Bước Nội dung các bước
Bước 1 Công chức tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” xem xét hồsơ yêu cầu giải quyết TTHC của công dân, tổ chức. Nếu hồsơ đã đầy đủ theo quy định thì viết giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả. Nếu hồsơ chưa đầy đủ thì phải
hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết.
Bước 2 Công chức tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” chuyển hồsơ TTHC đến
phòng chuyên môn để giải quyết. Các phòng chuyên môn nghiên cứu hồsơ,
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quảđể trả kết quảtheo đúng thời hạn quy định.
Bước 3 “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” nhận kết quả giải quyết hồsơ, lưu trữ kết quả giải quyết, thu phí, lệ phí theo quy định, trả kết qủa cho tổ chức, công
dân theo đúng hạn đã hẹn. Trường hợp giải quyết hồsơ không đúng hạn như đã hẹn thì “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả.
(1) Nộp HS (2) Chuyển
(4) Trả KQ (3) Trả KQ
Sơ đồ 4.1. Mô hình tổ chức và quy trình giải quyết công việc theo cơ chế
“một cửa” tại UBND huyện Quế Võ
Việc thực hiện cơ chế “một cửa” đối với các lĩnh vực công việc là sự chuyển biến tích cực trong công cuộc cải cách hành chính, được người dân đồng tình ủng hộ. Kết quả của việc triển khai cơ chế “một cửa” là công khai, minh bạch các quy định về thủ tục hành chính trong hồsơ giải quyết công việc của công dân. Cùng với đó, đã cải thiện mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức và công dân, bảo đảm tính pháp lý, minh bạch và công bằng trong giải quyết các thủ tục hành chính, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công việc. Đồng thời, giảm sự phiền hà, tốn kém, giảm đáng kể thời gian chờ đợi cho người dân, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực hiện các thủ tục hành chính. Do vậy, số lượng hồsơ của người dân đề nghị cơ quan nhà nước giải quyết thông qua bộ phận “một cửa” tăng lên theo từng năm, thời gian giải quyết công việc ngày càng rút ngắn, sốlượng hồsơ được giải quyết đạt tỷ lệ cao.
Bảng 4.6. Tổng hợp sốlượng hồsơ trong các lĩnh vực dược đề nghị giải quyết qua bộ phận liên thông một cửa giai đoạn 2012-2017
Lĩnh vực Năm Đăng ký kinh doanh Địa chính Xây dựng HC- Tư pháp Chính sách xã hội Tổng a. Năm 2012 763 1.723 79 360 480 3.405 b. Năm 2013 683 1.556 84 551 501 3.375 c. Năm 2014 856 5.981 104 606 275 7.822 d. Năm 2015 360 1.172 38 180 420 2.170 e. Năm 2016 678 2.037 53 19 454 3.241 Tổng số hồsơ 3.340 12.469 358 1.716 2.130 20.013 Tỷ lệ (%) 16,69 62,30 1,79 8,57 10,64 100,00 Nguồn: Phòng nội vụ huyện Quế Võ (2017) Bộ phận một cửa của UBND huyện Tổ chức, công dân
Cơ quan chuyên môn
Sơ đồ 4.2. Giải quyết thủ tục qua bộ phận một cửa huyện Quế Võ
Nguồn: UBND huyện Quế Võ - Do quy định về thành phần hồsơ; các loại mẫu giấy tờ thuộc các thủ tục hành chính đã có sự thay đổi, tuy nhiên việc hướng dẫn thực hiện chưa kịp thời (Chẳng hạn Luật đất đai năm 2014 và các văn bản hướng dẫn kèm theo có hiệu lực từ ngày 01/7/2014 nhưng phần mềm ứng dụng việc cấp giấy chứng nhận chưa cập nhật theo mẫu quy định của luật đất đai 2014 - mà phần mềm áp dụng theo Luật đất đai 2003).
