9. Kết cấu của luận văn
2.2. Phân tích thực trạng SP, DVTT các cơ quan thông tin
2.2.1.1. Cơ sở dữ liệu
CSDL là tập hợp các DL về các đối tƣợng cần đƣợc quản lý, đƣợc lƣu trữ thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý DL đƣợc dễ dàng và nhanh chóng [9, tr.63]. Trong hoạt động thơng tin, CSDL đƣợc coi là tài nguyên thông tin của các thiết bị tin học và đƣợc quản lý theo một cơ chế sản phẩm “tiêu chuẩn” của một cơ quan thông tin, là sản phẩm chủ lực của các cơ quan thông tin bộ/ngành hiện nay. Do vậy, hoạt động của một cơ quan thông tin bộ/ngành có liên quan nhiều tới việc xây dựng và khai thác các CSDL và đƣợc các cơ quan thông tin bộ/ngành đặc biệt quan tâm. Từ năm 1993, Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia đã bắt đầu xây dựng các CSDL, khởi đầu là xây dựng các CSDL chuyên đề. Đến năm 1998, đƣợc sự giúp đỡ của UNESCO, Trung tâm triển khai phần mềm CDS/ISIS bắt đầu xây dựng CSLD tƣ liệu hồi cố (gồm sách, báo cáo kết quả nghiên cứu, tƣ liệu). Hiện nay, trong toàn mạng lƣới thơng tin KH&CN bộ/ngành có khoảng hơn 118 CSDL chứa khoảng 200 triệu biểu ghi. Các CSDL hiện có trong các cơ quan thơng tin bộ/ngành là cơ sở nguồn lực thông tin để phục vụ cho các hoạt động quản lý, nghiên cứu và phát triển của các bộ/ngành. Các CSDL lớn có tới vài trăm ngàn biểu ghi. Tốc độ tăng trƣởng các CSDL tại các cơ quan thông tin bộ/ngành đƣợc trình bày trên Bảng 4:
thơng tin bộ/ngành
Năm Số CSDL Số cơ quan sản
xuất CSDL Số CSDL trực tuyến (%) 2000 35 2 0 2005 67 24 13 (19,4%) 2009 118 42 78 (66,1%)
Xét về diện bao quát đề tài:
Hầu hết các CSDL đƣợc xây dựng bám sát đƣợc các lĩnh vực KH&CN và các ngành kinh tế quốc dân. Cụ thể, trong số các CSDL hiện có, thì:
- 22% chứa các thông tin về các lĩnh vực khoa học cơ bản; - 47% về các bộ môn KH&CN;
- 13% về các khoa học xã hội và nhân văn; - 18% về những vấn đề liên ngành khác.
Trong số các CSDL đã đƣợc xây dựng và đƣa vào khai thác, nhiều CSDL đƣợc nối với các mạng máy tính và viễn thơng để có thể khai thác từ xa theo chế độ trực tuyến (on-line).
Khi vấn đề quản lý nhà nƣớc dựa trên hệ thống luật pháp đƣợc đặt ra một số năm gần đây, nhiều cơ quan thông tin bộ/ngành đã tự mình xây dựng hoặc mua các CSDL văn bản pháp luật nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý, sản xuất và kinh doanh của đơn vị chủ quản. Đồng thời tỷ trọng CSDL về thông tin kinh tế, thị trƣờng phục vụ trực tiếp cho sản xuất và kinh doanh cũng tăng lên.
Tuy nhiên, các CSDL về thông tin công nghệ vẫn chƣa nhiều, hiện tại tại khu vực các bộ/ngành mới chỉ có:
- Cục Thơng tin KH&CN Quốc gia đã xây dựng và tiếp tục cập nhật 6 CSDL;
- Trung tâm Thông tin Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ: 1 CSDL; - Trung tâm Thông tin Thƣơng mại: 1 CSDL.
