1.4.2 .Yếu tố con người
2.1 Sản phẩm thông tin thƣ viện tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện Học viện
2.1.2 Các cơ sở dữ liệu
Nói đến sản phẩm TT-TV hiện đại chúng ta có thể hình dung ra có sự ứng dụng của công nghệ thông tin. Các sản phẩm TT-TV hiện đại ra đời dựa trên những ứng dụng của công nghệ thông tin kỹ thuật số làm thay đổi những cách thức hoạt động của thư viện truyền thống như cách tìm kiếm, lưu trữ, quản lý tài liệu, dữ liệu. Điều đó tạo ra hiệu quả rõ rệt, tiết kiệm đáng kể công sức, thời gian của cán bộ và NDT, chi phí của thư viện. Trong đó không thể không nhắc tới các cơ sở dữ liệu (CSDL). CSDL là một tập hợp các bản nghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ máy tính [15, tr82]. Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng, CSDL bao gồm: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn. Việc tổ chức, hoàn thiện, cập nhật cũng như khai thác một CSDL được thực hiện bởi một chương trình được gọi là hệ quản trị CSDL.
Xây dựng CSDL là một trong những ứng dụng quan trọng của việc tin học hóa hoạt động thông tin-thư viện tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng. Những năm đầu, Trung tâm bắt đầu xây dựng CSDL các biểu ghi của CSDL được lưu trữ và quản lý trên Excel. Từ năm 2008 đến tháng 6/2010 Tung tâm sử dụng công cụ quản trị bằng Acess. Tuy nhiên Excel và Acess chỉ là một ứng dụng của tin học văn phòng nên chỉ có khả năng lưu trữ và quản lý tài liệu, không có khả năng quản lý tích hợp các khâu công tác trong thư viện như bổ sung, biên mục và quản ly bạn đọc. Do vậy, đến năm 2010 Trung tâm đã xem xét nghiên cứu và cài đặt phần mềm ILIB 4.0. Phần mềm này bao gồm 08 phân hệ chức năng, có khả năng quản lý được các tài liệu đa dạng, có sự hỗ trợ tiếng Việt và khả năng chuyển đổi CSDL từ CDS/ISIS. Hiện nay CSDL của trung tâm gồm các loại:
CSDL Thƣ mục:
CSDL này được xây dựng nhằm quản lý toàn bộ nguồn lực thông tin của Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng, đáp ứng nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin của các đối tượng NDT trong Học viện Ngân hàng, liên thông trao đổi thông tin với các thư viện trong và ngoài nước, cung cấp thông tin trực tuyến qua trang Web của Trung tâm.
Đối tượng sử dụng CSDL này là cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên trong Học viện Ngân hàng.
CSDL này chứa các thông tin bậc 2 (thông tin thư mục và một số thông tin bổ sung song không có thông tin gốc đầy đủ của đối tượng được phản ánh.
CSDL Thư mục của sách gồm khoảng hơn 7000 biểu ghi.
Nội dung của CSDL bao gồm tất cả các loại tài liệu của Trung tâm TT- TV Học viện Ngân hàng nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của các đối tượng NDT tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng.
Biểu ghi của CSDL thư mục được mô tả theo chuẩn MARC21 với tập hợp các thông tin cơ bản như :
Thông tin liên quan đến nhan đề: nhan đề chính, nhan đề phụ, nhan đề song song.
Thông tin trách nhiệm: Tác giả cá nhân hoặc tác giả tập thể Thông tin về xuất bản: năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản Thông tin liên quan đến nội dung tài liệu: từ khóa, chủ đề, phân loại Thông tin về tùng thư, phụ chú
Thông tin liên quan đến địa chỉ tài liệu: Số đăng kí cá biệt.
CSDL toàn văn
CSDL toàn văn được Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng xây dựng trên phần mềm Dspace bao gồm: CSDL Luận án, CSDL Luận văn, CSDL giáo trình Học viện Ngân hàng, CSDL Đề tài nghiên cứu khoa học, CSDL tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng.
