ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.1.5. Bước E: Xác định chiến lược để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ tài liệu
Mục đích của bước này là xác định các chính sách, thủ tục, tiêu chuẩn, công cụ và phương thức áp dụng thích hợp nhất mà cơ quan cần chấp nhận trong việc tạo lập và lưu trữ các hồ sơ cần thiết về hoạt động tác nghiệp. Việc lựa chọn chiến lược có thể phải tính đến:
- Bản chất của một tổ chức bao gồm mục tiêu và những sự kiện đã diễn ra - Loại hình hoạt động
- Cách thức tiến hành công việc
- Môi trường công nghệ h trợ của tổ chức - Văn hóa làm việc tập thể phổ biến
- Các tác động từ bên ngoài
Sự lựa chọn cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi khả năng của m i chiến lược trong việc đạt được kết quả mong muốn và rủi ro mà tổ chức phải đương đầu nếu tiếp cận sai.
Trong một số trường hợp, các tổ chức nhân sự có thể h trợ việc xây dựng các chiến lược hồ sơ.
Các chiến lược có thể bao gồm: - Lựa chọn các chính sách và thủ tục - Xây dựng các tiêu chuẩn
- Thiết kế các thành phần mới của hệ thống - Áp dụng hệ thống
Các chiến lược này được xây dựng theo cách thức sao cho thỏa mãn các yêu cầu về lưu giữ và duy trì hồ sơ đã xác định.
Khi hoàn thành bước này phải cần có cách tiếp cận có hệ thống, có kế hoạch và thích hợp đối với việc tạo lập, thu nhận, duy trì, sử dụng và lưu giữ hồ sơ làm cơ sở cho việc thiết kế hoặc thiết kế lại hệ thống hồ sơ.
Sản phẩm của bước này bao gồm:
- Danh mục các chiến lược đáp ứng các yêu cầu của cơ quan về hồ sơ cũng như các yêu cầu công việc khác
- Mô hình lộ trình áp dụng các chiến lược để đáp ứng các yêu cầu - Báo cáo về chiến lược thiết kế tổng thể trình lãnh đạo cấp cao