Về loại hình CSDL:
- CSDL tham khảo: đây là loại CSDL chứa các thông tin bậc 2 (thông tin TM và một số thông tin bổ sung). Đây là thông tin giúp ngƣời dùng tin có thể lựa chọn và tra cứu đến tài liệu gốc (thƣ mục, tƣ liệu, chỉ dẫn,…).
- CSDL nguồn: là loại CSDL trong đó thơng tin là các số liệu cụ thể về một vấn đề, đối tƣợng cụ thể nào đó nhằm giúp cho việc tra cứu và truy nhập tới bản thân các thông tin đƣợc phản ánh (số liệu, dữ kiện, tồn văn).
Có thể nói hầu hết các CSDL đƣợc xây dựng hoặc mua đều là CSDL thuộc nhóm CSDL tham khảo (107 CSDL). Chỉ có 11 nhóm CSDL thuộc nhóm CSDL nguồn (dữ kiện).
Về qui mô của CSDL:
Phần lớn các CSDL có tổng số biểu ghi ở mức vài trăm đến vài nghìn biểu ghi. Số CSDL có qui mơ trăm nghìn biểu ghi chiếm tỷ lệ rất nhỏ (7/118 CSDL). Qua đó có thể thấy, hầu hết các CSDL mới chỉ bắt đầu đƣợc xây dựng. Đồng thời, mức gia tăng hàng năm rất nhỏ. Điều này có nguyên nhân xuất phát từ các yếu tố sau:
- Nguồn tin hạn hẹp;
- Năng lực xử lý và cập nhật thông tin vào các CSDL của các cơ quan thơng tin KH&CN cịn hạn chế;
- Đầu tƣ cho việc xây dựng và cập nhật CSDL chƣa đƣợc chú trọng.
Về phân bố của CSDL:
Đại đa số các CSDL đƣợc xây dựng và cập nhật tại các lĩnh vực KH&CN và liên ngành. Một phần khơng lớn các CSDL mang tính chuyên ngành, thậm chí là chuyên ngành hẹp: Chẳng hạn nhƣ CSDL điều tra quy hoạch rừng, CSDL thiết bị dệt,…
Bảng 5. Phân loại tổ chức thông tin Trung ương, Bộ, ngành
theo số lượng CSDL
STT Số lƣợng CSDL nội sinh Số cơ quan thông tin, chiếm %
Số lượng %
1 Trên10 CSDL 20 43,0
4 Mua CSDL nƣớc ngoài 11 25,0
Hiện tại có tất cả 44 cơ quan thơng tin KH&CN bộ/ngành có CSDL, song một phần rất lớn trong số đó đƣợc chuyển giao từ một số ít các cơ quan thơng tin bộ, ngành và trung ƣơng trọng điểm và của các nhà sản xuất CSDL nƣớc ngoài. Trong khi đó, lƣợng thơng tin nội sinh tại các ngành (theo các chủ đề nội dung và theo các dạng tài liệu) trong cả nƣớc là rất đáng kể, đòi hỏi cần đầu tƣ hơn nữa về kinh phí cũng nhƣ nhân lực để xây dựng các CSDL nhằm chia sẻ một cách có hiệu quả trong tồn hệ thống.
Chương trình quản trị:
Đại đa số các CSDL hiện có đều đƣợc xây dựng trên cơ sở hệ quản trị CSDL CDS/ISIS của UNESCO. Một phần không đáng kể 5 CSDL đƣợc xây dựng bằng các phần mềm FOXPRO, ORACLE,… CDS/ISIS for Windows (Winisis) là một chƣơng trình quản trị tài liệu dạng văn bản đƣợc sử dụng rộng rãi trong hệ thống các cơ quan thơng tin tại Việt Nam. Chƣơng trình có ƣu điểm là miễn phí, đƣợc UNESCO phát triển liên tục và phổ biến cho các nƣớc đang phát triển, có nhiều tính năng tìm kiếm thơng tin mạnh, phù hợp cho các CSDL dạng văn bản. Trên mạng cục bộ, Winisis đáp ứng đƣợc hầu hết các yêu cầu tra cứu cơ bản, cho phép tìm kiếm theo 2 chế độ:
- Có trợ giúp (Guided Search); - Chuyên gia (Expect Search).
