9. Kết cấu của luận văn
1.4. Yêu cầu đối với hệ thống SP&DVTT tại các bộ/ngành
SP&DVTT là một hệ thống các công cụ, phƣơng tiện đƣợc tạo lập từ kết quả của q trình xử lý thơng tin do cá nhân hay tập thể tạo ra giúp nhu cầu tin có thể khai thác và tìm kiếm thơng tin nhằm thoả mãn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Q trình xử lý thơng tin chính là q trình lao động của các chuyên gia từ khâu biên mục, phân loại, định từ khố, tóm tắt, chú giải đến biên soạn tổng luận.
SP&DVTT đƣợc tạo ra tại cơ quan thông tin bộ/ngành, bên cạnh một số đặc điểm chung, phải phù hợp với thói quen và tập quán của các nhóm ngƣời dùng tin trọng điểm của các cơ quan bộ/ngành.
1.4.1. Yêu cầu đối với sản phẩm thơng tin
* Tính đa dạng: Tính đa dạng đƣợc thể hiện ở việc có đầy đủ các dạng sản
phẩm thơng tin bao gồm:
Theo tính chất thơng tin:
- Thông tin ở mức độ thƣ mục: là các thơng tin về hình thức nhƣ thơng tin về tác giả, thông tin về các yếu tố xuất bản, tên sách, nơi lƣu giữ, kí hiệu xếp giá,..
- Thơng tin ở mức độ tồn văn: là các thông tin đƣợc chứa trong một đơn vị tài liệu cụ thể, có kết cấu tƣơng đối hồn chỉnh, trình bày về một vấn đề nào đó.
- Thơng tin thơng báo: là các dạng thông tin về các hoạt động, sự có mặt của các tƣ liệu, thông tin, phƣơng thức sử dụng mới. Các dạng thông tin này thƣờng đƣợc cơng bố đại chúng có tác dụng mở rộng, khơi gợi các nhu cầu của ngƣời dùng tin đối với các nguồn tin trong thƣ viện.
- Thông tin từ Internet: các thông tin đƣợc khai thác từ Internet da dạng và có phạm vi phổ qt ở mức độ tồn cầu.
Theo hình thức thơng tin:
- Thông tin ở dạng ấn phẩm truyền thống: thông tin đƣợc chứa trong các dạng vật mang tin truyền thống nhƣ sách báo, tạp chí, …
- Thơng tin dạng số: các dạng thông tin đã đƣợc xử lý, biên tập, chuyển dạng số hóa và có thể tham khảo, truy cập trên các máy tính.
- Các dạng thông tin thông báo: bao gồm các dạng thông tin thơng báo về các kế hoạch, chƣơng trình, quy ƣớc, hƣớng dẫn… đƣợc thể hiện bằng nhiều cách khác nhau cung cấp thông tin cho đại đa số ngƣời dùng tin ở những khu vực công cộng.
* Tính bao quát: SPTT phản ánh đầy đủ nguồn tƣ liệu có trong thƣ viện. Đối
với các SPTT dạng điện tử còn phải phản ánh đƣợc nguồn tin ở những nơi khác ngoài thƣ viện khi giữa các thƣ viện thực hiện chính sách chia sẻ nguồn lực thơng tin. Nâng cao tính bao qt sẽ giúp giảm thời gian tìm kiếm thơng tin.
* Tính chính xác: thơng tin trong sản phẩm phản ánh chính xác thơng tin về
tài liệu gốc.
* Tính kinh tế: Đối với ngƣời dùng tin: giúp ngƣời dùng tin tiết kiệm thời
gian, tiền bạc và công sức; Đối với các cơ quan thơng tin: sản phẩm có thể sử dụng vào nhiều mục đích nhằm mục đích giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thƣ viện.
* Tính linh hoạt: có khả năng chuyển đổi giữa các dạng sản phẩm dịch vụ;
có khả năng cập nhật, phát triển và mở rộng sản phẩm thông tin; có khả năng liên kết và chia sẻ nguồn tin.