Với trình độ hiện có, cán bộ quản lý cũng như công chức chuyên môn có nhận thức sâu và am hiểu pháp luật, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ được nâng
Thẩm tra hồsơ
Thực hiện đăng ký vào sổ, ghi nhận lên đơn
đăng ký và GCN Ký duyệt Trả kết quả và thu phí Cán bộ thụ lý Lãnh đạo VP chuyên môn Cán bộVăn phòng chuyên môn Lập biên bản trả lại hoặc yêu cầu bổ sung hồsơ Tiếp nhận hồsơ Lập phiếu hẹn Cán bộ Một cửa Cán bộ thụ lý Lưu hồsơ Cán bộ thụ lý
cao từng bước. Vì vậy, biện pháp hướng dẫn, giải thích những yêu cầu có liên quan cho người dân đến giao dịch ngày càng có triển vọng, được người dân chấp thuận. Để có cơ sở cải thiện nâng cao chất lượng phục vụ người dân trong quá trình thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ về các thủ tục hành chính, tác giả đã tiến hành khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của người dân và được thể hiện qua bảng 4.7.
Bảng 4.7. Đánh giá sự hài lòng của người dân về thủ tục hành chính
Nội dung đánh giá Sốlượng (n=90) Tỷ lệ (%) 1- Mức độ hài lòng về TTHC + Rất không hài lòng + Không hài lòng + Bình thường + Hài lòng + Rất hài lòng 04 10 12 48 14 4,4 11,1 13,3 55,6 15,6 2- Đánh giá về thái độ giao tiếp của cán bộ,
công chức giải quyết TTHC + Rất không hài lòng + Không hài lòng + Bình thường + Hài lòng + Rất hài lòng 0 0 12 15 63 0 0 13,3 16,7 70 3- Thời gian giải quyết TTHC + Sớm hơn giấy hẹn + Đúng hẹn + Muộn hơn giấy hẹn 5 78 7 5,6 86,6 7,8 Nguồn: tổng hợp số liệu điều tra (2017) Qua điều tra về việc đánh giá sự hài lòng của tổ chức và người dân của việc thực hiện cải các thủ tục hành chính có 72% người dân đánh giá là hài lòng và rất
hài lòng. Mức độbình thường có 6/50 người dân được điều tra chiếm 12% . Mức
độ không hài lòng và rất không hài lòng có 8/50 chiếm 16% người dân, trong đó
có nguyên nhân xuất phát từchính người dân. Bởi, có tới 58 % không nắm rõ các quy định về thủ tục đất đai. Tuy nhiên, cũng có 48,5% người dân cho rằng các thủ tục còn phiền hà, không phù hợp với thực tế.
Cũng qua quá trình điều tra thì có 43/50 chiếm 86% người dân đánh giá về thái độ giao tiếp của cán bộ công chức giải quyết thủ tục hành chính là hài lòng và rất hài lòng. Mức độ bình thường có 7/50 chiếm 14%. Không có ý kiến nào đánh giá về thái độ giao tiếp của cán bộ công chức giải quyết thủ tục hành chính là thấp và rất thấp. Kết quả kháo sát cũng cho thấy người dân đánh giá về thời gian giải quyết thủ tục hành chính là đúng hẹn chiếm 86% , 6% cho biết là được giải quyết sớm hơn giấy hẹn, và 8% cho biết là muộn hơn giấy hẹn với lý do là hồsơ của công dân trong quá trình thẩm định hồsơ có những sai sót về hồsơ.