Mô tả CSDL toàn văn xây dựng trên phần mềm Dspace
* Cách đưa tài liệu nội sinh đã được số hóa lên phần mềm Dspace bao gồm các bước:
Bước 1: Đăng nhập vào “hồ sơ”
Bước 3: Chọn “Bộ sưu tập”
Bước 4: Tạo đơn vị và bộ sưu tập
Chọn mục “Tạo đơn vị lớn nhất”
Điền các thông tin cần thiết => Chọn “Tạo”
Ví dụ: chọn đơn vị có tên là “Luận án Học viện Ngân hàng”
Nếu đơn vị lớn có các đơn vị nhỏ hơn (có phân chia theo hình cây để quản lý các cấp của bộ sưu tập) thì tiếp tục chọn mục “Tạo bộ sưu tập con”.
Lưu ý
- Có thể tạo nhiều đơn vị cùng cấp và các đơn vị con bên trong - Đơn vị và đơn vị con không có chức năng quản lý tài liệu điện tử - Bộ sưu tập phải được tạo bên trong một đơn vị.
- Bộ sưu tập dùng để quản lý tài liệu số/điện tử
Bước 5: Tạo bộ sưu tập
Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản quản trị (như phần Nhập tài khoản admin đã tạo)
Chọn Đơn vị muốn tạo bộ sưu tập.
Sau khi tạo thành công bộ sưu tập, cán bộ thư viện thực hiện công đoạn xử lý tài liệu số trên phần mềm.
Bước 6: Biên mục tài liệu (xử lý thông tin tài liệu) trên Dspace
- Chọn “Bộ sưu tập” để biên mục tài liệu
- Chọn mục “Thêm tài liệu vào bộ sưu tập” để biên mục tài liệu
- Tiến hành các bước nhập thông tin về tài liệu như: Nhan đề, tác giả, người hướng dẫn, năm xuất bản, từ khóa, tóm tắt, bản quyền…
Bước 7: Upload/tải tài liệu lên Dspace và xác nhận
Xác nhận các điều khoản => chọn mục “Tôi đồng ý”
=> Kết thúc quá trình biên mục và tải tài liệu
Hiện nay CSDL bài trích báo – tạp chí có 55 bài, CSDL Giáo trình Học viện Ngân hàng có 30 tên, CSDL Khóa luận Học viện Ngân hàng có 382 tên, CSDL Luận án có 71 tên, CSDL Luận văn có 265 tên, CSDL đề tài nghiên cứu khoa học có 114 tên, CSDL tạp chí Khoa học và đào tạo Ngân hàng có 36 bài. CSDL có ưu điểm nổi bật trong tìm tin như:
Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một số đối tượng trong các CSDL và hơn thế, việc tìm kiếm có thể được thực hiện độc lập theo mỗi thông tin, cũng như theo 1 tổ hợp bất kỳ các thông tin đó.
Quá trình tìm tin trong các CSDL rất nhanh chóng. Đặc biết có thể thực hiện phép tìm đối với các CSDL ở xa địa điểm người khai thác, tìm kiểm.
Thông tin được lưu trữ trong các CSDL là thông tin được số hóa, nhờ thế việc lưu trữ, bảo quản cũng như truyền tài từ một nơi sang nơi khác được thực hiện hết sức dễ dáng, thuận tiện.
Thông tin có trong CSDL có thể được cập nhật một cách thường xuyên và cùng với thuộc tính trên, thông tin có trong CSDL tạo cho khả năng cập nhật thông tin không lệ thuộc vào khoảng cách địa lý.
