1.1 .Khái niệm marketing và marketing thông tin thư viện trực tuyến
2.4. Hoạch định chương trình, tổ chức thực hiện và kiểm tra kế hoạch marketing
marketing trực tuyến
2.4.1. Hoạch định chương trình marketing trực tuyến
Theo kết quả khảo sát, toàn bộ ý kiến của nhân viên thư viện đều cho rằng hoạt động hoạch định chương trình có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động marketing trực tuyến. Thực vậy, để hoạt động marketing trực tuyến được triển khai thành công, đòi hỏi hoạt động hoạch định chương trình phải đầy đủ, chi tiết. Thực tế hoạt động hoạch định chương trình tại thư viện như sau:
Vào tháng 12 hàng năm, Thư viện tiến hành xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm tiếp theo trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ mà Nhà trường đã giao phó. Trong bản
kế hoạch này sẽ có những nội dung liên quan đến hoạt động marketing. Những nội dung marketing chủ yếu thường xoay quanh các vấn đề sau:
Hướng dẫn NDT tra cứu tìm tài liệu trong kho cũng như trên các CSDL trực tuyến của Thư viện.
Kết hợp cùng các phòng ban liên quan như phòng Công tác Sinh viên, phòng Phát triển Cá nhân nhằm tổ chức các hội sách, talkshow về sách.
Viết bài giới thiệu sách hoặc làm videos giới thiệu sách mới, sách hay trên fanpage, website và group của Thư viện và Nhà trường.
Tăng lượng đọc sách trực tuyến bằng cách chia sẻ các liên kết và giới thiệu sách trên CSDL Books24x7.
Các nội dung marketing được đưa ra bao gồm cả hoạt động marketing ngoại tuyến và trực tuyến. Các nội dung liên quan marketing trực tuyến thường chỉ được trú trọng thực hiện trong một thời điểm nhất định nào đó trong năm chứ chưa có kế hoạch chi tiết trong từng tuần, từng tháng dẫn đến sự ngắt quãng, không thường xuyên. Trong khi hoạt động marketing trực tuyến luôn đòi hỏi phải được tiến thành thường xuyên, liên tục. Mặt khác, để hoạt động marketing trực tuyến đạt hiệu quả tốt, đòi hỏi Thư viện phải thể hiện được sự hiện diện trực tuyến của mình mọi lúc mọi nơi, có như vậy sự tương tác giữa Thư viện và NDT mới hiệu quả.
Trong kế hoạch đưa ra, thư viện chưa quan tâm đến việc nghiên cứu NCT của các nhóm NDT, hoàn thiện và phát triển SP&DV, các kênh phân phối, thống kê, đánh giá hoạt động marketing thông qua lượt truy cập, phản hồi NDT,... hệ quả tất yếu là hoạt động marketing trực tuyến chưa thu được những hiệu quả như mong đợi của thư viện. Có thể nói việc hoạch định chương trình cho hoạt động marketing trực tuyến tại thư viện chưa hiệu quả.
2.4.2. Tổ chức thực hiện marketing trực tuyến
Do kế hoạch marketing trực tuyến được Thư viện đưa ra còn chưa đầy đủ và mang nặng tính hình thức dẫn đến việc tổ chức thực hiện cũng chưa thực sự tốt. Khi triển khai thực hiện markeing, Thư viện chỉ cố gắng hợp thức hóa số liệu, kinh phí sao cho phù hợp với bản kế hoạch đã đề ra. Yếu tố hiệu quả chưa thực sự được quan tâm.
Mặt khác, hầu hết các hoạt động marketing trực tuyến được Thư viện thực hiện đều là tự phát, chỉ triển khai khi cần mà không có lộ trình, kế hoạch đầy đủ, do đó hiệu quả thu được cũng hạn chế. Đồng thời, có những hoạt động marketing được lên kế hoạch nhưng không được thực hiện. Ví dụ: Thư viện có đưa ra kế hoạch viết bài giới thiệu sách trên CSDL Books24x7 và đăng bài giới thiệu này trên fanpage vào thứ 2 hàng tuần nhưng không được Thư viện thực hiện. Việc tạo dựng mối liên kết với các phòng, ban khác trong trường cũng chưa được quan tâm,... Nguyên nhân do nhân lực của Thư viện chưa có nhận thức đầy đủ về marketing đặc biệt là marketing trực tuyến, số lượng nhân lực thiếu thốn, không có nhân sự chuyên trách, đồng thời hoạt động marketing trực tuyến không bị lãnh đạo cấp trên kiểm soát chặt chẽ.
2.4.3. Kiểm tra kế hoạch marketing trực tuyến
Đây là một điểm yếu của hoạt động marketing trực tuyến tại Thư viện. Mặc dù 100% ý kiến đánh giá của nhân viên thư viện đều cho rằng hoạt động kiểm tra kế hoạch marketing có vai trò rất quan trọng (60%) và quan trọng (40%), nhưng thực tế cho thấy Thư viện chưa triển khai hoạt động này. Trong kế hoạch marketing của Thư viện chưa có thông tin về việc kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động marketing, dẫn đến hoạt động kiểm tra đánh giá không được triển khai trong thực tế.
Hoạt động kiểm tra, đánh giá, phân tích số liệu là vô cùng quan trọng và cần thiết, đây là yếu tố đảm bảo cho những kế hoạch, hoạt động marketing trực tuyến đi đúng hướng và đạt hiệu quả cao. Thông qua hoạt động kiểm tra đánh giá, Thư viện có thể nắm được các thông tin như: Trong số các kênh phân phối trực tuyến mà thư viện triển khai, kênh nào được NDT tiếp nhận thông tin nhiều nhất, tỷ lệ tương tác, phản hồi của NDT trên các kênh này, thậm chí thư viện có thể biết được độ tuổi, giới tính, ngôn ngữ, quốc gia của NDT đang quan tâm theo dõi nhận tin,... Đây là những căn cứ quan trọng để Thư viện điều chỉnh kế hoạch marketing nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Do vậy, Thư viện nhất thiết phải chú ý đến hoạt động kiểm tra, đánh giá này.