Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đảo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương; tài liệu của các đồng chí ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các đảng viên tiêu biểu của Đảng, tài liệu của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội.
Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức chính trị - xã hội được thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tại các kho lưu trữ của Đảng, gồm Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, các kho lưu trữ tỉnh, thành ủy và các kho lưu trữ quận, huyện, thị ủy.
Kho lưu trữ Trung ương Đảng hiện đang bảo quản hơn 100 phông và sưu tập lưu trữ, tổng số tài liệu hiện có khoảng 30 nghìn cặp/hộp tài liệu, tương đương với 3 km giá. Các kho lưu trữ của Đảng ở các địa phương hiên bảo quản khoảng 30 km giá tài liệu. Tài liệu lưu trữ ở đây chủ yếu là tài liệu giấy, có một số tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình và một số cơ sở dữ liệu.
Thực hiện chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng về đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp
công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đặc biệt là thông qua việc triển khai các đề án tin học hóa
hoạt động của các cơ quan Đảng do Ban Bí thư Trung ương Đảng ban hành giai đoạn 2001- 2005 (khuôn khổ Đề án 47) và giai đoạn 2006-2011(khuôn khổ Đề án 06), Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương và các cơ quan lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam đã có được những kinh nghiệm nhất định nhưng hiện cũng đang đối mặt với một số vấn đề trong việc quản lý và khai thác tài liệu số.
Trong những năm 90 của thế kỷ XX, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, thể hiện ở các điểm:
- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu thư
viện CDS/ISIS do UNESCO khuyến cáo, chạy trên môi trường hệ điều hành DOS, để thí
điểm cập nhật và quản lý siêu dữ liệu về các biên bản hội nghị. Về sau, phần mềm này được thiết kế và phát triển và trên nền hệ điều hành MS DOS và hệ quản trị MS FOXPRO. Từ năm 1997, phần mềm này đã được triển khai, áp dụng thí điểm tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và một số văn phòng cấp ủy để quản lý siêu dữ liệu và công văn đến và công văn nội bộ (thay cho sổ đăng ký công văn); trợ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu, lập hồ sơ và biên mục hồ sơ tài liệu, nộp lưu vào lưu trữ; đồng thời, cho phép tạo lập, cập nhật và
quản trị các cơ sở dữ liệu quản lý mục lục hồ sơ lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, các cơ sở dữ liệu, quản lý công tác khai thác tài liệu lưu trữ.
- Năm 1998, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã phối hợp với Viện Công nghệ thông tin thuộc Trung tâm Khoa học kỹ thuật và Công nghệ quân sự - Bộ Quốc phòng nghiên cứu và phát triển các phần mềm thư điện tử, gửi nhận văn bản, xử lý công văn, quản
lý văn kiện Đảng, quản lý mục lục hồ sơ lưu trữ trên môi trường phần mềm truyền thông
Lotus Notes 4.6, hệ điều hành MS Windows. Các phần mềm này được thiết kế để có thể trao đổi và xử lý thông tin (công văn, thưu điện tử, tài liệu và các dữ liệu) trên mạng, bao gồm các mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).
Đây là những phần mềm có các chức năng cần thiết của hệ thống thông tin quản lý tài liệu điện tử (EDMS), hệ thống thông tin quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) và hệ thống quản lý lưu trình xử lý văn bản (WFMS). Các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam thống nhất áp dụng các phần mềm này từ năm 1999 đến nay. Để soạn thảo văn bản và tài liệu, các cơ quan, tổ chức Đảng sử dụng cá bộ phần mềm văn phòng MS Office và Open Office.
Trên cơ sở Đề án 47 và Đề án 06 của Đảng Cộng sản Việt Nam, áp dụng các phần
mềm thư điện tử, gửi nhận văn bản, xử lý công văn để trao đổi, và xử lý thông tin trên mạng
tin học nội bộ của các cơ quan Đảng, ở nhiều cơ quan và tổ chức Đảng, tài liệu văn thư (công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ) đã được đăng ký và cập nhật kịp thời, quản lý chặt chẽ, dễ dàng tim fkiếm phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu số của cán bộ lãnh đạo, chuyên viên. Bên cạnh các ứng dụng về quản lý văn bản, còn có các ứng dụng khác như các trang thông tin điện tử (website), hệ thống thông tin quản lý đảng viên, các phần mềm quản lý tài chính... Tuy nhiên, các nguồn tài liệu số từ các ứng dụng lưu trên hiện vẫn do các cơ quan Đảng quản lý và khai thác sử dụng. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương hiện nay chưa có hướng dẫn cụ thể về việc thu thập và giao nộp các nguồn tài liệu số này vào cơ quan lưu trữ Đảng.
Bên cạnh đó. trong khuôn khổ của Đề án 47 và Đề án 06 của Đảng Cộng sản Việt Nam, Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đặt ưu tiên số một cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) Văn kiện Đảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ. Cục đã hướng dẫn triển khai tại các cơ quan lưu trữ Đảng và về cơ bản hoàn thành việc xây dựng các CSDL: CSDL Văn kiện Đảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ của từng cấp ủy Đảng. Trong các CSDL Văn kiện Đảng, ngoài các siêu dữ liệu, đã lưu các tệp toàn văn nội dung của các văn kiện, được cập nhật bằng cách đánh máy lại hoặc scan và nhận dạng các tài liệu. Các CSDL mục lục hồ sơ lưu trữ quản lý các siêu dữ liệu về các hồ sơ và đơn vị bảo quản của các phông và sưu tập lưu trữ đã được chỉnh lý. Việc xây dựng các CSDL Văn kiện Dảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ Đảng; đáp ứng đúng nhu cầu và các yêu cầu thường xuyên của lãnh đạo về khai thác sử dụng các văn kiện Đảng.
Thực hiện Đề án 06 của Ban Bí thư Trung ương Đảng, theo kế hoạch của Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin của cơ quan Đảng và của Văn phòng Trung ương Đảng, hiện nay, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đang xúc tiến xây dựng Dự án Kho dữ liệu điện tử của Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam giai đoạn 2009 – 2011.
Theo thống kê của Cục Lưu trữ năm 2007, số lượng tài liệu của các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng (qua mạng) chiếm gần 20%; tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng trong tỉnh gửi đến văn phòng tỉnh ủy (qua mạng) chiếm gần 30%. Nhưng một vấn đề đặt ra là cơ sở pháp lý tài liệu điện tử trong các cơ quan Đảng chưa được quy định; việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về tài liệu điện tử, phương thức quản lý, xử lý tài liệu điện tử của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng gặp rất nhiều khó khăn: thiếu sự am hiểu, thiếu văn bản chỉ đạo, thiếu giải pháp quản lý...
Tuy những kết quả trên đã chứng tỏ n lực lớn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng trong việc tiếp cận mô hình luu trữ điện tử, song một số mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng vẫn chưa được thực hiện do nhiều nguyên nhân khách quan. Chẳng hạn như:
- Dự án bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng microfilm: Cục đang trình Lãnh đạo Văn phòng duyệt chủ trương đầu tư giai đoạn 2011 – 2020.
- Các dự án thuộc Đề án 06: chưa triển khai dự án Kho lưu trữ điện tử; 02 dự án hoàn thiện các cơ sở dữ liệu đang triển khai thực hiện.