9. Bố cục của đề tài
3.2. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
3.2.5. Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Mục đích của dịch vụ này là cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu của NDT, tránh tình trạng xây dựng các sản phẩm thông tin chuyên đề xong nhƣng không đáp ứng đúng nhu cầu thông tin của NDT.
Định kỳ tháng 1 hàng năm, thƣ viện chủ động gửi phiếu đăng ký cung cấp thông tin theo chuyên đề đến NDT để họ đăng ký theo mẫu của thƣ viện đã lập sẵn. Trong phiếu đăng ký cần nêu rõ tên chuyên đề, số trang, thời gian cung cấp chuyên đề. Sau khi tổng hợp bản đăng ký cung cấp thông tin theo chuyên đề, thƣ viện tiến hành xây dựng thông tin chuyên đề theo danh mục NDT đã đăng ký.
Để dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề đạt hiệu quả cao, đáp ứng đúng, đủ, kịp thời nhu cầu của NDT, Trung tâm cần bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm phù hợp với nội dung chuyên đề cần thực hiện.
3.2.6. Dịch vụ mượn liên thư viện
Nếu nhƣ trƣớc đây việc khai thác thông tin để đáp ứng nhu cầu của NDT chỉ giới hạn trong phạm vi của một cơ quan thông tin - thƣ viện thì nay bằng rất nhiều kênh thông tin khác nhau, chúng ta có thể khai thác, trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị bạn thông qua dịch vụ mƣợn liên thƣ viện.
Dịch vụ mƣợn liên thƣ viện ra đời là một nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động của các thƣ viện. Mƣợn liên thƣ viện là hình thức phục vụ NDT khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thƣ viện, cơ quan thông tin khác trong và ngoài nƣớc để đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.
Việc tăng cƣờng quan hệ trao đổi thông tin với các thƣ viện trong cùng hệ thống các ban đảng ở Trung ƣơng là cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin của NDT đảm bảo nhanh chóng, chính xác đồng thời đây chính là cách để tiết kiệm kinh phí bổ sung đầu vào của thƣ viện vừa không phải mua và lƣu trữ tài liệu.
Hiện nay hoạt động trao đổi tài liệu, chia sẻ thông tin của Trung tâm Thông tin kinh tế mới chỉ duy trì thƣờng xuyên với các cơ quan đã ký kết quy chế thỏa thuận, chƣơng trình phối hợp công tác nhƣ Tổng cục Thống kê, Cục Lƣu trữ Trung ƣơng, Cổng thông tin điện tử Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Ngân hàng BIDV trong việc gửi tài liệu biếu tặng là chủ yếu, chƣa thực hiện dịch vụ mƣợn liên thƣ viện với các ban khác trong cùng hệ thống các ban đảng và thƣ viện của Viện Nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung ƣơng, thƣ viện của Viện Kinh tế Việt Nam... Những thƣ viện này có nguồn tài liệu thuộc lĩnh vực kinh tế rất phong phú và đa dạng đồng thời phù hợp với NCT của NDT tại Ban Kinh tế Trung ƣơng.
Nếu Trung tâm thực hiện tốt dịch vụ mƣợn liên thƣ viện với các thƣ viện ban đảng và thƣ viện của Viện Nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung ƣơng, thƣ viện của Viện Kinh tế Việt Nam thì sẽ tạo điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu đồng thời phát huy hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thƣ viện, cơ quan thông tin; tiết kiệm đƣợc
26 79 60 61 21 22 13 0 18
Dịch thuật tài liệu Cung cấp thông tin theo yêu cầu
Mƣợn liên thƣ viện
Biểu đồ 3.2: Đánh giá của NDT về mức độ cần thiết của việc đa dạng hóa các dịch vụ TT-TV
Điều kiện quan trọng để duy trì mƣợn liên thƣ viện là phải có mục lục liên hợp, phần mềm mƣợn liên thƣ viện giữa các thƣ viện tham gia và cần phải xây dựng một chính sách mƣợn liên thƣ viện cụ thể. Chính sách liên thông là các quy định về mặt pháp lý về việc phối hợp các hoạt động giữa các thƣ viện tổ chức liên thông với nhau: vấn đề xây dựng, chia sẻ các nguồn tin; vấn đề huấn luyện cán bộ, quy định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi thƣ viện thành viên.