Đây chính là một điều kiện tƣơng đối thuận lợi cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin cũng nhƣ kinh nghiệm xây dựng và quản trị CSDL trong hệ thống.
Về khổ mẫu (Format):
Đại đa số các CSDL sử dụng khổ mẫu do Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia (nay là Cục Thông tin KH&CN Quốc gia) soạn thảo. Một số khác sử dụng khổ mẫu do Thƣ viện Quốc gia xây dựng. Điều này dẫn tới nhiều lúng túng, vƣớng mắc trong quá trình thực hiện chia sẻ nguồn lực, cũng nhƣ hình thành thị trƣờng thơng tin ở Việt Nam.
Để dễ dàng trao đổi thơng tin trong tồn hệ thống, đã đến lúc cần thống nhất một khổ mẫu trao đổi chung trong toàn quốc. Điểm đáng lƣu ý là khổ mẫu này cần tính đến việc trao đổi với khu vực và quốc tế.
Nhận xét
Qua khảo sát hiện trạng các CSDL dữ liệu KH&CN tại các cơ quan thơng tin bộ/ngành có thể nhận xét nhƣ sau:
* Về các CSDL và việc khai thác
- CSDL đã trở thành sản phẩm chủ lực của các cơ quan thông tin bộ/ngành ở Việt Nam: đã hình thành một số lƣợng đáng kể các CSDL làm cơ sở cho việc trao đổi, chia sẻ trong toàn hệ thống, đã xây dựng đƣợc một số CSDL KH&CN có giá trị và là đặc thù ở Việt Nam, nhƣ CSDL tài liệu KH&CN, CSDL Báo cáo kết quả nghiên cứu,…
- Các CSDL cịn mang tính tản mạn chƣa mang tính hệ thống thể hiện sự điều hịa, phối hợp trong mạng lƣới các cơ quan thơng tin KH&CN;
- Mức độ xử lý và cập nhật thông tin quản trị các CSDL của các cơ quan thông tin, đặc biệt là các tổ chức thơng tin phụ thuộc cịn thấp. Do vậy, chất lƣợng của các CSDL hiện có vẫn cịn chƣa cao, địi hỏi phải đƣợc đầu tƣ nhiều hơn nữa kể cả về nhân lực và vật lực;
- Phần lớn các CSDL là CSDL tham khảo, tức là chỉ dừng ở mức thƣ mục, thƣ mục-tóm tắt, giá trị gia tăng khơng cao, khơng có các CSDL chỉ dẫn kiểu Directory về KH&CN Việt Nam. Các CSDL gốc chƣa nhiều, đặc biệt các CSDL về thông tin kinh tế, thị trƣờng q ít ỏi, chƣa tạo thành nền tảng thơng tin đủ năng lực cần thiết phục vụ trực tiếp cho sản xuất và kinh doanh hàng ngày của các doanh nghiệp, dẫn tới giá trị sử dụng của chúng chƣa cao;
- Một số chuẩn quan trọng nhƣ chuẩn mã tiếng Việt, khổ mẫu,… chƣa thống nhất làm cho việc trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin trong hệ thống bị hạn chế;
- Trình độ và năng lực của các cơ quan thơng tin KH&CN nói chung, và của đội ngũ cán bộ thơng tin nói riêng, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu và đòi hỏi của thực tiễn trong việc tổ chức xây dựng và cơng tác đào tạo có hiệu quả của các CSDL. Điều này địi hỏi cơng tác đào tạo và bồi dƣỡng thƣờng xuyên phải đƣợc đặt ra và giải quyết một cách có hệ thống;
- Nhiều CSDL có giá trị và có khối lƣợng biểu ghi lớn vẫn chƣa đƣợc đƣa lên khai thác theo chế độ mạng, hạn chế hiệu quả sử dụng nguồn đầu tƣ.
