9. Kết cấu của luận văn
2.2. Phân tích thực trạng SP, DVTT các cơ quan thông tin
2.2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
Nguyên liệu chủ yếu để tạo lập các tài nguyên thơng tin là các loại hình tài liệu khoa học, công nghệ, kinh tế khác nhau. Theo kết quả khảo sát, tổng số vốn tài liệu (đơn vị bảo quản) của toàn mẫu điều tra trong các cơ quan bộ/ngành đạt trên 20 triệu đơn vị. Trong đó đáng kể nhất trong thành phần này là:
- 3 triệu đầu tên sách;
- 6000 tên tạp chí, trong đó bổ sung đầy đủ hàng năm là 1500 tên;
- Trên chục triệu bản mô tả SCPM;
- Trên 200.000 tiêu chuẩn;
- 50 ngàn catalo công nghiệp;
- 20 ngàn báo cáo kết quả nghiên cứu;
- Hàng chục triệu biểu ghi trên CD/ROM.
-
Bảng 11
Dạng tài liệu Số lƣợng (nghìn tên)
Sách 3000
Báo cáo khoa học (reports) 20
Tạp chí 6
Partent 10000
Tiêu chuẩn nhà nƣớc 200
Catalo công nghiệp 50
- Nguồn tài liệu đƣợc phân tán và phân bố không đồng đều theo các diện chủ đề nội dung (ví dụ, chủ đề về khoa học thơng tin-tƣ liệu có thể tìm đƣợc cả trong
các phần thuộc các lĩnh vực khoa học khác nhƣ: vật lý, hoá học, sinh học, xã hội học, kỹ thuật,...), tài liệu thơng tin cịn phân bố cịn khơng đều theo ngôn ngữ (Bảng 12): Bảng 12 Ngôn ngữ Tỷ lệ % Anh 32,8 Nga 20,4 Đức 5,0 Pháp 2,4 Việt 4,7 Các ngôn ngữ khác 4,7
Đảm bảo tƣ liệu là dịch vụ vốn có ngay trong cơng tác thƣ viện. Với sự mở rộng phổ biến thông tin, sử dụng các công cụ truy nhập và thiết bị sao nhân đặt ra yêu cầu thông tin cần phải đạt tới các chỉ tiêu cao hơn về chất và lƣợng. Trong các cơ quan bộ/ngành việc sao chép TL là DV cung cấp bản sao TL gốc cho ngƣời dùng tin dƣới hình thức bản sao hoặc scan. Hình thức DV này đƣợc áp dụng tại đại đa số các cơ quan thơng tin vì số bản TL có hạn nên bạn đọc chỉ có thể đọc tại chỗ, khơng đƣợc mƣợn về nhà, nhất là đối với TL quý hiếm, độc bản, TL có giá thành cao,... DV này đặc biệt rất thiết thực đối với ngƣời dùng tin khơng có nhiều thời gian đến thƣ viện. Đối với DV cung cấp TL dƣới dạng sao chụp TL cần chú ý đến các nguyên tắc sau:
- Hạn chế mức cao nhất có thể khi phải chụp toàn bộ một TL. Đặc biệt, đối với loại TL xám và quý hiếm nguyên tắc này cần phải đƣợc quán triệt.
- Số lƣợng bản chụp dù nhiều hay ít thậm chí cá biệt nhƣng phải bảo đảm rằng chỉ cung cấp đến ngƣời dùng tin trực tiếp.
- Tạo ra sự khác biệt để dễ nhận biết về hình dáng giữa TL đƣợc chụp và TL chụp, bảo đảm bản quyền không đƣợc vi phạm.
Các bộ/ngành đã đƣợc trang bị máy sao chụp và máy quét riêng để phục vụ nhu cầu sao chép TL cho ngƣời dùng tin. Cán bộ thực hiện DV cần có nghiệp vụ về tin học văn phịng và thơng thạo các phần mềm đồ họa. Theo kết quả báo cáo hàng năm của các bộ/ngành, từ năm 2005 đến nay, trung bình mỗi năm phục vụ
17.484 lƣợt ngƣời dùng tin sử dụng DV này, với 143.349 lƣợt TL đƣợc cung cấp mỗi năm.
