8. Nội dung luận văn
2.2. Cơ cấu tổ chức
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ các Phòng ban chức năng
(Nguồn: Tài liệu do phòng Đào tạo trường Hoa Sữa cung cấp)
Mỗi trường có một cách sắp xếp hệ thống bộ máy tổ chức khác nhau. Xuất phát từ những đặc điểm riêng biệt của mình trong ĐTN cho
Ban Giám hiệu
Khối thực hành SX Khối hỗ trợ Khố đào tạo QL chất lƣợng Phòng Hành chính – Thư viện Phòng Y tế, tham vấn tâm lý Hệ thống Nhà hàng, cửa hàng Khoa chế biến món ăn Phòng tài chính- kế toán
Trung tâm tuyển sinh – Hướng nghiệp và giới thiệu việc làm
Tổ bánh mỳ- bánh ngọt Trung tâm May - Thêu
Phòng CTHS
Hộ đồng quản trị
Phòng Đào tạo
Khoa quản trị nhà hàng khách sạn
thanh thiếu niên có hoàn cảnh khó khăn (trường tư thục làm CTXH, coi trọng việc thực hành nhiều rèn luyện kỹ năng nghề cho học sinh,…). Trường Hoa Sữa có một Hệ thống tổ chức bộ máy riêng biệt. Hệ thống bộ máy tổ chức của trường TC KT – DL Hoa Sữa được chia thành 4 hệ thống nhỏ: Quản lý chất lượng, Khối đào tạo, Khối hỗ trợ và Khối thực hành sản xuất.
Chức năng, nhiệm vụ của các Phòng ban:
Ban giám hiệu: Chịu trách nhiệm quản lý chung tất cả các hoạt động
của trường. Đảm bảo phát triển đúng theo mục tiêu, định hướng hoạt động của nhà trường. Lên kế hoạch cho sự phát triển của trường và dẫn dắt hoạt động để đạt được hiệu quả. Công tác đối ngoại.
P1. Phòng Công tác học sinh:Tham mưu, quản lý và tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ trong các lĩnh vực: Công tác chính trị, tư tưởng; Quản lý học sinh, sinh viên; Quản lý kí túc xá; Học bổng. Giúp Hiệu trưởng về công tác giáo dục, quản lý, khen thưởng, kỷ luật và chế độ chính sách của học sinh trong trường.Nhiệm vụ:
+ Phối hợp với các đơn vị tổ chức tiếp nhận thí sinh trúng tuyển vào học theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và nhà trường, chỉ định Ban cán sự lớp sinh viên lâm thời (lớp trưởng, lớp phó) trong thời gian đầu khoá học.
+ Quản lý Ký túc xá của trường, tổ chức tiếp nhận, tiếp sắp xếp nơi ở nội trú cho học sinh của trường. Giải quyết các công việc hành chính có liên quan cho học sinh, sinh viên.
+ Thống kê, tổng hợp dữ liệu, kiểm tra, phân loại quản lý hồ sơ của sinh viên, xác minh và bổ sung kịp thời những trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ.
P2. Phòng Đào tạo
+ Phụ trách các hoạt động liên quan đến tuyển sinh, thực tập và việc làm: lập kế hoạch tuyển sinh hàng năm và từng đợt; kế hoạch thực tập hàng năm của các khóa; tuyển sinh,…
+ Duy trì mạng lưới đối tác tuyển sinh, thực tập và việc làm.
+ Xây dựng mạng lưới việc làm với các nhà kinh doanh trong lĩnh vực du lịch (khách sạn, nhà hàng) trong và ngoài nước để duy trì lâu dài việc giới thiệu thực tập và đi làm của học sinh.
+ Sắp xếp kiến tập, thực tập cho giáo viên, học sinh trường Hoa Sữa. Tìm kiếm việc làm cho học sinh sau khi tốt nghiệp.
+ Lấy phản hồi từ các nhà tài trợ để nâng cao chất lượng đào tạo, tiến tới thu hồi một phần kinh phí đào tạo.
- Ban Đào tạo: Chức năng, nhiệm vụ:
+ Theo dõi hoạt động dạy – học và thực hành của giáo viên và học sinh trong toàn trường. Xây dựng kế hoạch đào tạo, lập thời khóa biểu cho các khóa học. Quản lý: chương trình đào tạo, tiến độ giảng dạy, học sinh toàn trường,…
+ Duy trì mạng lưới hợp tác đào tạo với các trường, tổ chức trong và ngoài nước trong việc đảm bảo lâu dài chất lượng đào tạo của trường Hoa Sữa.
P3. Trung tâm May – Thêu: Hoạt động độc lập. Trung tâm tự chủ về
mặt tài chính. Nhiệm vụ chủ yếu là ĐTN cho học sinh khuyết tật, tìm đầu vào và đầu ra cho sản phẩm. Và chỗ để GTVL cho học sinh khuyết tật sau khi ra trường.
P4. Phòng tài chính – Kế toán:Quản lý trực tiếp công tác tài chính,
kế toán và tham mưu, đề xuất ý kiến giúp Hiệu trưởng tổ chức quản lý và thực hiện công tác hoạt động tài chính, kế toán của Nhà trường.Nhiệm vụ:
+ Quản lý thống nhất toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán trong Nhà trường. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường và xây dựng dự toán thu, chi hàng năm của Nhà trường theo qui định của Nhà nước.
