3.3. Các giải pháp hỗ trợ
3.3.4. Nâng cao trình độ cán bộ thông tin-thư viện
Thời đại ngày nay, khi CNTT đã trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động TT-TV thì vai trò của người cán bộ thư viện cũng có nhiều thay đổi. Họ không chỉ thực hiện đơn thuần các nhiệm vụ lưu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu một cách truyền thống mà còn phải biết khai thác, xử lý thông tin theo công nghệ mới, hiện đại. Bên cạnh đó, cán bộ thư viện cần phải có kiến thức chủ đề chuyên sâu và các mối quan hệ để làm tốt dịch vụ tìm tin trực tuyến và trên phương tiện, vật mang tin mới.
Sự bùng nổ thông tin, sự phát triển của nhiều loại hình SP&DV TT-TV hiện đại cùng với sự đa dạng của NCT đã đặt ra yêu cầu cao đối với đội ngũ cán bộ thực hiện các SP&DV TT-TV. Để có thể nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện hiện đại, cũng như nâng cao chất lượng của các SP&DVTT-TV tại Thư viện, việc nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ của Thư viện là việc cần thiết phải làm ngay. Cán bộ Thư viện không chỉ cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, khả năng bao quát các nguồn tin bên trong và bên ngoài thư viện mà còn cần được trang bị tốt các kỹ năng về tin học, ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp.
Để bổ sung, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, Thư viện cần thực hiện một tố biện pháp sau:
- Xây dựng kế hoạch lâu dài về việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ. Triển khai các chương trình đào tạo chuyên môn nghiệp vụ liên tục, phù hợp cho đội ngũ cán bộ của Thư viện thông qua các hoạt động: nghiên cứu tài liệu, hội nghị hội thảo, tham quan khảo sát thực tế, khoá học ngắn hạn hoặc dài hạn về sử dụng công nghệ hiện đại, học tập ở nơi làm việc, các buổi nói chuyện/ trao đổi theo chủ đề chuyên môn, nghiệp vụ. Cần chủ động tìm kiếm các cơ hội đào tạo như học bổng và cử nhân viên đi đao tạo.Tạo điều kiện về kinh phí, thời gian cho những nhân viên muốn học thêm để nâng cao trình độ. Khuyến khích tinh thần tự học của cán bộ, nhân viên. Tạo động lực và sự hào hứng cho cán bộ, nhân viên trong công việc cũng như trong công tác bồi dưỡng, đào tạo.
- Cần phải có cách tiếp cận hệ thống và cụ thể trong việc nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên của Thư việntheo từng nhóm cụ thể.
+ Nhómcán bộ quản lý
Trong bối cảnh hiện nay, hiệu quả hoạt động của Thư viện đòi hỏi cán bộ quản lý ngoài năng lực chuyên môn về quản lý cần hiểu biết về các lĩnh vực chuyên môn, kiến thức về CNTT, các chính sách về phát triển vốn tài liệu, marketing công tác thư viện, có khả năng tạo lập các mối quan hệ ngoại giao, năng động trong vấn đề điều hành và chỉ đạo nghiệp vụ cấp dưới...
Ðể thực hiện được những yêu cầu trên, người cán bộ quản lý cần thường xuyên được đào tạo về những lĩnh vực sau: trình độ chính trị, trình độ quản lý, chuyên môn nghiệp vụ: phải thường xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo có định hướng, được tạo điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các cơ quan TT-TV tiên tiến trong vào ngoài nước, nắm bắt được xu hướng phát triển của hoạt động TT- TV theo hướng hiện đại để có khả năng đánh giá tình hình, đưa ra được những quyết định đúng đắn và kịp thời.