Phát triển dịch vụ mƣợn liên thƣ viện sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng và số lƣợng nguồn lực thông tin cho thƣ viện, tăng khả năng thỏa mãn nhu cầu tin, tiết kiệm kinh phí bổ sung, tiết kiệm diện tích kho tàng, kinh phí bảo quản tài liệu.
3.3. Các giải pháp khác
3.3.1. Phát triển nguồn nhân lực
Trong mọi lĩnh vực khoa học và đời sống xã hội, yếu tố con ngƣời luôn là yếu tố then chốt. Trong hoạt động thông tin - thƣ viện, cán bộ thƣ viện là một trong bốn yếu tố cấu thành nên một cơ quan thông tin - thƣ viện. Bởi vì, cán bộ thƣ viện, với tƣ cách là chủ thể hoạt động thông tin - thƣ viện, đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện, là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình tạo ra và tổ chức các sản phẩm thông tin - thƣ viện tới NDT. Mọi SP&DV TT-TV dù là trong quá trình nâng cao chất lƣợng hay chuẩn bị ra đời thì yếu tố quan trọng nhất vẫn là đội ngũ cán bộ tạo ra nó.
Theo tình hình thực tế hiện nay của Trung tâm cần bổ sung thêm cán bộ làm công tác thông tin - thƣ viện và tạo điều kiện cho cán bộ lãnh đạo quản lý thƣ viện, chuyên viên làm công tác thƣ viện thƣờng xuyên đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng để nâng cao trình độ.
* Về bổ sung thêm cán bộ thông tin - thư viện
Hiện nay, số lƣợng cán bộ của Trung tâm đang thiếu so với chỉ tiêu đƣợc giao vì vậy Trung tâm cần chủ động sớm tuyển dụng thêm 01 ngƣời có trình độ đại học trở lên thuộc chuyên ngành thông tin - thƣ viện về làm công tác thông
tin - thƣ viện và 01 cán bộ có trình độ đại học trở lên thuộc chuyên ngành công nghệ thông tin về làm CNTT.
* Về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
- Đối với cán bộ lãnh đạo/quản lý thƣ viện: Tạo điều kiện cho cán bộ quản lý tham gia các lớp đào tạo về cao cấp lý luận chính trị, bồi dƣỡng về kiến thức quản lý nhà nƣớc và đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ. Bên cạnh đó, ngƣời cán bộ quản lý phải thƣờng xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo trong nƣớc và quốc tế, đƣợc tạo điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các cơ quan thông tin - thƣ viện hiện đại trong và ngoài nƣớc.
- Đối với cán bộ thƣ viện: Do cán bộ thƣ viện hiện nay không đƣợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, trong thời gian tới Trung tâm cần cử cán bộ thƣ viện tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ thông tin - thƣ viện do Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội hoặc Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội tổ chức. Bên cạnh đó, cán bộ thƣ viện phải đƣợc đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ để có thể tổng hợp tài liệu từ nhiều nguồn, giúp NDT vƣợt qua rào cản ngôn ngữ để họ tiếp cận đƣợc với thông tin. Có trình độ ngoại ngữ tốt còn giúp cán bộ xử lý nghiệp vụ các tài liệu ngoại văn, truy cập nguồn tài liệu tiếng nƣớc ngoài đƣợc thƣ viện mua hoặc truy cập trên internet. Bên cạnh đó, cán bộ thƣ viện cần phải chủ động tự nghiên cứu, học hỏi thêm từ cán bộ ở bộ phận công nghệ thông tin trong việc quản lý và sử dụng phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp cũng nhƣ các ứng dụng của công nghệ thông tin để áp dụng trong hoạt động thông tin - thƣ viện.
3.3.2. Tăng cường nguồn lực thông tin
Hiệu quả hoạt động của một cơ quan thông tin - thƣ viện phụ thuộc rất lớn vào chất lƣợng, sự đa dạng, đầy đủ của nguồn lực thông tin tại cơ quan đó. Trung tâm hiện chƣa có chính sách phát triển nguồn tin - yếu tố tạo nên sự phát triển bền vững và có tính định hƣớng của một cơ quan thông tin - thƣ viện. Do đó, cơ cấu loại hình, ngôn ngữ, nội dung tài liệu còn chƣa cân đối.