Các kết quả nhờ việc tìm tin trong các CSDL có thể coi là đầy đủ và hoàn thiện nhất. Bởi lẽ ngoài việc tránh được những nhầm lẫn do việc tìm tin thủ công gây ra, ở đây việc tìm kiếm còn được thực hiện bởi bất kỳ tổ hợp các quan hệ nào đối với các thông tin đã được xử lý (theo toán tử BOOL)
Tuy nhiên trong quá trình sử dụng CSDL cũng còn một số nhược điểm: CSDL còn sai sót chưa được hiệu đính thường xuyên
Chi phí xây dựng, bảo trì đối với CSDL tốn kém, đòi hỏi trình độ chuyên môn, công nghệ thông tin của cán bộ thư viện phải cao.
Độ chính xác khi tra cứu chưa cao, nhất là khi sử dụng từ khóa. Lý do là trước đây từ khóa chủ yếu là từ khóa tự do chưa có kiểm soát, nên khi đổ dữ liệu sang phần mềm chưa hiệu đính lại được toàn bộ.
Số biểu ghi trùng trong CSDL do phải hồi cố kho tài liệu cũ nằm ở nhiều khu vực khác nhau, chưa được chỉnh lý nên gây nhiễu cho quá trình tra cứu.
Phụ thuộc nhiều vào máy chủ và hệ thống máy tính, khi xảy ra sự cố thì không có biện pháp tra cứu nào thay thế được.
Mặc dù còn một số nhược điểm song sản phẩm này của Trung tâm được NDT đánh giá như sau:
Bảng 2.1: Mức độ sử dụng và đánh giá các CSDL Tên Sản phẩm Mức độ sử dụng Chất lượng phục vụ Các CSDL Thường xuyên Thỉnh thoảng Không sử dụng Chưa tốt Bình thường Tốt 8,01% 50,38% 37,4% 3,05% 41,22% 14,12%
* Các công cụ và quy trình tạo lập các sản phẩm thông tin - thƣ viện - Các công cụ tổ chức các sản phẩm Thông tin -Thƣ viện
Các sản phẩm và dịch vụ TT-TV là kết quả của nhiều hoạt động như thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin tư liệu của một cơ quan TT-TV. Sản phẩm TT-TV của Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng do Phòng Nghiệp vụ của Trung tâm đảm nhiệm.
Sau hơn 3 năm hoạt động theo mô hình mới, Trung tâm đã có những sản phẩm TT-TV đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập của NDT. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công trên là do Trung tâm đã thực hiện tốt chiến lược chuẩn hóa từng bước các tiêu chuẩn nghiệp vụ TT-TV theo các chuẩn được Vụ Thư viện khuyến khích áp dụng để thuận lợi cho hội nhập khu vực và quốc tế như:
Áp dụng Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2: là bộ quy tắc nổi tiếng trên thế giới. Công trình AACR2 được đánh giá là đã đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục quốc gia và quốc tế. Vì vậy, AACR2 được sử dụng rộng rãi trên thế giới. Áp dụng quy tắc biên mục AACR2, Thư viện Việt Nam dễ dàng hội nhập vào cộng đồng quốc tế, nhất là việc tiếp cận và trao đổi thông tin về thư mục trên Internet. Trên cơ sở thống nhất cả nước áp dụng AACR2, chúng ta sẽ tạo nên tiền đề quan trọng bậc nhất để đi tới việc xây dựng các mục lục liên hợp quốc gia và trong tương lai, chúng ta có thể đóng góp vào cơ sở dữ liệu thế giới. Hơn thế nữa, áp dụng AACR2, chúng ta có thể kiểm soát được thư mục toàn cầu, đáp ứng tốt nhu cầu tìm tin của bạn đọc.
Áp dụng khỗ mẫu MARC21: Khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn cho dữ liệu thư mục được thiết kế để nhập các thông tin thư mục về các dạng tư liệu in hoặc bản thảo, tài liệu điện tử, tệp tin máy tính, bản đồ, bản nhạc, tư liệu nghe nhìn, tài liệu đa phương tiện và tư liệu hỗn hợp. Khổ mẫu bao gồm những chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin
liên quan dưới dạng máy tính đọc được giữa các tổ chức thông tin và thư viện của Việt Nam.
