xác định các yếu tố then chốt để bảo quản thông tin, cách sắp xếp khoa học, đáng tin cậy và đảm bảo an toàn khi cần thiết.
ISO 15489 dành cho những ai chịu trách nhiệm về lập chính sách, các tiêu chuẩn và các hướng dẫn để quản lý thông tin trong các tổ chức, bao gồm các lĩnh vực văn thư, lưu trữ, thư viện, các chuyên viên quản lý kiến thức, các nhà quản trị cơ sở dữ liệu và tất cả những ai chịu trách nhiệm giám sát các quy phạm thực hành về lưu giữ hồ sơ, tài liệu…
Tóm lại, cho đến thời điểm này, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ
Văn phòng Trung ương Đảng đều chưa ban hành các quy định hoặc hướng dẫn về quản lý hồ sơ điện tử trong công tác văn thư của các cơ quan Nhà nước và của cơ quan của Đảng tương thích theo ISO 15489 hay TCVN 7420; mô hình kho lưu trữ điện tử cũng chưa được triển khai. Tuy vậy, Việt Nam đã thừa nhận Tiêu chuẩn ISO 15489 về quản lý hồ sơ; đã có Luật giao dịch điện tử và Luật công nghệ thông tin, cho phép vận dụng các tiêu chuẩn quốc tế nếu trong nước chưa xây dựng được các chuẩn tương tự. Đó là những căn cứ pháp lý rất quan trọng cho việc giải quyết các vấn đề hiện đang được đặt ra trong việc quản lý tài liệu điện tử, quản lý hồ sơ điện tử hình thành trong công tác văn thư của các cơ quan đảng và nhà nước, để tử đó tạo tiền đề cho công tác lưu trữ điện tử về sau, góp phần đưa công tác lưu trữ lên một tầm cao mới.
1.3.3. Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trữ điện tử
Thứ nhất, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử là đòi hỏi khách quan, tất yếu.
Những thành tựu của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong nửa cuối thế kỷ XX, trong đó có sự phát triển mang tính bùng nổ của công nghệ thông tin, những tiến bộ của công nghệ sinh học, sự chuyển dịch kinh tế sang nền kinh tế tri thức, xu hướng toàn cầu hoá, sự ra đời của nền kinh tế điện tử, sự có mặt của máy tính cá nhân và Internet ở khắp mọi nơi, ... đang tác động và làm thay đổi mạnh mẽ mọi lĩnh vực hoạt động của con người, trong đó có hoạt động văn thư - lưu trữ. Trên cơ sở đó, tất yếu hình thành nên lượng thông tin điện tử khổng lồ, đòi hỏi cần phải được tổ chức, duy trì và lưu giữ một cách khoa học, hiện đại. Và để làm tốt việc lưu trữ thông tin, tài liệu, hệ thống lý thuyết về lưu trữ điện tử cần nhanh chóng hoàn thiện và đi trước dẫn đường cho thực tiễn.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu điện tử, nhiều tổ chức, quốc gia trên thế giới, trong đó có tổ chức ISO đã tiến hành xây dựng các bộ tiêu chuẩn liên quan tới thông tin, tài liệu, công nghệ kỹ thuật… nhằm tạo cơ sở cho những lý thuyết về lưu trữ điện tử có khả năng áp dụng trong thực tiễn. Có thể nói, ISO 15489 được xây dựng và
triển khai áp dụng đã đáp ứng được đòi hỏi khách quan của thực tiễn, tạo tiền đề cho việc lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử vốn đang dần định hình ở nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.
Thứ hai, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử giúp định hướng chuẩn ngay từ đầu cho công tác lưu trữ điện tử vốn chứa nhiều thách thức về mặt công nghệ.