1.4.2. Yêu cầu đối với DVTT
Các yêu cầu về nội dung:
* Tính hiện đại: Có các dạng dịch vụ mới nhất theo sự phát triển của khoa
học công nghệ và tin học: hệ thống quản lý hiện đại, trang thiết bị hiện đại, phát triển ứng dụng những chuẩn thông tin hiện đại.
* Tính tồn diện: Có đầy đủ các dạng dịch vụ thơng tin theo u cầu, Có đầy
đủ các nguồn tin, Có cơ cấu cân đối giữa thơng tin KH&CN và thơng tin KT-XH.
* Tính linh hoạt: Có khả năng đầu tƣ và phát triển theo giai đoạn, Có khả
năng chuyển đổi khi có yêu cầu thay đổi cơ cấu dịch vụ. Các yêu cầu về hiệu quả:
* Hiệu quả về vận hành hệ thống: Cơ cấu nhân viên gọn nhẹ, nghiệp vụ cao;
Thời gian đáp ứng thông tin nhanh, giảm thời gian thực hiện DV, giúp ngƣời dùng tin sử dụng DV dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện; Tạo lập uy tín và thƣơng hiệu
cho cơ quan thông tin; Đáp ứng tối đa nhu cầu và yêu cầu của ngƣời dùng tin, hỗ trợ họ trong việc làm rõ nhu cầu và yêu cầu cụ thể về thông tin.
* Hiệu quả về đầu tư: Tiết kiệm kinh phí đầu tƣ ban đầu; Hệ thống vận hành
tiết kiệm năng lƣợng và chi phí bảo dƣỡng, bảo trì trang thiết bị; Tiết kiệm nguyên vật liệu cho DV; Tạo lập nguồn thu ổn định, có tăng trƣởng; Giảm chi phí thực hiện DV.
Hoạt động thông tin hiện đƣợc xếp vào lĩnh vực “Khoa học và phục vụ khoa học”. Các kết quả lao động trong hoạt động thông tin, tức là các dịch vụ và sản phẩm thơng tin, có hình thái hiệu quả lao động hữu ích và hình thái giá trị sử dụng. Các kết quả của hoạt động thông tin biểu hiện dƣới dạng dịch vụ và sản phẩm thông tin đƣợc đƣa vào thị trƣờng với giá cả của chúng bởi lẽ nhƣ chúng có giá trị. Thực tiễn cho thấy, cần thiết phải chia dịch vụ và sản phẩm thông tin thành loại cơ bản và loại có giá trị gia tăng. Điều này đã nảy sinh vào giữa thập kỷ 60, đầu thập kỷ 70 thế kỷ XX cùng với sự xuất hiện trên thị trƣờng các CSDL và khả năng tìm tin trong đó theo chế độ trực tuyến. Việc phân chia này đƣợc thể hiện trong bảng dƣới đây.
Bảng 3. Sự phát triển các dịch vụ giá trị gia tăng
Giai đoạn Dịch vụ cơ bản Dịch vụ cơ bản
Từ xƣa đến nay Thu thập có tổ chức các nguồn thông tin
Catalog. Chọn nguồn tin. Biên soạn mô tả thƣ mục theo yêu cầu Từ giữa thế kỷ XIX đến nay Tạp chí tóm tắt-tập hợp các tóm tắt kèm theo mơ tả thƣ mục đƣợc hệ thống hóa Bảng chỉ dẫn cho tạp chí tóm tắt. Đánh chỉ số theo khung đề mục và từ điển từ chuẩn. Tìm tin trong tạp chí tóm tắt theo u cầu
Thập kỷ 60 thế kỷ XX đến nay
CSDL- tập hợp các biểu ghi có cấu trúc dƣới dạng điện tử theo vấn đề
Thông tin đƣợc cấu trúc rõ ràng, trƣờng tìm tin, đánh chỉ số theo từ khóa. Tìm tin từ CSDL theo yêu cầu. Xây dựng CSDL chuyên đề trên cơ sở lấy thông tin từ các CSDL khác
Thập kỷ 70 thế kỷ XX đến nay
Truy cập CSDL theo chế độ trực tuyến để tìm tin
Mơi giới thơng tin (tìm tin, bao gói kết quả). Dịch vụ bảo đảm việc tìm tin thống nhất trong CSDL của các tổ chức cung cấp CSDL Thập kỷ 90 thế kỷ XX đến nay Internet- truy cập dễ dàng, không giới hạn và rẻ tiền đến thông tin dạng điện tử
Bộ máy tìm tin. Catalog.
