ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.1. xuất các bước tổ chức thực hiện 1 Xác định phạm vi áp dụng
3.1.1. Xác định phạm vi áp dụng
ISO 15489 hướng dẫn cách quản lý hồ sơ của các cơ quan, tổ chức nhà nước hoặc tư nhân. Mọi yêu cầu nêu ra trong tiêu chuẩn này đều là yêu cầu khuyến cáo áp dụng nhằm đảm bảo cho các hồ sơ tài liệu được tạo lập, thu thập và quản lý. Cụ thể, tiêu chuẩn này:
- Áp dụng cho việc quản lý hồ sơ, được trình bày theo mọi dạng thức hoặc trên mọi
vật mang tin, do các tổ chức nhà nước hoặc tư nhân tạo lập hoặc tiếp nhận trong quá trình
thực hiện hoạt động của mình, hoặc áp dụng cho các cá nhân có trách nhiệm lập và duy trì hồ sơ;
- Hướng dẫn về xác định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức đối với hồ sơ và các chính sách, thủ tục, hệ thống và quá trình liên quan đến hồ sơ;
- Hướng dẫn về quản lý hồ sơ nhằm tạo điều kiện h trợ cho khung quá trình chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2000 và TCVN ISO 14001: 1998;
- Hướng dẫn việc thực hiện hệ thống hồ sơ.
Qua việc nghiên cứu nội dung tiêu chuẩn, chúng tôi nhận thấy cơ quan lưu trữ lịch sử không thể áp dụng hoàn toàn những gì quy định trong tiêu chuẩn, mà tập trung chủ yếu vào những hướng dẫn thiết kế, xây dựng hệ thống hồ sơ kèm theo các quy trình quản lý hồ sơ điện tử trong hệ thống. Kết hợp với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ hiện có ở nước ta, quản lý hồ sơ điện tử sẽ thực sự là một yếu tố quan trọng quyết định thành công cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử nói chung.