9. Bố cục của đề tài
2.2. Các dịch vụ thông tin thƣ viện
Bên cạnh việc tổ chức xây dựng hệ thống các sản phẩm thông tin - thƣ viện, Trung tâm đã cung cấp các dịch vụ: Đọc tại chỗ, cho mƣợn về nhà, cung cấp bản sao tài liệu, cung cấp thông tin theo yêu cầu và dịch vụ ghi âm, bóc băng giúp NDT tiếp cận, khai thác hiệu quả nguồn tin hiện có của thƣ viện và đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT.
2.2.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Đây là loại hình dịch vụ mang tính truyền thống và rất phổ biến ở các cơ quan thông tin - thƣ viện nói chung, đặc biệt là tại các thƣ viện công cộng, thƣ viện các trƣờng đại học. Tuy nhiên, loại hình dịch vụ này không đƣợc NDT ở Ban Kinh tế Trung ƣơng sử dụng nhiều. Theo kết quả phiếu khảo sát đối với NDT về tần suất sử dụng các dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin kinh tế Ban Kinh tế Trung ƣơng cho thấy chỉ có 7% NDT đƣợc hỏi thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ, 20% NDT thỉnh thoảng sử dụng dịch vụ này, số NDT không sử dụng dịch vụ này chiếm đa số 73%. Bởi vì, NDT là lãnh đạo Ban đƣợc
83 56 58 52 53 66 68 6 30 34 26 28 11 23 0 0 0 0 0 0 0 11 14 8 22 19 23 9 Điểm tin
báo chí giới thiệu Thƣ mục sách mới CSDL thƣ mục sách CSDL thƣ mục đề tài KH CSDL thƣ mục tài liệu HN, HT CSDL thƣ mục tài liệu gỡ băng Trang TT điện tử tổng hợp BKTTW Biểu đồ 2.2: Đánh giá về chất lƣợng các SPTT-TV của NDT
cán bộ thƣ viện cung cấp tài liệu tại phòng làm việc và họ không có thời gian để đến thƣ viện. Đối với cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu và ngƣời lao động cũng có phòng làm việc riêng nên họ không có nhu cầu sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ.
2.2.2. Dịch vụ cho mượn về nhà
Dịch vụ cho mƣợn về nhà là phƣơng thức phục vụ truyền thống trong các cơ quan thƣ viện nói chung và ở thƣ viện Ban Kinh tế Trung ƣơng nói riêng. Đây là loại hình dịch vụ cho phép NDT đến thƣ viện để làm thủ tục đăng ký mƣợn tài liệu về nhà, ngoại trừ tài liệu tra cứu nhƣ từ điển.
Đối tƣợng đƣợc sử dụng dịch vụ này là cán bộ, chuyên viên và ngƣời lao động thuộc Ban. Đối với NDT ngoài Ban phải có giấy giới thiệu của cơ quan hoặc đƣợc sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
Điều kiện để thực hiện dịch vụ mƣợn tài liệu về nhà là NDT đến thƣ viện lựa chọn tài liệu, đăng ký và ký nhận vào sổ mƣợn tài liệu. Theo nội quy thƣ viện mỗi lần NDT có thể mƣợn 05 đầu tài liệu/lần/tháng (không giới hạn số lƣợng đối với báo và tạp chí), nếu NDT có nhu cầu mƣợn tài liệu lâu hơn phải đến thƣ viện để đăng ký mƣợn lại khi hết hạn. Riêng đối với nhóm NDT là lãnh đạo Ban không bị giới hạn số lƣợng tài liệu mƣợn/lần và thời gian mƣợn tài liệu. Bởi vì, đây là nhóm NDT đặc biệt, khi họ có nhu cầu về thông tin/tài liệu sẽ đƣợc cán bộ thƣ viện cung cấp theo yêu cầu và đem đến tại phòng làm việc.
Theo kết quả phiếu khảo sát về tần suất sử dụng dịch vụ cho mƣợn về nhà đối với NDT tại Ban Kinh tế Trung ƣơng cho thấy có 52% NDT thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ này, 32% NDT thỉnh thoảng sử dụng dịch vụ này và 16% NDT đƣợc hỏi không có nhu cầu sử dụng dịch vụ này. Nhƣ vậy, dịch vụ cho mƣợn về nhà cơ bản đã đáp ứng nhu cầu của NDT tại Ban nên cần phải duy trì và phát triển ngày càng tốt hơn.