Áp dụng bảng phân loại rút gọn DDC 14: Là một công trình khoa học thư viện lớn của thế giới, là một bách khoa thư, phân loại và tổng hợp tri thức của nhân loại. Với những ưu điểm vượt trội so với các khung phân loại hiện nay, như: tính cập nhật liên tục trước những biến động mạnh mẽ của tình hình chính trị thế giới, những thay đổi nhanh chóng đang diễn ra trên lĩnh vực tri thức; cấu trúc, ký hiệu, phân cấp rõ ràng và về sự ứng dụng rộng rãi trên thế giới, Khung phân loại DDC đang trở thành một khung tiêu chuẩn quốc tế để tổ chức tri thức nhân loại trong các thư viện.
Những chuẩn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lí tài liệu của Trung tâm đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ TT-TV có chất lượng, có khả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước.
Áp dụng Phần mềm quản trị thư viện tích hợp ILIB 4.0 trong hoạt động TT-TV của Trung tâm. Hiện nay Trung tâm đã áp dụng 07 module, chưa áp dụng module mượn liên thư viện. Hiện tại phần mềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện như: quản lý mượn - trả, bổ sung, biên mục theo AACR2, MARC21
Phần cứng : hệ thống máy tính và mạng. Có 02 máy chủ, 12 máy trạm, 02 swich và 03 bộ hub. Hệ điều hành của máy chủ là window 8. Các máy trạm dùng hệ điều hành window 7.
* Quy trình xử lý tài liệu
- Biên mục gốc: Gồm tài liệu mới và hồi cố nhưng chưa có trong CSDL, bằng tiếng Việt hoặc Tiếng nước ngoài
- Nhận tài liệu từ phòng bổ sung (Theo ĐKCB của từng kho) - Sắp xếp theo tên tài liệu (một tên có nhiều bản tại nhiều kho) - Tổng kết số tên tài liệu theo ngôn ngữ
- Xử lí kỹ thuật:
+ Phân loại (Khung phân loại DDC 14 rút gọn)
+ Định kí hiệu xếp giá (theo quy định của Trung tâm) + Mô tả tài liệu trên phần mềm ilib (Phân hệ biên mục) + Làm tóm tắt
+ Định từ khóa (Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam) + Kiểm tra dữ liệu
- Chia, sắp xếp lại tài liệu theo ĐKCB của các kho
- Lọc, in nhãn xếp giá trên giấy A4 (theo ĐKCB ở từng kho) - Kiểm tra số nhãn đã in theo thứ tự ĐKCB
- Cắt nhãn, dán nhãn, viết kí hiệu xếp giá lên từng cuốn - Bó buộc, in nhãn từng bó
- Chuyển tài liệu giao xuống các kho phục vụ - Biên mục sao chép:
Biểu ghi được tải về quy trình xử lý giống tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài không sao chép, riêng phần xử lý kỹ thuật chỉ cần hiệu đính ký hiệu phân loại cho phù hợp với ký hiệu phân loại mà thư viện đang sử dụng và tạo kí hiệu xếp giá, định từ khóa bằng tiếng Việt.
- Hiệu đính chỉ số phân loại (Khung phân loại DDC14 rút gọn) - Xây dụng ký hiệu xếp giá (theo quy định của Trung tâm) - Định từ khóa (theo trường 650)
- Kiểm tra dữ liệu
- Những biểu ghi không được tải về, không lấy được biểu ghi theo khỗ mẫu MARC21, có thể truy cập vào các trang web của các thư viện nước ngoài để tham khảo biên mục và lấy thông tin của các trường tương ứng cần thiết.
+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, in thư mục thông báo sách mới giới thiệu cho NDT + Lọc dữ liệu, sắp xếp, đưa thông báo sách mới xử lý lên cổng thông tin của Trung tâm.