9. Bố cục của đề tài
2.1. Các sản phẩm thông tin thƣ viện
2.1.1. Điểm tin báo chí
Điểm tin báo chí là ấn phẩm tiếng Việt, đƣợc phát hành hàng ngày (trừ thứ 7 và chủ nhật). Hình thức phát hành dƣới dạng tài liệu giấy gửi trực tiếp đến lãnh đạo Ban và cập nhật vào CSDL tài liệu tham khảo trên Hệ thông tin điều hành tác nghiệp của Ban (mạng nội bộ).
Mục đích của sản phẩm này là cung cấp thông tin trong nƣớc và quốc tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế - xã hội đƣợc tổng hợp từ báo điện tử một cách ngắn gọn, chính xác, nhanh chóng đến đối tƣợng NDT là lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên thuộc Ban - những ngƣời có rất ít thời gian để tìm kiếm và tổng hợp thông tin hàng ngày.
Cấu trúc của điểm tin báo chí gồm có phần mục lục và phần nội dung. Phần mục lục có đánh số trang cho mỗi tin giúp NDT có thể tìm kiếm thông tin mà mình mong muốn một cách nhanh chóng, chính xác. Phần nội dung là phần tóm tắt những nội dung chính của từng tin và đƣợc chia thành 3 đề mục lớn (tin hoạt động của lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc; thông tin nổi bật trong nƣớc và tin quốc tế).
- Mục tin hoạt động của lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc gồm những tin mang tính chất thời sự, quan trọng về hoạt động của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc, Quốc hội và Chính phủ.
- Mục thông tin nổi bật trong nƣớc đƣợc chia nhỏ theo 5 lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của 5 vụ nghiên cứu (kinh tế tổng hợp, công nghiệp, nông nghiệp, xã hội, địa phƣơng).
- Mục tin quốc tế cung cấp thông tin chọn lọc những vấn đề về kinh tế - chính trị nổi bật trên thế giới và tác động của nó đến tình hình kinh tế, chính trị, xã hội ở Việt Nam.
Trong mỗi một tin đều có chỉ dẫn nguồn đăng tin đó và đƣờng link để NDT có thể vào đọc toàn văn nội dung tin nếu có nhu cầu. Điểm nổi bật của sản phẩm điểm tin báo chí là phần đánh giá, nhận định đối với từng tin theo 3 tiêu chí (tích cực, đa chiều, tiêu cực) do ngƣời biên tập tin lựa chọn trên cơ sở của nội dung tin. Số lƣợng tin trong một sản phẩm điểm tin báo chí không cố định, có thể nhiều hoặc ít tùy thuộc vào số lƣợng tin đƣợc đăng tải trên các báo điện tử có liên quan đến các tiêu chí để chọn lọc và đƣa vào điểm tin báo chí (khoảng 15 đến 30 tin).
2.1.2. Thư mục giới thiệu sách mới
Thƣ mục là một sản phẩm thông tin - thƣ viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) đƣợc sắp xếp theo một trật tự xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hoặc một số dấu hiệu về nội dung hoặc hình thức [50, tr. 49].
Trên cơ sở vốn tài liệu hiện có của thƣ viện và căn cứ vào đặc điểm NCT của NDT tại Ban Kinh tế Trung ƣơng, Trung tâm đã biên soạn thƣ mục giới thiệu sách mới với mục đích giới thiệu đến NDT những tài liệu mới nhất mới đƣợc bổ sung vào thƣ viện.
Thƣ mục giới thiệu sách mới đƣợc phát hành định kỳ 3 tháng/số dƣới dạng tài liệu giấy gửi trực tiếp đến lãnh đạo Ban, gửi bản mềm vào hòm thƣ điện tử của toàn thể cán bộ, chuyên viên và ngƣời lao động thuộc Ban đồng thời cập
nhật vào Phần mềm Quản lý thƣ viện. Các yếu tố đƣợc mô tả trong thƣ mục bao gồm tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, tóm tắt nội dung, ký hiệu xếp giá... Số lƣợng tài liệu trong mỗi thƣ mục giới thiệu sách mới không cố định, có thể nhiều hoặc ít tùy thuộc vào số lƣợng tài liệu mà thƣ viện bổ sung trong khoảng thời gian đó. Cán bộ thƣ viện hoặc NDT có thể sử dụng thƣ mục giới thiệu sách mới để tra cứu tài liệu mới đƣợc nhập về kho thƣ viện và đây cũng là cầu nối giữa NDT với vốn tài liệu mới bổ sung vào thƣ viện.