Trên thế giới, có một số quan điểm cho rằng bản thân sự tồn tại của tiêu chuẩn ISO
15489 có ý nghĩa quan trọng hơn là nội dung tiêu chuẩn. Bởi lẽ, việc một đơn vị, tổ chức áp dụng tiêu chuẩn uy tín này vào việc quản ý hồ sơ, tài liệu của họ sẽ làm thay đổi cái nhìn của những ai có chút ít kinh nghiệm hoặc hoàn toàn không biết gì về vấn đề này. Dù sao thì cách nhìn dưới góc hẹp như vậy cũng đã coi trọng sự tồn tại của ISO trong quản lý hồ sơ, tài liệu. Điều này cũng có thể xếp vào vấn đề nhận thức của cơ quan, tổ chức hay cá nhân (lãnh đạo) trong việc quyết định áp dụng ISO 15489 hay không. Lựa chọn, nghiên cứu và triển khai áp dụng một tiêu chuẩn quốc tế uy tín vào công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng có thể nói là bước khởi đầu tốt đẹp.
ISO 15489 được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chung đang diễn ra cho việc lưu trữ hồ sơ tương thích với nhiều môi trường khác nhau (truyền thống - điện tử; quốc tế - quốc gia - tổ chức…). Vì thế nên tiêu chuẩn này đã xây dựng được một khung chuẩn chung cho công tác lưu giữ hồ sơ, tài liệu: Cụ thể là tập trung vào những gì cần thiết cho việc quản lý tốt hồ sơ, thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ, quy trình quản lý hồ sơ, kiểm toán, đào tạo. Và nếu nghiên cứu và đủ điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử ngay từ đầu, khi công tác này còn mới manh nha thì việc triển khai lưu trữ điện tử sẽ diễn ra đúng hướng, thuận lợi và dễ giải quyết các phát sinh (do có sự lường trước). Đây là một lợi ích dễ dàng được nhận thấy khi nghiên cứu áp dụng ISO 15489.
Thứ ba, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử góp phần đưa
công tác lưu trữ hiện đại hội nhập quốc tế, phù hợp với xu thế chung của toàn cầu.
ISO 15489 xuất phát từ tiêu chuẩn AS 4390 của Úc, và đã được nhiều quốc gia, tổ chức trên thế giới kế thừa và áp dụng. Chẳng hạn như:
+ Đối với các tài liệu “Hướng dẫn”, “Cẩm nang” của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA về quản lý tài liệu điện tử thì nguồn gốc các thuật ngữ và định nghĩa chủ yếu xuất phát từ từ ISO 15489-1;
+ Sau khi Liên Xô tan rã, bộ chuẩn chung về công tác văn thư – lưu trữ đã không còn được áp dụng, mà thay vào đó, Nga đã sử dụng tiêu chuẩn ISO 15489;
+ Bộ tiêu chuẩn Moreq1 được Liên minh Châu Âu công bố năm 2002 và Moreq2 là bản cập nhật và bổ sung được công bố năm 2008. Moreq được biên dịch sang 12 thứ tiếng và là tài liệu đề xuất các yêu cầu chức năng cho các hệ thống máy tính quản lý tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử. Bộ chuẩn này được xây dựng trên cơ sở kế thừa nhiều điểm tích cực của
nhiều bộ chuẩn, nhiều tài liệu hướng dẫn khác nhau trên thế giới, trong đó có tiêu chuẩn ISO 15489…
Như vậy, việc Việt Nam ban hành tiêu chuẩn quốc gia tương thích TCVN 7420 và việc ngành lưu trữ nước ta nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn này vào công tác lưu trữ điện tử là phù hợp với xu thế chung, tạo điều kiện dễ dàng học hỏi, trao đổi cũng như chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình nghiên cứu, triển khai ứng dụng tiêu chuẩn trong tương lai gần.
