1.4.2 .Yếu tố con người
3.1 Nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện hiện có
hiện có
3.1.1 Nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin - thư viện
Nâng cao chất lƣợng mục lục truy cập công cộng trực tuyến
Theo kết quả điều tra những đánh giá của NDT tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng về các sản phẩm TT-TV tại Trung tâm cho thấy, mục lục truy cập công cộng trực tuyến chưa được sử dụng nhiều. Vì thế Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng cần quan tâm hơn nữa đến mục lục truy cập công cộng trực tuyến để đảm bảo NDT sử dụng nó một cách thường xuyên theo đúng vai trò là công cụ tra cứu chính tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng.
Hơn nữa, với tốc độ phát triển nguồn lực thông tin của Trung tâm TT- TV Học viện Ngân hàng như hiện nay thì số lượng biểu ghi không ngừng tăng lên hàng năm. Do đó mục lục truy cập công cộng trực tuyến cần phải được hoàn thiện để đạt hiệu quả cao.
Cụ thể là:
Cần bổ sung và liên kết các công cụ hỗ trợ như bảng phân loại, bộ từ khóa vào mục lục truy cập công cộng trực tuyến để trợ giúp NDT khi tra cứu. Ví dụ kích vào mục từ khóa khi tìm kiếm thì phần mềm sẽ hỗ trợ bạn đọc thấy được các từ khóa thông dụng để bạn đọc có thể lựa chọn từ khóa phù hợp với yêu cầu của mình.
Chức năng tra cứu cần được nâng cao để thành một mục riêng. Điều này sẽ giúp NDT có thể tra cứu chuyên sâu hơn, để lọc ra các kết quả đúng nhất với yêu cầu của mình. Như hiện nay do mục tra cứu nâng cao không rõ
ràng nên NDT có thể không biết tác dụng của toán tử BOOLEAN để sử dụng, hoặc không biết để sử dụng.
Cần giới hạn kết quả tìm kiếm để các kết quả tìm kiếm có năm xuất bản mới nhất hiện lên trước, để NDT có thể chọn được tài liệu mới nhất được xuất bản mà NDT không mất công chọn lọc kết quả trong tất cả các kết quả tìm được.
Nâng cấp phần mềm ILIB. Việc Nâng cấp này là cần thiết trong điều kiện phát triển của nguồn lực thông tin và nhu cầu của NDT tăng cao cũng như đáp ứng là phần mềm của thư viện quản lý các thư viện các phân viện thành viên của Học viện Ngân hàng.
Đảm bảo hệ thống máy chủ vận hành tốt không để xảy ra sự cố. Tạo cơ chế phối hợp giữa Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng và Trung tâm thực hành để quản trị, phát triển hệ thống mạng/máy tính/phần mềm/sản phẩm và dịch vụ TT-TV có ứng dụng công nghệ thông tin.
Nâng cao chất lƣợng CSDL Thƣ mục
Loại bỏ những biểu ghi trùng. Cần hồi cố lại một lần nữa các dữ liệu trên hệ thống dữ liệu, để kiểm soát tốt các dữ liệu được tạo ra trong thời gian trước khi sử dụng phần mềm ILIB.
Tăng cường công tác hiệu đính để có thể rà soát cho thống nhất các ký hiệu phân loại, từ khóa và cách nhập liệu vào các nhãn trường trong toàn bộ CSDL thư mục. Để đảm bảo tính thống nhất của các dữ liệu cần kiểm soát nghiêm ngặt công tác hiệu đính theo các cấp quản lý, áp dụng các tiêu chuẩn và công cụ của nghiệp vụ TT-TV.
Xây dựng quy định thống nhất trong phân loại, định từ khóa và nhập liệu. Đề xuất xây dựng nhật kí công vụ của các bộ phận để đảm báo thống nhất cao trong thực hiện các kĩ thuật thư viện. Ngoài việc sử dụng các công cụ hỗ trợ xử lí tài liệu như Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bảng đề mục của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia…thì nên xây
dựng danh mục thuật ngữ chuyên sâu, có sự tham gia hoặc tư vấn của các chuyên gia thuộc các chuyên ngành đào tạo chính của Học viện Ngân hàng. Việc chuẩn hóa về mặt thuật ngữ khi đưa vào các trường dữ liệu trên phần mềm thư viện giúp bạn đọc tra cứu thuận tiện, chính xác trên OPAC.
Nâng cao chất lƣợng cổng thông tin điện tử
Thiết kế giao diện cổng thông tin điện tử sao cho thân thiện , thu hút NDT và có hình thức đẹp hơn.
Đảm bảo tốt các tính năng hiện có của cổng thông tin điện tử, phát triển các tính năng mới và đảm bảo vận hành thông suốt, chống nghẽn đường truyền dữ liệu.
Tạo cơ chế phối hợp giữa Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng và Trung tâm thực hành để quản trị tốt cổng thông tin điện tử.