4.1.4. Thực trạng công tác rà soát thủ tục hành chính trên địa bàn huyện Quế Võ
4.1.4.1. Tình hình triển khai công tác rà soát thủ tục hành chính
Ngày 10/01/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 30/QĐ-
TTg phê duyệt Đề án Đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010 (gọi tắt là đề án 30); ngày 04/01/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số07/QĐ-TTg phê duyệt kế hoạch thực hiện Đề án 30. Ngày 17/02/2009 Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành Quyết định số 215/QĐ-UBND, phê duyệt kế hoạch năm 2009 triển khai thực hiện Đề án 30 của Thủtướng Chính phủtrên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
Trên cở sở văn bản trung ương, của tỉnh chỉ đạo việc thực hiện Đề án 30
ngày 10/8/2009 UBND huyện Quế Võ đã ban hành hướng dẫn 442/HD-UBND
về việc triển khai thực hiện việc rà soát TTHC và Quyết định số 1372/QĐ- UBND thành lập tổ công tác chuyên trách giúp Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện Đề án 30.
Rà soát các TTHC nhằm kịp thời phát hiện để sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc hủy bỏcác quy định, các TTHC không cần thiết, không phù hợp, không đáp ứng được các nguyên tắc vềquy định và thực hiện TTHC, nhằm cắt giảm chi phí về thời gian, tài chính của người dân và doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong việc tuân thủ TTHC. Rà soát để hoàn thiện các nội dung vềquy định, TTHC,
đồng thời nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ công chức trong việc thực hiện TTHC; coi việc rà soát quy định, TTHC là nhiệm vụthường xuyên của từng cơ quan, địa phương và của mỗi cán bộ, công chức khi được phân công giải quyết TTHC.Kiểm soát thủ tục hành chính là việc xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi của quy định về thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính. Nghị định này quy định về kiểm soát việc quy định, thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
Thực hiện Kế hoạch hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính năm, UBND huyện Quế Võ thường xuyên chỉ đạo các phòng, ban và và đơn vị liên quan triển khai thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính để kịp thời phát hiện những thủ tục không phù hợp để đề nghị các cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung nhằm từng bước rút ngắn thời gian giải quyết và đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Hàng năm phòng Tư pháp đã tham mưu UBND huyện ban hành quyết định về việc ban hành các Kế hoạch công tác Tư pháp năm 2016 bao gồm rà soát, kiểm
soát các thủ tục hành chính. Trong năm 2016, phòng Tư pháp đã tham mưu UBND
huyện ban hành Quyết định số600/QĐ-UBND ngày 16/3/2016 về việc ban hành
các Kế hoạch công tác Tư pháp năm 2016, ban hành kèm theo quyết định là các
Kế hoạch: Kế hoạch thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn huyện Quế Võ năm 2016; Kế hoạch hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính năm 2016; Kế hoạch thực hiện công tác tự kiểm tra và kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn huyện Quế Võ năm 2016.
Bảng 4.8. Hoạt động rà soát các thủ tục hành tại huyện Quế Võ Đơn vị tính: Số thủ tục Đơn vị tính: Số thủ tục Nội dung 2015 2016 2017 Tổng cộng Số thủ tục hành chính được rà soát 10 12 12 34 Số thủ tục đề nghị giữ nguyên thời gian xử lý 5 7 9 21 Số thủ tục kiến nghịtăng thời gian xử lý 0 0 0 0 Số thủ tục kiến nghị rút ngắn thời gian xử lý ( từ 1-15 ngày) 5 5 3 13
Từ năm 2009 đến nay huyện Quế Võ đã rà soát tổng số 259 thủ tục hành chính các loại, trong đó số TTHC được kiến nghị giữ nguyên là 105 TTHC, bao gồm những trường hợp được kiến nghị giữ nguyên toàn bộ nội dung của TTHC và mẫu đơn, mẫu tờ khai, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện
TTHC; số TTHC được kiến nghị phương án đơn giản hóa thuộc thẩm quyền
ban hành của UBND tỉnh là 08 TTHC (Đây là những trường hợp kiến nghị sửa đổi, bổ sung một phần nội dung TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai và yêu cầu, điều kiện để thực hiện TTHC); Kiến nghị phương án đơn giản hoá TTHC do Quốc hội, UBTV Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, cơ quan
ngang bộ ban ngành là 146 TTHC, trong đó 128 TTHC kiến nghị sửa đổi, bổ
sung; 18 TTHC kiến nghị bãi bỏ, hủy bỏ.