Tuy nhiên, không nên chỉ gắn dịch vụ giá trị gia tăng chỉ với doanh nghiệp thơng tin, mà nên xem đó nhƣ là một xu hƣớng tiến tới giảm tập trung hóa của hoạt động thơng tin. Đi cùng với sự phát triển của thị trƣờng các dịch vụ và sản phẩm thông tin, tại các cơ quan thông tin bộ/ngành một bộ phận đáng kể các dịch vụ giá trị gia tăng sẽ chuyển vào nhóm các dịch vụ cơ bản, chúng sẽ đƣợc thay thế bởi các loại dịch vụ mới để tăng khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng sâu và đa dạng của ngƣời dùng tin.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI CƠ QUAN BỘ/NGÀNH
2.1. Đặc điểm về sản phẩm, dịch vụ thông tin các cơ quan thông tin bộ/ngành
Đến nay, tổ chức và hoạt động của các cơ quan thông tin bộ/ngành hầu hết đƣợc nhà nƣớc bao cấp, kế hoạch hoạt động thơng tin dựa trên kế hoạch tài chính đƣợc cấp cho Bộ chủ quản. Từ đây, việc khảo sát các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại bộ/ngành đƣợc chia theo hai nhóm chính:
- Sản phẩm, dịch vụ thông tin phục vụ theo chức năng (phục vụ cho các nhiệm vụ Nhà nƣớc, do Nhà nƣớc giao qua kế hoạch).
- Sản phẩm, dịch vụ tự làm trên cơ sở hạch toán mà trong thực tế gọi là sản phẩm, dịch vụ có thu.
Qua tìm hiểu, việc phân chia nhƣ vậy rất khó để khảo sát đối với các cơ quan thông tin bộ/ngành, trong khi đó các sản phẩm và dịch vụ qui chuẩn chủ yếu đƣợc qui tụ về các cụm lớn sau:
Các sản phẩm:
- Các loại CSDL; - Ấn phẩm thông tin; - Thông tin thƣ mục; - Trang tin điện tử.
Các dịch vụ:
- Cho mƣợn tài liệu;
- Tra cứu hồi cố (RETRO): tìm tin hồi cố theo các yêu cầu nhất thời và đơn lẻ (trong chế độ xử lý theo lô và liên lạc qua bƣu điện, điện thoại và viễn thông);
- Phân phối thơng tin có chọn lọc (SDI): Dịch vụ thơng tin có chọn lọc đƣợc thực hiện “chủ động” theo các yêu cầu tin ổn định của ngƣời dùng tin. Chu kỳ phân phối thông tin này đƣợc ấn định thƣờng là theo hàng tuần hoặc 2 tuần/tháng.
- Tìm tin theo chế độ trực tuyến (ON-LINE): tìm tin theo chế độ trực tuyến đƣợc thực hiện ở trong các CSDL hồi cố hoặc hiện tại thông qua các trạm đầu cuối đặt tại chỗ và/hoặc từ xa các CSDL gốc. Tìm tin trực tuyến đƣợc tiến hành trên các cơ sở thực thi việc điều chỉnh liên tục các yêu cầu của ngƣời sử dụng nhờ các thiết bị tin học và mạng viễn thơng;
- Bao gói thơng tin định hƣớng theo một u cầu tin hoặc một nhóm các yêu cầu trên cơ sở xử lý đối với một hoặc một số các CSDL gốc.
