3.2. Hoàn thiện các dịch vụ thông tin thƣ viện tại Thƣ viện Học viện
3.2.1. Nâng cao chất lượng các dịch vụ thông tin-thư viện hiện có
3.2.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là dịch vụ chủ yếu của Thư viện, được đa số NDT sử dụng và đánh giá khá cao. Tuy nhiên theo kết quả khảo sát thì có 31.09% NDT đánh giá chất lượng của dịch vụ này là trung bình, có 44.82% NDT đánh giá mức độ cập nhật nội dung tài liệu có trong thư viện là chưa kịp thời và 44.82% NDT đánh giá về vốn tài liệu hiện có của thư viện là rất thiếu. Để dịch vụ đọc tại chỗ có chất lượng tốt hơn Thư viện cần thực hiện mốt số giải pháp sau:
- Bổ sung thêm các tài liệu chuyên ngành, sách ngoại văn có giá trị. Tăng cường số lượng và đa dạng hóa các loại hình tài liệu. Thường xuyên theo dõi mức độ sử dụng tài liệu để điều chỉnh kịp thời nội dung và số lượng tài liệu tại phòng đọc sao cho phù hợp.
- Tiến hành thanh lọc các loại báo, tạp chí cũ, quá hạn không còn sử dụng. - Có biện pháp bảo quản các loại sách, báo, tạp chí cũ nhưng có tần suất sử dụng cao, được bạn đọc thường xuyên tìm kiếm.
- Nâng cao chất lượng các công cụ tra cứu tại các phòng đọc như: mục lục trên máy, thư mục thông báo tài liệu mới… Hoàn thiện hệ thống các bảng chỉ dẫn tra tìm tài liệu tại phòng đọc sao cho bạn đọc dễ sử dụng nhất.
- Nâng cấp hệ thống máy tính tại các phòng đọc, bảo trì thường xuyên hệ thống mạng. Tăng cường thêm các phương tiện, trang thiết bị an ninh để tránh tình trạng mất mát tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý người đọc và quản lý tài liệu.
- Chú trọng thực hiện công tác thu thập thông tin, thường xuyên nghiên cứu, đánh giá mức độ thỏa mãn NCT, phương thức phục vụ tài liệu bằng các phương pháp điều tra (phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát), từ đó có cở sở để tăng cường nguồn lực thông tin cũng như phát triển các DV TT-TV phù hợp.
3.2.1.2. Dịch vụ mượn về nhà
Hiện tại dịch vụ mượn về nhà tại Thư viện hoạt động tương đối hiệu quả, tỷ lệ NDT sử dụng khá cao, chất lượng được đánh giá cũng tương đối tốt. Để dịch vụ này ngày một hoàn thiện và phục vụ tốt hơn nhu cầu của độc giả, Thư viện nên tiến hành một số biện pháp sau:
- Tăng cường bổ sung vốn tài liệu, đặc biệt là các loại tài liệu giáo trình của các trường y bên ngoài để vốn tài liệu thêm phong phú, đa dạng. Tăng cường số lượng đầu sách và bản sách của kho mượn giáo trình để không chỉ học viên đại học hệ Quân sự được phục vụ 100% mà cả sinh viên hệ dân sự cũng được mượn sách đầy đủ.
- Kiểm soát chặt chẽ quá trình mượn trả tài liệu của học viên, sinh viên, quy định chế độ mượn trả đúng hạn, nếu vi phạm sẽ có biện pháp xử lý thích đáng.
- Điều chỉnh quy định, điều kiện cho mượn tài liệu về nhà sao cho hợp lý, phù hợp với từng đối tượng NDT. Ví dụ có thể tăng thời gian mượn dành cho cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy hoặc những học viên, sinh viên đang tiến hành đề tài nghiên cứu khoa học…
- Hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu tài liệu trên bộ máy tra cứu của Thư viện, làm danh mục thông báo tài liệu để bạn đọc biết được trong kho có những tài liệu gì.
- Thường xuyên thu nhận thông tin, ý kiến phản hồi từ phía bạn đọc để làm cơ sở cho việc bổ sung tài liệu tại phòng mượn sao cho tài liệu có nội dung và hình thức thích hợp, đáp ứng yêu cầu của NDT tại Học viện.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ tại các phòng mượn. Người thủ thư phải chú trọng rèn luyện kỹ năng thu nhận, xử lý thông tin phản hồi từ phía NDT và rèn luyện kỹ năng hướng dẫn NDT khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin tại Thư viện.
3.2.1.3. Dịch vụ sao chụp tài liệu
Đây là hình thức dịch vụ được nhiều NDT sử dụng, được đánh giá cao và là một loại dịch vụ có thu của Thư viện.
