9. Bố cục của đề tài
2.3. Các yếu tố tác động đến sự phát triển của sản phẩm và dịch vụ
2.3.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố không thể thiếu đƣợc trong hoạt động thƣ viện. Hiện nay cơ sở vật chất, trang thiết bị của thƣ viện đang từng bƣớc đƣợc cải thiện.
Thƣ viện có tổng diện tích 54m2 đƣợc chia thành phòng đọc và kho tài liệu bố trí tại tầng 9 của khuôn viên tòa nhà 11 tầng. Trang thiết bị dùng chung gồm: 01 máy tính, 01 máy scan, 03 máy ghi âm, 02 tai nghe, 02 máy ảnh, 01 máy phô tô, 01 điện thoại, mạng nội bộ (Lotus Notes 8.5 nay đƣợc nâng cấp lên thành Hệ Thông tin điều hành tác nghiệp của Ban chạy trên nền Web), mạng internet, phần mềm thƣ viện, 10 giá sách, 01 bộ bàn đọc.
- 01 máy tính nối mạng nội bộ đƣợc cán bộ thƣ viện sử dụng để nhập tài liệu lên phần mềm, phục vụ tra cứu tài liệu cho độc giả. Hiện thƣ viện chƣa bố trí riêng máy tính tại phòng đọc để độc giả có thể tự tra cứu tài liệu trên phần mềm hoặc tra cứu tài liệu trên internet vì độc giả đều là cán bộ, công chức, viên chức đã đƣợc cơ quan trang cấp máy tính riêng có kết nối mạng nội bộ nên có thể trực tiếp tra cứu tài liệu trên máy tính cá nhân. Tuy nhiên, theo quy định của Ban thì một cán bộ chỉ đƣợc trang cấp một máy tính làm việc và cũng chỉ đƣợc kết nối với 01 đƣờng mạng vì vậy rất khó khăn cho công tác phục vụ độc giả khi cần khai thác tài liệu trên mạng internet. Thƣ viện mới chỉ đƣợc trang cấp 01 máy tính kết nối mạng nội bộ để truy cập vào phần mềm thƣ viện. Do vậy, nếu độc giả có nhu cầu vào mạng internet thì thƣ viện sẽ không đáp ứng đƣợc.
- 01 máy phô tô tài liệu đã cũ và thƣờng xuyên bị hỏng nên chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu khi độc giả cần phô tô tài liệu với số lƣợng nhiều, yêu cầu nhanh.
- 01 máy scan do cán bộ công nghệ thông tin quản lý và sử dụng, độc giả có nhu cầu scan tài liệu liên hệ với cán bộ công nghệ thông tin để scan tài liệu hoặc mƣợn tài liệu về phòng nhân sao của Ban để scan.
- Máy ghi âm dùng để nghi âm trong các buổi làm việc của lãnh đạo Ban, các hội nghị, hội thảo; tai ghe ghe phục vụ cho công tác bóc băng.
- 01 bộ bàn đọc đƣợc tận dụng từ bàn làm việc của chuyên viên vì vậy bàn, ghế của phòng đọc hiện nay chƣa đồng bộ.
- Phần mềm quản lý thƣ viện: Phần mềm này đƣợc xây dựng từ năm 2005 do cán bộ công nghệ thông tin và cán bộ thƣ phối hợp xây dựng, cập nhật tài liệu lên phần mềm để phục vụ công tác tra cứu, thống kê, báo cáo… Năm 2007, Ban Kinh tế Trung ƣơng sáp nhập với Văn phòng Trung ƣơng Đảng phần mềm quản lý thƣ viện đƣợc bàn giao cho Trung tâm Công nghệ thông tin, Văn phòng Trung ƣơng Đảng quản lý, nâng cấp và tiếp tục đƣa vào sử dụng. Đến năm 2015, phần mềm này đƣợc chuyển giao về Trung tâm Thông tin kinh tế Ban Kinh tế Trung ƣơng tiếp tục đƣa vào sử dụng. Từ khi đƣa vào sử dụng đến nay phần mềm đã đƣợc nâng cấp 3 lần. Phần mềm cho phép thực hiện các chức năng cập nhật, tra cứu, báo cáo thống kê, giới thiệu tài liệu mới, quản lý bạn đọc, quản lý kho sách... Phần mềm thƣ viện đƣợc kết nối với mạng nội bộ của Ban cho phép cán bộ, chuyên viên của Ban có thể trực tiếp tra cứu tài liệu thƣ viện trên máy tính cá nhân có nối mạng nội bộ.
