Ở nước ta, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam, số 68/2006/QH11, ban hành ngày 29/06/2006, gồm 7 chương và 71 điều. Nội dung của Luật điều chỉnh việc xây dựng, công bố, ban hành, áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật. Nội dung cơ bản của Luật thể hiện yêu cầu đổi mới toàn diện tổ chức, nội dung, phương thức hoạt động tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật theo hướng thống nhất đầu mối quản lý, giản lược các tiêu chuẩn, áp dụng linh hoạt các chế độ tiêu chuẩn tự nguyện áp dụng và quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng. Trong Luật này, hệ thống tiêu chuẩn được đơn giản hoá còn hai cấp gồm tiêu chuẩn quốc gia (viết tắt là TCVN) và TCCS, đồng thời hình thành hệ thống quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng cũng gồm hai cấp là quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật địa phương. Thẩm quyền công bố
thẩm quyền ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia được giao cho các Bộ (cơ quan ngang Bộ) quản lý chuyên ngành.
Ngày 14 tháng 7 năm 2004, Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng ra Quyết định số 414/TĐC-QĐ về việc thành lập Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46: Thông tin Tư liệu. Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 ra đời góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin, thư viện, lưu trữ và xuất bản theo mô hình và phương hướng của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO). Một trong những Tiêu chuẩn Việt Nam mà TCVN/TC 46 chủ trương biên soạn dựa trên ISO đó là TCVN 7420-1: 2004 (Yêu cầu chung) và TCVN 7420-2: 2004 (hướng dẫn) về Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ. Hai tiêu chuẩn này hoàn toàn tương đương hai tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001 và ISO 15489-2:2001.
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 – “Thông tin và tài liệu” được xây dựng trên cơ sở sử dụng các Tiêu chuẩn Quốc gia Úc AS 4390 về quản lý hồ sơ. ISO 15489 được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chung của việc lưu trữ hồ sơ, và được sử dụng trong chính phủ và các tổ chức phi chính phủ của nhiều quốc gia trên thế giới. ISO 15489 đã cung cấp những chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho tất cả các hồ sơ đều được lưu tâm và bảo quản; đồng thời, các bằng chứng và thông tin chứa đựng trong hồ sơ sẽ được sử dụng hiệu quả, hợp lý theo quy trình, thủ tục cụ thể.
Tiêu chuẩn này có hai phần: * ISO 15489-1: Yêu cầu chung
Phần 1 của tiêu chuẩn đã đưa ra một khung quy định bậc cao cho việc lưu trữ hồ sơ và giải thích các lợi ích của việc quản lý tốt hồ sơ; chỉ ra đánh giá mức tác động của các quy định tới quá trình vận dụng thực tế và chỉ ra tầm quan trọng của việc phân trách nhiệm trong lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Phần này cũng bàn luận về yêu cầu quản lý hồ sơ tài liệu ở bậc cao và thiết kế các hệ thống lưu trữ hồ sơ cùng quy trình thực tế liên quan đến quản lý hồ sơ tài liệu, chẳng hạn như sao chụp, lưu giữ, lưu trữ, truy cập... ISO 15489 - 1 kết thúc với nội dung về kiểm tra giám sát và đào tạo nhân lực. Cấu trúc cụ thể bao gồm:
1. Phạm vi áp dụng
2. Tài liệu viện dẫn
3. Thuật ngữ và định nghĩa
4. Những lợi ích của quản lý hồ sơ
5. Môi trường chế định
7. Yêu cầu quản lý hồ sơ
8. Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ
9. Các quá trình quản lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát
10. Giám sát và đánh giá
11. Đào tạo
* ISO 15489-2: Hướng dẫn
Phần này đưa ra những hướng dẫn để thực hiện các khuyến nghị ở phần 1 vào thực tế. Chẳng hạn như tiêu chuẩn này cung cấp một cách chi tiết, cụ thể các chính sách phát triển quản lý tài liệu , xác định trách nhiệm và chỉ rõ phương pháp DIRKS1
trong việc phát triển hệ thống lưu giữ tài liệu. Bên cạnh đó, các nội dung khác cũng đượcphần 2 hướng dẫn cụ thể, đó là: việc phát triển các quy trình hồ sơ và kiểm soát như quyền xử lý, an ninh, phân loại và truy cập; cách thức sử dụng các công cụ để quản lý (bao gồm cả thu thập, đăng ký, phân loại và lưu trữ) hồ sơ, tài liệu vào hệ thống; thiết lập giám sát, kiểm tra đánh giá và các chương trình đào tạo. Cấu trúc cụ thể bao gồm:
1. Phạm vi áp dụng
2. Chính sách và trách nhiệm
3. Chiến lược, thiết kế và thực hiện
4. Quá trình xử lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát
5. Giám sát và đánh giá
6. Đào tạo
7. Các phụ lục tham khảo
Tiêu chuẩn ISO 15489 đã thiết lập nên một ngôn ngữ quốc tế chung trong việc định dạng và lưu trữ tất cả các tài liệu mà các quốc gia, tổ chức phải bảo quản, dưới bất cứ dạng nào. Tất cả các lưu trữ, bất kể ở quy mô nào về tổ chức và trình độ công nghệ đều có thể xem xét lại hoạt động lưu trữ tài liệu điện tử của mình dựa trên các phương pháp tốt nhất mà tiêu chuẩn đưa ra.
Theo đánh giá của các chuyên gia trong nhóm soạn thảo nên tiêu chuẩn này thì ISO 15489 cho phép các lưu trữ đưa ra các chính sách, chiến lược và các chương trình đảm bảo được rằng các nguồn thông tin sẽ có các đặc tính chính là chính xác, đồng bộ và đáng tin cậy. Nó chứng tỏ rằng các quy phạm thực hành quản lý tốt các biểu ghi là yếu tố căn bản để tạo lập, thu thập và sử dụng các thông tin không thể thiếu được cho tổ chức để hoàn thành các nghĩa vụ cuả mình và đáp ứng được mong đợi của các bên có liên quan. Tiêu chuẩn mới