1.3.4. Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử tử tại các Lưu trữ lịch sử
* Cơ sở pháp lý
ISO 15498-1 đã đưa ra yêu cầu chung cho việc quản lý hồ sơ điện tử, trong đó có đề cập tới yêu cầu về môi trường chế định. Môi trường chế định bao gồm:
- Các đạo luật, dự luật và các chế định chi phối môi trường công việc chung và môi trường công việc đặc thù, bao gồm luật và chế định liên quan cụ thể đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ, khả năng tiếp cận, tính riêng tư, bằng chứng, thương mại diện tử, bảo vệ dữ liệu và thông tin;
- Các tiêu chuẩn thực hành bắt buộc áp dụng;
- Các quy phạm thực hành tốt nhất tự nguyện áp dụng; - Các quy tắc hành xử và đạo đức tự nguyện áp dụng;
- Các mong đợi xác định của cộng đồng về hành vi có thể chấp nhận được đối với lĩnh vực cụ thể hoặc tổ chức cụ thể.
Như tác giả đã khái quát ở chương 1, hệ thống pháp luật liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ mà ở đây, cụ thể là công tác lưu trữ tài liệu điện tử cũng đã được hình thành và đang trong quá trình nâng cao chất lượng nhằm đảm bảo tính định hướng và phù hợp với thực tiễn.
Luật công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử, các Nghị định, các văn bản hướng dẫn của Chính Phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước… khá đa dạng và đáp ứng được đòi hỏi thực tế công tác văn thư, lưu trữ, song bộ luật liên quan trực tiếp tới công tác này thì hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận và chưa được chính thức ban. Hy vọng rằng, trong tương lai gần, với sự ra đời của hành Luật Lưu trữ, công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ điện tử nói riêng sẽ sớm có được “ch dựa pháp lý” vững chắc để có được những hành động đúng đắn nhất đối với kho di sản vô giá của dân tộc.
*Cơ sở vật chất
Nhắc tới tài liệu điện tử, lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu là chúng ta nghĩ ngay tới hạ tầng công nghệ thông tin – một đòi hỏi tất yếu đối với m i kho lưu trữ tài liệu thời đại công nghệ.
Giống như quản lý tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử phải được lập thành hồ sơ điện tử, đó là đòi hỏi tất yếu của công tác quản lý tài liệu. Hồ sơ điện tử sẽ được tạo lập, thu nhận và sử dụng trong quá trình tiến hành các hoạt động tác nghiệp. Để h trợ cho việc tiến hành liên tục, phù hợp với môi trường chế định và đảm bảo trách nhiệm cần thiết, tổ chức cần tạo lập và duy trì các hồ sơ một cách xác thực, tin cậy và khả dụng, bảo đảm tính toàn vẹn của các hồ sơ đó trong khoảng thời gian theo như yêu cầu. Để thực hiện được điều này thì tổ chức cần thiết lập và tiến hành chương trình quản lý hồ sơ toàn diện, bao gồm các yếu tố:
- Xác định hồ sơ nào cần được tạo lập trong m i quá trình công việc và thông tin cụ thể cần có trong hồ sơ;
- Quyết định hình thức và cấu trúc của hồ sơ cần được tạo lập và thu nhận cũng như công nghệ cần sử dụng;
- Xác định siêu dữ liệu nào cần được tạo lập cùng với hồ sơ và qua các quá trình lập hồ sơ và siêu dữ liệu đó sẽ phải liên kết và quản lý liên tục ra sao;
- Xác định những yêu cầu tra tìm, sử dụng và chuyển đổi hồ sơ giữa các quá trình công việc đối với những người sử dụng và xác định thời gian lưu giữ bao lâu để đáp ứng những yêu cầu đó;
- Quyết định cách tổ chức quản lý hồ sơ nhằm tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng;
- Đánh giá mức độ rủi ro do không lập được hồ sơ hoạt động có căn cứ xác thực; - Bảo quản hồ sơ để giúp cho những hồ sơ này có thể được tiếp cận mọi lúc, nhằm đáp ứng những yêu cầu công việc và sự mong đợi của cộng đồng;
- Tuân thủ những quy định của pháp luật, những chế định, những tiêu chuẩn khả dụng và chính sách, quy định của tổ chức;
- Bảo đảm duy trì hồ sơ trong môi trường an toàn và an ninh;
- Bảo đảm chỉ giữ hồ sơ trong khoảng thời gian cần thiết hoặc theo yêu cầu;
- Xác định và đánh giá những cơ hội nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả hoặc chất lượng của các quá trình, quyết định và hành động xuất phát từ việc tạo lập hoặc quản lý hồ sơ tốt hơn.
