9. Bố cục của đề tài
2.4. Đánh giá về sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
2.4.1. Đánh giá theo nhóm các tiêu chí
* Nhóm tiêu chí hiệu quả kinh tế
Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Trung tâm Thông tin kinh tế Ban Kinh tế Trung ƣơng đƣợc tổ chức, xây dựng, cung cấp và phục vụ miễn phí đối với NDT. Vì vậy, khi đánh giá theo nhóm tiêu chí về hiệu quả kinh tế tác giả sẽ không tính đến tỷ suất sử dụng đồng vốn, nguồn thu, lãi lũy thừa hay thời gian quay vòng vốn, tức là sẽ không tính đến các khoản chi phí đầu vào, nguồn vốn và lãi suất thu đƣợc khi cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Ở phần này tác giả sẽ đánh giá về nhóm tiêu chí hiệu quả kinh tế thông qua kết quả phiếu khảo sát về tần suất sử dụng SP&DVTT-TV cũng nhƣ phần đánh giá về chất lƣợng của SP&DVTT-TV của NDT tại BKTTW.
Theo kết quả phiếu khảo sát cho thấy có 7/11 SP&DVTT-TV (đạt 63.3%) đƣợc NDT sử dụng với tần suất thƣờng xuyên ở mức trên 50% và 11/11 SP&DVTT-TV (đạt 100%) đƣợc NDT đánh giá chất lƣợng ở mức độ tốt trên 50%, không có sản phẩm và dịch vụ thông tin nào NDT đánh giá về chất lƣợng ở mức kém. Nhƣ vậy, theo nhóm tiêu chí này thì về cơ bản các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện của Trung tâm đã đạt hiệu quả về tiêu chí kinh tế.
Tuy nhiên, Trung tâm cũng cần phải xem xét lại một số SP&DVTT-TV có số lƣợng NDT ít sử dụng và chất lƣợng do NDT đánh giá ở mức trung bình
nhƣ CSDL đề tài, đề án khoa học và CSDL thƣ mục tài liệu gỡ băng có số lƣợng NDT sử dụng ở tần suất thỉnh thoảng chiếm 52%, đặc biệt là CSDL tài liệu hội thảo có 61% NDT thỉnh thoảng sử dụng. NDT đánh giá chất lƣợng CSDL thƣ mục sách ở mức trung bình chiếm 34%, thƣ mục giới thiệu sách mới 30%.
* Nhóm tiêu chí hiệu quả xã hội
Theo nhóm tiêu chí này, một số SP&DVTT-TV tại Trung tâm Thông tin kinh tế cơ bản đã đạt tiêu chí về hiệu quả xã hội. Vì trong quá trình xây dựng và thực hiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin đã nâng cao trình độ cho cán bộ của Trung tâm đồng tạo công ăn việc làm cho cán bộ thông tin - thƣ viện.
Bên cạnh đó, việc NDT sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin còn giúp họ nắm bắt thông tin một cách kịp thời, chính xác đã góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả đối với các đề tài, đề án trong nghiên cứu khoa học cũng nhƣ trong công tác tham mƣu với lãnh đạo Ban về các chủ trƣơng, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội.
* Nhóm tiêu chí kỹ thuật
Theo nhóm tiêu chí này, chỉ có một số SP&DVTT-TV tại Trung tâm Thông tin kinh tế đáp ứng đƣợc một số tiêu chí về kỹ thuật. Mỗi sản phẩm đều là công cụ có thể giúp NDT hoặc cán bộ thƣ viện nhanh chóng tìm kiếm đƣợc tài liệu gốc, khả năng cập nhật và phát triển của các sản phẩm đƣợc thực hiện thƣờng xuyên. Ví dụ, đối với sản phẩm điểm tin báo chí đƣợc cập nhật hàng ngày, thƣ mục giới thiệu sách mới đƣợc cập nhật mỗi khi có sách mới nhập về thƣ viện và các sản phẩm trên đều đƣợc cập nhật lên phần mềm quản lý thƣ viện giúp NDT có thể tra cứu, tìm kiếm dễ ràng, nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó, các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm đều thân thiện với NDT, dễ sử dụng.
Tuy nhiên, hầu hết các SPTT-TV hiện có chƣa đáp ứng ở mức độ truy cập thông tin ở mọi lúc, mọi nơi. Bởi các sản phẩm mới chỉ cập nhật trên mạng nội bộ, không đƣợc kết nối internet nên chỉ có thể khai thác trong phạm vi tại Ban.