2.1.3. Cơ sở dữ liệu thư mục
CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và đƣợc lƣu trữ trên bộ nhớ của máy tính [50, tr. 82].
CSDL thƣ mục chứa các thông tin bậc 2 (thông tin thƣ mục và một số thông tin bổ sung), song không có thông tin gốc đầy đủ của đối tƣợng đƣợc phản ánh. Nó thƣờng đƣợc thiết kế cho các CSDL tài liệu, CSDL tra cứu về các đối tƣợng tài liệu đã đƣợc số hóa [50, tr. 84].
Hiện nay, Trung tâm Thông tin kinh tế đã xây dựng đƣợc 4 CSDL thƣ mục với 5.030 biểu ghi. Thông tin đƣợc mô tả trong CSDL thƣ mục bao gồm (tên tài liệu, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, từ khóa, số ký hiệu xếp giá...) nhằm phục vụ cho công tác quản lý, thống kê, báo cáo và việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác. Dƣới đây là một số CSDL thƣ mục của Trung tâm Thông tin kinh tế:
- CSDL thƣ mục sách có khoảng 4.600 biểu ghi đƣợc phân loại theo các lĩnh vực chính trị, kinh tế, pháp luật, khoa học và công nghệ...
- CSDL thƣ mục đề tài, đề án nghiên cứu khoa học có 30 biểu ghi, bao gồm các đề tài khoa học cấp ban đảng, đề tài khoa học cấp Ban.
- CSDL thƣ mục tài liệu hội nghị, hội thảo gồm 300 biểu ghi. Nội dung của loại tài liệu này chủ yếu thuộc các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nông nghiệp, công nghiệp, kinh tế vùng, kinh tế địa phƣơng, tài chính ngân hàng...
- CSDL thƣ mục tài liệu bóc băng gồm hơn 100 biểu ghi đƣợc cán bộ Trung tâm ghi âm trong các cuộc hội nghị, hội thảo, tọa đàm, các buổi làm việc
của lãnh đạo Ban với các đối tác trong nƣớc và quốc tế sau đó về bóc băng, biên tập, in ấn phát hành phục vụ lãnh đạo Ban, cán bộ, chuyên viên thuộc Ban.
Nhƣ vậy, việc xây dựng CSDL thƣ mục tại Trung tâm Thông tin kinh tế vừa đảm bảo quản lý đƣợc toàn bộ nguồn lực thông tin hiện có vừa đáp ứng yêu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin của NDT một cách nhanh chóng, chính xác.
2.1.4. Trang Thông tin điện tử tổng hợp Ban Kinh tế Trung ương
Trang Thông tin điện tử tổng hợp Ban Kinh tế Trung ƣơng có địa chỉ truy cập trực tuyến tại (https://kinhtetrunguong.vn), là kênh truyền thông của Ban, tích hợp các kênh thông tin trên nền web, do Trung tâm Thông tin kinh tế quản trị và vận hành.
Hình 2.1: Giao diện Trang Thông tin điện tử tổng hợp Ban Kinh tế Trung ƣơng
Trung tâm Thông tin kinh tế đƣợc giao nhiệm vụ duy trì vận hành Trang Thông tin điện tử tổng hợp Ban Kinh tế Trung ƣơng, chịu trách nhiệm về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin; cung cấp, cập nhật nội dung thông tin thƣờng xuyên thông qua việc chọn lọc, ắp tin, bài, ảnh về các hoạt động của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc, Quốc hội, Chính phủ; các tin/bài về tình hình kinh tế - xã hội trong nƣớc và quốc tế; các hoạt động của Ban lên 7 chuyên mục chính.
- Chuyên mục giới thiệu: Giới thiệu về lịch sử, chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Ban và các vụ, đơn vị thuộc Ban, giới thiệu các đồng chí Lãnh đạo Ban Kinh tế Trung ƣơng.
- Chuyên mục tin tức - sự kiện: Lựa chọn một số tin bài mang tính chất thời sự quan trọng về hoạt động của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc, Quốc hội, Chính phủ; hoạt động của các đồng chí lãnh đạo Ban.
- Chuyên mục kinh tế - xã hội gồm 5 chuyên mục con (nông nghiệp - nông thôn; doanh nghiệp - thị trƣờng; kinh tế địa phƣơng và xã hội): Cập nhật thƣờng xuyên các thông tin có tính chất thời sự về các đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về phát triển kinh tế - xã hội; thông tin công tác điều hành, phát triển của các ngành kinh tế trọng điểm của đất nƣớc cũng nhƣ đời sống xã hội của các tầng lớp nhân dân.