+ Xây dựng kế hoạch, dự trù, phân bổ kinh phí nhằm bảo đảm phục vụ yêu cầu giảng dạy, học tập và sinh hoạt của nhà trường.
+ Quản lý tài chính, hoạt động kế toán theo quy định hiện hành. Huy động các nguồn thu.Tổ chức cấp phát, chi trả, đúng, đủ, kịp thời và chính xác.
+ Quản lý tài sản, kiểm kê, khấu hao tài sản định kỳ theo quy định.
P5. Trung tâm tuyển sinh- hướng nghiệp và giới thiệu việc làm:
Chịu trách nhiệm tuyển sinh tất cả các hệ, các hình thức đào tạo của trường : Trung cấp, sơ cấp, ngắn hạn, đào tạo theo yêu cầu...
P6. Phòng Hành chính – Thư viện: Xây dựng kế hoạch và tổ chức
thực hiện công tác hành chính. Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, hành chính. Trực tiếp làm nghiệp vụ chuyên môn và nhiệm vụ kế hoạch của Thư viện.Nhiệm vụ:
+ Điều phối nhân lực, phương tiện thực hiện các nhiệm vụ trung tâm: Bố trí thời gian, địa điểm tổ chức các Hội nghị cấp Trường; Tổ chức tiếp khách chuẩn bị nơi làm việc, ăn ở, đi lại của khách trong và ngoài nước đến trường công tác;…
+ Trực điện thoại, in ấn, kiểm soát, phát hành, lưu trữ các văn bản gửi đi. Nhận, sao gửi, gửi và lưu trữ các văn bản gửi đến.
+ Tìm nguồn sách báo, tạp chí (dự trù mua, xin viện trợ) đầy đủ, kịp thời, đa dạng, đáp ứng yêu cầu phục vụ mục tiêu, đối tượng đào tạo của trường. Vào sổ phân loại, sắp xếp SBTC vào tủ: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ vệ sinh, dễ quản lý.
- Trạm y tế: Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe, vệ sinh ATTP, vệ sinh ATLĐ của Trường. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật về phòng chữa bệnh theo quy định của Bộ Y tế.Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch công tác y tế hàng năm, hàng tháng và trực tiếp làm nhiệm vụ chuyên môn theo quy định của Bộ y tế, của trường.
+ Tổ chức thực hiện công tác khám chữa bệnh hàng ngày tại trạm y tế Trường, khám sức khỏe tuyển sinh, khám sức khỏe định kỳ cho giáo viên, nhân viên và học sinh.
+ Hướng dẫn vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh ATTP, ATLĐ và đôn đốc, giám sát các đơn vị thực hiện. Kiểm kê thuốc, vật tư y tế hàng tháng. Lập kế hoạch mua và kiểm tra chất lượng thuốc, vật tư.
- Tham vấn tâm lý: Cung cấp các thông tin, kiến thức cơ bản cho học sinh về sức khỏe sinh sản, về các vấn đề mà học sinh có nhu cầu cần tìm hiểu.
+ Hỗ trợ về mặt tâm lý cho học sinh khi cần thiết, kịp thời can thiệp tâm lý khi các em gặp khó khăn trong cuộc sống.
Ngoài ra nhà trường còn có hệ thống các nhà hàng thực hành. Nơi không chỉ giúp các học sinh thực hành mà còn là nơi tiếp nhận bao thế hệ học trò của Trường sau khi tốt nghiệp được nhận vào làm việc.
Hệ thống nhà hàng thực hành: Hệ thống Nhà hàng thực hành của
trường được mở ra để rèn luyện kỹ năng nghề. Nhà hàng thực hành và các địa điểm giới thiệu sản phẩm là nơi các nhà tuyển dụng đánh giá chất lượng đào tạo của trường qua đó lựa chọn và tuyển dụng học sinh sau tốt nghiệp. Tại đây, học sinh có điều kiện xây dựng kỹ năng nghề với sự hướng dẫn của giáo viên và có thể phục vụ trực tiếp nhu cầu của khách hàng. Lợi nhuận của các nhà hàng thu về dùng để mua nguyên liệu thực hành và các chi phí đào tạo khác. Các nhà hàng thực hành chịu trách nhiệm quảng bá sản phẩm của nhà trường( Quản lý học sinh thực hành, dịch vụ ăn uống... ra bên ngoài).Hệ thống thực hành của trường Hoa Sữa bao gồm: Nhà hàng Song Thư (34 Châu
Long, Ba Đình, Hà Nội); Cửa hàng bánh Le Croissant và Cơ sở giới thiệu sản phẩm May – Thêu (21D Hạ Hồi, Hoàn Kiếm, Hà Nội); Café Smile (Số 5 Văn Miếu, Ba Đình, Hà Nội); Nhà hàng thực hành trong Bảo tàng Dân tộc học (Đường Nguyễn Văn Huyên, Cầu Giấy, Hà Nội); Khách sạn mini Baguette&Chocolat (Số 10 Thác Bạc, Sapa, Lào Cai); Bộ phận Tiệc số 1118 Nguyễn Khoái, Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội);…{23}
Hệ thống tổ chức bộ máy của trường Hoa Sữa có nhiều khác biệt so với các trường Trung cấp nghề khác, do mục đích đào tạo của trường riêng biệt.