2.2.3. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu
Là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu cho NDT trong trƣờng hợp họ muốn có toàn văn tài liệu hoặc một số thông tin trong tài liệu để sử dụng lâu dài mà tài liệu đó không đƣợc phép cho mƣợn về nhà hoặc giới hạn thời gian cho mƣợn về nhà.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu tại Trung tâm đƣợc thực hiện miễn phí và đƣợc áp dụng đối với sách, báo, tạp chí, tài liệu hội nghị, hội thảo, đề tài, đề án khoa học và một số văn bản của Đảng lƣu trữ tại Trung tâm. Tuy nhiên, Trung tâm chỉ thực hiện cung cấp bản sao toàn văn đối với tài liệu dạng văn bản; đối với các tài liệu đóng quyển nhƣ sách, tạp chí, đề tài, đề án khoa học chỉ thực hiện cung cấp bản sao một phần của tài liệu, không thực hiện nhân sao toàn văn vì nó liên quan đến bản quyền tác giả, thời gian thực hiện dịch vụ. Riêng đối tƣợng NDT là lãnh đạo Ban sẽ đƣợc thực hiện loại hình dịch vụ này theo yêu cầu và không có giới hạn vì đây là đối tƣợng NDT đặc biệt.
Việc cung cấp bản sao đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật nhƣ chỉ thị, nghị quyết, thông báo, kết luận của Đảng đƣợc thực hiện theo quy định về khai thác tài liệu Mật của Ban và phải đƣợc sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
Theo kết quả phiếu khảo sát về tần suất sử dụng dịch vụ này đối với NDT tại Ban cho thấy có 70% NDT thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu, 21% NDT thỉnh thoảng sử dụng dịch vụ này và chỉ có 9% NDT không có nhu cầu sử dụng dịch vụ này. Nhƣ vậy, trong số các dịch vụ hiện có tại Trung tâm thì dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu đƣợc NDT thƣờng xuyên sử dụng nhiều nhất (đạt 70%) đồng thời NDT cũng đánh giá về chất lƣợng của dịch vụ này ở mức tốt (đạt 66%).
2.2.4. Dịch vụ ghi âm, bóc băng
Đây là loại hình dịch vụ chƣa đƣợc phổ biến ở tất cả các cơ quan thông tin thƣ viện nói chung nhƣng nó lại là một loại hình dịch vụ đƣợc sử dụng thƣờng xuyên tại Trung tâm Thông tin kinh tế Ban Kinh tế Trung ƣơng.
Dịch vụ ghi âm, bóc băng thƣờng đƣợc thực hiện theo kế hoạch công tác của Ban hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo Ban. Theo quy định, nếu không có trong kế hoạch công tác của Ban về việc ghi âm, bóc băng thì phải đƣợc sự đồng ý của Lãnh đạo Ban hoặc Lãnh đạo Trung tâm cán bộ thƣ viện mới đƣợc phép thực hiện dịch vụ này.
Dịch vụ ghi âm, bóc băng đƣợc thực hiện đối với các cuộc hội nghị, hội thảo, tọa đàm lớn do Ban Kinh tế Trung ƣơng chủ trì hoặc phối hợp chủ trì, các buổi làm việc của lãnh đạo Ban với các đối tác trong nƣớc và quốc tế, các buổi đón tiếp lãnh đạo cấp cao đến thăm và làm việc tại Ban Kinh tế Trung ƣơng.
Sau mỗi cuộc họp, các băng ghi âm sẽ đƣợc cán bộ Phòng Tổng hợp - Thông tin tƣ liệu và Quản lý khoa học bóc băng, biên tập và phát hành gửi đến các đồng chí lãnh đạo Ban (bản giấy). Thời gian để hoàn thành việc bóc băng tùy thuộc vào nội dung, thời lƣợng của từng băng ghi âm hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Ban.
Theo kết quả phiếu khảo sát nhu cầu tin tại Ban cho thấy có 52% NDT thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ này và có 80% NDT đánh giá chất lƣợng của dịch vụ ghi âm, bóc băng đạt mức tốt.
7 52 70 52 20 32 21 22 73 16 9 26 Đọc tại chỗ Mƣợn về nhà Cung cấp bản sao TL Ghi âm, bóc băng
Biểu đồ 2.3: Tuần suất sử dụng các DVTT-TV của NDT