3.1.2 Nâng cao chất lƣợng dịch vụ thông tin - thƣ viện
Trong bối cảnh phát triển của hoạt động thông tin – thư viện nói chung cũng như việc đáp ứng nhu cầu thông tin ngày một tăng về chất và lượng thì việc nâng cao chất lượng các dịch vụ TT-TV là một việc làm vô cùng cần thiết để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT. Để nâng cao chất lượng các dịch vụ TT-TV tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng thì Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng cần chú ý tới các điểm sau:
Đối với dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mƣợn trả:
Trên cơ sở kết qủa hoạt động của trung tâm TT-TV trong thời gian vừa qua và ý kiến đóng góp của NDT, luận văn đưa ra một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mượn trả như sau:
Tăng cường cả số lượng và chất lượng nguồn lực thông tin trong các kho mở để NDT có nhiều lựa chọn. Tăng số lượng tài liệu liên quan đến lĩnh vực thuộc/liên quan đến các chuyên ngành đào tạo của Học viện Ngân hàng cũng như các sách kỹ năng, sách giải trí để góp phần thỏa mãn nhu cầu tin của NDT.
Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống máy tính và các sản phẩm liên quan để việc tra cứu, khai thác thông tin trên Cổng thông tin ngày càng chính xác, thống nhất, nhanh chóng và tiện lợi cho NDT.
Đối với dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu:
Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng cần có quy định thành văn cho dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu. Quy định này cần nêu rõ loại tài liệu, số trang tài liệu được phô tô để đảm bảo bản quyền của các tài liệu trong thư viện đồng thời tạo điều kiện hỗ trợ NDT theo hướng được đáp ứng tốt nhất nhưng chi phí thấp nhất có thể.
Đối với dịch vụ tra cứu thông tin:
Việc tra cứu thông tin chỉ đạt kết quả khi NDT thể hiện nhu cầu tin của mình tương đối chính xác thông qua các yêu cầu tin cụ thể. Để làm được điều đó ngoài sự hiểu biết về nội dung tài liệu mà NDT có nhu cầu còn cần các kiến thức nhất định trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin. Bên cạnh đó là việc chuyển đổi tương đối chính xác từ ngôn ngữ tự nhiên sang ngôn ngữ tư liệu của cán bộ thư viện. Hiện nay với sự hỗ trợ của máy tính cùng với phần mềm thư viện việc tra cứu tin đã được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi. Tuy nhiên trong phân hệ tra cứu của phần mềm thư viện tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng thì chưa có công cụ hỗ trợ như bảng từ khóa,…đồng thời công tác hiệu đính các từ khóa, kí hiệu phân loại chưa được thực hiện thường xuyên cho nên chưa có sự thống nhất các thuật ngữ tra cứu cho cán bộ thư viện. Do đó trong thời gian tới cần có các công cụ hỗ trợ trong phân hệ tra cứu của phần mềm thư viện, tăng cường công tác hiệu đính để cán bộ thư viện và NDT có thể hợp tác hiệu quả trong quá trình tìm tin, điều chỉnh các kết quả tìm được cho linh hoạt và đưa ra những kết quả tìm tin chính xác, đầy đủ
Đối với dịch vụ tƣ vấn thông tin:
Dịch vụ tư vấn thông tin tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng được tiến hành bằng nhiều phương pháp khác nhau như: Hỏi –đáp tại chỗ, chat, email, facebook để liên kết NDT với cán bộ thư viện. Để nâng cao chất lượng dịch vụ này Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng cần chú ý tới các nội dung cụ thể sau:
Tăng cường đào tạo thêm về kiến thức của các ngành đào tạo, chương trình đào tạo khung của Học viện Ngân hàng cho cán bộ thư viện để họ nắm bắt tốt các nội dung thông tin phù hợp với NDT. Một điều quan trọng nữa là phải kết nối với hoạt động đào tạo để luôn trong tình trạng sẵn sàng đáp ứng nhịp nhàng nhu cầu sử dụng tài liệu theo chương trình đào tạo của Học viện Ngân hàng. Phải có sự phối hợp tốt giữa giảng viên với thư viện để nguồn tin được bổ sung sát hợp với chương trình đào tạo và kế hoạch giảng dạy của từng giảng viên để có thể tư vấn tốt nhất cho NDT sử dụng tài liệu hiệu quả.
Kết nối với các cổng thông tin của các Trung tâm TT-TV có nguồn lực thông tin liên quan như Học viện Tài chính, Đại học Kinh tế Quốc dân,..sử dụng thông tin của các cơ quan, đơn vị có nguồn lực thông tin liên quan.
Tăng cường nguồn lực thông tin và hoàn thiện các sản phẩm TT-TV liên quan như các CSDL thư mục, CSDL toàn văn.
Đảm bảo hệ thống thiết bị đồng bộ để triển khai dịch vụ.
Xây dựng kênh liên kết với các chuyên gia tư vấn mà trước hết là các giảng viên, cán bộ,… của Học viện Ngân hàng
Đối với dịch vụ khai thác tài liệu đa phƣơng tiện:
Bổ sung các nguồn tin điện tử có chất lượng cao, hoàn thiện các CSDL của Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng.
Nâng cao tính bảo mật và an toàn dữ liệu khi lưu trữ và lưu thông bằng cách cung cấp tài khoản, phân quyền sử dụng cho NDT.
Đối với dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc:
Chuyển đổi phương thức tiến hành dịch vụ này từ bị động sang chủ động cung cấp dịch vụ cho NDT có nhu cầu. Nghiên cứu, tìm ra các phương pháp marketing phù hợp hơn để đông đảo NDT biết và sử dụng dịch vụ này.