- Chuyên mục thông tin quốc tế gồm 3 chuyên mục con (kinh tế thế giới, thị trƣờng quốc tế và hội nhập kinh tế quốc tế): Chọn lọc những vấn đề, sự kiện lớn về kinh tế - chính trị quốc tế, trên cơ sở đó đăng tải những bài phân tích, bình luận mang tính chuyên sâu nhằm đánh giá sự ảnh hƣởng tới tình hình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam.
- Chuyên mục nghiên cứu - trao đổi gồm 4 chuyên mục con (đối thoại với chuyên gia; thông tin chuyên đề; hội thảo, hội nghị): Các chuyên mục con này thƣờng xuyên đƣợc cập nhật, thay đổi theo các sự kiện hoạt động của Ban.
- Chuyên mục tƣ liệu - văn kiện: Cung cấp các văn kiện, kết luận, chỉ thị của Đảng liên quan đến các nội dung kinh tế - xã hội hiện hành.
- Mục thƣ điện tử là hòm thƣ điện tử để cán bộ, chuyên viên và các cá nhân, đơn vị, các tổ chức có thể trao đổi thông tin trực tiếp qua hòm thƣ điện tử của Ban.
Theo kết quả phiếu khảo sát về tuần suất sử dụng các sản phẩm thông tin - thƣ viện đối với NDT tại Ban Kinh tế Trung ƣơng cho thấy có 61% NDT thƣờng xuyên truy cập vào Trang Thông tin điện tử tổng hợp, 30% NDT sử dụng ở mức
độ thi thoảng và có 9% NDT không sử dụng và truy cập vào Trang Thông tin điện tử tổng hợp của Ban.
62 67 59 26 20 37 61 27 22 33 52 61 52 30 11 11 8 22 19 11 9 Điểm tin
báo chí giới thiệu Thƣ mục sách mới CSDL thƣ mục sách CSDL thƣ mục đề tài, đề án khoa học CSDL thƣ mục tài liệu HN,HT CSDL thƣ mục tài liệu bóc băng Trang TT điện tử tổng hợp BKTTW
Biểu đồ 2.1: Tần suất sử dụng các SPTT-TV của NDT
2.2. Các dịch vụ thông tin - thƣ viện
Bên cạnh việc tổ chức xây dựng hệ thống các sản phẩm thông tin - thƣ viện, Trung tâm đã cung cấp các dịch vụ: Đọc tại chỗ, cho mƣợn về nhà, cung cấp bản sao tài liệu, cung cấp thông tin theo yêu cầu và dịch vụ ghi âm, bóc băng giúp NDT tiếp cận, khai thác hiệu quả nguồn tin hiện có của thƣ viện và đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT.
2.2.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Đây là loại hình dịch vụ mang tính truyền thống và rất phổ biến ở các cơ quan thông tin - thƣ viện nói chung, đặc biệt là tại các thƣ viện công cộng, thƣ viện các trƣờng đại học. Tuy nhiên, loại hình dịch vụ này không đƣợc NDT ở Ban Kinh tế Trung ƣơng sử dụng nhiều. Theo kết quả phiếu khảo sát đối với NDT về tần suất sử dụng các dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin kinh tế Ban Kinh tế Trung ƣơng cho thấy chỉ có 7% NDT đƣợc hỏi thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ, 20% NDT thỉnh thoảng sử dụng dịch vụ này, số NDT không sử dụng dịch vụ này chiếm đa số 73%. Bởi vì, NDT là lãnh đạo Ban đƣợc
83 56 58 52 53 66 68 6 30 34 26 28 11 23 0 0 0 0 0 0 0 11 14 8 22 19 23 9 Điểm tin
báo chí giới thiệu Thƣ mục sách mới CSDL thƣ mục sách CSDL thƣ mục đề tài KH CSDL thƣ mục tài liệu HN, HT CSDL thƣ mục tài liệu gỡ băng Trang TT điện tử tổng hợp BKTTW Biểu đồ 2.2: Đánh giá về chất lƣợng các SPTT-TV của NDT
cán bộ thƣ viện cung cấp tài liệu tại phòng làm việc và họ không có thời gian để đến thƣ viện. Đối với cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu và ngƣời lao động cũng có phòng làm việc riêng nên họ không có nhu cầu sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ.
