1.4.2 .Yếu tố con người
3.2. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
3.2.1 Đẩy mạnh xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số
Xây dựng thư viện số là một xu thế phát triển tất yếu của ngành thư viện nói chung và của thư viện đại học nói riêng. Một xu thế phát triển không phải vì mong muốn chủ quan của những người làm thư viện mà vì đòi hỏi khách quan của sự phát triển khoa học kĩ thuật cũng như đòi hỏi của xã hội phát triển.
Trong điều kiện về kinh phí, nhân lực và cơ sở hạ tầng nói chung của Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng hiện nay thì việc đặt ra mục tiêu trước mắt để xây dựng một thư viện số là chưa có tính khả thi. Nhưng với mục tiêu xây dựng các bộ sưu tập số để phục vụ NDT thì Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng hoàn toàn có thể thực hiện được. Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hóa dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, …) về một chủ đề. Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng nó đều cung cấp một giao diện dồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm và sử dụng dễ dàng.
Đẩy mạnh xây dựng các bộ sưu tập số trong Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng là một bước đi cần thiết để góp phần giải quyết các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong chính sách phát triển các sản phẩm và dịch vụ TT-TV của Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng phục vụ nhu cầu ngày càng cao về học tập, nghiên cứu, giảng dạy của NDT tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng. Để đẩy mạnh xây dựng các bộ sưu tập số, Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng cần thực hiện cần thực hiện những giải pháp sau:
Lập kế hoạch và dự toán kinh phí để xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số. Tiếp tục thu thập và số hóa nguồn tài liệu nội sinh. Vì hiện nay Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng đang lưu trữ một khối lượng lớn tài liệu nội sinh hình thành trong hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu của Học viện Ngân hàng. Theo thống kê mới nhất, nguồn tài liệu nội sinh của Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng có khoảng 5235 tên. Nguồn tài liệu này bao gồm các loại hình: Luận án, luận văn, khóa luận, kỷ yếu hội nghị khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học,…Đó là chưa kể đến nguồn tài liệu là giáo trình do Học viện Ngân hàng xuất bản, xuất bản phẩm định kỳ của Học viện Ngân hàng.
Tiếp tục nghiên cứu ứng dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace trong xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số. Bởi hiệu quả sử dụng khi xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số trên phần mềm Dspace đã được Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng đã xem xét đánh giá. Trên các phương diện sau:
Một số tính năng kỹ thuật của Dspace:
Khả năng tùy chỉnh giao diện cao. Giao diện thống nhất chung cho tất cả các bộ sưu tập.
Phần mềm Dspace như một website. Tất cả các thao tác đều thông qua web: biên mục, truy cập thông tin...
Sử dụng hệ quản trị CSDL độc lập nên đáp ứng tốt với thư viện có số lượng tài liệu lớn.
Khả năng phân quyền và bảo mật mạnh. Do có thể phân quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng bộ sưu tập hoặc đến từng tài liệu, cán bộ thư viện có thể tùy chỉnh quyền của bạn đọc được xem tài liệu ở cấp độ nào: quyền chỉ được xem bộ sưu tập nào, quyền xem biểu ghi thư mục hay có thể xem toàn văn...
Đối với hướng phát triển của phần mềm:
Do Phần mềm Dspace có thể được sử dụng song song với các phần mềm thư viện số khác; là phần mềm miễn phí và có một cộng đồng lớn người
sử dụng và phát triển trên toàn thế giới. Nên có hiệu quả trong việc tiếp tục phát triển và sử dụng phần mềm một cách lâu dài.
Dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu. Có thể được cài đặt dễ dàng; sử dụng trên nhiều hệ điều hành như Windows, Linux, Unix... Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Postgres SQL hoặc Oracle.
Tính tiện ích, dễ sử dụng:
Đối với hoạt động thư viện và cán bộ thư viện:
Việc ứng dụng và triển khai xây dựng bộ sưu tập số trên cơ sở nguồn lực sẵn có kết hợp với việc sử dụng phần mềm miễn phí tạo ra những thuận lợi nhất định trong quá trình phục vụ nguồn tài nguyên số cho bạn đọc. Đặc biệt việc sử dụng phần mềm số miễn phí là phù hợp trong điều kiện kinh phí đơn vị hạn hẹp.
Hiệu quả trong việc bước đầu lưu trữ và quản lý nguồn tài nguyên số. Cán bộ thư viện có thể quản lý và lưu giữ tất cả các loại tài liệu kỹ thuật số. Tài liệu được biên mục theo chuẩn Dublin Core Metadata phổ biến và thông dụng.