* Về cấu trúc dữ liệu của các CSDL
Cấu trúc dữ liệu của các CSDL thƣ mục của các cơ quan thông tin bộ/ngành chƣa đƣợc thiết kế theo chuẩn thống nhất. Ngun nhân của việc này có tính lịch sử, nhƣng một ngun nhân quan trọng là Mạng chƣa đƣa ra một hƣớng dẫn để áp dụng dựa trên một khổ mẫu thống nhất cho các CSDL. Cần thiết phải tạo ra một khổ mẫu chung, từ đó thiết kế cụ thể cho một số CSDL chính nhƣ:
- Các CSDL thƣ mục nhƣ: CSDL về sách, CSDL về tạp chí, CSDL về báo cáo KQNC, CSDL bài trích.
- Các CSDL chỉ dẫn: nhƣ CSDL về chuyên gia, nhà khoa học, CSDL về viện nghiên cứu, trƣờng đại học, CSDL về các phịng thí nghiệm quốc gia.
- CSDL về đề tài nghiên cứu.
Đây chỉ là một tập hợp nhỏ về các CSDL về nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ của Việt Nam cần có trong thời gian tới. Việc xây dựng các CSDL liên quan tới nhiệm vụ tạo lập và phát triển kho TL số vốn là vấn đề trọng tâm và là tiền đề quan trọng để xây dựng TVĐT của mỗi cơ quan thông tin. Cơng việc này địi hỏi phải có chiến lƣợc đầu tƣ rõ ràng, có chƣơng trình, kế hoạch và đƣợc thực hiện liên tục. Tuy nhiên, sau khi khảo sát các CSDL toàn văn của cơ quan bộ/ngành, chúng tôi nhận thấy:
- Cơ quan bộ/ngành chƣa đƣợc sự đầu tƣ lớn cho việc tạo lập và phát triển kho TL số từ cơ quan cấp trên. Phần kinh phí cho TL số hàng năm chỉ là một phần rất nhỏ so với kinh phí của TL truyền thống.
- Vì chƣa có sự đầu tƣ lớn nên việc định hƣớng về nội dung thông tin cũng chƣa rõ ràng, cịn dàn trải, chƣa bộ lộ đƣợc tính đặc thù kho tài liệu.
- Cách thức tổ chức CSDL còn nhiều hạn chế: Chuẩn quản lý dữ liệu toàn văn chƣa đƣợc nghiên cứu và ứng dụng, hình thức trình bày cịn đơn giản, ... Các CSDL cần đƣợc sửa chữa để đảm bảo tính thống nhất, tính bảo mật, tính thân thiện và tính chính xác cao.
- Hiệu quả sử dụng: qua khảo sát thực tế tại các đơn vị thì số lƣợng ngƣời dùng tin sử dụng sản phẩm này chƣa nhiều so với các sản phẩm truyền thống khác (Bảng 6). Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc các CSDL ít đƣợc khai thác. Đó là:
do thói quen sử dụng các sản phẩm truyền thống của ngƣời dùng tin; trình độ tin học và kỹ năng tra cứu của của ngƣời dùng tin còn nhiều hạn chế; chất lƣợng CSDL chƣa cao, nội dung chƣa phong phú và phù hợp với nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, …
Bảng 6: Mức độ sử dụng các CSDL tại cơ quan bộ/ngành và ý kiến đánh giá
của người dùng tin về các sản phẩm đó
Tên sản phẩm Tổng số ngƣời trả lời Mức độ sử dụng Đánh giá chất lƣợng sản phẩm Thường xuyên Không thường xuyên Không sử dụng Tốt Tương đối tốt Chưa tốt CSDL TM 500 (100%) 80 (16%) 25 (5%) 395 (79%) 135 (27%) 237 (47,4%) CSDL toàn văn 500 (100%) 26 (5,2%) 4 (0,8%) 434 (86,8%) 127 (25,4%) 227 (45,4%)