Hiện chỉ có Trang Thông tin điện tử tổng hợp của Ban là có kết nối internet cho phép NDT có thể sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi.
* Nhóm tiêu chí hiệu quả bền vững
Theo nhóm tiêu chí hiệu quả bền vững thì các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm đều đạt chuẩn về bảo vệ môi trƣờng, bảo vệ tài nguyên, cân bằng sinh thái và đa dạng sinh thái. Bởi vì trong quá trình xây dựng, tổ chức và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đều không gây ô nhiễm môi trƣờng.
2.4.2. Điểm mạnh của sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
- Các SP&DVTT-TV tại Trung tâm Thông tin kinh tế tương đối phong phú và đa dạng: Các sản phẩm nhƣ điểm tin báo chí, thƣ mục giới thiệu sách mới, CSDL thƣ mục sách, CSDL thƣ mục đề tài đề án khoa học, CSDL thƣ mục tài liệu hội nghị hội thảo, CSDL thƣ mục tài liệu bóc băng và Trang Thông tin điện tử tổng hợp Ban Kinh tế Trung ƣơng đƣợc cập nhật, bổ sung thƣờng xuyên hoặc theo định kỳ nên cơ bản đã đáp ứng đƣợc một phần NCT của NDT. Ngoài ra, các sản phẩm thông tin này cũng là công cụ giúp NDT và cán bộ thƣ viện có thể tra cứu, tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Các dịch vụ thông tin đã góp phần thỏa mãn đƣợc nhu cầu của NDT khi cần đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, cung cấp bản sao tài liệu, ghi âm bóc băng.
- Các SP&DVTT-TV tại Trung tâm Thông tin kinh tế cơ bản đạt chất lượng tốt: Qua kết quả phiếu khảo sát nhu cầu tin đối với NDT tại Ban cho thấy có 11/11 SP&DVTT-TV (đạt 100%) đƣợc NDT đánh giá về chất lƣợng tốt ở mức trên 50%, không có đánh giá nào của NDT về chất lƣợng của sản phầm và dịch vụ ở mức kém. Nhƣ vậy, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện nay đã đảm bảo về mặt chất lƣợng. Tuy nhiên, mức độ đánh giá của NDT về tần suất sử dụng cũng nhƣ chất lƣợng của các SP&DVTT-TV chƣa đƣợc cao, mới chỉ đạt mức trên trung bình.
- Các sản phẩm thông tin được cập nhật thường xuyên, liên tục: Điểm tin báo chí phát hành hàng ngày giúp NDT nắm bắt đƣợc các thông tin về tình hình chính trị, kinh tế - xã hội trong nƣớc và trên thế giới một cách nhanh nhất về
lĩnh vực NDT đang quan tâm đã góp phần nâng cao chất lƣợng công tác nghiên cứu, tham mƣu của cán bộ, chuyên viên nói chung và của Ban Kinh tế Trung ƣơng nói riêng. Trang Thông tin điện tử tổng hợp cập nhật thông tin chung về tình hình chính trị, kinh tế - xã hội trong nƣớc và trên thế giới đồng thời cập nhật những thông tin về hoạt động của lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc và lãnh đạo Ban; hoạt động của các vụ, đơn vị thuộc Ban, các hội thảo, hội nghị lớn đã diễn ra và đang triển khai.
- Các SP&DVTT-TV được cung cấp miễn phí: Với đặc thù là cơ quan nghiên, cứu tham mƣu của Đảng ở cấp vĩ mô và đƣợc đầu tƣ kinh phí từ nguồn ngân sách của Ban nên 100% SP&DVTT-TV đƣợc cung cấp đến NDT hoàn toàn miễn phí, thủ tục mƣợn trả tài liệu đơn giản, nhanh chóng. Đại đa số NDT đều mong muốn đƣợc khai thác, sử dụng các SP&DVTT miễn phí nên việc cung cấp SP&DVTT miễn phí cũng là một lợi thế để thu hút NDT đến với thƣ viện.
2.4.3. Điểm yếu của sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Bên cạnh những điểm mạnh đã nêu ở trên, hệ thống SP&DVTT-TV hiện nay cũng còn có những hạn chế nhất định.
