ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.2.1. Thu nhận tài liệu vào hệ thống
Theo ISO, thu nhận là quá trình quyết định hồ sơ cần được lập và lưu giữ. Bước này bao gồm cả việc tạo lập và thu nhận hồ sơ từ các nguồn nộp lưu. Bước này đòi hỏi việc quyết định xem loại tài liệu nào cần thu nhận và người nào có thể tiếp cận các tài liệu đó cũng như thời gian lưu giữ chúng.
Quyết định về loại tài liệu cần thu nhận và loại nào phải bị loại bỏ dựa trên việc phân tích chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và dựa trên tính chất của tài liệu. Tổ chức có thể sử dụng công cụ chính thức như quyền xác định giá trị hồ sơ hoặc các hướng dẫn xác định loại tài liệu không cần lưu giữ.
Ví dụ về loại tài liệu không cần thu nhận chính thức vào hồ sơ là loại không chứa đựng các thông tin gắn với công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; hoặc là những tài liệu không có giá trị (bản sao, những giấy tờ sự vụ hang ngày, không có giá trị pháp lý…)
Trong hệ thống hồ sơ giấy, việc thu nhận có thể bị ảnh hưởng bởi việc sắp đặt tài liệu theo thứ tự thời gian trong một tệp hồ sơ hoặc một tập hồ sơ có tiêu đề. Cách sắp đặt này có kết nối một tài liệu này với tài liệu kia về một lĩnh vục cụ thể và giúp người sử dụng có thể suy luận ra thông tin văn cảnh về tài liệu một cách dễ dàng. Các hồ sơ được kết nối ẩn với hồ sơ khác bằng thời gian, bằng khoảng cách địa lý, bằng người sở hữu hồ sơ hoặc lập hồ sơ bằng nhan đề của hồ sơ hoặc tập hồ sơ đó
Hệ thống hồ sơ giấy đúng quy cách phải có các biện pháp kiểm soát đối với các tệp đã được tạo lập và tên gọi của chúng. Tài liệu được bổ sung dần vào tập hồ sơ có thể được ghi ngày tháng năm hoặc được đánh số tăng dần nhằm dảm bảo sự tin cẩn khi xác minh tiến
đảm bảo rằng các tài liệu cụ thể sẽ được sắp xếp và tra tìm. Điều kiện tiếp cận và xác định giá trị hồ sơ có thể áp dụng bằng cách thêm các ghi chú trên tập hồ sơ hoặc trong các hệ thống kiểm soát.
Các hệ thống hồ sơ điện tử thu nhận tài liệu theo một quá trình chi tiết hơn, về cả mục tiêu và mục đích giống như quá trình đăng ký.
Hệ thống thu nhận hồ sơ còn cần thu nhận các siêu dữ liệu kèm theo hồ sơ theo cách: - Mô tả hồ sơ về nội dung lẫn hoàn cảnh diễn ra hoạt động tác nghiệp
- Cho phép hồ sơ đó trở thành một bản trình bày hoạt động mẫu - Đảm bảo hồ sơ đó được tra tìm và sử dụng một cách hợp lý
Những khía cạnh đó thường được đề cập đến các yếu tố hoàn cảnh, nội dung và cấu trúc. Thông tin về những người tham gia tác nghiệp vào hệ thống hồ sơ nói chung hay vào các hồ sơ cụ thể sẽ dược lưu lại ở các mức độ chi tiết khác nhau. Mức độ chi tiết cần phụ thuộc vào nhu cầu hoạt động tác nghiệp và phạm vi sử dụng hồ sơ.
Khi vận dụng vào các kho lưu trữ lịch sử thì thực chất nội dung này sẽ là xác định phạm vi các nguồn tài liệu được bổ sung cho từng kho lưu trữ, trên cơ sở nắm rõ những quy định về chức năng, nhiệm vụ của kho lưu trữ và nắm hiểu được tính chất của tài liệu. Việc thu thập tài liệu cần phải theo kế hoạch định sẵn, mà trong bản kế hoạch đó phải có các thông tin về cơ quan sản sinh tài liệu, thời gian, thành phần cụ thể của tài liệu và các yêu cầu khi chuyển giao. Công tác này đã được lưu trữ lịch sử ở nước ta đã làm khá tốt đối với tài liệu truyền thống, nhưng đối với mô hình lưu trữ điện tử thì vẫn chưa định hình. Nếu giả sử trong tương lai gần, chúng ta thiết lập được hệ thống văn thư – lưu trữ điện tử liên thông mà gọi tắt là hệ thống quản lý hồ sơ điện tử giữa các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và cơ quan lưu trữ, thì nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu điện tử sẽ cần phải thêm vào các quy định về yếu tố kỹ thuật, công nghệ. Tài liệu điện tử được sản sinh ra trong môi trường mạng, phục vụ giải quyết các công việc chuyên môn, sau đó được lập hồ sơ và chuyển vào hệ thống lưu trữ hiện hành của cơ quan. Sau đó, theo quy định về việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ, thì những hồ sơ điện tử thuộc diện nộp lưu sẽ được chuyển giao (cũng trên hệ thống liên thông) vào hệ thống hồ sơ điện tử của lưu trữ lịch sử. Và bắt đầu từ đó, các khâu nghiệp vụ tiếp theo của lưu trữ lịch sử sẽ được áp dụng trên các hồ sơ tài liệu này.
Tuy nhiên, hiện tại, các TTLTQG mới chỉ tiến hành số hoá tài liệu và lưu trữ những bản số hóa đó trên hệ thống quản lý điện tử. Còn việc tiếp nhận và lưu giữ tài liệu điện tử trực tiếp từ lưu trữ hiện hành của các cơ quan là không hề có.