ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.1.7. Bước G: Áp dụng hệ thống hồ sơ
Mục đích của bước này là xác định một cách có hệ thống và triển khai các chiến lược thích hợp để áp dụng kế hoạch đã được thiết kế trong bước F. Kế hoạch này khái quát cách thức mà các thành phần khác nhau của hệ thống (quá trình, thủ tục, con người và công nghệ) cần kết hợp với nhau.
Sự kết hợp giữa hệ thống hồ sơ mới (hoặc hệ thống đã cải tiến) với hệ thống truyền thông văn phòng và các quá trình hoạt động của cơ quan có thể là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi tính trách nhiệm và đầu tư kinh phí cao. Những trở ngại này có thể giảm thiểu bằng cách hoạch định cẩn thận và lập văn bản, tài liệu về quá trình áp dụng (nhằm đảm bảo tính minh bạch, tiết kiệm).
Sau khi hoàn thành bước này, các cơ quan, tổ chức phải kết hợp thực tiễn quản lý hồ sơ đã cải tiến sao cho phù hợp và tương thích với các hoạt động sự vụ trong cơ quan; đóng góp ý kiến để hoàn thiện những yêu cầu của cơ quan, để đạt được sự đồng thuận về hiệu qủa, chất lượng; và tập trung vào chiến lược đầu tư lâu dài đã nêu ra từ bước A tới bước F.
Hệ thống tài liệu khi hoàn thành bước này bao gồm:
- Kế hoạch chi tiết chỉ ra được sự phối hợp giữa các các chiến lược đã lựa chọn - Chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn đã được lập thành văn bản
- Tài liệu về quá trình chuyển đổi và các thủ tục di chuyển hồ sơ đang tiến hành - Tài liệu cần thiết nhằm đạt được sự công nhận “hệ thống chất lượng”.
- Báo cáo áp dụng
- Báo cáo trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức.