụ cho học tập và nghiên cứu khoa học của NDT, nhưng bên cạnh đó dịch vụ này còn rất nhiều hạn chế vì những thông tin đưa lên mạng không được kiểm soát, còn nhiều thông tin không lành mạnh. Do vậy, tất cả các máy tính được kết nối internet tại Thư viện đều được cài đặt phần mềm tiện ích để chặn tất cả các trang web độc hại. Bên cạnh đó tốc độ đường truyền đôi khi không ổn định, gây cản trở cho việc truy cập của NDT.
Kết quả điều tra cho thấy dịch vụ này thu hút được đông đảo NDT, có tới 90.42% NDT thường xuyên sử dụng dịch vụ tra cứu trên Internet, 7.77% thỉnh thoảng sử dụng và chỉ có 1.81% là không sử dụng dịch vụ này. (Biểu đồ 2.11)
Biểu đồ 2.11: Tần suất sử dụng dịch vụ Internet tại Thƣ viện
2.2.7. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nhằm mục đích cung cấp cho NDT những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thông qua các công cụ dùng để tra cứu như kho tra cứu , hệ thống mục lục, các cơ sở dữ liệu, Internet…
Dịch vụ tra cứu tin được thể hiện dưới hai hình thức : tra cứu tin truyền thống và tra cứu tự động hóa. Dịch vụ này đã hỗ trợ tích cực cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của NDT trong Học viện.
Tra cứu tin truyền thống tức là NDT tìm tin qua các phương tiện như hệ thống mục lục phiếu (mục lục chữ cái, mục lục phân loại, ...), các thư mục (thư mục thông báo tài liệu mới). Tùy vào nội dung thông tin cần tra cứu mà NDT có thể tra cứu ở các công cụ khác nhau.
Tra cứu tự động hoá là NDT sử dụng máy tính để tìm kiếm các thông tin được tổ chức dưới hình thức mục lục truy nhập trực tuyến, cơ sở dữ liệu và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính. Ðể đáp ứng nhu cầu tra cứu của NDT, Thư viện đã trang bị hệ thống máy tính tại các phòng đọc thuận tiện cho việc tra cứu. Việc tra cứu theo kiểu tự động hoá đang chiếm ưu thế hơn tra cứu truyền thống.
Ngoài ra, Thư viện còn tổ chức tra cứu tin theo yêu cầu, số bạn đọc sử dụng dịch vụ này tại Thư viện khá đông, tập trung chủ yếu ở đối tượng NDT là giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, cán bộ nghiên cứu. Các yêu cầu này thể hiện dưới dạng tìm các tài liệu về luận văn, luận án hoặc, bài trích báo, tạp chí về một vấn đề cụ thể nào đó mà họ đang nghiên cứu.
0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00% Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ 90.42% 7.77% 1.81%
Qua kết quả phiếu điều tra NCT cho thấy, có 39.38% NDT thường xuyên sử dụng dịch vụ này, 48.96% thỉnh thoảng sử dụng và 11.66% không sử dụng dịch vụ tra cứu tin. Như vậy có thể thấy tần suất sử dụng dịch vụ tra cứu tin là không cao.
Biểu đồ 2.12: Tần suất sử dụng dịch vụ tra cứu tin tại Thƣ viện
2.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến sự phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Thƣ viện Học viện Quân y thông tin - thƣ viện tại Thƣ viện Học viện Quân y
2.3.1. Môi trường pháp lý
Hiện nay, Thư viện Học viện Quân y đã bước đầu xây dựng được nguồn lực thông tin tương đối phong phú và đa dạng cả về nội dung và hình thức. Tuy nhiên, thư viện không thể xâm phạm vào những quyền sở hữu của tổ chức hoặc cá nhân giữ bản quyền nguồn tin đó khi thực hiện hoạt động phục vụ NDT như: Quyền tái bản, Quyền phóng tác, Quyền phát hành, Quyền trình diễn, trình chiếu hay biểu diễn tác phẩm nghệ thuật và Quyền phát thanh băng ghi âm bằng phương tiện truyền thanh kỹ thuật số… Chính vì vậy khi triển khai tạo lập các sản phẩm và tổ chức các dịch vụ TT-TV tại Thư viện để phục vụ cho nhu cầu của NDT, Thư viện cần phải thực hiện đúng các quy đinh về Luật sở hữu trí tuệ, quy định về quyền tác giả đã được Quốc tế và Nhà nước quy định.