Hình 2.2: Giao diện Phần mềm quản lý Thƣ viện BKTTW
Hình 2.3: Giao diện phần mềm quản lý thƣ viện 2.3.4. Đặc điểm ngƣời dùng tin
2.3.4. Đặc điểm người dùng tin
NDT là ngƣời có nhu cầu sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình. Họ là ngƣời có nhu cầu sử dụng thông tin đồng thời họ cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới.
Đối tƣợng NDT của Trung tâm Thông tin kinh tế bao gồm cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động thuộc Ban.
Trên cơ sở kết quả phiếu khảo sát nhu cầu thông tin của NDT tại Ban Kinh tế Trung ƣơng, tác giả phân tích đặc điểm NDT theo các tiêu chí nhƣ về giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn hoặc phân theo nhóm (nhóm NDT là nhà lãnh đạo quản lý, nhóm NDT là chuyên viên nghiên cứu, nhóm NDT là chuyên viên, nhân viên làm công tác phối hợp/hỗ trợ).
* Về giới tính của NDT:
Theo kết quả phiếu khảo sát cho thấy số lƣợng NDT là nam chiếm đa số (67%) còn lại 33% là nữ. Đây cũng là đặc điểm chung đối với các cơ quan nghiên cứu cấp vĩ mô và ở ban đảng. Giới tính của NDT cũng có ảnh hƣởng đến nhu cầu tin của NDT. Hiện nay ở Ban Kinh tế Trung ƣơng chỉ có NDT là nam
Nam 67% Nữ
33%
làm lãnh đạo Ban, là ngƣời đứng đầu các vụ, đơn vị thuộc Ban nên đặc điểm nhu cầu tin của họ cũng khác so với đặc điểm nhu cầu tin của NDT là nữ giới.
* Về độ tuổi của NDT:
Do đặc thù của cơ quan nghiên cứu ở tầm vĩ mô, yêu cầu đối với cán bộ làm việc ở các vụ nghiên cứu không chỉ có trình độ học vấn cao mà còn phải có kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách. Do vậy, đối tƣợng NDT có độ tuổi từ 30-50 (chiếm 78%). Đây là nhóm NDT có kinh nghiệm trong lĩnh vực đƣợc phân công, họ có khả năng làm việc độc lập, làm việc theo nhóm và họ thƣờng đƣợc giao nhiệm vụ phụ trách theo dõi một số bộ, ngành hoặc địa phƣơng. Nhóm NDT trên 50 tuổi chiếm 18% và nhóm NDT ở độ tuổi 20-30 chỉ chiếm 4%.
* Về trình độ học vấn:
NDT ở Ban Kinh tế Trung ƣơng có trình độ học vấn tƣơng đối cao. Theo kết quả của phiếu khảo sát cho thấy NDT có trình độ thạc sĩ chiếm tỷ lệ cao nhất 67%, tiến sĩ chiếm 20%, cử nhân chiếm 11 và trình độ giáo sƣ/phó giáo sƣ chiếm 2%. Hiện nay, theo quy định về tuyển dụng, điều động cán bộ về làm việc ở các vụ, đơn vị nghiên cứu phải có trình độ từ thạc sĩ trở lên. Bên cạnh đó, Ban
4%
78% 18%
Biểu đồ 2.7: Độ tuổi của NDT
20-30 tuổi 30-50 tuổi Trên 50 tuổi
luôn khuyến khích cán bộ, chuyên viên và ngƣời lao động tự học tập để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Bên cạnh việc phân chia đặc điểm của NDT theo các tiêu chí trên, căn cứ vào chức danh, vị trí công tác, vị trí công việc, đặc điểm nhu cầu tin của NDT, có thể chia thành 3 nhóm NDT đó là nhóm NDT là nhà lãnh đạo, quản lý; nhóm NDT là cán bộ, chuyên viên nghiên cứu và nhóm NDT là chuyên viên, nhân viên ở các đơn vị phối hợp/phục vụ.
* Nhóm 1: Người dùng tin là nhà lãnh đạo, quản lý
Ở mỗi một cơ quan hay một tổ chức đều không thể thiếu đƣợc nhà lãnh đạo, quản lý với vai trò là ngƣời đứng đầu có quyền điều hành những ngƣời khác khi họ cùng tham gia hoạt động nhất định. Họ chính là những ngƣời đƣa ra những quyết định điều hành một cơ quan hoặc tổ chức. Để đƣa ra quyết định thì họ phải có thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Nhƣ vậy, thông tin là yếu tố quan trọng trong quá trình chuẩn bị ra quyết định của nhóm NDT này. Nhóm này bao gồm lãnh đạo Ban, lãnh đạo vụ, đơn vị và lãnh đạo phòng. Quỹ thời gian của NDT nhóm này rất ít, vì vậy thông tin dành cho họ cần phải nhanh, kịp thời và đảm bảo độ tin cậy, có độ khái quát.