Hiện nay nhu cầu phôtô tài liệu tăng nhanh, ai cũng muốn được đáp ứng nhanh chóng, trả tài liệu đúng hẹn. Song vì chưa bố trí nhân sự hợp lý nên dù đã bố trí được phòng photo sao chụp tài liệu riêng nhưng cán bộ trực tiếp làm tại các bộ phận vừa phải phục vụ số lượng NDT rất đông lại phải tự mang tài liệu đi phôtô nên NDT thường phải chờ lâu, rất không thuận tiện cho NDT. Để khắc phục hạn chế này, Thư viện nên thực hiện những giải pháp sau:
- Bố trí máy phôtô ngay tại các phòng đọc (Phòng đọc Học sinh, Phòng đọc Cán bộ) và giao cán bộ phòng đọc làm photo để khi NDT có yêu cầu, họ nhận yêu cầu, lấy tài liệu tại kho để photo và hẹn trả NDT đúng giờ.
- Thư viện cần đầu tư thêm trang thiết bị để photo hoặc scan tài liệu, đưa ra một mức giá phù hợp hơn nữa với NDT.
3.2.1.4. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin hỗ trợ rất tích cực cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của cán bộ, học viện trong Học viện. Tuy nhiên hiện nay dịch vụ tra cứu tin tại Thư viện chưa được đánh giá cao (tỷ lệ sử dụng thấp, chất lượng được đánh giá chưa tốt). Để nâng cao chất lượng của dịch vụ này, Thư viện cần không ngừng tăng cường chất lượng bộ máy tra cứu của thư viện. Cụ thể là:
- Cập nhật thường xuyên hệ thống mục lục, thư mục của thư viện. Sửa chữa, thay thế những phích bị mất trong hệ thống mục lục phiếu, hiệu đính những phiếu bị sai để cung cấp thêm cho NDT một công cụ tra cứu hữu ích trong quá trình tìm kiếm thông tin.
- Tăng cường nguồn lực thông tin của thư viện, nhất là các tài liệu tra cứu, đặc biệt là các nguồn tin điện tử.
- Thường xuyên hiệu đính, kiểm tra các biểu ghi CSDL để đảm bảo tính chính xác, nhất quán của thông tin, tránh tình trạng nhiễu tin, mất tin trong quá trình tìm kiếm thông tin.
- Thường xuyên bảo trì hệ thống máy tính và hệ thống mạng. Để thuận tiện cho NDT trong việc tra tìm tài liệu trên OPAC, Thư viện cần nâng cấp số máy tính hiện tại, xây dựng trang Web thư viện để thuận tiện nhất cho bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu tài liệu trên OPAC trước khi vào giá để tìm tài liệu.
- Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ để có những kỹ năng chuyên sâu về tìm kiếm thông tin, có nhiều cách tra cứu thông tin bằng nhiều hình thức khác nhau, biết sử dụng các công cụ tra cứu hiện đại. - Thư viện cũng cần thường xuyên giới thiệu, quảng bá rộng rãi dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu đến với NDT qua các hình thức như: email, tờ rơi, trên trang Web của Thư viện …
3.2.1.5. Dịch vụ tra cứu trên Internet
Hiện tại, dịch vụ tra cứu trên Internet được NDT rất quan tâm và đánh giá cao. Tuy nhiên, chất lượng của dịch vụ này lại phụ thuộc rất nhiều vào đường truyền Internet, nếu đường truyền không ổn định thì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng của dịch vụ này. Để tiếp tục duy trì thế mạnh của dịch này, Thư viện cần không ngừng tăng cường nâng cấp hệ thống mạng, mở rộng băng thông Internet… để bảm bảo cho NDT tìm kiếm được thông tin một cách thuận lợi, nhanh chóng nhất, tiết kiệm được thời gian cho NDT trong quá trình tìm kiếm thông tin.
Mặc dù hiện nay mỗi máy tính nối mạng đều đã được cài đặt phần mềm tiện ích để ngăn chặn các trang Web độc hại nhưng cán bộ Thư viện nên kiểm soát gắt gao hơn việc truy cập của NDT khi họ tiến hành tìm kiếm thông tin qua dịch vụ này để tránh tình trạng NDT truy cập vào những trang Web xấu, không lành mạnh.
Thư viện cần tổ chức các lớp kỹ năng tìm kiếm thông tin để giúp NDT có thể tìm kiếm thông tin trên mạng có hiệu quả.
Trên mỗi máy tính kết nối Internet, Thư viện có thể dán thông tin về địa chỉ các Website tìm kiếm thông tin miễn phí, các công cụ tra cứu tin có chất lượng, hiệu quả … để NDT có thể sử dụng trong quá trình tìm kiếm thông tin.