+ Nhóm cán bộ thông tin - thư viện
Đây là nhóm có vai trò quan trọng và góp phần đắc lực cho hiệu quả hoạt động của Thư viện. Trong quá trình tổ chức, triển khai các SP&DV TT-TV, tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ là yếu tố cơ bản để đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Cán bộ TT-TV là người trực tiếp tạo ra các sản phẩm, đồng thời là người tổ chức, triển khai các DV TT-TV, do đó họ đóng vai trò quan trọng cho chất lượng các SP&DV TT-TV. Đội ngũ cán bộ tại Thư viện Học viện Quân y bao gồm cả cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành TT-TV, cán bộ tốt nghiệp các ngành khác nhưng đã qua các lớp đào tạo về thông tin thư viện. Tuy nhiên, để đáp ứng những đổi mới của công nghệ thông tin thì ngoài những kiến thức chuyên môn, đội ngũ cán bộ này cần phải được trang bị thêm những kiến thức về tin học, về ngoại ngữ (tiếng Anh chuyên ngành y học), kiến thức cơ sở về y học và y học quân sự, thường xuyên tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, các lớp tập huấn nâng cao kỹ năng phục vụ trong môi trường thư viện hiện đại như: kỹ năng sử dụng công nghệ đa phương tiện, kỹ năng thu thập, khai thác và xử lý tài liệu trực tuyến, các lớp tập huấn về công nghệ thông tin… Ngoài ra, Thư viện cũng cần cập nhật cho cán bộ kiến thức về các lĩnh vực khoa học khác như khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học kỹ thuật.... nhằm tạo sự hiểu biết rộng trong hoạt động thu thập, xử lý thông tin.
+ Nhóm cán bộ công nghệ thông tin
Đây là nhóm cán bộ giữ một vị trí khá quan trọng trong qúa trình vận hành thư viện hiện đại. Nhóm cán bộ này ở Thư viện Học viện Quân y còn rất thiếu và yếu, chỉ có 02 cán bộ đang làm công tác về công nghệ thông tin nhưng không được đào tạo chính quy mà chỉ kiêm nhiệm. Học viện cần có những chính sách tuyển dụng hợp lý, tăng cường cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin để đảm bảo cho hoạt động TT-TV tại Học viện có hiệu quả. Đối với cán bộ TT-TV có khả năng phát triển về tin học thì đào tạo thêm cho họ về kiến thức tin học và công nghệ thông tin.
- Có chính sách, chế độ khen thưởng hợp lý, kịp thời cho cán bộ có những ý tưởng, đề xuất hay, sang tạo và thiết thực mang lại nhiều tiện ích cho hoạt động của Thư viện.
- Mời các chuyên gia TT-TV từ các cơ sở đào tạo trong nước tham gia các khóa tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội cán bộ của Thư viện, đồng thời đảm bảo nội dung của các khóa tập huấn đáp ứng được nhu cầu thực tế của Thư viện.
3.3.5. Nâng cao chất lượng đào tạo người dùng tin
NDT là một trong những bộ phận quan trọng, là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động khai thác TT-TV. Các NCT của họ là cơ sở để thư viện triển khai các SP&DVTT-TV, đồng thời cũng chính họ là người đánh giá chất lượng của SP & DVTT-TV do thư viện cung cấp. Trong bất kỳ một hệ thống TT-TV nào nếu NDT thiếu hiểu biết về kỹ năng sử dụng các SP & DVTT-TV thì việc khai thác thông tin sẽ không đạt hiệu quả, đồng thời việc đánh giá chất lượng của các SP&DV TT-TV cũng không được thỏa đáng. Mục đích của việc đào tạo NDT là cung cấp cho họ những thông tin về cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động của Thư viện và cung cấp cho họ những thông tin về cách tiếp cận và khai thác các SP&DVTT-TV một cách có hiệu quả.
Có 2 lý do cơ bản để thư viện cần chú tâm phát triển dịch vụ hướng dẫn NDT:
Một là, các nguồn thông tin tư liệu của Thư viện ngày càng phong phú và đa dạng, từ các lại hình tài liệu truyền thống đến các loại hình tài liệu hiện đại như CSDL trực tuyến, các CD-ROM và Internet. Việc tra cứu các nguồn thông tin này đòi hỏi NDT phải có những hiểu biết cơ bản về cách tra cứu thông tin cũng như các kỹ năng trong quá trình tra cứu.
Hai là, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện đòi hỏi NDT phải có một số kiến thức và kỹ năng nhất định trong việc sử dụng các trang thiết bị và tiện nghi của Thư viện một cách phù hợp và hiệu quả.