- Các sản phẩm thông tin hiện nay mới chỉ đáp ứng nhu cầu của NDT ở mức tham khảo, chƣa đạt đƣợc ở cấp phản biện và tƣ vấn, thiếu các sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao nhƣ thông tin chuyên đề, thông tin phục vụ lãnh đạo, tóm tắt, tổng luận... Đây là những sản phẩm thông tin rất hữu ích với cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ, chuyên viên nghiên cứu của Ban.
- Phương thức phục vụ còn mang nặng tính truyền thống: Việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ thông tin đến NDT chậm đổi mới, chủ yếu dừng lại ở ngƣỡng bị động cung cấp thông tin theo yêu cầu của NDT, chƣa chủ động giới thiệu cho NDT những sản phẩm và dịch vụ thông tin đang có dẫn đến tình trạng một số NDT không biết thƣ viện có các sản phẩm và dịch vụ thông tin nào.
- Chưa ứng dụng CNTT một cách triệt để: Chƣa biết tận dụng hết tính năng của CNTT trong khai thác, quản lý, giới thiệu các SP&DVTT-TV một
- Kinh phí đầu tư cho việc tổ chức sản phẩm và dịch vụ thông tin thấp: Do các sản phẩm và dịch vụ thông tin cung cấp cho NDT là hoàn toàn miễn phí trong khi kinh phí đƣợc cơ quan cấp có giới hạn vì vậy không có kinh phí để chi phí cho việc nâng cao chất lƣợng và đa dạng hóa các SP&DVTT-TV.
2.4.4. Nguyên nhân của điểm mạnh và điểm yếu
* Nguyên nhân của điểm mạnh
- Về nguồn nhân lực
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm trẻ (độ tuổi trung bình 40), có trình độ học vấn cao (04 cử nhân, 05 thạc sĩ, 02 tiến sĩ), có tinh thần trách trong công tác, yêu nghề; có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị tin học, có trình độ ngoại ngữ (01 tiếng Trung, 01 tiếng Anh sử dụng thành thạo). Nguồn nhân lực chất lƣợng cao nên đã tạo ra đƣợc hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin đảm bảo về chất lƣợng đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ và chuyên viên nghiên cứu của Ban.
- Về nguồn lực thông tin: Nguồn lực thông tin có chất lƣợng cao, có những loại tài liệu quý hiếm không có bán trên thị trƣờng nhƣ các báo cáo về tình hình kinh tế - xã hội hằng tháng, quý, năm của Tổng cục Thống kê; báo cáo kinh tế vĩ mô của Ngân hàng BIDV; tài liệu của Chính phủ; các văn bản mật của Đảng; tài liệu của lãnh đạo Ban, tài liệu thu nhận đƣợc từ các hội nghị, hội thảo,
Cử nhân 36% Thạc sĩ 46% Tiến sĩ 18% Biểu đồ 2.15: Trình độ học vấn của cán bộ TTTTKT
các đề tài, đề án khoa học; tài liệu do Trung tâm ghi âm, bóc băng... chỉ có ở thƣ viện Trung tâm. Trên cơ sở nguồn lực thông tin thƣ viện có, cán bộ Trung tâm đã xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để phục vụ lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên nghiên cứu của Ban.
- Sự nhiệt tình của cán bộ làm công tác thông tin - thư viện: Bên cạnh những điểm mạnh nêu trên thì thái độ phục vụ của cán bộ thông tin - thƣ viện là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công trong công tác TT-TV. Chính sự nhiệt tình của cán bộ thƣ viện đã làm cho NDT cảm thấy thoải mái, dễ chịu khi có nhu cầu khai thác, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện. Theo đánh giá của NDT về thái độ phục vụ của cán bộ thƣ viện cho thấy 90% NDT nhật xét cán bộ thƣ viện có thái độ phục vụ nhiệt tình và 10% nhận xét thái độ phục vụ của cán bộ thƣ viện ở mức chấp nhận đƣợc.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị mới và tương đối đầy đủ: Trụ sở làm việc mới đƣợc xây dựng và đƣa vào sử dụng năm 2015; đa số các trang thiết bị đƣợc mua mới; có hệ thống mạng internet, mạng nội bộ; Phần mềm Quản lý thƣ viện.
90% 10%
0%
Biểu đồ 2.16: Nhận xét của NDT về thái độ phục vụ của cán bộ thƣ viện
Nhiệt tình
Chấp nhận được Chưa nhiệt tình
- Nguồn kinh phí do ngân sách cấp: Hiện nay, nguồn kinh phí đầu tƣ cho cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực thông tin, trả lƣơng cán bộ trong biên chế... do Ban chi trả vì vậy cán bộ của Trung tâm có thể yên tâm công tác.