11% 67% 20% 2% Biểu đồ 2.8: Trình độ học vấn của NDT Cử nhân Thạc sĩ Tiến sĩ Phó giáo sƣ/giáo sƣ
- Lãnh đạo Ban là đối tƣợng NDT đặc biệt nhất, họ đƣợc cung cấp thông tin theo yêu cầu và không bị giới hạn về số lƣợng, thời gian cung cấp thông tin. Bởi họ vừa là nhà chính trị (Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Trung ƣơng Đảng), vừa là nhà chuyên môn có kiến thức sâu rộng về lý luận, có kinh nghiệm thực tiễn và có uy tín trong xã hội. Họ nhận đƣợc thông tin của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến, thông tin bao trùm trên tất các các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao ở tầm vĩ mô. Nhóm này tuy số lƣợng không lớn nhƣng đặc biệt quan trọng, họ vừa là NDT, vừa là chủ thể thông tin. Họ thực hiện chức năng quản lý trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các vụ, chuyên môn của Ban. Đối với họ thông tin là công cụ để quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Do vậy, thông tin cung cấp cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo tình hình kinh tế - chính trị trong nƣớc và trên thế giới.
Phƣơng pháp phục vụ thƣờng là cung cấp thông tin/tài liệu đến từng đồng chí lãnh đạo Ban.
- NDT là lãnh đạo cấp vụ và cấp phòng gồm có vụ trƣởng, hàm vụ trƣởng, phó vụ trƣởng, trƣởng phòng và phó trƣởng phòng. Đối với NDT là cán bộ lãnh đạo cấp vụ và cấp phòng, ngoài công việc quản lý, họ còn tham gia công tác nghiên cứu khoa học, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đồng thời cũng là những ngƣời xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch, đề ra những phƣơng hƣớng phát triển theo lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách để tham mƣu, đề xuất lên lãnh đạo Ban. NDT ở nhóm này vừa là chủ thể thông tin, đồng thời cũng là những ngƣời cung cấp thông tin có giá trị, do vậy cán bộ thƣ viện cần phải khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng cách trao đổi, xin ý kiến nhằm tăng cƣờng nguồn lực thông tin cho công tác thƣ viện.
Nội dung bao quát chủ đề thông tin cho nhóm NDT này có diện rộng, khái quát trên nhiều lĩnh vực, các vấn đề có liên quan đến khoa học lãnh đạo, quản lý, các phƣơng hƣớng phát triển của đất nƣớc. Quỹ thời gian của ngƣời dùng tin nhóm này rất ít vì vậy thông tin dành cho họ cần phải nhanh, kịp thời
và bảo đảm độ tin cậy. Yêu cầu đối với ngƣời làm công tác cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý là phải hiểu biết rộng, nắm vững các nguồn tin và thành thạo trong việc tra cứu tìm tin, đặc biệt là phải nhanh, nhạy cảm trong việc nắm bắt NCT của NDT.
* Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ, chuyên viên nghiên cứu
Đối tƣợng của nhóm NDT này bao gồm chuyên viên thuộc các vụ nghiên cứu. Đây là nhóm NDT có trình độ học vấn cao, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách. Bên cạnh đó, họ cũng là những ngƣời tham gia nghiên cứu các đề tài, đề án khoa học vì vậy họ thƣờng quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu, có giá trị khoa học. Vì vậy, họ vừa là ngƣời sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để khai thác tìm kiếm nhƣng họ cũng là ngƣời cung cấp thông tin thông qua các đề tài, đề án khoa học nghiên cứu hằng năm nộp cho thƣ viện; các đề xuất, kiến nghị của họ trong công tác lựa chọn, cung cấp thông tin rất có giá trị đối với thƣ viện.
* Nhóm 3: NDT là chuyên viên, nhân viên phối hợp/hỗ trợ
NDT ở nhóm này chủ yếu là cán bộ, chuyên viên làm việc ở Vụ Tổ chức - Cán bộ và ở Văn phòng. Vì vậy, NCT của họ đơn giản hơn nhóm 1 và nhóm 2. Họ thƣờng sử dụng thông tin phục vụ cho việc học tập để nâng cao trình độ và giải trí.