Để có thể xây dựng đƣợc các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới có giá trị gia tăng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT thì việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tin có tầm quan trọng đặc biệt. Vì đây chính là nguyên liệu đầu vào để tạo lập các sản phẩm thông tin có giá trị, từ đó làm tiền đề hình thành các dịch vụ thông tin.
Để nâng cao nguồn lực thông tin của thƣ viện, Trung tâm cần xây dựng chính sách phát triển nguồn tin dựa trên các tiêu chí: Cơ cấu loại hình tài liệu, ngôn ngữ, nội dung tài liệu phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tƣợng NDT và phù hợp với lĩnh vực chuyên môn của Ban Kinh tế Trung ƣơng; mức độ uy tín, thế mạnh của các đối tác phân phối nguồn tin; nguồn thông tin có tính cập nhật; thời gian bổ sung tài liệu phù hợp với nhu cầu tin.
Nội dung chính sách phát triển nguồn tin phải thể hiện ở các khía cạnh: Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hƣớng phát triển của Trung tâm; đƣa ra hƣớng bổ sung ƣu tiên, mức độ ƣu tiên cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể; đƣa ra các tiêu chuẩn lựa chọn loại hình tài liệu, tiêu chí thanh lọc tài liệu không còn phù hợp; đảm bảo tính nhất quán cao và liên tục trong từng giai đoạn phát triển nguồn tin, kể cả trong trƣờng hợp biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn tin, làm ảnh hƣởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu.
Nguồn lực thông tin là kho CSDL của Trung tâm, nó rất cần thiết, nhất là nguồn lực thông tin mới. Chất lƣợng của SP&DV TT-TV phụ thuộc rất lớn vào chất lƣợng, sự đầy đủ và đa dạng nguồn lực thông tin của thƣ viện. Để tăng cƣờng nguồn lực thông tin đƣợc phong phú, đa dạng thì ngoài nguồn kinh phí chính do cơ quan cấp, Trung tâm cần tranh thủ thêm nguồn kinh phí tài trợ từ các tổ chức trong nƣớc và quốc tế để phát triển nguồn lực thông tin. Nguồn tài liệu đƣợc biếu tặng thƣờng bị động nên chất lƣợng không cao, song nếu thƣ viện chủ động gửi yêu cầu về loại tài liệu và chuyên ngành cần tặng thì đây sẽ là nguồn tài liệu có chất lƣợng. Bên cạnh đó, có một nguồn tài liệu rất quý khác mà thƣ viện cũng cần tranh thủ bổ sung đó là nguồn tài liệu do cán bộ, chuyên viên
trong cơ quan đi học tập, nghiên cứu và công tác ở trong nƣớc và nƣớc ngoài mang về tặng lại thƣ viện. Đây là những tài liệu có giá trị cao vì do chính các cán bộ, chuyên viên của Ban lựa chọn trong quá trình học tập và nghiên cứu.
3.3.3. Tăng cường đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất, trang thiết bị
* Về kinh phí
Để đảm bảo kinh phí bổ sung tài liệu đƣợc thƣờng xuyên, liên tục và có chất lƣợng cao, Ban Kinh tế Trung ƣơng cần tăng cƣờng nguồn kinh phí của Ban cho việc bổ sung tài liệu. Bên cạnh đó, Trung tâm cần chủ động huy động nguồn kinh phí từ các tổ chức bên ngoài tài trợ cho Trung tâm.
* Về cơ cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả sử dụng các SP&DV TT-TV. Do đó, để tăng cƣờng và nâng cao hiệu quả đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị, Trung tâm cần có định hƣớng khi đề nghị trang cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tránh tình trạng trang thiết bị vừa đƣợc cung cấp đã lỗi thời hoặc không sử dụng đƣợc gây lãng phí.