Do có thể phân quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng bộ sưu tập hoặc đến từng tài liệu, cán bộ thư viện có thể tùy chỉnh quyền của bạn đọc được xem tài liệu ở cấp độ nào: quyền chỉ được xem bộ sưu tập nào, quyền xem biểu ghi thư mục hay có thể xem toàn văn...
Đối với bạn đọc
Tính tiện ích đối với bạn đọc khi khai thác tài liệu số với Dspace việc tìm kiếm những thông tin cơ bản và download tài liệu toàn văn trên Dspace khá dễ dàng.
Bạn đọc có thể truy cập từ xa với một máy tính nối mạng không lệ thuộc vào thời gian và không gian. Vì vậy, bạn đọc hoàn toàn có thể chủ động trong việc tìm kiếm và tham khảo tài liệu toàn văn phục vụ nghiên cứu.
Ngoài ra để đẩy mạnh xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng cần đào tạo có trình độ công nghệ thông tin để vận hành và khắc phục được những sự cố khi xây dựng cũng như trong quá trình sử dụng các bộ sưu tập tài liệu số. Bên cạnh đó là đào tạo NDT để NDT biết sử dụng và sử dụng hiệu quả các bộ sưu tập tài liệu số đã xây dựng được.
3.2.2 Biên soạn Tổng luận
Tổng luận là loại hình sản phẩm thông tin phân tích dưới dạng một tài liệu trình bày có hệ thống và cô đọng kết quả xử lý phân tích-tổng hợp nhiều nguồn tin (tài liệu) khác nhau xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định về một vấn đề hay đề tài nào đó, tức là về hiện trạng, mức độ và xu hướng phát triển của chúng. Tổng luận ra đời là do nhu cầu cần được đáp ứng của một nhóm người dùng tin, nhất là: cán bộ lãnh đạo, quản lý và các nhà nghiên cứu. Tổng luận là cầu nối giữa người làm thông tin và người làm nghiên cứu. Nó góp phần tạo ra tri thức mới. Được đánh giá như một công trình nghiên cứu và phải có sự đầu tư lớn về trí tuệ và là sản phẩm thông tin đặc biệt, có giá trị đặc biệt với các nhà nghiên cứu, cán bộ lãnh đạo, quản lý. Nó cũng là sản phẩm có quan hệ chặt chẽ với các dịch vụ giá trị gia tăng cao như dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại, chọn lọc, thông tin phục vụ lãnh đạo. Tuy nhiên tổng luận chưa được Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng biên soạn. Trong thời gian tới để thu hút NDT nhất là các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý, lãnh đạo tới Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng thì điều nên làm là biên soạn tổng luận mà trước mắt là tổng luận về lĩnh vực kinh tế tài chính ngân hàng vì nguồn tài liệu về lĩnh vực kinh tế tài chính ngân hàng tại Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng có khá nhiều.
3.2.3 Phát triển dịch vụ mượn liên thư viện
Dịch vụ mượn liên thư viện ra đời là một nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động của các thư viện. Bởi trên thực tế không một thư viện nào có thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu về tài liệu của NDT. Vì nhu cầu sử dụng
tài liệu của NDT luôn luôn phát triển , diện tài liệu (xét theo khía cạnh nội dung được phản ánh) phù hợp với nhu cầu của họ không ngừng được mở rộng . Tài liệu nói chung không ngừng gia tăng về số lượng , đồng thời giá thành cho mỗi tài liệu cũng không ngừng gia tăng [15, tr115]. Mà mượn liên thư viện là dịch vụ cho phép NDT sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện không chỉ đối với các cơ quan thư viện có quan hệ với nhau mà có thể với bất kỳ cơ quan thư viện nào khi NDT có yêu cầu. Như vậy đây là hình thức chia sẻ nguồn lực thông tin tích cực nhất giữa các thư viện để phục vụ đối tượng NDT đa dạng. Dịch vụ này được tạo ra có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu của cơ quan TT-TV, tiết kiệm kinh phí bổ sung tài liệu cho các cơ quan này.
Để có thể thực hiện dịch vụ mượn liên thư viện trước hết Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng cần có sự liên kết và cam kết (nghĩa vụ, trách nhiệm, chi phí,…) với các thư viện tham gia dịch vụ này. Điều quan trọng để duy trì mượn liên thư viện là phải có mục lục liên hợp giữa các thư viện tham gia. Chỉ như vậy các thư viện mới biết bạn đọc cần mượn tài liệu gì ở thư viện nào, chi phí sẽ là bao nhiêu. Một trong những điều kiện tiên quyết để các thư viện chia sẻ nguồn lực là hệ thống phần mềm phải có khả năng chia sẻ dữ liệu dễ dàng và các khâu xử lý biểu ghi thư mục phải tuân thủ các chuẩn mô tả thư mục và xử lý tài liệu.