33%
57%
10%
Biểu đồ 2.9: Các nhóm NDT
Lãnh đạo, quản lý Chuyên viên nghiên cứu chuyên viên, nhân viên phối hợp/phục vụ
Việc phân chia NDT thành 3 nhóm trên chỉ mang tính chất tƣơng đối vì trên thực tế có ngƣời dùng tin vừa làm công tác quản lý, lãnh đạo vừa làm công tác chuyên môn. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu tin đƣợc tốt nhất thì cán bộ thƣ viện phải nắm bắt đƣợc nhu cầu tin của từng nhóm NDT.
2.3.5. Đặc điểm nhu cầu tin
Trong hoạt động thông tin - thƣ viện NDT không chỉ sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để tìm kiếm thông tin phù hợp với nhu cầu tin của mình, mặt khác họ cũng chính là ngƣời đánh giá chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đƣợc cung cấp, là ngƣời điều chỉnh hoạt động thông tin qua các thông tin phản hồi về mức độ thỏa mãn nhu cầu tin. Nói cách khác, họ chính là chủ thể hoạt động, nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin, đồng thời cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới. Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin cho NDT chính là cơ sở để đánh giá chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Trong phần này, tác giải nghiên cứu nhu cầu tin của NDT thông qua kết quả phiếu khảo sát về thời gian thu thập thông tin, mục đích thu thập thông tin, ngôn ngữ tài liệu NDT sử dụng và về lĩnh vực thông tin, loại hình tài liệu NDT sử dụng để đánh giá về nhu cầu tin của NDT tại Ban Kinh tế Trung ƣơng.
* Thời gian thu thập thông tin
8%
78% 14%
Biểu đồ 2.10: Thời gian thu thập thông tin của NDT
Dƣới 1 giờ Khoảng 2 giờ Trên 3 giờ
Theo kết quả điều tra có 78% NDT dành 2 giờ mỗi ngày cho việc thu thập thông tin, 14% NDT dành trên 3 giờ cho việc thu thập thông tin và chỉ có 8% NDT dành thời gian dƣới 1 giờ cho việc thu thập thông tin. Điều đó chứng tỏ việc thu thập thông tin là một nhu cầu thiết yếu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ, chuyên viên. Bởi vì thông tin là cơ sở để phục vụ cho công tác nghiên cứu, đề xuất, tham mƣu và nghiên cứu khoa học.
* Mục đích thu thập thông tin
Theo kết quả của phiếu khảo sát 100% NDT ở Ban Kinh tế Trung ƣơng thu thập thông tin với mục đích nghiên cứu khoa học và nâng cao trình độ chuyên môn. Đây là câu hỏi có thể lựa chọn nhiều phƣơng án trả lời và kết quả phiếu khảo sát thu về cho thấy cả 90 phiếu hỏi (đạt 100%) NDT đều lựa chọn cả 2 phƣơng án đó là phục vụ cho nghiên cứu khoa học và nâng cao trình độ chuyên môn. Vì vậy, trên biểu đồ sẽ thể hiện có 2 cột đều biểu thị 100%. Riêng đối với câu trả lời khai thác thông tin cho mục đích khác không có NDT nào lựa chọn (đạt 0%).
Biểu đồ 2.11: Mục đích thu thập thông tin của NDT
100 100 0 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nghiên cứu KH và nâng cao trình độ Phục vụ công tác chuyên môn Mục đích khác
* Về ngoại ngữ tài liệu NDT có thể sử dụng
Ngoài tài liệu tiếng Việt, có 89% NDT có thể sử dụng tài liệu tiếng Anh, 2% tiếng Pháp, 1% tiếng Nga và 8% NDT có thể sử dụng tài liệu bằng ngoại ngữ khác. Tuy nhiên, trên thực tế không phải 89% NDT có thể sử dụng tài liệu tiếng Anh là có thể dịch thuật tiếng Anh một cách thành thạo, chính xác để đảm bảo số liệu, nguồn dịch phục vụ cho công tác nghiên cứu, tham mƣu, đề xuất. Đặc biệt là công tác tham mƣu về chủ trƣơng, chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội trình Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ. Vì vậy, ở phần đa dạng hóa các dịch vụ thông tin - thƣ viện, tác giải đã đƣa ra giải pháp bổ sung thêm dịch vụ dịch thuật tài liệu trên cơ sở căn cứ vào chức