Việc đào tạo NDT trước hết là tạo ra một cơ hội tương tác có chiều sâu giữa cơ quan thông tin và NDT, qua đó giúp họ hiểu được nguồn lực thông tin, các SP&DV TT-TV hiện có, cũng như các kênh giao tiếp giữa cơ quan TT-TV và NDT để khai thác và sử dụng SP&DV TT-TV nhiều hơn và hiệu quả nhất. Song song với việc xây dựng và phát triển tiềm lực TT-TV, việc hỗ trợ và đào tạo NDT là một yếu tố đặc biệt quan trọng để tăng cường tính hiệu quả của các SP&DV TT-TV phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu tại Học viện
Qua việc điều tra việc sử dụng các SP & DVTT-TV tại Thư viện cho thấy, đa số NDT vẫn còn thói quen sử dụng các SP&DVTT-TV như đọc tại chỗ, mượn về nhà, tra cứu qua hệ thống OPAC, danh mục tài liệu, các thư mục thông báo tài liệu mới. Còn các sản phẩm như CSDL (nhất là CSDL tiếng Anh), CD-ROM, tìm tin trên mạng còn nhiều NDT chưa sử dụng.
Hiện nay, việc đào tạo NDT tại Học viện Quân y chưa được đặt đúng mức. Thư viện mới chỉ được mở lớp tập huấn “Hướng dẫn bạn đọc khai thác sử dụng nguồn tài nguyên thông tin tại Thư viện” cho sinh viên năm thứ nhất mới nhập trường. Các đối tượng khác chưa được tập huấn để có những hiểu biết và kỹ năng sử dụng các SP&DV thông tin, đặc biệt là các dịch vụ thông tin hiện đại, do vậy đã làm ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng khai thác thông tin của họ. Vì vậy vấn đề đào tạo NDT là cấp thiết đối với hoạt động thông tin tại Học viện Quân y trong giai đoạn hiện nay.
Việc đào tạo NDT có thể diễn ra dưới nhiều hình thức như:
- Sử dụng các bảng hướng dẫn đặt ngay ở các phòng của Thư viện để NDT tiếp cận trước khi tìm kiếm thông tin;
- Tổ chức các lớp hướng dẫn, đào tạo cơ bản qua dịch vụ hỏi - đáp, hướng dẫn trực tiếp hoặc qua trang Web của Thư viện. Bên cạnh đó, Thư viện cần mở các lớp hướng dẫn chuyên sâu từng vấn đề cụ thể. Nội dung các khóa học cần thiết kế linh hoạt để phù hợp với đặc điểm, trình độ và nhu cầu của từng nhóm NDT;
- Tổ chức các buổi ngoại khóa hoặc tọa đàm nhằm giúp cho NDT có những kiến thức cơ bản về hoạt động TT-TV, cách sử dụng và khai thác các SP&DVTT-TV;
- Tổ chức cho NDT xem những thước phim giới thiệu về Thư viện, về các SP&DV TT-TV của Thư viện.
Riêng đối với các sinh viên mới nhập học năm thứ nhất, Thư viện cần xây dựng chiến lược cụ thể hơn nữa cho việc đào tạo, hướng dẫn các sinh viên mới. Sau khi có các lớp hướng dẫn tại Thư viện, cần phát kèm theo các tài liệu, tờ rơi và tiến hành kiểm tra, đánh giá khả năng tiếp thu của những sinh viên mới qua những câu hỏi trắc nghiệm nhằm giúp cho họ sau khi học có thể sử dụng được Thư viện và khai thác các nguồn tin để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu.
Thư viện cần phải duy trì việc tổ chức hướng dẫn này thường xuyên, liên tục và có kế hoạch cụ thể nhằm giúp NDT có thể sử dụng, khai thác tốt các SP&DV TT-TV hiện có của Thư viện. Thư viện cũng cần phải bố trí cán bộ chuyên trách có trình độ năng lực thông tin tốt, đặc biệt là kỹ năng khai thác, xử lý và thẩm định thông tin để triển khai chương trình phát triển năng lực thông tin của NDT.