Tại bộ/ngành, dịch vụ cung cấp TL có nhiều ƣu điểm trong việc thu hút ngƣời dùng tin qua việc họ có thể mang về nhà để nghiên cứu và thời gian giữ sách đƣợc lâu hơn. Tuy nhiên, DV này do bị giới hạn đối tƣợng nhƣ đã nêu trên nên trong tổng số 500 ngƣời đƣợc hỏi chỉ có 318 ngƣời trả lời đã sử dụng DV (Bảng 13).
Bảng 13: Nhu cầu của NDT sử dụng DV cung cấp TL
DV cung cấp TL Tổng số phiếu trả lời/Tổng số phiếu phát ra 318/500 (63,6%) Nhu cầu sử dụng Có Khơng 308 (61%) 10 (2%)
Bảng 14: Đánh giá chất lượng DV cung cấp TL
P
Phần lớn các ý kiến ngƣời dùng tin đều cho rằng chất lƣợng DV cung cấp TL đáp ứng tốt và phù hợp. Song cũng còn nhiều vấn đề cần phải cải tiến vì hầu hết mọi hoạt động mƣợn trả hiện nay đều tiến hành bằng phƣơng pháp thủ công, do vậy, có tình trạng, nhiều bạn đọc mƣợn sách quá thời gian quy định. Điều này đã làm ảnh hƣởng đến vòng quay của TL và dẫn đến hạn chế việc đáp ứng cho đông đảo ngƣời dùng tin.
D V cung cấp TL Tổng số phiếu trả lời Đánh giá chất lƣợng phục vụ 318 (100%)
Tốt Tương đối tốt Chưa tốt
265 (53%) 28 (8,8%) 15 (4,7%)
Qua khảo sát cho thấy, DV cung cấp bản sao theo yêu cầu thu hút gần một nửa ngƣời dùng tin đến với các cơ quan thông tin bộ/ngành: có 234 ngƣời trong số 500 ngƣời đƣợc hỏi đã sử dụng DV và 90,1% trong số họ đánh giá tốt DV này, chỉ một số ít là đánh giá tƣơng đối tốt (4,6%).
Bảng 15: Ý kiến đánh giá về DV sao chụp tài liệu
Trong quá trình thực hiện DV này của ngƣời dùng tin một số u cầu thơng tin bị từ chối. Có thể có 2 nguyên nhân giải thích sự “từ chối” trên đây:
- Kho tài liệu đƣợc bổ sung tại các cơ quan thơng tin bộ/ngành cịn nghèo nàn so với yêu cầu của diện đề tài bao quát;
- Yêu cầu của ngƣời dùng tin không đúng địa chỉ.
Rõ ràng từ chỉ tiêu dẫn xuất “từ chối” nêu ra trên đây cho thấy dịch vụ cung cấp tài liệu hiện tại ở các cơ quan thông tin bộ/ngành vẫn còn ở mức rất khiêm tốn.
2.2.2.2. SDI - Phân phối thơng tin có chọn lọc
Cơ quan thông tin bộ/ngành sử dụng DV này nhằm cung cấp thơng tin theo chun đề, có nội dung và hình thức đã đƣợc xác định từ trƣớc một cách chủ động và định kỳ tời ngƣời dùng tin. Ngƣời dùng tin có thể là cá nhân, tập thể hay một nhóm ngƣời đề ra một yêu cầu cụ thể đối với các thông tin dễ đƣợc cung cấp cho họ. Trên cơ sở diện nhu cầu ổn định có sẵn của mỗi nhóm ngƣời dùng tin, cơ quan thông tin bộ/ngành định kỳ và chủ động tổ chức cung cấp các thông tin mới nhất
DV cung cấp bản sao theo yêu cầu Số phiếu phát ra Số ngƣời đã sử dụng dịch vụ Đánh giá chất lƣợng phục vụ 500 (100%) 234/500 ( 46,8%)
Tốt Tương đối tốt Chưa tốt
211/234 (90,1%) 23/234 (4,6%) 0 (0%)
đến ngƣời dùng tin. Có thể hiểu mỗi ngƣời dùng tin sẽ tƣơng ứng với một gói (kiện) chứa các thơng tin thích hợp mà họ đƣợc cơ quan thông tin bộ/ngành cung cấp.
