9. Kết cấu của luận văn
2.2. Cơ cấu tổchức và chức năng, nhiệm vụ
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quốc Tế Unique Logistics (Việt Nam) là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận, giữa các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đƣợc phân thành các khâu, các cấp quản lý đối với những chức năng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy nhƣ sau:
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Ban Giám Đốc Giám Đốc Điều Hành Phó Giám Đốc Kế Toán Trƣởng
Khối Kinh Doanh Khối Hành Chính –
Quản Trị Phòng Sales- Marketing Phòng Chứng Từ Phòng Kế Toán – Tài Chính Phòng Hành Chính Nhân Sự Chi Nhánh Hà Nội
Nhìn vào sơ đồ ta thấy công ty đã lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Mô hình này vừa đảm bảo đƣợc tính thống nhất trong quản lý, đảm bảo đƣợc chế độ 1 thủ trƣởng và chế độ trách nhiệm, vừa chuyên môn hóa đƣợc chức năng, tận dụng đƣợc năng lực của đội ngũ chuyên gia và giảm bớt công việc cho ngƣời lãnh đạo
Ban giám đốc gồm có:
Giám đốc điều hành: Có nhiệm vụ quyết định các chủ trƣơng, chƣơng trình
kế hoạch và biện pháp công tác của công ty, lãnh đạo và điều hành đơn vị hoàn thành nhiệm vụ chính trị của mình và nộp ngân sách nhà nƣớc đầy đủ. Tổ chức và sử dụng có hiệu quả lao động, vật chất kỹ thuật, vật tƣ tài sản, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh.
Giám đốc có quyền tuyển dụng, đề bạt, cách chức, cho thôi việc, kỷ luật, tăng lƣơng đối với CBCNV trong toàn công ty. Ký kết các hợp đồng kinh tế về sản xuất – kinh doanh, ký kết các bản kế hoạch thống kê, báo cáo, giao dịch,...đào tạo bồi dƣỡng chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV
Phó giám đốc:Giúp giám đốc chỉ đạo và điều hành trực tiếp một số lĩnh vực
công tác hoặc một số phòng ban, chi nhanh, xƣởng thuộc công ty và chịu trách nhiệm kết quả công tác đƣợc giao.Khi giám đốc đi vắng, phó giám đốc thay mặt giám đốc giải quyết các công việc chung của công ty và phải báo cáo lại giám đốc những việc đã giải quyết khi giám đốc có mặt. Chỉ đạo trực tiếp công tác chính trị, tƣ tƣởng của phòng kinh doanh, đƣa hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển
Khối hành chính – quản trị gồm có:
Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài chính, hạch toán
kinh tế, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, thực hiện tốt kế toán tài chính cho công ty đảm bảo không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh; theo dõi và thanh toán các hợp đồng kinh tế để chỉ đạo về công nợ và thu hồi công nợ; quyết toán với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan của Nhà
nƣớc. Có chức năng – nhiệm vụ tổ chức và thực hiện mọi hoạt động có liên quan đến tài chính của công ty nhƣ:
- Quản lý và sử dụng vốn, tiền hàng, theo dõi và đôn đốc tình hình công nợ của khách hàng
- Tổ chức công tác kế toán và xây dựng sổ sách chứng từ kế toán - Lập các báo cáo tài chính theo quy định
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nƣớc
- Lập kế hoạch tài chính và tham mƣu cho bán giám đốc về công tác kế toán – tài chính của công ty
- Tập hợp xử lý số liệu thống kê, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh theo từng thời kỳ, hạch toán thống kê theo quy định hiện hành
Phòng Hành chính – nhân sự: Một mặt, phòng có nhiệm vụ hỗ trợ ban giám
đốc trong công tác hành chính, đối nội, đối ngoại. Phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện việc quản lý hồ sơ, văn thƣ lƣu trữ, quản lý nhà đất và các thiết bị lao động của Công ty; thực hiện công tác quản trị văn phòng, in ấn, công tác tạp vụ, y tế, thi đua tuyên truyền. Mặt khác, phòng còn tham mƣu cho ban giám đốc trong việc sắp xếp tổ chức bộ máy, bố trí quản lý nhân sự và thực hiện các chính sách về lao động, tiền lƣơng và chế độ đối với CBCNV trong công ty
Khối kinh doanh gồm có:
Phòng sale – marketing: Tổ chức thực hiện việc mua bán các dịch vụ giao
nhận vận tải của công ty. Tìm các đại lý, khách hàng, nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu hàng hóa, vận chuyển của công ty. Mang lại lợi nhuận cho công ty
Phòng chứng từ: Thực hiện các công tác về chứng từ, giấy tờ, thủ tục hàng
hóa. Hỗ trợ và đảm bảo về chứng từ, bill, thủ tục hải quan, kho vận cho quá trình vận chuyển, buôn bán hàng hóa của công ty đƣợc diễn ra trôi chảy, thuận lợi. Hỗ trợ phòng kế toán về việc lên các định mức giá, công nợ bên mua và bên bán.