Căn cứ vào thực trạng cơ sở vật chất hiện nay, Trung tâm cần tập trung bổ sung thêm các trang thiết bị còn thiếu và thay thế các trang thiết bị đã hỏng, không đáp ứng yêu cầu công việc. Để khắc phục tình trạng này, Trung tâm cần bổ sung thêm 01 máy tính nối mạng internet, 01 máy tính nối mạng nội bộ tại phòng đọc, 01 máy phô tô có tính năng scan, có thể kết nối mạng nội bộ để in trực tiếp tài liệu từ phần mềm thƣ viện và 01 bộ bàn đọc giành cho độc giả tại phòng đọc.
Hiện nay, cán bộ và chuyên viên của Trung tâm đã đƣợc trang bị máy tính cá nhân có kết nối mạng nội bộ, máy in, máy ghi âm, tai nghe, máy ảnh thực hiện công tác nghiệp vụ ở Trung tâm. Tuy nhiên, để nâng cao chất lƣợng công tác chuyên môn, các trang thiết bị này cần đƣợc kiểm tra, kịp thời bổ sung mới, nâng cấp thƣờng xuyên để đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc, tránh sự tụt hậu về CNTT.
3.3.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Để có những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lƣợng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của NDT, không thể không kể đến việc ứng dụng CNTT. Trong thời gian qua, hoạt động ứng dụng CNTT đã đƣợc triển khai mạnh mẽ ở Ban Kinh tế Trung ƣơng nói riêng và các ban đảng, các tỉnh ủy, thành ủy nói chung. Quán triệt chủ trƣơng, chính sách của Đảng trong chỉ đạo ứng dụng CNTT, trong đó có Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về "Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế". Đây là văn bản quan trọng, đánh dấu sự quan tâm rất lớn của Đảng về đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quá trình phát triển đất nƣớc. Tiếp đó là Quyết định số 260-QĐ/TW ngày 01/10/2014 của Ban Chấp hành Trung ƣơng về việc ban hành chƣơng trình ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan đảng giai đoạn 2015-2020. Hiện nay, hầu hết các tỉnh ủy, thành ủy và các ban đảng đã ban hành kế hoạch triển khai, hoàn thiện cơ chế chính sách về ứng dụng CNTT, đầu tƣ xây dựng hạ tầng thông tin, phát triển nguồn nhân lực thông tin.
Để đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện, Trung tâm cần sớm triển khai hệ thống mã vạch, thẻ từ để có thể quản lý NDT và tài liệu tự động thay cho việc ghi sổ mƣợn. Ứng dụng CNTT trong mọi khâu của quá trình từ tìm kiếm, thu thập, xử lý và lƣu trữ, cung cấp thông tin. Trong đó đặc biệt chú trọng tính năng, cấu hình, sự đồng bộ và tƣơng thích của thiết bị kỹ thuật và giải pháp công nghệ để bảo vệ dữ liệu đồng thời cần có giải pháp đề phòng sự cố bảo đảm duy trì hoạt động của hệ thống và an toàn cho CSDL.
3.3.5. Đẩy mạnh truyền thông marketing các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện thông tin - thư viện
Hiện nay hoạt động marketing đã trở nên phổ biến và đƣợc xem nhƣ là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc giới thiệu quảng bá sản phẩm và dịch vụ đến NDT. Mục đích của marketing là giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện có và các sản phẩm và dịch vụ thông tin sắp có đến NDT để họ biết và sử dụng khi có nhu cầu.
Trung tâm Thông tin kinh tế có thể thực hiện hoạt động marketing để quảng bá về các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện thông qua nhiều kênh khác nhau nhƣ qua Trang Thông tin điện tử tổng hợp Ban Kinh tế Trung ƣơng, Hệ Thông tin điều hành tác nghiệp của Ban, sử dụng hòm thƣ điện tử nội bộ của Ban, gửi văn bản đến các vụ, đơn vị thuộc Ban để giới thiệu.
3.3.6. Đào tạo Người dùng tin
Từ ngày thành lập đến nay, Trung tâm chƣa tổ chức các lớp đào tạo, hƣớng dẫn NDT sử dụng phần mềm thƣ viện, khai thác, tra cứu toàn bộ vốn tài liệu hiện có ở thƣ viện cũng nhƣ việc giới thiệu về các sản phẩm và dịch vụ