Hiện nay, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc rất phổ biến trên nền của các mạng thơng tin. Mục đích là giúp ngƣời dùng tin nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và tồn diện những thơng tin mới nhất trong lĩnh vực họ quan tâm. Ƣu điểm của DV này là phục vụ những yêu cầu tƣơng đối ổn định, một cách năng động, liên tục, đồng thời thu đƣợc những thông tin phản hồi nhằm điều chỉnh và cải tiến chất lƣợng hoạt động thông tin.
Qua điều tra, DV này đang thực hiện miễn phí tới các đầu mối cán bộ lãnh đạo, quản lý trong các bộ/ngành. Theo định kỳ hàng tháng, quý, dƣới dạng TM chuyên đề, TL phục vụ nghiên cứu với những nội dung liên quan đến các vấn đề kinh tế, chính trị, KH&CN, văn hố có tính thời sự của thế giới và trong nƣớc. Là hình thức dịch vụ thông tin khá phổ biến (khoảng 85% các cơ quan thông tin bộ/ngành sử dụng dịch vụ này. Số lƣợng yêu cầu ổn định (profile) do các cơ quan đảm nhận dao động trong khoảng từ 10-50. Đối với các trung tâm thông tin của các đơn vị khoa học lớn (Viện KH&CN Việt Nam, Viện KHXH Việt Nam) số profie có khoảng 50-100. Một trung tâm thông tin thƣờng sử dụng nhiều CSDL để phục vụ, ví dụ: Cục thơng tin KH&CNQG của Bộ KH&CN phục vụ 86 profile đối với các CSDL thƣ mục trên CD-ROM, trên DVD, nhƣ Chemical Abstracts, PASCAL, FRANCIS,.. Trung tâm thông tin tƣ liệu Viện KH&CN Việt Nam thƣờng phục vụ từ 150-500 các hộ sử dụng với nhiều nguồn CSDL khác nhau.
Hầu hết khối lƣợng dịch vụ SDI rơi vào các cơ quan loại 1 (92,3%), nhóm cơ quan loại 2 mới bắt đầu triển khai (7,6%), nhóm loại 3 hầu nhƣ không có hoạt động. Tuy nhiên với tổng số 370 các yêu cầu tin đƣợc đáp ứng theo hệ SDI trên toàn mẫu điều tra thấy dịch vụ này hiện chƣa thật sự đƣợc phát triển trong các cơ quan thông tin bộ/ngành.
Có thể kết luận rằng, dịch vụ SDI chƣa đƣợc trở thành một dịch vụ chuẩn trong hoạt động của các cơ quan thơng tin bộ/ngành. Thực hiện SDI khơng có khó khăn đặc biệt. Điểm phức tạp nhất là tổ chức mối giao tiếp ổn định với ngƣời sử dụng, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin biết trình bày đúng Profile duy trì đƣợc sự phản
hồi. Thực tế cho thấy, công việc trở nên phức tạp hơn khi số hộ sử dụng trong SDI của một cơ quan TT hiện nay vƣợt quá 100.
2.2.2.3. RETRO - Tìm tin hồi cố- Dịch vụ tra cứu tin (TCT)
DV TCT nhằm mục đích cung cấp cho ngƣời dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thông qua các công cụ hỗ trợ tra cứu nhƣ kho tra cứu, danh mục, CSDL,...