3.3.6. Mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước
Thực tế hiện nay, hoạt động thông tin giữa các thư viện và các cơ quan thông tin chưa có sự kết hợp và liên thông với nhau. Các hoạt động và cơ chế phục vụ còn mang tính biệt lập. SP&DVTT-TV chưa có sự trao đổi với nhau dẫn đến sự lãng phí về tài chính, về công sức cán bộ đồng thời giảm hiệu quả phục vụ thông tin cho người sử dụng. Vì vậy, việc mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước là việc làm hết sức cần thiết.
Việc mở rộng quan hệ hợp tác nhằm mục đích chia sẻ các nguồn lực thông tin, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm hoạt động, đào tạo nâng cao trình độ cán bộ là một giải pháp rất quan trọng góp phần làm phong phú thêm các SP&DV TT-TV của Thư viện, tạo tiền đề cho việc thực hiện sự hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện, một xu hướng đang phát triển trong hoạt động TT-TV hiện nay. Tuy nhiên còn rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện này do những nguyên nhân như: khác biệt về công nghệ, chênh lệch về công nghệ, chi phí về công nghệ, chênh lệch về trình độ nhân lực … Để thực hiện được việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện trong và ngoài nước, Thư viện Học viện Quân y cần đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Đảm bảo tính thống nhất về mặt chuyên môn nghiệp vụ, đây là yêu cầu có tính chất nền tảng.
- Trang bị được hệ thống cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đồn bộ, chất lượng đảm bảo tính lien kết khi chia sẻ thong tin.
- Có kế hoạch và nguồn kinh phí ổn định để bảo trì hệ thống trong quá trình sử dụng.
- Đội ngũ cán bộ có kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, trình độ tin học, ngoại ngữ đủ để đảm bảo công việc.
- Có những văn bản pháp lý cụ thể, rõ ràng nhằm nhằm tránh những yếu tố phát sinh trong quá trình hợp tác.
Hiện nay, việc lập kế hoạch tham gia Liên hiệp thư viện Việt Nam về các nguồn tin điện tử cần được xem như một trong những giải pháp hàng đầu trong quan hệ hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước.
3.3.7. Tăng cường công tác marketing trong hoạt động thông tin- thư viện
“Marketing là một hệ thống tổng thể các hoạt động của tổ chức được thiết kế nhằm hoạch định, định giá, xúc tiến và phân phối sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng để đáp ứng nhu cầu của thị trường mục tiêu và đạt được các mục tiêu của tổ chức”.
Thư viện cần phải thường xuyên tiến hành hoạt động marketing vì:
- Marketing đem lại sử hiểu biết đầy đủ cho NDT về vị trí, vai trò của thư viện cũng như cán bộ TT-TV trong xã hội, từ đó giúp cán bộ thư viện xây dựng hình ảnh tích cực trong tư duy của bạn đọc về thư viện mình.
- Marketing giúp Thư viện hiểu được mong muốn, nhu cầu, yêu cầu tin của mỗi nhóm NDT khác nhau, từ đó tổ chức các dịch vụ và tạo ra các sản phẩm thông tin phù hợp, đáp ứng tối đa NCT của họ. Marketing một mặt giúp cán bộ Thư viện nắm bắt được NCT của NDT, một mặt giúp NDT nhận biết các SP&DV thông tin có giá trị trong Thư viện.
- Marketing là vũ khí quan trọng giúp thư viện cạnh tranh với các cơ quan TT- TV khác trong kỷ nguyên CNTT. Marketing tốt có thể đem lại những hỗ trợ về tài chính cũng như vật chất từ các cơ quan quản lý, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức phi chính phủ cũng như từ phía người sử dụng Thư viện.
Từ khi đi vào hoạt động đến nay, Thư viện đã tiến hành một số hoạt động về Marketing như: tổ chức các hội nghị giới thiệu về Thư viện, giới thiệu trên Web..., tuy nhiên các hoạt động này vẫn chưa thực sự thu hút đông đảo số lượng NDT. Vì vậy, Thư viện cần phải tăng cường hơn nữa hoạt động quảng bá các SP&DVTT-TV của Thư viện.
Để mang lại hiệu quả cho hoạt động marketing nói chung và hoạt động truyền