3.3. Các giải pháp hỗ trợ
3.3.2. Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu
Trong những năm gần đây, vấn đề chuẩn hóa nói chung và chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu là điều kiện tiên quyết để các thư viện có thể hội nhập và phát triển.
Để tạo ra các SP & DVTT-TV có thể đáp ứng NCT của NDT trong Học viện một cách tốt nhất cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng xử lý tài liệu của Thư viện và cũng cần có sự thống nhất trong việc áp dụng các chuẩn vào công tác xử lý tài liệu. Hiện nay Thư viện bước đầu đã áp dụng các chuẩn vào công tác xử lý tài liệu. Để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu, Thư viện cần thực hiện các biện pháp sau:
- Chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin theo quy định nghiệp vụ mới phù hợp với quy trình của phần mềm ứng dụng qua các bước bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lý kho, tra cứu OPAc, quản trị hệ thống … Quy định từng khâu công việc rõ ràng để tránh xử lý thông tin sai sót. Mỗi công đoạn phía sau phải thừa hưởng được kết quả của công đoạn trước.
- Thư viện nên nghiên cứu sử dụng một khung phân loại phù hợp. Với đặc thù phát triển của ngành y nói chung và y học quân sự nói riêng vì hiện nay khung phân loại BBK tỏ ra không còn phù hợp.
- Biên soạn bộ từ khóa kiểm soát chuyên ngành y dành cho Học viện Quân y để có công cụ kiểm soát tính nhất quán trong quá trình xử lý tài liệu, tránh tình trạng tản mạn và mất tin.
- Hoàn thiện việc tổ chức các điểm truy cập phong phú, đa dạng và đảm bảo độ chính xác cao: hệ thống mục lục cần phải thường xuyên được kiểm tra, sắp xếp lại; hệ thống các ấn phẩm thông tin tra cứu (thư mục) cần xây dựng hệ thống bảng tra như bảng tra tác giả, bảng tra từ khóa, bảng tra tên thuốc và phát hành đúng thời gian quy định để cung cấp thông tin kịp thời đến NDT; mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC cần được bổ sung các tiêu chí tìm kiếm phù hợp, tổ chức hợp lý.