Chương trình quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử được đề xuất trong ISO 15489-1 đã và đang thực sự là một thách thức công nghệ đối với các TTLTQG nói riêng và các lưu trữ lịch sử nói chung. Các hệ thống thông tin cùng các hệ thống truyền thông ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ cần phải được thiết kế, sửa đổi hoặc thiết kế lại sao cho nhân viên văn thư và nhân viên lưu trữ có thể tạo lập và thu nhận những hồ sơ tài liệu điện tử thích hợp.
*Cơ sở nguồn nhân lực
Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; mở các lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các học viên trong nước và kết hợp tham quan thực tế ở nước ngoài; cử các cán bộ tham gia khóa học đào tạo, bồi dưỡng tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp; các lớp tập huấn sử dụng phần mềm quản lý công tác văn thư, lưu trữ cũng đã được mở ra cho các cán bộ, nhân viên toàn Cục và các dơn vị sự nghiệp.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA), Chi nhánh khu vực Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) và tổ chức Lưu trữ các nước nói tiếng Pháp (AIAF). Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn có quan hệ hợp tác thường xuyên với nhiều nước trong khu vực và thế giới. Nhờ vậy. các cán bộ lưu trữ nước ta có dịp cọ sát, học hỏi kinh nghiệm và thực tiễn lưu trữ điện tử ở các nước phát triển hơn chúng ta. Mới đây nhất, thực hiện Quyết định số 1777/QĐ-BNV ngày 12 tháng 10 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, đoàn đại biểu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước do Phó Cục trưởng Hoàng Trường làm trưởng đoàn đã đi công tác tại Philipin và Thái Lan từ ngày 16 đến ngày 22 tháng 10 năm 2011 để tham dự Hội nghị thường niên Ban Chấp hành Chi nhánh Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế (SARBICA) và Hội thảo khoa học “Quản lý tài liệu điện tử” kết hợp khảo sát nghiệp vụ. Điều này đã thêm một tín hiệu tích cực cho việc triển khai lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay trong tương lai gần.
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung Ương Đảng cũng rất quan tâm tới việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức. Tính đến năm 2010, cục đã tạo điều kiện cho: 06 cán bộ học cao học; 02 cán bộ học lý luận chính trị cao cấp; 04 cán bộ học ngoại ngữ; 01 cán bộ học thạc sĩ ở Trung Quốc, và 01 cán bộ tham gia đoàn nghiên cứu tại Nga theo đề án 165; 01 cán bộ học đại học tại chức; 03 cán bộ học lớp quản lý nhà nước; 16 cán bộ học lớp bồi dưỡng kiến thức an ninh quốc phòng (đối tượng 3). Đặc biệt, Cục đã cử 03 cán bộ tham gia Đoàn của Văn phòng Trung ương đi nghiên cứu về số hoá và bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại CHLB Đức. Cử 03 cán bộ tham gia đoàn Văn phòng Trung ương giao lưu với Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào. Cử 02 cán bộ đi sưu tầm tài liệu ở Đài Loan.
Tuy nhiên, so sánh yêu cầu chung của ISO 15489 về đào tạo nhân lực và tình hình cán bộ hiện có, ta thấy cán bộ lưu trữ cần có kiến thức về tin học, tùy vị trí, công việc mà trình độ tin học được yêu cầu ở mức độ cao hay trung bình. Để có được nguồn nhân lực lưu trữ điện tử này không phải chỉ cần đào tạo trong “một sớm một chiều”.
CHƯƠNG 2