Trong 3 năm qua huyện Quế Võ đã tiến hành rà soát tổng số 34 thủ tục hành chính, trong đó số thủ tục được kiến nghị giữ nguyên thời gian xử lý là 21, số thủ tục được kiến nghị rút ngắn thời gian xử lý là 13. Có thể thấy rằng hoạt động rà soát các thủ tục hành chính đã được huyện Quế Võ tích cực triển khai thực hiện thông qua các văn bản chỉ đạo của các cấp, các ngành đã đem lại hiệu quả cao.
4.1.4.2. Ý kiến đánh giá về công tác rà soát thủ tục hành chính tại huyện Quế Võ
Qua điều tra lấy ý kiến của cán bộ về công tác rà soát các thủ tục hành chính cho thấy thời gian rà soát ở các cấp được đánh giá là dài chiếm 42%, mức độ vừa phải chiếm 25% và ở mức độ quá ngắn chiếm 33% . Về nguồn nhân lực để thực hiện công tác rà soát thủ tục hành chính được cán bộ đánh giá ở mức độ đủ chiếm 17%, ở mức độ thiếu chiếm 83%. Về trình độ của cán bộ trong công tác rà soát, kiểm soát thủ tục hành chính được cán bộđánh giá ở mức độ chưa cao chiếm 100%. Kinh phí của việc rà soát TTHC thì phụ thuộc vào nguồn kinh phí của địa phương do HĐND tỉnh phê duyệt mức chi trả đối
với công tác Hoạt động Kiểm soát theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP, ngày
8/6/2010 của Chính phủquy định về kiểm soát thủ tục hành chính và Thông tư số 167/2012/TT-BTC ngày 10/10/2012 của Bộ Tài chính quy định việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện các hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính. Tỷ lệ cán bộ đánh giá về chế độ kinh phí ở mức độ vừa đủ chiếm 42% còn ở mức độ còn ít chiếm 58%.
Bảng 4.9. Ý kiến của cán bộ về công tác rà soát TTHC Đơn vịtính: người Đơn vịtính: người Nội dung Sốlượng (n=40) Tỷ lệ (%) 1. Thời gian rà soát + Dài + Vừa phải + Quá ngắn 17 10 13 42,5 25 32,5 2. Về nhân lực + Đủ + Thiếu 7 33 17,5 82,5 3. Vềtrình độ + Cao + Chưa cao 0 40 0 100 4. Về kinh phí + Vừa đủ + Ít 17 23 42,5 57,5
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra (2017)
4.1.5. Thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính
Công nghệ thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế - xã hội, nhất là hoạt động quản lý nhà nước.Trên cơ sở của Quyết định số 48/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và các văn bản của cấp trên, UBND huyện đã triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan chuyên môn, với mục tiêu: Nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước; bảo đảm phục vụ người dân và tổ chức tốt nhất khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Căn cứ quyết định số 1113/QĐ - UBND ngày 13 tháng 9 năm 2011 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh về việc thành lập Cổng thông tin điện tử, UBND huyện đã ban hành quyết định thành lập Cổng thông tin điện tử thành phần huyện Quế Võ vào năm 2015. UBND huyện đã thực hiện hàng loạt các giải pháp quan trọng, như xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, đồng bộ, tập huấn việc sử dụng máy vi tính cho cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ
quan, đơn vị; tuyển dụng một cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin có trình độ đại học với chuyên ngành phù hợp.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được quan tâm và từng bước đầu tư, mua sắm các trang thiết bị làm việc để phục vụ tốt cho công tác chuyên môn của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.
Tiếp đó, ngày 23/8/2016, UBND huyện Quế Võ đã ban hành Kế hoạch số