* Nguyên nhân của hạn chế
- Về nhân lực làm công tác thông tin - thư viện: Cán bộ lãnh đạo và chuyên viên đƣợc giao phụ trách, quản lý công tác thông tin - thƣ viện chƣa đƣợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ ngành thông tin - thƣ viện, chƣa có kinh nghiệm trong công tác thông tin thƣ viện. Số lƣợng cán bộ làm công tác thông tin - thƣ viện còn thiếu. Bên cạnh đó, chuyên viên làm nghiệp vụ thƣ viện phải kiêm nhiều công việc khác nên không có đủ thời gian để nghiên cứu chuyên sâu về công tác thông tin - thƣ viện.
- Về nguồn lực thông tin của thư viện: Nguồn lực thông tin của thƣ viện tập trung chủ yếu là tài liệu truyền thống; ngôn ngữ tài liệu chƣa phong phú (97% tài liệu tiếng Việt) trong khi đó có 89% NDT có khả năng đọc đƣợc tài liệu tiếng Anh thì lại không có nguồn tài liệu này. Nhiều tài liệu cũ đã lỗi thời, không còn giá trị sử dụng nhƣng chƣa đƣợc thanh lọc kịp thời.
- Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Phòng đọc và kho sách của thƣ viện chật, bàn đọc giành cho độc giả chƣa đƣợc đầu tƣ đồng bộ. Chƣa bố trí máy tính có kết nối mạng nội bộ, mạng internet cho NDT tại phòng đọc.
- Về kinh phí: Trung tâm không có nguồn thu nào khác ngoài nguồn kinh phí đƣợc cấp theo quy định. Trong khi đó, nguồn kinh phí đƣợc cấp hàng năm hạn hẹp, phần lớn chỉ dành cho việc bổ sung sách mới. Do vậy, việc đầu tƣ nâng cao chất lƣợng và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin còn chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Bên cạnh đó, thƣ viện chƣa huy động đƣợc nguồn kinh phí tài trợ từ bên ngoài. Tuy Trung tâm đã chuyển đổi sang mô hình đơn vị sự nghiệp có thu nhƣng còn vƣớng về cơ chế, hoạt động mang tính chính trị cao nên rất khó để nhận kinh phí tài trợ từ bên ngoài và thu phí đối với các sản phẩm và dịch vụ do Trung tâm thực hiện.
- Về tạo lập mối quan hệ với các thư viện: Hiện nay Trung tâm chƣa tạo lập quan hệ với các thƣ viện trong cùng hệ thống các cơ quan đảng và các viện nghiên cứu thuộc lĩnh vực kinh tế. Vì vậy, chƣa tranh thủ đƣợc nguồn lực thông tin của các thƣ viện trong cùng hệ thống và cùng lĩnh vực.
CHƢƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG, ĐA DẠNG HÓA CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN -
THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KINH TẾ BAN KINH TẾ TRUNG ƢƠNG
Qua phần phân tích, đánh giá về thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Trung tâm Thông tin kinh tế Ban Kinh tế Trung ƣơng ở chƣơng 2. Để phát huy những điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu của hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện hiện có nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của NDT và nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của Trung tâm trong thời gian tới. Trong chƣơng 3, tác giả đƣa ra một số giải pháp cụ thể nhƣ nâng cao chất lƣợng và đa dạng hóa các SP&DVTT-TV; phát triển nguồn nhân lực của Trung tâm; tăng cƣờng nguồn lực thông tin; tăng cƣờng kinh phí và cơ sở vật chất, trang thiết bị; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; đẩy mạnh truyền thông marketing các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện .
3.1. Nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
3.1.1. Nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin - thư viện
* Điểm tin báo chí
Điểm tin báo chí cần tập trung vào các tin, bài có nội dung liên quan trực tiếp đến các chủ trƣơng, chính sách về kinh tế và các luồng dƣ luận trái chiều làm cơ sở để chuyên viên nghiên cứu tiếp cận, tham khảo. Điều chỉnh thời gian phát hành sản phẩm này sớm hơn (1 giờ) để NDT có thời gian đọc sản phẩm này trong ngày. Cụ thể, hiện nay sản phẩm này đƣợc phát hành giao động trong khoảng thời gian từ 16h30 đến 17 giờ nên phát hành vào 15 giờ hàng ngày.