2.2.2. Dịch vụ cho mượn về nhà
Dịch vụ cho mƣợn về nhà là phƣơng thức phục vụ truyền thống trong các cơ quan thƣ viện nói chung và ở thƣ viện Ban Kinh tế Trung ƣơng nói riêng. Đây là loại hình dịch vụ cho phép NDT đến thƣ viện để làm thủ tục đăng ký mƣợn tài liệu về nhà, ngoại trừ tài liệu tra cứu nhƣ từ điển.
Đối tƣợng đƣợc sử dụng dịch vụ này là cán bộ, chuyên viên và ngƣời lao động thuộc Ban. Đối với NDT ngoài Ban phải có giấy giới thiệu của cơ quan hoặc đƣợc sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
Điều kiện để thực hiện dịch vụ mƣợn tài liệu về nhà là NDT đến thƣ viện lựa chọn tài liệu, đăng ký và ký nhận vào sổ mƣợn tài liệu. Theo nội quy thƣ viện mỗi lần NDT có thể mƣợn 05 đầu tài liệu/lần/tháng (không giới hạn số lƣợng đối với báo và tạp chí), nếu NDT có nhu cầu mƣợn tài liệu lâu hơn phải đến thƣ viện để đăng ký mƣợn lại khi hết hạn. Riêng đối với nhóm NDT là lãnh đạo Ban không bị giới hạn số lƣợng tài liệu mƣợn/lần và thời gian mƣợn tài liệu. Bởi vì, đây là nhóm NDT đặc biệt, khi họ có nhu cầu về thông tin/tài liệu sẽ đƣợc cán bộ thƣ viện cung cấp theo yêu cầu và đem đến tại phòng làm việc.
Theo kết quả phiếu khảo sát về tần suất sử dụng dịch vụ cho mƣợn về nhà đối với NDT tại Ban Kinh tế Trung ƣơng cho thấy có 52% NDT thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ này, 32% NDT thỉnh thoảng sử dụng dịch vụ này và 16% NDT đƣợc hỏi không có nhu cầu sử dụng dịch vụ này. Nhƣ vậy, dịch vụ cho mƣợn về nhà cơ bản đã đáp ứng nhu cầu của NDT tại Ban nên cần phải duy trì và phát triển ngày càng tốt hơn.
2.2.3. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu
Là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu cho NDT trong trƣờng hợp họ muốn có toàn văn tài liệu hoặc một số thông tin trong tài liệu để sử dụng lâu dài mà tài liệu đó không đƣợc phép cho mƣợn về nhà hoặc giới hạn thời gian cho mƣợn về nhà.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu tại Trung tâm đƣợc thực hiện miễn phí và đƣợc áp dụng đối với sách, báo, tạp chí, tài liệu hội nghị, hội thảo, đề tài, đề án khoa học và một số văn bản của Đảng lƣu trữ tại Trung tâm. Tuy nhiên, Trung tâm chỉ thực hiện cung cấp bản sao toàn văn đối với tài liệu dạng văn bản; đối với các tài liệu đóng quyển nhƣ sách, tạp chí, đề tài, đề án khoa học chỉ thực hiện cung cấp bản sao một phần của tài liệu, không thực hiện nhân sao toàn văn vì nó liên quan đến bản quyền tác giả, thời gian thực hiện dịch vụ. Riêng đối tƣợng NDT là lãnh đạo Ban sẽ đƣợc thực hiện loại hình dịch vụ này theo yêu cầu và không có giới hạn vì đây là đối tƣợng NDT đặc biệt.
Việc cung cấp bản sao đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật nhƣ chỉ thị, nghị quyết, thông báo, kết luận của Đảng đƣợc thực hiện theo quy định về khai thác tài liệu Mật của Ban và phải đƣợc sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
Theo kết quả phiếu khảo sát về tần suất sử dụng dịch vụ này đối với NDT tại Ban cho thấy có 70% NDT thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu, 21% NDT thỉnh thoảng sử dụng dịch vụ này và chỉ có 9% NDT không có nhu cầu sử dụng dịch vụ này. Nhƣ vậy, trong số các dịch vụ hiện có tại Trung tâm thì dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu đƣợc NDT thƣờng xuyên sử dụng nhiều nhất (đạt 70%) đồng thời NDT cũng đánh giá về chất lƣợng của dịch vụ này ở mức tốt (đạt 66%).
2.2.4. Dịch vụ ghi âm, bóc băng
Đây là loại hình dịch vụ chƣa đƣợc phổ biến ở tất cả các cơ quan thông tin thƣ viện nói chung nhƣng nó lại là một loại hình dịch vụ đƣợc sử dụng thƣờng