Trong các dịch vụ SDI, RETRO và ON-LINE ngƣời dùng tin có thể nhận đƣợc sự trả lời theo các yêu cầu:
- Thƣ mục (tên tài liệu, tác giả, nhà xuất bản,...);
- Chủ đề (từ khoá, từ chuẩn, chỉ số đề mục, chỉ số phân loại,...); - Dữ kiện (thơng số, đặc tính, tính chất, quan hệ,...);
- Hỗ hợp: phối hợp của các yêu cầu trên.
Các SP&DVTT trên đây đƣợc triển khai trong các nhóm cơ quan thơng tin bộ/ngành ở các quy mô và mức độ rất khác nhau. Việc xác định chính xác chỉ tiêu định hƣớng về các dịch vụ này rất khó khăn. Ở đây chỉ có thể dựa trên những số liệu thống kê đơn lẻ phản ánh các khía cạnh riêng về nội dung, quy mơ và mức độ.
2.2. Phân tích thực trạng SP&DVTT các cơ quan thông tin bộ/ngành
2.2.1. Về sản phẩm
2.2.1.1. Cơ sở dữ liệu
CSDL là tập hợp các DL về các đối tƣợng cần đƣợc quản lý, đƣợc lƣu trữ thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý DL đƣợc dễ dàng và nhanh chóng [9, tr.63]. Trong hoạt động thơng tin, CSDL đƣợc coi là tài nguyên thông tin của các thiết bị tin học và đƣợc quản lý theo một cơ chế sản phẩm “tiêu chuẩn” của một cơ quan thông tin, là sản phẩm chủ lực của các cơ quan thông tin bộ/ngành hiện nay. Do vậy, hoạt động của một cơ quan thông tin bộ/ngành có liên quan nhiều tới việc xây dựng và khai thác các CSDL và đƣợc các cơ quan thông tin bộ/ngành đặc biệt quan tâm. Từ năm 1993, Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia đã bắt đầu xây dựng các CSDL, khởi đầu là xây dựng các CSDL chuyên đề. Đến năm 1998, đƣợc sự giúp đỡ của UNESCO, Trung tâm triển khai phần mềm CDS/ISIS bắt đầu xây dựng CSLD tƣ liệu hồi cố (gồm sách, báo cáo kết quả nghiên cứu, tƣ liệu). Hiện nay, trong tồn mạng lƣới thơng tin KH&CN bộ/ngành có khoảng hơn 118 CSDL chứa khoảng 200 triệu biểu ghi. Các CSDL hiện có trong các cơ quan thơng tin bộ/ngành là cơ sở nguồn lực thông tin để phục vụ cho các hoạt động quản lý, nghiên cứu và phát triển của các bộ/ngành. Các CSDL lớn có tới vài trăm ngàn biểu ghi. Tốc độ tăng trƣởng các CSDL tại các cơ quan thơng tin bộ/ngành đƣợc trình bày trên Bảng 4:
thông tin bộ/ngành
Năm Số CSDL Số cơ quan sản
xuất CSDL Số CSDL trực tuyến (%) 2000 35 2 0 2005 67 24 13 (19,4%) 2009 118 42 78 (66,1%)
Xét về diện bao quát đề tài:
Hầu hết các CSDL đƣợc xây dựng bám sát đƣợc các lĩnh vực KH&CN và các ngành kinh tế quốc dân. Cụ thể, trong số các CSDL hiện có, thì:
- 22% chứa các thông tin về các lĩnh vực khoa học cơ bản; - 47% về các bộ môn KH&CN;
- 13% về các khoa học xã hội và nhân văn; - 18% về những vấn đề liên ngành khác.
Trong số các CSDL đã đƣợc xây dựng và đƣa vào khai thác, nhiều CSDL đƣợc nối với các mạng máy tính và viễn thơng để có thể khai thác từ xa theo chế độ trực tuyến (on-line).