DV TCT đƣợc thực hiện dƣới hai hình thức: TCT truyền thống (tra cứu thông qua kho TL tra cứu, HTML phiếu) và TCT hiện đại (tra cứu trực tuyến trên mạng hoặc tra cứu thông qua các CSDL trên máy tính). DV TCT hiện đại phục vụ việc khai thác nguồn TL đƣợc số hoá, TL đƣợc lƣu trữ trên các vật mang tin đặc biệt (Các CSDL lƣu trữ trên CD-ROM và trên mạng LAN; thông tin toàn văn trên mạng; mạng Internet)
DV TCT thực hiện có hiệu quả hay khơng phụ thuộc rất lớn vào chất lƣợng của bộ máy tra cứu. Bộ máy tra cứu (Kho TL tra cứu, HTML phiếu, hồ sơ trả lời bạn đọc) đƣợc tổ chức khoa học, chính xác, đầy đủ, phong phú và cập nhật sẽ là tiền đề cho hoạt động tra cứu tốt và ngƣợc lại.
Kết quả điều tra cho thấy, ngƣời dùng tin có thể cùng một lúc kết hợp nhiều công cụ tra cứu khác nhau. Tuy nhiên, Mục lục phiếu, CSDL, Internet đƣợc NDT dùng nhiều hơn cả.
Bảng 16: Cơng cụ tra cứu mà NDT sử dụng để tìm tin
Công cụ tra cứu Số phiếu Tỷ lệ %
500 100 Mục lục phiếu 246 49,2 Cơ sở dữ liệu 265 53 Danh mục 170 34 Thƣ mục 195 39 TL tra cứu 108 21,6 Internet 212 42,4
Sử dụng DV này có nhiều ƣu điểm nhƣ: tốc độ đƣa tin nhanh; hầu hết các thông tin đƣa ra phù hợp và cần thiết đối với ngƣời dùng tin; tiếp cận trực tiếp với ngƣời dùng tin. Tuy nhiên, để tổ chức tốt dịch vụ, đòi hỏi cán bộ thông tin phải nắm vững diện bao quát nguồn tin, khả năng phục vụ kho tài liệu, thành phần cơ cấu của kho cũng nhƣ những nguyên lý, nguyên tắc hoạt động của hệ thống tìm tin nhƣ: có khả năng xác định các yêu cầu tin, chiến lƣợc tìm một cách nhanh chóng và chính xác. Tại nhiều cơ quan thơng tin bộ/ngành, chƣa có một bộ phận riêng thực hiện DV này mà chỉ dừng lại ở việc cán bộ thủ thƣ phụ trách tại các phòng đọc trực tiếp trả lời các câu hỏi mà ngƣời dùng tin yêu cầu.
Theo kết quả điều tra cho thấy, 65% ý kiến của ngƣời dùng tin tại bộ/ngành cho rằng DV hỏi đáp đáp ứng đƣợc nhu cầu tin, 25% cho là chƣa tốt.
Theo điều tra, số yêu cầu tìm tin đột xuất thu đƣợc trên mẫu là 271, trong đó cơ quan nhóm 1 chiếm tuyệt đại đa số: 97,5%, còn lại 0,5% số yêu cầu đột xuất ở nhóm 2, nhóm 3 khơng có dịch vụ này. Với số u cầu ít ỏi đó (khoảng 200 u cầu/năm/cơ quan nhóm 1 và 100 yêu cầu/năm/cơ quan nhóm 2) phần lớn các yêu cầu đã dƣợc các cơ quan tự tổ chức đáp ứng cho ngƣời dùng tin( 80% trong nhóm 1 và 70% trong nhóm 2) số cịn lại đƣợc chuyển tới cơ quan thông tin khác.
2.2.2.4. Tìm tin trực tuyến (on-line Searching)
Là phƣơng pháp cho phép truy cập tới nhiều các CSDL và đây thƣờng là nội dung hoạt động chủ yếu của cơ quan thông tin bộ/ngành là dịch vụ tìm tin on-line đƣợc đánh giá là dịch vụ thông tin nhiều triển vọng nhất hiện nay. Bắt đầu đƣợc khai thác vào những năm đầu 70, từ giữa những năm 80 đến nay dịch vụ này đƣợc phát triển rất mạnh ở các nƣớc phát triển. Phƣơng pháp tìm tin trực tuyến đƣợc hiểu là cách thức truy cập và tìm kiếm thơng tin trong ngân hàng dữ liệu. Khảo sát hiện trạng cho thấy thông tin điện tử trên các mạng của cơ quan thơng tin bộ/ngành có thể khai thác theo 2 phƣơng pháp:
- Phƣơng pháp tìm tin bằng từ khóa; - Phƣơng pháp tìm theo chủ đề (liệt kê).