Các quy định này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho Thư viện phát triển các SP&DV TT-TV một cách hiệu quả, lành mạnh, nhưng đồng thời nó cũng gây nên nhiều khó khăn bởi vì muốn thực hiện tốt những qui định về bản quyền đòi hỏi Thư viện phải thiết lập cơ chế hành chính và pháp lý, đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên môn, giáo dục NDT, ngăn ngừa vi phạm và thi hành các biện pháp xử lý.
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ 39.38% 48.96% 11.66%
2.3.2. Trình độ nguồn nhân lực của Thư viện
* Nhận thức của lãnh đạo: Những chính sách, quyết định của lãnh đạo ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của Thư viện nói chung và của các SP&DV TT-TV nói riêng. Để xây dựng được các SP TT-TV và tổ chức các DV TT-TV có chất lượng cao đòi hỏi phải có sự ủng hộ và chỉ đạo sát sao của cán bộ lãnh đạo cơ quan TT-TV cũng như của Ban Giám đốc Học viện. Trong thời gian qua, lãnh đạo Học viện và chỉ huy cơ quan TT-TV rất quan tâm tới việc xây dựng và tổ chức các SP&DV TT-TV, cụ thể:
- Bổ sung kinh phí để lắp đặt các trang thiết bị hiện đại, chống nóng cho các phòng đọc. Trong năm 2016 sẽ cấp kinh phí để tiến hành triển khai phòng đọc đa phương tiện.
- Tăng cường nguồn lực thông tin của Thư viện thông qua việc chỉ đạo công tác bổ sung tài liệu sát sao, có chế tài cụ thể trong việc thu nộp luận văn luận án, các đề tài, báo cáo nghiên cứu khoa học;
- Chính sách mượn tài liệu có sự thay đổi tích cực: có thể đăng ký mượn tập thể theo lớp đối với sinh viên hệ dân sự, thời gian mượn tài liệu tăng lên, …
- Tổ chức công tác khảo sát NCT của NDT trong toàn Học viện để xác định nhu cầu, yêu cầu của NDT, đánh giá chất lượng hoạt động thông tin của Thư viện cũng như chất lượng của các SP&DV mà Thư viện đang triển khai.
Tất cả những động thái trên đã có tác động tích cực đến sự phát triển của các SP&DV TT-TV tại Thư viện Học viện Quân y. Tuy nhiên do cán bộ lãnh đạo quản lý là người không được đào tạo về chuyên ngành TT-TV nên trong quá trình điều hành, quản lý và triển khai thực hiện nhiệm vụ vẫn còn một số bất cập, đòi hỏi cán bộ làm công tác TT-TV phải là những người có trình độ, chuyên môn vững để có thể thực hiện tốt vai trò tư vấn, tham mưu cho thủ trưởng trong quá trình triển khai xây dựng và tổ chức các SP&DV TT-TV tại Học viện Quân y.
* Cán bộ thông tin - thư viện: Trong quá trình tổ chức, triển khai các SP&DV TT-TV, cán bộ TT-TV là người trực tiếp tạo ra các sản phẩm, đồng thời là người tổ chức, triển khai các DV TT-TV, do đó họ đóng vai trò quan trọng cho chất lượng
các SP&DV TT-TV. Đội ngũ cán bộ tại Thư viện Học viện Quân y bao gồm cả cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành TT-TV, cán bộ tốt nghiệp các ngành khác nhưng đã qua các lớp đào tạo về thông tin thư viện. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ này không được đào tạo kiến thức cơ sở về y học và y học quân sự, trình độ tiếng Anh về y học còn hạn chế. Cán bộ trẻ chiếm tỷ lệ đông đảo thì chưa có kinh nghiệm trong việc xử lý, phục vụ, khai thác thông tin nên khó có thể đáp ứng được những nhu cầu tin chuyên sâu. Cán bộ có tuổi thì bị hạn chế trong việc tiếp cận với công nghệ mới, nhất là công nghệ thông tin do vậy năng lực vận hành và sử dụng các trang thiết bị hiện đại thấp. Thư viện không có cán bộ xử lý thông tin chuyên trách, không có cán bộ công nghệ thông tin được đào tạo chính quy mà chỉ kiêm nhiệm, cán bộ thuộc chuyên ngành khác chiếm tỷ lệ tương đối nhiều nên việc xử lý, biên soạn các sản phẩm và tổ chức các dịch vụ mới sẽ gặp khó khăn.
2.3.3. Hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị phụ trợ
2.3.3.1. Hạ tầng công nghệ thông tin
CNTT là một trong những nhân tố cần thiết thúc đẩy SP&DV TT-TV phát