Khi vấn đề quản lý nhà nƣớc dựa trên hệ thống luật pháp đƣợc đặt ra một số năm gần đây, nhiều cơ quan thơng tin bộ/ngành đã tự mình xây dựng hoặc mua các CSDL văn bản pháp luật nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý, sản xuất và kinh doanh của đơn vị chủ quản. Đồng thời tỷ trọng CSDL về thông tin kinh tế, thị trƣờng phục vụ trực tiếp cho sản xuất và kinh doanh cũng tăng lên.
Tuy nhiên, các CSDL về thông tin công nghệ vẫn chƣa nhiều, hiện tại tại khu vực các bộ/ngành mới chỉ có:
- Cục Thông tin KH&CN Quốc gia đã xây dựng và tiếp tục cập nhật 6 CSDL;
- Trung tâm Thông tin Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ: 1 CSDL; - Trung tâm Thông tin Thƣơng mại: 1 CSDL.
Về loại hình CSDL:
- CSDL tham khảo: đây là loại CSDL chứa các thông tin bậc 2 (thông tin TM và một số thông tin bổ sung). Đây là thơng tin giúp ngƣời dùng tin có thể lựa chọn và tra cứu đến tài liệu gốc (thƣ mục, tƣ liệu, chỉ dẫn,…).
- CSDL nguồn: là loại CSDL trong đó thơng tin là các số liệu cụ thể về một vấn đề, đối tƣợng cụ thể nào đó nhằm giúp cho việc tra cứu và truy nhập tới bản thân các thông tin đƣợc phản ánh (số liệu, dữ kiện, tồn văn).
Có thể nói hầu hết các CSDL đƣợc xây dựng hoặc mua đều là CSDL thuộc nhóm CSDL tham khảo (107 CSDL). Chỉ có 11 nhóm CSDL thuộc nhóm CSDL nguồn (dữ kiện).
Về qui mơ của CSDL:
Phần lớn các CSDL có tổng số biểu ghi ở mức vài trăm đến vài nghìn biểu ghi. Số CSDL có qui mơ trăm nghìn biểu ghi chiếm tỷ lệ rất nhỏ (7/118 CSDL). Qua đó có thể thấy, hầu hết các CSDL mới chỉ bắt đầu đƣợc xây dựng. Đồng thời, mức gia tăng hàng năm rất nhỏ. Điều này có nguyên nhân xuất phát từ các yếu tố sau:
- Nguồn tin hạn hẹp;
- Năng lực xử lý và cập nhật thông tin vào các CSDL của các cơ quan thơng tin KH&CN cịn hạn chế;
- Đầu tƣ cho việc xây dựng và cập nhật CSDL chƣa đƣợc chú trọng.
Về phân bố của CSDL:
Đại đa số các CSDL đƣợc xây dựng và cập nhật tại các lĩnh vực KH&CN và liên ngành. Một phần không lớn các CSDL mang tính chuyên ngành, thậm chí là chuyên ngành hẹp: Chẳng hạn nhƣ CSDL điều tra quy hoạch rừng, CSDL thiết bị dệt,…
Bảng 5. Phân loại tổ chức thông tin Trung ương, Bộ, ngành
theo số lượng CSDL
STT Số lƣợng CSDL nội sinh Số cơ quan thông tin, chiếm %
Số lượng %
1 Trên10 CSDL 20 43,0
4 Mua CSDL nƣớc ngoài 11 25,0
Hiện tại có tất cả 44 cơ quan thơng tin KH&CN bộ/ngành có CSDL, song một phần rất lớn trong số đó đƣợc chuyển giao từ một số ít các cơ quan thông tin bộ, ngành và trung ƣơng trọng điểm và của các nhà sản xuất CSDL nƣớc ngồi. Trong khi đó, lƣợng thơng tin nội sinh tại các ngành (theo các chủ đề nội dung và theo các dạng tài liệu) trong cả nƣớc là rất đáng kể, đòi hỏi cần đầu tƣ hơn nữa về