9. Cấu trúc của luận văn
3.3. Tính khả thi của việc quản lý bằng thông tin điện tử đáp ứng hiệu quả xử lý thông tin kh
3.3.1 Đối với Văn phòng TBT Việt Nam
Từ những phân tích nêu trên, nhằm đáp ứng những xu hƣớng hiện nay và cho cả tƣơng lai, Văn phòng TBT Việt Nam cần quản lý thông tin, quản lý việc xử lý thông tin theo mô hình hiện đại hơn, xây dựng và quản lý hoạt động theo mô hình văn phòng điện tử và các thông tin tập trung tại một Cổng thông tin thống nhất.
Yêu cầu của mô hình quản lý thông tin “tập trung một cửa trong môi trƣờng số hóa”:
- Thực hiện mô hình “tập trung một cửa”: Tiếp nhận, xử lý và theo dõi chu trình xử lý công việc khi thực hiện nghĩa vụ thành viên trong hoạt động tiêu chuẩn hóa (một sự vụ sẽ là một hồ sơ) .
- Thực hiện mô hình “số hóa thông tin”: Chuẩn hóa các thủ tục, hồ sơ, đƣa mã số quản lý vào quản lý một cách khoa học, tăng hiệu quả trong công tác theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, tìm kiếm kết quả hồ sơ, giúp cơ quan đầu mối quốc gia về TBT (Văn phòng TBT Việt Nam) nắm đƣợc chu trình đi của hồ sơ tại mọi thời điểm.
- Thực hiện mô hình “điện tử hóa”: Thiết kế phần mềm có mã nguồn để quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) đối với các tài liệu số, phục vụ cho việc cập nhật và tra cứu tài liệu khi cần thiết. Tài liệu sau khi số hóa sẽ tích hợp vào CSDL, CSDL này đặt trong 1 máy chủ và sử dụng qua Cổng thông tin điện tử (Portal) của cơ quan đầu mối quốc gia về TBT để phục vụ cho nhu cầu tra cứu và quản lý khi cần thiết.
Tất cả những điều trên sẽ mang lại hiệu quả rất rõ ràng, thể hiện qua một số điều nhƣ sau:
+ Tăng cƣờng vai trò đầu mối của Văn phòng TBT Việt Nam trong Hệ thống thông tin của Mạng lƣới nhằm bảo đảm tính thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ và hiệu quả hoạt động chung của hệ thống thông tin cũng nhƣ của Mạng lƣới TBT Việt Nam;
+ Quản lý văn bản tích hợp trong toàn quốc tới cơ quan nhà nƣớc các cấp; + Sử dụng thƣ điện tử riêng cho Mạng lƣới phù hợp với các quy định của thƣ điện quốc gia phục vụ hoạt động thông báo về TBT của Việt Nam cho WTO và trao đổi góp ý về các biện pháp TBT của các nƣớc thành viên WTO khác đƣợc kịp thời và thống nhất;
+ Quản lý việc xây dựng và thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của từng cơ quan trong Mạng lƣới và toàn bộ Mạng lƣới thống nhất hơn;
+ Xây dựng, hoàn thiện và quản lý các cơ sở dữ liệu có liên quan phục vụ chức năng nhiệm vụ đƣợc giao đồng bộ và dễ khai thác hơn.