3.2.1.6. Dịch vụ hỏi - đáp thông tin
Hiện nay, dịch vụ hỏi - đáp thông tin của Thư viện được NDT đánh giá khá cao vì những thông tin đưa ra nhanh chóng, phù hợp nhu cầu tin do thủ thư được tiếp cận trực tiếp với NDT. Tuy nhiên, dịch vụ hỏi - đáp thông tin của Thư viện mới thực hiện ở mức đơn giản, chưa mang tính chuyên sâu, NDT chủ động còn cán bộ Thư viện bị động. Với NCT phát triển ngày một đa dạng, phức tạp, đòi hỏi sự chính xác, kịp thời và chuyên sâu hơn thì Thư viện cần chuẩn bị cho dịch vụ này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn.
Để ngày nâng cao hơn nữa chất lượng của dịch vụ Thư viện cần phát triển nguồn lực thông tin đa dạng hơn, phong phú hơn, đồng thời các cán bộ của Thư viện phải nắm vững cơ cấu tổ chức của kho tài liệu, sử dụng thành thạo các công cụ tra cứu tin hiện đại, có kiến thức chuyên ngành để có thể trả lời những câu hỏi do NDT đưa ra một cách chính xác và nhanh chóng nhất. Cán bộ Thư viện không chỉ là người trả lời các câu hỏi của NDT đưa ra mà còn là người biết tư vấn, mở rộng vấn đề để hướng NDT đến những nội dung họ cần một cách chủ động. Vì vậy Thư viện cần phân công một số cán bộ chuyên đảm nhận dịch vụ này để đảm bảo xử lý kịp thời các câu hỏi của NDT đưa ra.
Ngoài việc tổ chức dịch vụ hỏi - đáp tại chỗ, Thư viện cần phải đa dạng hóa hình thức dịch vụ như:
- Hỏi đáp qua mạng: NDT có thể liên lạc trực tuyến với cán bộ thông qua phần mềm để được gợi ý và định hướng nguồn thông tin cần thiết. Thời gian thực hiện dịch vụ là trong giờ làm việc của cán bộ Thư viện.
- Hỏi đáp qua điện thoại: mỗi thư viện sẽ bố trí cán bộ trực trong một khoảng thời gian từ 1-2 tiếng cố định mỗi ngày để trả lời những thắc mắc và câu hỏi của NDT qua máy điện thoại bàn cố định.
- Thư điện tử: NDT có thể gửi thư đến mọi lúc trong tuần qua địa chỉ email của thư viện và thư sẽ được trả lời nhanh nhất có thể.
3.2.1.7. Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin
Yêu cầu đặt ra đối với việc hướng dẫn NDT là: được đảm bảo pháp lý và phải được tổ chức và thực hiện thống nhất (bắt buộc tất cả các đối tượng phải tham gia lớp hướng dẫn mới được sử dụng Thư viện); hướng dẫn NDT phải là hoạt động thường xuyên, liên tục; nội dung hướng dẫn phải phù hợp với từng nhóm đối tượng NDT; chương trình hướng dẫn phải linh hoạt để dễ cập nhật những thay đổi của CNTT; phương thức hướng dẫn phải đa dạng, cơ động nhằm đảm bảo thuận lợi tối đa cho NDT; thời gian tổ chức hướng dẫn phải thích hợp với từng nhóm NDT và không nên kéo dài; tăng cường công tác nghiên cứu NCT định kỳ và thường xuyên xây dựng chương trình hướng dẫn NDT hiệu quả.
Thư viện có thể hướng dẫn NDT bằng những hình thức sau:
Hình thức trực quan: cung cấp những hiểu biết chung về Thư viện trên bảng thông báo, chỉ dẫn NDT như: sơ đồ của Thư viện, các bảng thông báo về giờ hoạt động, về cách sắp xếp tài liệu trong các kho. Hiện Thư viện đã có hình thức này nhưng vẫn chưa được đầy đủ và chi tiết. Cần phải hoàn thiện hơn nữa.
Trao đổi trực tiếp: Hướng dẫn một cách trực tiếp các nguồn tri thức và cách tra cứu, sử dụng chúng.
Ấn phẩm hướng dẫn: Có thể biên soạn một tập sách nhỏ hướng dẫn cách sử dụng thư viện và cách khai thác thông tin, cách sử dụng và tiếp cận các loại sản phẩm và dịch vụ hoặc giới thiệu trên Website của Thư viện và của Học viện..
Tổ chức các lớp hướng dẫn NDT theo định kỳ, vào những ngày nhất định trong tháng. Trong những năm qua đa số NDT đã được tập huấn khá tốt nhưng họ vẫn muốn lớp tập huấn này mở rộng nội dung đào tạo hơn nữa về các kỹ năng khai thác thông tin trên mạng và các CSDL online miễn phí trên mạng.