Phƣơng pháp từ khóa áp dụng cho nguồn tin đƣợc đƣa vào các CSDL trong khi phƣơng pháp tìm theo chủ đề áp dụng cho những thông tin đƣợc lƣu trữ dƣới
dạng trang Web tĩnh nhƣ các bản tin điện tử, tạp chí điện tử, hoặc mục lục tạp chí,…
Phân tích các số liệu thống kê về tình hình khai thác dịch vụ này tại các cơ quan thông tin bộ/ngành cho thấy:
- Số các cơ quan thông tin bộ/ngành đảm bảo chế độ on-line trong 5 năm gần đây tăng lên gấp 5 lần;
- Số các lần tìm ở các bộ/ngành theo chế độ on-line tăng 40 lần;
- Ở Cục Thơng tin KH&CN Quốc gia theo ƣớc tính, khai thác với cƣờng độ 1 ngàn lần/năm;
- Hiện nay, ở các nƣớc đang phát triển khoảng 70% các số lần tìm tin đƣợc thực hiện theo chế độ on-line;
- Qui mô và cƣờng độ khai thác: phƣơng thức phục vụ này phát triển mạnh nhất là 3 cơ quan thông tin: Cục Thông tin KH&CN Quốc gia, Trung tâm TT-TL Viện KH&CN Việt Nam, Viện Thông tin KHXH. Theo các chuyên gia, ở các cơ quan thơng tin bộ/ngành có trên 200 CSDL có thể truy cập trên mạng phổ cập cho dân chúng. Số CSDL này do 16 nhà sản xuất (producers) và nối qua hơn 50 các cơ quan dịch vụ trực tuyến (on-line Services) của mạng viễn thông.
Cục Thông tin KH&CN Quốc gia cũng xử lý nhiều CSDL nƣớc ngoài và tổ chức khai thác theo chế độ on-line. Dịch vụ tìm tin on-line có các ƣu điểm lớn sau: - Đảm bảo độ chính xác (Precision) và đầy đủ (Recall) cao của việc tìm tin, khắc phục những khuyết tật cố hữu của phƣơng pháp tìm truyền thống;
- Thời gian ngƣời dùng tin nhận đƣợc thông tin đƣợc rút ngắn;
- Việc khai thác và sử dụng các CSDL theo chế độ on-line khơng địi hỏi ngƣời sử dụng nhiều kỹ năng và kiến thức chuyên sâu, điều đó cho phép mở rộng phạm vi ngƣời sử dụng có thể giao tiếp dễ dàng với hệ thống;
- Tiết kiệm sử dụng các tài nguyên của hệ thống và tài nguyên thông tin; - Đảm bảo thông tin cho đề tài nghiên cứu.
Sự cần thiết ra đời dịch vụ thông tin này xuất phát từ, một mặt, yêu cầu bám sát thông tin tới các đối tƣợng kinh tế, khoa học, mặt khác sự hình thành hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học trong thời gian gần đây. Dịch vụ này mới triển khai ở hai khu vực cơ quan 1 và 2. Tổng số đề tài đƣợc phục vụ là 419, trong đó 319 đề
tài (76,1%) đƣợc phục vụ thơng tin thƣờng xuyên. Trung bình một cơ quan thơng tin của nhóm 1 phục vụ 14,5 đề tài, nhóm 2 là 3 đề tài.
2.3. Đánh giá về chất lƣợng SP&DVTT tại các tổ chức thông tin KH&CN bộ/ngành KH&CN bộ/ngành
2.3.1. Tiềm lực thông tin
- Tất cả các tổ chức thơng tin KH&CN bộ/ngành đều có thƣ viện với mức độ lớn nhỏ khác nhau. Tuy nhiên, chỉ có 8 đơn vị (19%) có thƣ viện gọi là lớn với trên